Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji USOS 6.2.1 http://muci.edu.pl Uniwersytecki System Obsługi Studiów Decyzja o skreśleniu ze studiów Janina Mincer-Daszkiewicz 10 grudnia 2016 Copyright 2016 by MUCI, wszelkie prawa zastrzeżone. Powielanie, adaptacja i tłumaczenie niniejszego dokumentu bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody producenta jest zabronione, chyba że zezwalają na to przepisy prawa autorskiego.
Spis treści 1 Wprowadzenie... 3 2 Opinia prawna... 3 3 Skreślenia w USOS do wersji 6.2.0... 4 4 Skreślenia w USOS od wersji 6.2.1... 4 5 Scenariusze... 5 5.1 Skreślenie natychmiastowe... 5 5.2 Wydanie decyzji pierwszej instancji... 8 5.2.1.1 Uprawomocnienie się decyzji pierwszej instancji... 9 5.2.1.2 Student składa odwołanie od decyzji pierwszej instancji... 10 5.2.1.2.1 Wydanie decyzji drugiej instancji anulowanie... 11 5.2.1.2.2 Wydanie decyzji drugiej instancji utrzymanie w mocy... 12 5.2.1.2.3 Anulowanie skreślenia lub wznowienie... 14 6 Raportowanie do GUS i POL-on... 16 7 Windykacja należności... 16 8 Wątki w redmine i dalsze prace... 16 Strona 2
1 Wprowadzenie Skreślenie studenta wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej, oczekiwaniem na uprawomocnienie się decyzji (osoba skreślona zachowuje w tym czasie prawa studenta), procedurą odwoławczą, windykacją należności. Ten proces wymaga dokładniejszej obsługi niż to było możliwe w USOS do wersji 6.2.0. Zmiany na bazie wymagane do realizacji opisanej tutaj procedury zostały wdrożone w wersji USOS 6.2.1. Bazowa wersja procedury, opisana w tej dokumentacji, została zrealizowana w USOSadm w Oracle Forms, a całość zostanie wykonana w USOSadm w Javie. Elementy procesu, których nie wspiera USOSadm w Oracle Forms to obsługa decyzji administracyjnych jako podpisanych cyfrowo dokumentów przechowywanych w bazie systemu USOS i udostępnianych studentom w USOSweb. Docelowo elementy procesu mogą zostać przeniesione do EZD. 2 Opinia prawna Decyzja o skreśleniu studenta ze studiów podjęta przez organ pierwszej instancji (Dziekana) uprawomocnia się w 14 dni od doręczenia decyzji studentowi. Te 14 dni to czas na złożenie przez studenta odwołania. Po złożeniu odwołania decyzję podejmuje organ drugiej instancji (Rektor). Ta decyzja uprawomocnia się w dniu dostarczenia jej studentowi. Do dnia uprawomocnienia się decyzji osoba skreślona zachowuje prawa studenta. System musi znać faktyczny status studenta, żeby poprawnie raportować go do GUS i POL-on. W przypadku dostarczania decyzji pocztą, zgodnie z art. 44 KPA (o doręczeniu zastępczym), jeśli po dwukrotnym awizowaniu korespondencja nie zostanie odebrana przez adresata, to wraca do nadawcy wraz ze wszystkimi informacjami, w tym stemplami pocztowymi. Jeśli upłynęło 14 dni od dnia pozostawienia pierwszego awizo, to pismo uznaje się za skutecznie doręczone (por. http://www.arslege.pl/doreczenie-zastepcze/k3/a676/). W systemie powinny być dostępne następujące informacje: 1) Data wydania i treść decyzji o skreśleniu organu pierwszej instancji (Dziekana). 2) Data doręczenia decyzji pierwszej instancji. 3) Data wniesienia i treść odwołania do Rektora. 4) Data wydania i treść decyzji o skreśleniu organu drugiej instancji (Rektora). Rektor może podjąć decyzję o utrzymaniu skreślenia w mocy (odwołanie odrzucone) lub o anulowaniu skreślenia. 5) Data doręczenia decyzji drugiej instancji. Skreślenie następuje z dniem doręczenia tej decyzji. 6) Data skreślenia. Należy pamiętać, że mimo uprawomocnienia się decyzji o skreśleniu, student może odwołać się do sądu administracyjnego. W zależności od rozstrzygnięcia sądu może zostać przywrócony w poczet studentów pro futuro (uchylenie decyzji) bądź niejako wstecznie (stwierdzenie nieważności decyzji), tak jakby decyzja o skreśleniu nigdy nie wywołała skutków prawnych. Dlatego powinna istnieć możliwość reaktywacji studenta ze stanem na dzień wydania decyzji o skreśleniu. Postępowanie sądowe może trwać około roku. Strona 3
