ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową. Zamówienie obejmuje przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia zamkniętego pn. Efektywna komunikacja interpersonalna. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia. Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa szkolenia zamkniętego pn. Efektywna komunikacja interpersonalna dla pracowników Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 2. Termin i miejsce szkolenia. Termin realizacji szkolenia planowany jest w IV kwartale 2014 r., a szczegółowo zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty. Miejsce szkolenia: sala szkoleniowa w Warszawie, zagwarantowana przez Wykonawcę. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: - dotarcie do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej nie może trwać dłużej niż 20 min (zgodnie z rozkładem www.ztm.waw.pl w godz. 7:00-9:00 oraz 16:00-18:00), biorąc pod uwagę fakt, iż punktem odniesienia jest Dworzec Centralny w Warszawie lub przystanek/stacja Centrum. Dojazd do miejsca szkolenia musi być możliwy jednym środkiem komunikacji publicznej bez przesiadek (autobus/tramwaj/metro) z Dworca Centralnego lub przystanku/stacji Centrum, - odpowiedni standard sali tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, - spełnia warunki bhp i ppoż, - sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego), - zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu. 3. Uczestnicy i metoda szkolenia. W ramach niniejszego szkolenia zorganizowanych zostanie nie więcej niż 5 dwudniowych sesji szkoleniowych (maksymalnie 5 grup liczących każda nie mniej niż 10 i nie więcej niż 15 osób). Liczba sesji szkoleniowych zostanie ostatecznie ustalona po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba uczestników może ulec zmniejszeniu (zmniejszeniu może ulec liczebność osób w grupie lub liczba sesji szkoleniowych). Szkolenie przeprowadzone metodą warsztatową. Podczas pierwszego dnia sesji warsztatowej będzie przeprowadzone badanie potencjału tj. diagnoza własnego stylu komunikowania. Badanie powinno być przeprowadzone w oparciu o narzędzia diagnostyczne, tj. kwestionariusze do wypełnienia podczas sesji warsztatowej, które mają zastosowanie w diagnostyce i służą do diagnozy np. stylów komunikacji, zachowań, mocnych i słabych stron. Strona 1 z 6
Każde szkolenie będzie trwało 2 dni po 6 godzin szkoleniowych dziennie nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.). Szkolenia będą odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Szkolenia będą realizowane w godzinach 8:45 16:00, w tym co najmniej dwie przerwy kawowe po 15-minut oraz przerwa obiadowa trwająca 45 minut. 4. Cel i program szkolenia. Celem szkolenia jest doskonalenie umiejętności efektywnego stylu komunikowania się z innymi, praktycznej diagnozy barier komunikacyjnych i technik aktywnego zapobiegania ich wystąpieniu oraz umiejętności efektywnego współdziałanie w zespole. Jak również celem szkolenia jest zmiana postaw uczestników w zakresie: - przekazywania konstruktywnej informacji zwrotnej - otwartości w komunikacji i egzekwowania - realizacji zadań - radzenia sobie z trudnymi rozmówcami - przyjmowania ocen (reagowania na krytykę, agresję słowną, komplementy). Zmiana postaw ma wzmocnić budowanie pozytywnych relacji międzyludzkich i zawodowych. Program szkolenia Zaproponowany przez Wykonawcę, zawierający informację o metodach pracy z grupą i celach, jakie powinny zostać osiągnięte. Ponadto w programie należy uwzględnić propozycję narzędzia diagnostycznego służącego do przeprowadzenia badania potencjału, tj. diagnozy własnego stylu komunikowania. 5. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - przeprowadzenia badania potencjału tj. diagnoza własnego stylu komunikowania w oparciu o narzędzia diagnostyczne, tj. kwestionariusze do wypełnienia podczas sesji warsztatowej, które mają zastosowanie w diagnostyce i służą do diagnozy np. stylów komunikacji, zachowań, mocnych i słabych stron, - wskazania metod pracy i stosowanych narzędzi sesji warsztatowych, - opracowania i realizacji programu sesji szkoleniowej dostosowanego do potrzeb szkoleniowych uczestników, - przeprowadzenia szkolenia w określonej formie przez trenera spełniającego wymagania Zamawiającego, - opracowania, powielenia i dostarczenia każdemu uczestnikowi szkolenia materiałów szkoleniowych odzwierciedlających program sesji szkoleniowej (w tym notatnik + długopis), - wydania zaświadczenia każdemu uczestnikowi, który wziął udział w szkoleniu, - przeprowadzenia badania efektywności szkolenia za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia, - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet raportu ewaluacyjnego podsumowującego postawione cele, wyniki testów, wykaz stosowanych narzędzi oraz metod pracy, liczbę zrealizowanych godzin oraz ewentualne określenie dalszych obszarów do rozwoju. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet, certyfikatów i raportu ewaluacyjnego. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego; 2) zapewnienia sali szkoleniowej w dniach szkolenia w terminach ustalonych z Zamawiającym, spełniającej wymagania określone w zapytaniu ofertowym; 3) zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkolenia w tym: serwis kawowy ciągły w formie bufetu samoobsługowego tj. woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa czarna bez ograniczeń, herbata w saszetkach (czarna, zielona, Strona 2 z 6
