Uniwersytecki System Obsługi Studiów. Programy studiów przyjęcie na studia, wznowienie, skreślenie, anulowanie skreślenia

Transkrypt

1 Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji USOS Uniwersytecki System Obsługi Studiów Programy studiów przyjęcie na studia, wznowienie, skreślenie, anulowanie skreślenia Janina Mincer-Daszkiewicz 8 marca 2014

2 Spis treści 1 Wprowadzenie Uwagi ogólne Programy studiów w USOS do wersji Programy studiów w USOS od wersji Kontynuacja studiów na innej instancji programu Raportowanie do POL-onu Punkty ECTS Podział na semestry Skreślenia/wznowienia Przykłady Przedłużony etap na złożenie pracy Skreślenie z powodu niepodpisania umowy o odpłatności i wznowienie w tym samym semestrze Wznowienie na obronę dyplomu Wznowienie na obronę dyplomu przypadki nietypowe Bibliografia Strona 2

3 1 Wprowadzenie Na wielu uczelniach dane zgromadzone w USOS obejmują co najmniej kilka roczników studentów, wielokrotnie trzeba było na podstawie tych danych przygotowywać raporty do GUS, a od 2011 roku także do systemu POL-on. Analiza zebranych w USOS danych dotyczących studiów pokazała, że użytkownicy w różny sposób modelują takie zdarzenia w życiu studenta, jak przyjęcie na studia, skreślenie ze studiów, anulowanie skreślenia, wznowienie na studia. Wątpliwości budzi też sposób traktowania w USOS daty rozpoczęcia studiów i daty przyjęcia na studia. W niniejszej dokumentacji zostanie przedstawiony stan modułu USOS odpowiedzialnego za obsługę programów studiów do wersji USOS włącznie, a także zmiany w tym module wykonane w wersji USOS Sposób modelowania skreśleń i wznowień ma istotny wpływ na sposób raportowania go POL-onu historii studiów studenta, w tym wykorzystanych punktów ECTS, zatem osobny rozdział jest poświęcony tej kwestii. Należy go traktować jako uzupełnienie informacji zawartych w dokumentacji [1] i [2]. 2 Uwagi ogólne Elektroniczna immatrykulacja w USOS polega na wpisaniu studenta na określony program studiów. Jeśli student jest przyjmowany na te studia po raz pierwszy, to data rozpoczęcia studiów i data przyjęcia na program są takie same (zwykle będzie to 1 października nowego roku akademickiego). Data przyjęcia na program pełni kluczową rolę przy dalszej obsłudze studenta w USOS, gdyż zwykle zależą od niej przepisy Regulaminu Studiów (które mogą zmieniać się w czasie). Istotny jest także status studenta na programie. W USOS wyróżnia się następujące statusy: 1. Student, 2. Skreślony, 3. Absolwent przed dyplomem (czyli student z absolutorium), 4. Absolwent bez dyplomu (czyli absolwent studiów nie kończących się dyplomem), 5. Dyplom (czyli absolwent, który ukończył studia robiąc dyplom). Statusy te są ustawiane automatycznie przez odpowiednie wyzwalacze na bazie. W chwili przyjęcia na uczelnię kandydat na studia staję się aktywnym studentem, ustawiana jest data rozpoczęcia studiów w uczelni i data przyjęcia na program. Student przyjęty na studia jest aktywny studentem dopóty, dopóki nie zostanie skreślony, uzyska absolutorium lub zrobi dyplom. Może zdarzyć się, że decyzja o skreśleniu zostanie anulowana (uchylona). Anulowanie (uchylenie) decyzji o skreśleniu oznacza zmianę wcześniejszej decyzji w okresie pomiędzy skreśleniem a anulowaniem student jest traktowany jako aktywny, to znaczy nie traci ciągłości studiów. Student skreślony ze studiów może po jakimś czasie zostać wznowiony. Wznowienie studenta na programie nie przekreśla wcześniejszego okresu nieaktywności. W tym sensie wznowienie jest czymś zupełnie innym niż anulowanie skreślenia, różni się natomiast nieznacznie od ponownego przyjęcia na program w drodze rekrutacji. Różnica w praktyce polega na tym, że w przypadku wznowienia data rozpoczęcia studiów będzie mniejsza od daty wznowienia i że uznajemy wszystkie dotychczasowe zaliczenia studenta na poczet programu. W przypadku ponownego przyjęcia w wyniku rekrutacji data rozpoczęcia będzie równa dacie przyjęcia, poprzednie zaliczenia mogą zostać Strona 3