3 Skreślenia w USOS do wersji 6.2.0 Historia skreśleń jest przechowywana w tabeli dz_historia_skr. Pola tabeli wykorzystywane w USOS do wersji 6.2.0: Data skreślenia (data_skr). Komentarz do skreślenia (koment_do_skr). Szablon decyzji o skreśleniu (slw_uzsd_id klucz obcy do tabeli dz_slow_uzasad). Czy skreślenie zostało anulowane (czy_anulowane). Data anulowania skreślenia lub data wznowienia (data_anul_skr). Komentarz do anulowania skreślenia lub komentarz do wznowienia (koment_do_anul_skr). Czy anulowanie skreślenia jest wznowieniem (czy_wznowienie). Skreślenie studenta z programu lub wznowienie jest wykonywane w formularzu Programy osób, na zakładce Skreślenia/Wznowienia (Rys. 1). Treść decyzji o skreśleniu pochodzi ze słownika powodów i uzasadnień decyzji. W tej samej tabeli zapisuje się anulowanie skreślenia lub wznowienie. Rys. 1 Zakładka Skreślenia/Wznowienia w USOS do wersji 6.2.0 4 Skreślenia w USOS od wersji 6.2.1 Nowe pola w tabeli z historią skreśleń: Data wydania decyzji przez organ pierwszej instancji (data_wydania_decyzji). Dowiązanie do dokumentu z decyzją pierwszej instancji (dec_dokos_id klucz obcy do tabeli dz_dokumenty_osob). Data doręczenia, potwierdzenia odbioru decyzji pierwszej instancji przez studenta (data_potw_odbioru). Data wniesienia przez studenta odwołania od decyzji pierwszej instancji (data_odwolania). Dowiązanie do dokumentu z odwołaniem (odw_dokos_id klucz obcy do tabeli dz_dokumenty_osob). Data wydania decyzji przez organ drugiej instancji (data_wydania_decyzji2). Typ decyzji drugiej instancji (typ_decyzji2: X uchylenie decyzji, A utrzymanie decyzji w mocy). Strona 4
Szablon decyzji drugiej instancji (dec2_slw_uzsd_id klucz obcy do tabeli dz_slow_uzasad). Dowiązanie do dokumentu z decyzją drugiej instancji (dec2_dokos_id klucz obcy do tabeli dz_dokumenty_osob). Data doręczenia, potwierdzenia odbioru decyzji drugiej instancji przez studenta (data_potw_odbioru2). Komentarz do decyzji drugiej instancji (koment_do_decyzji2). Szablon decyzji o anulowaniu skreślenia/wznowieniu (anul_skr_slw_uzsd_id). Dowiązanie do dokumentu z decyzją o anulowaniu skreślenia/wznowieniu (anul_skr_dokos_id). Istniejące pole zmienia znaczenie: Data skreślenia będzie teraz interpretowana jako data uprawomocnienia się decyzji (data formalnego skreślenia). Obsługa skreśleń nadal będzie się odbywać w zakładce Skreślenia/Wznowienia formularza Programy osób (Rys. 2). Do realizacji kolejnych kroków służą przyciski, które się odpowiednio aktywują i wyszarzają. Rys. 2 Formularz Programy osób z zakładką Skreślenia/Wznowienia w USOS od wersji 6.2.1 5 Scenariusze 5.1 Skreślenie natychmiastowe Rozważmy najprostszy przypadek, zgodny z dotychczasowym trybem postępowania. Student ma na programie status STU. Składa podanie o skreślenie ze studiów (np. w związku ze zmianą trybu studiów, przeniesieniem na inny program) lub jest skreślany administracyjnie Strona 5
(np. w przypadku śmierci studenta). Dziekan wydaje decyzję o skreśleniu, ze skutkiem natychmiastowym. Operator wybiera przycisk Skreślenie natychmiastowe, wypełnia wszystkie trzy daty, powód skreślenia i komentarz do decyzji o skreśleniu (Rys. 3). Rys. 3 Kanwa dostępna pod przyciskiem Skreślenie natychmiastowe Do tabeli z historią skreśleń zostaje wpisana data wydania decyzji, data doręczenia i odnośnik do szablonu decyzji (docelowo także odnośnik do pliku z decyzją podpisaną cyfrowo w tabeli z dokumentami). Zostaje wpisana data skreślenia, a automat zmienia status studenta na SKR (Rys. 4). Rys. 4 Efekt natychmiastowego skreślenia Uaktywnia się przycisk drukowania decyzji. Na kanwie parametrów raportu jest domyślnie wybrana opcja Decyzja I instancji (Rys. 5). Przykładowy raport widać na Rys. 6. Strona 6