owocowa) bez ograniczeń parzona wrzątkiem, świeże ciastka i owoce, cukier biały i brązowy, śmietanka lub mleko do kawy; lunch w formie bufetu samoobsługowego z dwóch dań w tym: zupa (2 rodzaje), drugie danie mięsne (2 rodzaje), surówki oraz napoje, Sposób podania: w formie bufetu samoobsługowego z zapewnieniem miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania (lub wydzielone w tym celu miejsce). 6. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu (określone w 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274)) tj.: 1) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, (tj. w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: organizacja szkolenia, zapewnienie sali, wyżywienia oraz obsługę logistyczną szkolenia i jego uczestników); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 2) posiadają odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewniają jego opracowanie i realizację, do oferty należy załączyć program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć warsztatowych (np. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, burza mózgów, case study, dyskusja nad osiągniętymi wynikami); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: załączonego programu i harmonogramu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 3) dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą trenera/trenerów, spełniający łącznie następujące warunki: - posiada/ją co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy trenerskiej/szkoleniowej w zakresie przeprowadzenia szkoleń, - przeprowadził/li co najmniej 15 szkoleń z obszaru komunikacji interpersonalnej, w tym/oraz co najmniej 5 szkoleń z tego obszaru adresowanych do administracji publicznej; szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert; (Załącznik Nr 2); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: CV zaproponowanych trenerów oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4) zapewniają bazę materialną odpowiednią dla szkolenia, w szczególności warunki lokalowe oraz wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt, niezbędne do realizacji programu szkolenia. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). Strona 3 z 6
7. Kalkulacja cenowa oferty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu dla poszczególnych elementów, na które składać się będą: - koszty przeprowadzenia szkolenia, tj. koszt jednej dwudniowej sesji szkoleniowej oraz koszt całkowity w tym: wynagrodzenie trenera, przekazania uczestnikom materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, jak również koszt przeprowadzenia ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia oraz sporządzenia raportu ewaluacyjnego, - koszt jednostkowy wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę (razem koszty lunchu oraz przerw kawowych), - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (w tym koszty wymaganego sprzętu). Cenę oferty należy przedstawić wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną określającą maksymalne wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia (winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia). Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej jest zobowiązany podać cenę brutto, na którą składa się: wynagrodzenie wykonawcy tzw. netto, zaliczka na podatek dochodowy, wysokość składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (Wykonawcę) i płatnika składki (Zamawiającego) (składka na ubezpieczenie wypadkowe: 0,93 %). Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. 8. Ocena ofert Oferty zostaną poddane wstępnej analizie pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania, zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274). Następnie Zamawiający dokona oceny ofert pod względem: ceny, doświadczenia trenera tj. w szczególności doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z obszaru komunikacji interpersonalnej adresowanych do administracji publicznej, kwalifikacji trenera tj. Zamawiający będzie brał pod uwagę dodatkowe kryteria tj. posiadanie przez trenera certyfikatu wydanego przez ICF (International Coach Federation) lub ICC (International Coaching Community) lub IIC (International Institute of Coaching) lub IAC (International Assiciation of Coaching) lub Institute of Leadership and Management lub EMCC (European Mentoring and Coaching Council), programu szkolenia, w tym atrakcyjność zaproponowanych zagadnień i metod prowadzenia zajęć oraz propozycji narzędzia diagnostycznego. Strona 4 z 6
Ponadto Zamawiający w ocenie ofert będzie brał pod uwagę informację dotyczącą wyrażenia zgody na: - nieograniczone czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzanie przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet) lub - udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane. 9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik nr 2 wraz z CV zaproponowanych trenerów; 3) program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć warsztatowych (np. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, burza mózgów, case study, dyskusja nad osiągniętymi wynikami); 4) propozycję narzędzia diagnostycznego służącego do przeprowadzenia badania potencjału, tj. diagnozy własnego stylu komunikowania; 5) przykładowy konspekt materiałów szkoleniowych dla uczestników (fakultatywnie); 6) informację o sali szkoleniowej, wyposażenie, dojazd do obiektu; 7) skan podpisanego oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego dot. wyłącznie Wykonawcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - wzór stanowi Załącznik nr 4; 8) informację TAK/NIE, czy Wykonawca dopuszcza możliwość wyrażenia zgody na: nieograniczone czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzanie przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet) lub udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane; 9) informację TAK/NIE czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON; 10) kalkulację cenową oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. 10. Informacje dodatkowe. Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.). Zamawiający poinformuje droga e-mailową wszystkich Wykonawców, którzy złożyli ofertę o wyniku postepowania. Strona 5 z 6
Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: Agata.Labeda@nauka.gov.pl w terminie do dnia 12 listopada 2014 r. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Agatą Łabędą, tel. 22 50 17 855, e-mail: Agata.Labeda@nauka.gov.pl Strona 6 z 6