4 studentowi uznane, ale decyzja należy do dziekana. Student, który uzyskał absolutorium, ale nie zrobił dyplomu w przewidzianym terminie, zostanie skreślony. Po złożeniu pracy dyplomowej będzie wznowiony na obronę czas tego wznowienia będzie zwykle krótki, rzędu 2 tygodni. Zwykle data wznowienia studiów traktowana jest przez Regulamin Studiów tak jak data przyjęcia na program, czyli studenta po wznowieniu obejmują nowe przepisy Regulaminu. Można zatem powiedzieć, że data przyjęcia na program odpowiada dacie ostatniego wznowienia (rozumianego jako początek nieprzerwanego okresu studiów). Data rozpoczęcia studiów na programie jest drukowana w Księdze Albumów i Księdze Dyplomów (gdy jej nie ma, to jest brana data przyjęcia). Z sondażu przeprowadzonego na różnych uczelniach wynika, że wznowienie może nastąpić bądź najwcześniej w kolejnym cyklu (tak jest np. na UKSW), bądź w dowolnym, także tym, w którym student został skreślony (tak jest np. na UAM lub UŁ). Zgodnie z przepisem paragrafu 8 Regulaminu Studiów w UW, decyzję o wznowieniu studiów podejmuje dziekan. Wznowienie następuje nie wcześniej niż od następnego roku akademickiego po dacie skreślenia, z zastrzeżeniem przypadków określonych w ust. 9 i 10 oraz skreślenia z powodu niedokonania należnych opłat. Dziekan może w szczególnie uzasadnionych przypadkach ustalić inny termin wznowienia. Co do zasady zatem wznowienie powinno następować od kolejnego roku akademickiego następującego po dacie skreślenia. Jednak od tej zasady przewidziany jest m.in. wyjątek i dotyczy on studentów, którzy zostali skreśleni z powodu niedokonania należnych opłat. Z punktu widzenia dziekanatu istotne jest, aby obsługa w USOS wszystkich opisanych zdarzeń była prosta i intuicyjna. Powinno się móc szybko sprawdzić wszystkie przerwy w studiach. Ustawienie podpięć i decyzji po wznowieniu nie powinno nastręczać trudności. Przyjmujemy następującą interpretację przypadków szczególnych: 1. Student przyjęty na studia w dniu d1 i skreślony ze studiów w dniu d2 jest traktowany jako student w przedziale domkniętym [d1, d2]. Przykładowo student przyjęty i skreślony jest przez jeden dzień aktywnym studentem. Statystyki robione na dzień wykażą go jako studenta. Takie podejście jest zbieżne z interpretacją stosowaną w POL-onie. 2. Student, który zdaje egzamin dyplomowy w dniu d jest liczony w tym dniu do liczby aktywnych studentów. Ten dzień zostanie uznany (po przypisaniu numeru dyplomu) za dzień uzyskania statusu DYP i dzień ukończenia studiów. W tym dniu zwiększy się o 1 liczba absolwentów. 3 Programy studiów w USOS do wersji W USOS do wersji włącznie obowiązywał następujący model obsługi studiów: 1. Data rozpoczęcia studiów data wpisania na pierwszą instancję danego programu, dla wszystkich instancji jest taka sama. Można powiedzieć, że jest to data immatrykulacji na tym programie. 2. Data przyjęcia na program data wpisania na tę konkretną instancję programu, czyli początek ciągłego okresu studiów (zakończonego planowaną datą ukończenia studiów). 3. Skreślenie ze studiów i anulowanie skreślenia odbywa się poprzez mechanizm historii skreśleń w ramach tej samej instancji programu. Strona 4

5 4. Wznowienie studenta na studia polega na zapisaniu go na nową instancję programu. 5. Wznowienie na dzień egzaminu dyplomowego też wymaga wpisania studenta na nową instancję programu. 6. Okres aktywności studenta to dla każdej instancji programu przedział czasu od daty przyjęcia do planowanej daty ukończenia. 7. Jeśli student został skreślony, ponownie stara się o przyjęcie na program i dostaje się z rekrutacji, to NIE JEST to wznowienie, choć jest obsługiwane w podobny sposób. Studenta należy wpisać na nową instancję programu i podpiąć pod nią tylko to, na co się zgodzi dziekan. 8. Obsługa podpięć jest niestety pracochłonna, bo trzeba przedmioty podpiąć na nowo dla każdej kolejnej instancji programu. Pewnym ułatwieniem jest mechanizm do kopiowania podpięć z programu do programu. Trzeba się też przyjrzeć decyzjom. Niestety niektórzy użytkownicy błędnie zapisywali wznowienia jako anulowanie skreślenia. Gubiono w ten sposób informację o przerwach w studiach. Nie można jej odczytać z historii skreśleń, ponieważ anulowanie skreślenia będące zmianą decyzji nie różni się od anulowania mającego oznaczać wznowienie. Taki model jest niepoprawny i prowadzi do zaburzenia statystyk! Rysunek 1 demonstruje przypadek studenta drugiego roku, który jest aktywnym studentem. Rysunek 1 Aktywny student Rysunek 2 demonstruje przypadek studenta skreślonego ze studiów. Strona 5