Rys. 5 Kanwa parametrów raportu Decyzja o skreśleniu Rys. 6 Decyzja o skreśleniu Strona 7
5.2 Wydanie decyzji pierwszej instancji Dziekan wydaje decyzję pierwszej instancji, skreślając studenta np. z powodu braku postępów w nauce. Operator wybiera przycisk Decyzja I instancji, wypełnia datę wydania decyzji, powód skreślenia i komentarz do decyzji o skreśleniu (Rys. 7). Rys. 7 Kanwa dostępna pod przyciskiem Decyzja I instancji Do tabeli z historią skreśleń zostaje wpisana data wydania decyzji i odnośnik do szablonu decyzji (docelowo także odnośnik do pliku z decyzją podpisaną cyfrowo w tabeli z dokumentami), por. Rys. 8. Status studenta na programie nie zmienia się (pozostaje STU). Uaktywnia się przycisk drukowania decyzji. Rys. 8 Efekt wydania decyzji pierwszej instancji Jeśli został utworzony plik z decyzją to zostaje ona wyświetlona w USOSweb. Alternatywnie decyzja jest wysyłana do studenta pocztą tradycyjną. Student potwierdza w USOSweb odebranie decyzji, co powoduje ustawienie daty potwierdzenia odbioru. Alternatywnie data potwierdzenia odbioru zostaje wprowadzona do Strona 8
systemu ręcznie przez pracownika dziekanatu po otrzymaniu potwierdzenia z poczty o doręczeniu (przycisk Potwierdzenie odbioru, Rys. 9). Rys. 9 Kanwa dostępna pod przyciskiem Potwierdzenie odbioru Status studenta na programie nie zmienia się (pozostaje STU). Przycisk potwierdzenia odbioru pozostaje aktywny, operator może w razie konieczności skorygować datę (Rys. 10). Rys. 10 Efekt wpisania daty potwierdzenia odbioru 5.2.1.1 Uprawomocnienie się decyzji pierwszej instancji Upłynęły dwa tygodnie od daty doręczenia decyzji pierwszej instancji. Decyzja uprawomocniła się. Automat (w dystrybucji będzie dostępny skrypt do zainstalowania na bazie) lub operator wpisuje aktualną datę do pola z datą uprawomocnienia się decyzji. Automat zmienia status na programie na SKR (Rys. 11). Strona 9
Rys. 11 Efekt wpisania daty skreślenia po uprawomocnieniu się decyzji pierwszej instancji 5.2.1.2 Student składa odwołanie od decyzji pierwszej instancji Przed uprawomocnieniem się decyzji pierwszej instancji student składa odwołanie. Pracownik dziekanatu wypełnia pole z datą odwołania (przycisk Odwołanie, por. Rys. 12). Operator skanuje i wprowadza do systemu plik z treścią odwołania (alternatywnie można wymagać od studenta dostarczenia wersji elektronicznej). Przestaje biec termin 14-dniowy na uprawomocnienie się decyzji o skreśleniu. Status studenta na programie nie zmienia się. Przycisk Odwołanie pozostaje aktywny, operator może w razie konieczności skorygować datę (Rys. 13). Rys. 12 Kanwa dostępna pod przyciskiem Odwołanie Rys. 13 Efekt wpisania daty skreślenia po uprawomocnieniu się decyzji pierwszej instancji Strona 10
5.2.1.2.1 Wydanie decyzji drugiej instancji anulowanie Rektor wydaje decyzję drugiej instancji, anulując decyzję pierwszej instancji. Operator wybiera przycisk Decyzja II instancji, wypełnia datę wydania decyzji, powód decyzji i komentarz do decyzji oraz typ decyzji opcję Anulowanie decyzji I instancji (Rys. 15). Rys. 14 Kanwa dostępna pod przyciskiem Decyzja II instancji (anulowanie decyzji) Do tabeli z historią skreśleń zostaje wpisana data wydania decyzji drugiej instancji i odnośnik do szablonu decyzji (docelowo także odnośnik do pliku z decyzją podpisaną cyfrowo w tabeli z dokumentami). Status studenta na programie nie zmienia się (pozostaje STU). Decyzja zostaje wyświetlona w USOSweb. Alternatywnie decyzja jest wysyłana do studenta pocztą tradycyjną. Po otrzymaniu potwierdzenia otrzymania decyzji operator wpisuje datę doręczenia (drugi przycisk Potwierdzenie odbioru, Rys. 15), status studenta nie zmienia się (Rys. 16). W praktyce, ponieważ decyzja jest korzystna dla studenta, operator może od razu wpisać do systemu datę doręczenia decyzji. Rys. 15 Kanwa dostępna pod przyciskiem Decyzja II instancji (anulowanie decyzji) Strona 11