6 Rysunek 2 Student skreślony ze studiów skreślenie widać na zakładce z historią skreśleń Na kolejnym rysunku (Rysunek 3) widać przypadek, gdy skreślenie zostało anulowane student ponownie jest aktywnym studentem i zgodnie z przepisami był nim począwszy od daty przyjęcia na program. Rysunek 3 Skreślenie zostało anulowane, widać to na zakładce z historią skreśleń Rysunek 4 demonstruje przypadek błędnego wpisania do USOS wznowienia studenta na programie. USOS nie jest w stanie odróżnić takiej sytuacji od anulowania skreślenia, zatem potraktuje to jako anulowanie, zachowujące ciągłość studiów. W okresie od do student będzie traktowany jako osoba aktywnie studiująca. Strona 6

7 Rysunek 4 Wznowienie na studia zapisane błędnie jako anulowanie skreślenia Rysunek 5 demonstruje przypadek poprawnego wznowienia studenta poprzez wpisanie na nową instancję programu. Okresy aktywności studenta to przedziały czasu od do i od do chwili obecnej. Rysunek 5 Wznowienie na studia zapisane poprawnie jako wpis na nową instancję programu 4 Programy studiów w USOS od wersji Zmiany wprowadzone do modułu obsługi programów studiów miały na celu głównie ułatwienie obsługi podpięć i decyzji po wznowieniu na studia oraz ściślejsze pilnowanie spójności danych. Zmiana polega na dopuszczeniu zarówno anulowania skreślenia, jak i wznowienia w ramach tej samej instancji programu. Specjalna flaga w historii skreśleń/wznowień wskazuje na to, jaka operacja została wykonana. Zmieniona zakładka Strona 7

8 teraz nosząca nazwę Skreślenia/Wznowienia jest widoczna na Rysunek 6. Status wpisu w historii skreśleń/wznowień jest pokazywany w ostatniej kolumnie (Anulowanie/Wznowienie). Rysunek 6 Zmieniona zakładka z historią skreśleń i wznowień Do wykonywania operacji są przeznaczone cztery przyciski umieszczone na zakładce. Stan przycisków zależy od statusu studenta na programie. Na Rysunek 6 widać stan przycisków dla aktywnego studenta. Do skreślania studenta z programu służy pierwszy przycisk (por. Rysunek 7). Kanwa pod przyciskiem udostępnia pola na datę, powód skreślenia oraz duże wygodne okienko do edycji komentarza do decyzji o skreśleniu. Rysunek 7 Skreślenie studenta ze studiów przyciskiem Strona 8

9 Rysunek 8 demonstruje stan zakładki po skreśleniu studenta z programu. Jak widać automatycznie w bloku nadrzędnym został uaktualniony status studenta na programie (zmiana ze Student na Skreślony) oraz planowana data ukończenia studiów (na datę skreślenia). Zmienił się także stan dostępności przycisków na zakładce. Rysunek 8 Widok zakładki po skreśleniu studenta z programu Do anulowania skreślenia służy kolejny przycisk. Kanwę pod przyciskiem widać na Rysunek 9. Rysunek 9 Anulowanie skreślenia przyciskiem Strona 9

10 Stan formularza po anulowaniu skreślenia demonstruje Rysunek 10. Status na programie zmienił się na Student, a planowana data ukończenia studiów wróciła do poprzedniej wartości. Flaga na zakładce wskazuje na Anulowanie. Rysunek 10 Stan zakładki po anulowaniu skreślenia Dla studenta skreślonego z programu jest aktywny przycisk wznowienia na studia. Kanwę dostępną pod przyciskiem widać na Rysunek 11. Rysunek 11 Wznowienie na studia przyciskiem Stan formularza po wznowieniu studenta widać na Rysunek 12. Tak jak przy anulowaniu skreślenia status na programie zmienił się na Student. Data przyjęcia lub wznowienia Strona 10

11 inaczej niż przy anulowaniu skreślenia została ustawiona na datę wznowienia. Planowana data ukończenia studiów wskazuje przewidywany termin obrony. Flaga na zakładce wskazuje na Wznowienie. Teraz data rozpoczęcia studiów i data przyjęcia na program mają różne wartości, z czego wynika że student miał na tym programie okresy nieaktywności. Rysunek 12 Stan zakładki po wznowieniu na studia Pełna historia przerw w studiach studenta jest teraz widoczna na zakładce. Można ją podglądnąć także na poziomie bloku nadrzędnego Programy osoby. Wystarczy ustawić kursor w polu z kodem programu i nacisnąć prawy przycisk myszy. Pojawi się przycisk Przebieg studiów. Wybieramy go klikając lewy przycisk myszy. Pojawi się kanwa pokazana na Rysunek 13. Widać na niej wszystkie okresy aktywności studenta w ramach danej instancji programu studiów, czyli także przerwy w studiach. Rysunek 13 Kanwa Przebieg studiów dostępna z bloku Programy osoby z pola Kod programu W obecnej wersji formularza dużo dokładniej sprawdzana jest spójność danych na zakładce: a. czy jest tylko jedno nieanulowane skreślenie, Strona 11

12 b. czy skreślenia "nie zachodzą" na siebie, c. czy data skreślenia jest późniejsza od daty rozpoczęcia studiów (tylko przy definiowaniu skreślenia ciągle można przesunąć datę rozpoczęcia studiów). Formularz nie pozwoli także na usunięcie daty rozpoczęcia studiów i daty przyjęcia na program, o ile były wcześniej wprowadzone (można je natomiast zmienić). Data przyjęcia na program jest teraz traktowana jako data przyjęcia lub data ostatniego wznowienia. Jest ona wyliczana jako maksymalna data wznowienia, a jeśli nie ma wznowienia, to jest to data rozpoczęcia studiów, a jeśli nie ma, to minimalna data rozpoczęcia etapu. Przy niewłaściwej kolejności wykonywania czynności, przy niekompletnych danych, może dojść do utraty informacji. Podczas wznowienia data przyjęcia na program jest nadpisywana datą wznowienia. Jeśli w przyszłości zostanie wykonana operacja usunięcia wznowienia, to może nie być możliwe odtworzenie oryginalnej daty przyjęcia na program (w sytuacji gdy brak jest daty rozpoczęcia studiów, brak etapów, a usuwane wznowienie jest jedynym). Należy zatem dbać o kompletność danych w opisie programu studiów. Żadna z opisywanych operacji skreślenie, anulowanie skreślenia, wznowienie nie wpływa na etapy studenta na programie. Jeśli etapy wymagają zmiany (statusu czy daty zakończenia), to należy wykonać to ręcznie. W nowym modelu student jest wznawiany w ramach tej samej instancji programu. Obsługa wznowienia jest dużo prostsza, bo podpięcia i decyzje pozostają. Informacja widoczna w formularzu jest czytelniejsza, bo jest mniej instancji programu w historii studiów studenta. Skreślając studenta pozostawia się najczęściej nierozliczony ostatni etap. Ponieważ wznowienie następuje w ramach tej samej instancji programu, wznawiając trzeba najpierw rozliczyć ostatni etap, a potem wpisać studenta na nowy (być może ten sam co ostatnio). Nowy sposób modelowania wznowień wpływa na inne części USOS, gdyż determinuje okresy aktywności i nieaktywności studenta na programie: 1. Sprawozdanie do GUS Statystyki do GUS są oparte na widoku DZ_V_GUS. W wersji USOS w widoku byli uwzględniani studenci z przedziałem czasu <data początku etapu, data zakończenia etapu>. Jeśli statystyka była liczona na dzień d, to student był raportowany, jeśli d należało do wyliczonego etapu. Od wersji USOS studenci są uwzględniani w widoku tyle razy, ile mają przedziałów aktywności: <data początku etapu, data skreślenia>, <data wznowienia, data zakończenia etapu>. 2. Przekreślanie osób w grupach formularz Studenci grup Wznowienia są traktowane tak jak anulowanie skreślenia, czyli ignorowany jest fakt, że w trakcie realizacji przedmiotu student miał przerwę w studiach. Student skreślony ze studiów nie jest zapisywany na nowe przedmioty, więc to nie powinien być powszechny problem, a szczegółowe badanie statusu studenta w trakcie realizacji przedmiotu byłoby kosztowne. Być może w przyszłości zrezygnujemy z przekreślania studentów nieaktywnych, a będziemy wyróżniać (np. kolorem) studentów, którzy nie podpięli przedmiotu. 3. Filtry Pokazuj tylko aktywnych, Kopiuj tylko aktywnych i podobne Z punktu widzenia tych filtrów istotny jest status studenta w momencie wykonywania operacji, a nie w jakimś momencie w przeszłości. Zatem nie ma potrzeby zmiany filtrów. 4. Eksport do POL-onu Strona 12