Rys. 16 Efekt wpisania daty doręczenia po doręczeniu decyzji drugiej instancji (anulowanie decyzji) Kanwa parametrów raportu udostępnia do wydruku dwie decyzje, I instancji i II instancji (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.). Rys. 17 Kanwa parametrów raportu, dostępne do wydruku są obie decyzje 5.2.1.2.2 Wydanie decyzji drugiej instancji utrzymanie w mocy Rektor wydaje decyzję drugiej instancji, utrzymując w mocy decyzję pierwszej instancji. Operator wybiera przycisk Decyzja II instancji, wypełnia datę wydania decyzji, powód skreślenia i komentarz do decyzji o skreśleniu oraz typ decyzji opcję Utrzymanie w mocy decyzji I instancji (Rys. 18). Strona 12
Rys. 18 Kanwa dostępna pod przyciskiem Decyzja II instancji (utrzymanie decyzji w mocy) Do tabeli z historią skreśleń zostaje wpisana data wydania decyzji drugiej instancji i odnośnik do szablonu decyzji (docelowo także odnośnik do pliku z decyzją podpisaną cyfrowo w tabeli z dokumentami). Status studenta na programie nie zmienia się (pozostaje STU), por. Rys. 19. Rys. 19 Efekt wydania decyzji drugiej instancji (utrzymanie decyzji w mocy) Decyzja zostaje wyświetlona w USOSweb. Alternatywnie decyzja jest wysyłana do studenta pocztą tradycyjną. Po otrzymaniu potwierdzenia otrzymania decyzji operator wpisuje datę doręczenia i datę skreślenia (drugi przycisk Potwierdzenie odbioru, Rys. 20), automat zmienia status studenta na SKR (Rys. 21). Od tej decyzji student może się odwołać tylko do sądu. Strona 13
Rys. 20 Kanwa dostępna pod przyciskiem Potwierdzenie odbioru (utrzymanie decyzji w mocy) Rys. 21 Efekt wpisania daty doręczenia i daty skreślenia po doręczeniu decyzji drugiej instancji (utrzymanie decyzji w mocy) 5.2.1.2.3 Anulowanie skreślenia lub wznowienie Załóżmy, że po jakimś czasie student wraca na studia w wyniku anulowania skreślenia lub wznowienia. Ponownie jest wydawana decyzja administracyjna. Operator wybiera przycisk Anulowanie skreślenia lub Wznowienie na studia (Rys. 22 ilustruje wznowienie). Na liście wyboru znajdują się decyzje typu ADM%. Strona 14
Rys. 22 Kanwa dostępna pod przyciskiem Wznowienie na studia W efekcie status studenta zmienia się na STU (Rys. 23). Równocześnie jako planowana data ukończenia studiów zostaje wpisana wskazana na kanwie wznowienia planowana data egzaminu dyplomowego (należy ją wypełnić, jeśli student jest wznawiany na obronę). Kanwa parametrów raportu udostępnia do wydruku wszystkie trzy decyzje (Rys. 24). Rys. 23 Efekt wznowienia studenta na studia Strona 15
Rys. 24 Kanwa parametrów raportu, dostępne do wydruku są wszystkie trzy decyzje 6 Raportowanie do GUS i POL-on Skreślenie studenta zostanie przekazane do POL-onu dopiero po uprawomocnieniu się decyzji. Analogicznie student jest traktowany przy raportowaniu do GUS. Por. #14892. 7 Windykacja należności Windykacja należności (w USP-FK) zostanie wykonana w późniejszym terminie. 8 Wątki w redmine i dalsze prace 1. Połączyć tę dokumentację z dwoma innymi, które dotyczą skreśleń: Decyzja o skreśleniu, Jan Rudziński, https://www.usos.edu.pl/node/3330/decyzja-oskresleniu Programy studiów przyjęcie na studia, wznowienie, skreslenie, anulowanie skreślenia, Janina Mincer-Daszkiewicz, https://www.usos.edu.pl/node/2652/programy-studiowprzyjecie-na-studia-wznowienie-skreslenie-anulowanie-skreslenia 2. Wątki w redmine #10740 skreślenie ze studiów, #14892 raport. do POL-onu, #7753 decyzje adm. #13046 wymaganie zamknięcia wszystkich etapów przed skreśleniem 3. Oprogramować pełny proces, z przechowywaniem podpisanych cyfrowo decyzji, w USOSadm w Javie. Strona 16