13 Wyprowadzani są studenci, dla których przedział [data przyjęcia/wznowienia, planowana data ukończenia] ma niepuste przecięcie z przedziałem [data początku raportowanego cyklu, data końca raportowanego cyklu]. Jako data zarejestrowania jest wyprowadzana data przyjęcia/wznowienia. Dodatkowe wyjaśnienia: 1. Przed wprowadzeniem nowego modelu wznowień w statystykach GUS była brana data przyjęcia na program, po wprowadzeniu jest brana data rozpoczęcia. 2. Stary model. Załóżmy, że raportujemy historycznie, czyli za 30 listopada zeszłego roku. Patrzymy na etap (żeby wskazać rok studiów). Etap jest raportowany, gdy: a. początek etapu mieści się w przedziale <data przyjęcia/wznowienia, data skreślenia> b. lub data zakończenia etapu mieści się w przedziale <data przyjęcia/wznowienia, data skreślenia> c. lub data przyjęcia/wznowienia mieści się w przedziale <data początku etapu, data końca etapu> d. lub data skreślenia mieści się w przedziale <data początku etapu, data końca etapu>. Te cztery warunki oznaczają, że jest niepuste przecięcie etapu z okresem aktywności. Jedynym problemem jest pusta data rozpoczęcia. 3. Zmienimy semantykę daty rozpoczęcia równolegle z wprowadzeniem nowego pola i poprawą raportów, które zależą od daty rozpoczęcia. 5 Kontynuacja studiów na innej instancji programu Dla programu osoby można wskazać inny program (domyślnie pole jest puste): jeśli program B wskazuje na program A, to B jest kontynuacją A (por. Rysunek 14 Pole na kontynuację programu w formularzu Programy osoby ). Jako program kontynuowany można wpisać program z planowaną datą zakończenia wcześniejszą niż data przyjęcia lub rozpoczęcia programu będącego kontynuacją. Obowiązują następujące zależności: Data rozpoczęcia data rozpoczęcia studiów na tej instancji programu. Gdy student jest wpisywany na instancję programu, data rozpoczęcia jest równa dacie przyjęcia. Data przyjęcia lub wznowienia data przyjęcia lub ostatniego wznowienia na tej instancji programu. Gdy student jest wznawiany w ramach tej samej instancji, w pole to jest wpisywana data wznowienia. Kontynuacja programu identyfikator programu osoby, którego dana instancja jest kontynuacją. Data rozpoczęcia studiów na pierwszym programie w ramach tej ścieżki będzie datą rozpoczęcia studiów na danym programie (kierunku). Pole należy ustawić tylko w przypadku kontynuacji. Dodatkowe pole pozwala na odtworzenie oryginalnej daty rozpoczęcia studiów. Strona 13

14 Rysunek 14 Pole na kontynuację programu w formularzu Programy osoby W zakładce Skreślenia/wznowienia zostanie wprowadzona operacja (uaktywniana przyciskiem) przeniesienie, która spowoduje zamknięcie jednego programu i wpisanie go jako programu kontynuowanego w drugim programie. Pole Data skreślenia zostanie przemianowane na Data skreślenia/przeniesienia. Jeśli program jest kontynuowany, to datę skreślenia należy interpretować jako datę przeniesienia a status Skreślony jako status Przeniesienie (nie wprowadzamy jawnie nowego statusu, gdyż wymagałoby to wielu zmian w kodzie programu, a oba statusy są w traktowane w ten sam sposób). Odróżnienie przeniesienia od skreślenia daje większą elastyczność w tworzeniu raportów np. zaświadczenie o przebiegu studiów może zawierać informację o przeniesieniu (okres od do program 1, data przeniesienia, okres od do program 2). Przeniesienie pozwala na zamodelowanie ciągłości studiów, powiązanie podpięć, decyzji itp. 6 Raportowanie do POL-onu 6.1 Punkty ECTS Ponieważ w ramach jednej instancji programu student może mieć kilka okresów aktywności wynikających ze skreśleń/wznowień, a w POL-onie każdy okres aktywności jest zapisywany jako osobna instancja programu (tak jak stary model wznowień w USOS), więc trzeba zdefiniować jednoznaczną zasadę kwalifikowania przedmiotów do raportowania w ramach każdej instancji. Są dwie narzucające się możliwości: 1. Raportujemy przedmiot w cyklu realizacji. W praktyce, przy raportowaniu zgodnie z wymaganym harmonogramem, oznacza to, że punkty za przedmiot trafią do POL-on w następnym semestrze (okresie raportowania). Jeśli zaś będziemy raportować dane historyczne, to semestr wcześniej. Logiczne wydaje się przekazanie punktów ECTS do POL-onu jak najszybciej od momentu ich zużycia. Przypadki nietypowe: Strona 14

15 1.1. Przedmiot zaliczany warunkowo jest podpięty do cyklu wcześniejszego niż cykl realizacji Przedmiot robiony jako nadwyżka jest podpięty do cyklu późniejszego niż cykl realizacji Przedmiot zrobiony w ramach innych studiów w 2008, podpięty w 2010, zostanie zaraportowany przy pierwszym semestrze nowych studiów studenta (to może być np. 2009). Zwykle jednak przy tym drugim podpięciu zostanie oznaczony jako nieraportowany do Ministerstwa, gdyż był już raportowany wcześniej. 2. Raportujemy przedmiot w cyklu podpięcia. Przedmiot zwykle będzie podpinany pod program blisko momentu rejestracji (w przeciwnym razie student musi za niego zapłacić), pod etap może zostać podpięty dużo później. Przypadki nietypowe: 2.1. Jeśli przedmiot jest podpięty tylko pod program, to i tak nie można brać cyklu podpięcia. Przykładowo przedmiot zrobiony w 2012 jest raportowany w (2012, L). Przedmiot zawsze ma cykl realizacji, a nie zawsze jest podpięty pod etap Jeśli przedmiot jest podpięty tylko pod program, a nie pod etap, to może nie zostać nigdy zaraportowany, jeśli etapy studiów studenta skończyły się wcześniej niż został zaliczony przedmiot. Taka sytuacja oznacza jednak niepoprawne dane w USOS Przedmiot z 2011Z podpięty pod etap I2 w 2011 nie zostanie zaraportowany w (2011,Z), lecz dopiero w (2011, L). Jeśli student zostanie skreślony w lutym albo kwietniu (czyli przed końcem cyklu 2011), to punkty zostaną przekazane do POL-onu przy raportowaniu skreślenia W typowym scenariuszu gdy przedmiot jest podpinany najpierw pod program, a dopiero po kilku semestrach pod etap, przy raportowaniu zgodnie z wymaganym harmonogramem trafi do POL-on w cyklu realizacji, a przy historycznym w cyklu podpięcia Przedmiot: AF1, cykl: 2012L. Przedmiot został podpięty tylko pod program, jest to S2-MAT. Najwcześniejszy etap studenta to M-DU1 w Przedmiot zostanie zaraportowany najwcześniej w (2013, Z). Przedmioty będą raportowane w cyklu realizacji. Przedmiot jest kwalifikowany do zaraportowania jeśli jest zaliczony i był realizowany w cyklu, który się zakończył. W eksporcie punkty ECTS są brane według zasad przyjętych w liczeniu punktów w oświadczeniach: jeśli (kierunek = NIE DOTYCZY) lub (program jest płatny i kierunek = INNE) lub (program bezpłatny i kierunek = KOLEJNY), to policz punkty zaliczone niezależnie od flag "czy raportować" i "kto płaci" wpp policz tylko punkty z przedmiotów "czy raportować" = 'T', "kto płaci" = M 6.2 Podział na semestry Raportowanie do POL-onu obywa się w terminach semestr 1 i semestr 2 raportowanego roku akademickiego (np. 2013). Semestry zdefiniowane w USOS trzeba odwzorować na te POL-onowe. Semestry na uczelniach bywają definiowane bardzo różnie. Przykładowo, na UW: a. W roku akademickim 2009 semestr zimowy kończył się 14.02, a letni zaczynał 15.02; Strona 15

16 b. W roku akademickim 2010 semestr zimowy kończył się 13.02, a letni zaczynał 14.02; c. W roku akademickim 2011 semestr zimowy kończył się 12.02, a letni zaczynał 13.02; d. W roku akademickim 2012 semestr zimowy kończył się 27.01, a letni zaczynał 18.02; W formularzu do eksportu można podać datę początku semestru letniego. Na potrzeby przykładu załóżmy, że jest to 1.03.RRRR. Jako datę końca semestru zimowego przyjmuje się dzień wcześniej. Załóżmy, że jest to RRRR. Zatem semestr 1 trwa od 1.10.RRRR do RRRR, a semestr 2 od 1.03RRRR do RRRR. Sprawdzamy, czy pokrywają się one w czasie z semestrami w USOS. 6.3 Skreślenia/wznowienia 1. Stary model każde wznowienie to nowa instancja programu Raportuje się wszystkie przedmioty podpięte do tej instancji programu, w kolejności wynikającej z cyklu realizacji przedmiotu. 2. Nowy model wznowienie w ramach tej samej instancji programu Każdy realizowany przedmiot trzeba jednoznacznie przyporządkować do raportowanego semestru POL-onowego według cyklu realizacji. Główne problemy to: a. Trzeba przekazać każdy odcinek studiów studenta (czyli okres pomiędzy przyjęciem na studia lub wznowieniem a skreśleniem lub zrobieniem dyplomu). b. Punkty ECTS trzeba kumulować osobno dla każdego okresu. W typowym przypadku, data skreślenia przypada w ramach jednego semestru POLonowego, a data wznowienia w kolejnym. Wystarczy trzymać się zasady, że przedmiot raportuje się w cyklu realizacji. W nietypowym przypadku, zarówno data skreślenia, jak i data wznowienia przypadają w ramach tego samego raportowanego semestru. Jeśli student został skreślony w trakcie semestru, to raczej nie zaliczy przedmiotu, który realizował w semestrze skreślenia. Jeśli zarówno skreślenie, jak i wznowienie przypadają w cyklu realizacji przedmiotu, to wybieramy instancję programu po wznowieniu. Ponieważ celem jest doprowadzenie do poprawienia danych w USOS, więc przyjmujemy następujące założenia: 1. Jeśli data przyjęcia na program < , to: a. Jeśli w polu numer kierunku jest wartość różna od pustej lub nie dotyczy lub inny, to jest rejestrowany błąd i student jest pomijany; b. Do pliku trafia tylko informacja o uzyskanych punktach ECTS. 2. Jeśli data przyjęcia na program >= , to: a. Jeśli pole na numer kierunku jest puste, to jest rejestrowany błąd i student jest pomijany; b. W przeciwnym razie dane wyprowadzone do pliku zależą od numeru kierunku. W przypadku, gdy data przyjęcia lub data skreślenia przypada w terminie, dla którego nie można wyznaczyć numeru semestru, do pliku XML nie jest generowany blok <semestry> (a tym samym nie są przekazywane punkty ECTS). W przypadku daty przyjęcia dodatkowo jest rejestrowany błąd w pliku ERR. Strona 16

17 7 Przykłady Dalsza część rozdziału ma bardziej techniczny charakter i zawiera różne przypadki wraz z dodatkowymi wyjaśnieniami sposobu raportowania do POL-onu. 7.1 Przedłużony etap na złożenie pracy Jeśli student na drugim roku studiów uzupełniających ma przedłużony etap na złożenie pracy (np. do końca grudnia), to podczas raportowania w październiku-listopadzie wyliczonym numerem semestru będzie 4 (ten przedłużony etap). 7.2 Skreślenie z powodu niepodpisania umowy o odpłatności i wznowienie w tym samym semestrze Studentka została przyjęta na studia , skreślona z powodu niepodpisania umowy o odpłatności , wznowiona Punkty ECTS zdobyte w semestrze zimowym zostało przyporządkowane do drugiego okresu studiów (po wznowieniu). O przyporządkowaniu punktów ECTS do okresu aktywności studenta decyduje data końca cyklu przedmiotu (data_do). Istnieje niebezpieczeństwo, że jeśli osoba zostanie skreślona przed końcem semestru, w którym coś zaliczyła, to te punkty mogą nie pójść do POL-onu. Punkty są liczone tak jak zwykle z tym, że data końca cyklu jest zmieniana na datę skreślenia (o ile data skreślenia jest mniejsza) jeśli jest to okres kiedy student został skreślony. Raportujemy punkty w tym okresie aktywności semestru, który obejmuje datę końca (data_do) cyklu przedmiotu lub w ostatnim, jeśli bieżąca data jest większa od daty końca ostatniego okresu aktywności. Czyli jeśli skreśliliśmy studenta przed upływem daty końca, to czekamy z raportowaniem aż minie bieżąca data, gdyż może się jeszcze zdarzyć, że student zostanie wznowiony przed datą końca, a wtedy powstanie kolejny okres aktywności. Można jednak założyć, że jeśli bieżąca data jest większa od daty końca cyklu, to już nikt wstecznie nie dopisze daty skreślenia. Rekord z danymi do POL-onu dla semestru 2013Z. <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>27484</kierunekid> <formastudiow>niestacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> <datawyrejestrowania> </datawyrejestrowania> </studia> <semestry> <semestr> <danesemestru> <rokakademicki>2013</rokakademicki> <semestrnr>1</semestrnr> <semestrstudenta>1</semestrstudenta> </danesemestru> <ects> <ectsuzyskane>0.00</ectsuzyskane> </ects> </semestr> </semestry> </danedotyczacestudiow> Strona 17

18 <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>27484</kierunekid> <formastudiow>niestacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> </studia> <semestry> <semestr> <danesemestru> <rokakademicki>2013</rokakademicki> <semestrnr>1</semestrnr> <semestrstudenta>1</semestrstudenta> </danesemestru> <ects> <ectsuzyskane>4.00</ectsuzyskane> </ects> </semestr> </semestry> </danedotyczacestudiow> Rekord z danymi do POL-onu dla semestru 2013L. <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>27484</kierunekid> <formastudiow>niestacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> </studia> <semestry> <semestr> <danesemestru> <rokakademicki>2013</rokakademicki> <semestrnr>2</semestrnr> <semestrstudenta>2</semestrstudenta> </danesemestru> <ects> <ectsuzyskane>4.00</ectsuzyskane> </ects> </semestr> </semestry> </danedotyczacestudiow> 7.3 Wznowienie na obronę dyplomu Studentka rozpoczęła studia , skreślona , wznowiona na obronę , obroniła się Zdobyła 214 ECTS za przedmioty i 10 za pracę dyplomową. Kierunek nie dotyczy. Rekord z danymi do POL-onu dla semestru 2012Z. <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>6022</kierunekid> <formastudiow>stacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> </studia> <semestry> <semestr> <danesemestru> <rokakademicki>2012</rokakademicki> Strona 18

19 <semestrnr>1</semestrnr> <semestrstudenta>5</semestrstudenta> </danesemestru> <ects> <ectsuzyskane>195.00</ectsuzyskane> </ects> </semestr> </semestry> </danedotyczacestudiow> Rekord z danymi do POL-onu dla semestru 2012L. <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>6022</kierunekid> <formastudiow>stacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> <datawyrejestrowania> </datawyrejestrowania> </studia> <semestry> <semestr> <danesemestru> <rokakademicki>2012</rokakademicki> <semestrnr>2</semestrnr> <semestrstudenta>6</semestrstudenta> </danesemestru> <ects> <ectsuzyskane>214.00</ectsuzyskane> </ects> </semestr> </semestry> </danedotyczacestudiow> Rekord z danymi do POL-onu dla semestru 2013Z. Studentka miała przedłużony ostatni etap w 2012 do Zostaje wykazanych 10 ECTS. <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>6022</kierunekid> <formastudiow>stacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> <datawyrejestrowania> </datawyrejestrowania> </studia> <semestry> <semestr> <danesemestru> <rokakademicki>2013</rokakademicki> <semestrnr>1</semestrnr> <semestrstudenta>6</semestrstudenta> </danesemestru> <ects> <ectsuzyskane>10.00</ectsuzyskane> </ects> </semestr> </semestry> </danedotyczacestudiow> Rekord z danymi do POL-onu dla semestru 2013Z. Gdy brak aktywnego etapu w 2013Z (etap w 2012 kończy się ), to punkty nie są przekazywane, bo do wystawienia w pliku punktów potrzebny jest blok z semestrami. Do logu trafia informacja "Nie można wyznaczyć numeru semestru na programie". Strona 19

20 <danedotyczacestudiow> <studia> <instytucjakod>uw/ </instytucjakod> <kierunekid>6022</kierunekid> <formastudiow>stacjonarne</formastudiow> <datazarejestrowania> </datazarejestrowania> <datawyrejestrowania> </datawyrejestrowania> </studia> </danedotyczacestudiow> 7.4 Wznowienie na obronę dyplomu przypadki nietypowe W tej części są wskazane przypadki nietypowe, które mogą wymagać specjalnej uwagi przy zapisie danych w USOS lub zmiany sposobu raportowania do POL-onu. Studentka rozpoczęła studia , skreślona , wznowiona na obronę , obroniła się Kierunek pusty. Koniec etapu w Zdobyła 100 ECTS za przedmioty i 20 za pracę dyplomową. W semestrach 2012Z, 2012L, 2013Z jest generowany błąd "Brak numeru kierunku dla programu z datą przyjęcia po " i jest pomijana przy eksporcie. Studentka została skreślona i ponownie przyjęta Data przyjęcia mieści się w pierwszym semestrze, czyli zimowym roku akademickiego 2013/2014. Jeśli w tym semestrze studentka nie ma wpisanego żadnego etapu, to zostanie wygenerowany błąd "Nie można wyznaczyć numeru semestru na programie". Data wyrejestrowania może pójść bez numeru semestru, data zarejestrowania nie może. Student w roku 2012 miał zrobić dyplom, ale nie złożył pracy i w dniu został skreślony. Zostaje wznowiony na obronę w dniu 15 stycznia 2014, robi dyplom w dniu 28 stycznia Za dyplom dostaje dodatkowo 20 punktów ECTS. Te punkty powinno się przekazać do POL-onu. W pliku XML blok z punktami ECTS jest wewnątrz bloku semestry. Jeśli w semestrze 2013Z student nie zostanie wpisany na ostatni etap studiów (w USOS będzie brakowało etapu), to do pliku wygeneruje się tylko data wznowienia i data zrobienia dyplomu, ale bez bloku semestry, bo nie można wyliczyć numeru semestru w 2013Z. A wtedy POL-on nie dowie się o tych 20 ECTS-ach. Możliwe są dwa rozwiązania: 1. Wymaga się wpisania studenta na ostatni etap podczas wznowienia. To chyba ma sens, skoro student ma mieć w tym czasie od wznowienia do zrobienia dyplomu uprawnienia studenta. Wtedy do POL-onu wygeneruje się poprawnie rekord z punktami ECTS. Regulaminy studiów niektórych uczelni mogą dopuszczać wznowienie na dzień egzaminu bez konieczności wpisywania etapu. Wpisanie etapu po rocznej przerwie może zaburzyć niektóre sprawozdania i raporty. 2. Dla osoby, która zrobiła dyplom zawsze generujemy blok z ostatnim etapem, nawet gdy go w bazie nie ma, żeby mieć pewność, że pójdą wszystkie punkty ECTS. To jest wygodniejsze dla dziekanatów, ale ryzykowne, bo przekazujemy do POL-onu coś czego nie mamy w bazie. Strona 20

21 8 Bibliografia [1] Janina Mincer-Daszkiewicz, Przekazywanie danych z USOS do systemu POL-on. [2] Janina Mincer-Daszkiewicz, Uprawnienia do studiów bezpłatnych, punkty ECTS, oświadczenia studentów i naliczanie opłat w kontekście raportowania do systemu POL-on. Strona 21