Jaka jest dojrzałość modelowania biznesowego?

Technologia 2016-01-10 Wprowadzenie (część 2) Dlaczego warto modelować biznesowo? Każdy model jest błędny. Niektóre modele są użyteczne. George E. P. Box Jaka jest dojrzałość modelowania biznesowego? Nowa Stara Rozwiązania IT i dziedzina problemu Stara dziedzina (proces przed reorganizacją) Nowa technologia Stara dziedzina Stara technologia Implementacja systemu płac w formie systemu wsadowego w Cobolu Stara BPR, BPI, BPA Nowa dziedzina Nowa technologia Nowa dziedzina Stara technologia Arkusz Excela Pliki jako baza danych Nowa Nowa dziedzina = przeprojektowany proces Dziedzina problemu Nowe rozwiązania ICT pojawiają się o wiele częściej niż kiedyś Rozwój modelowania biznesowego Geoffrey Moore Crossing the Chasm 14-20 lat 2014 Maruderzy w pełni adoptują Javę 1

Jakie są cele modelowania biznesowego? Projektowanie systemu informatycznego Modelowanie Biznesowe a RUP dostrajanie biznesu z IT Przed rokiem 2000 rozwój aplikacji, udostępnianie systemów poprzez Web, działania Y2K, duże inwestycje w IT Inwestycje IT wzrost produktywności i konkurencyjności Po roku 2000 kurczące się budżety IT, konieczność uzasadniania inwestycji w IT Inwestycje rozwój firmy, przejęcia, dywidendy Odwzorowanie dostrajanie biznesu z IT Organizacja Specyfikacja biznesowa Model systemu Specyfikacja systemowa Odwzorowanie Model systemu informatycznego Luka semantyczna 2

dostrajanie biznesu z IT Integracja z systemem informatycznym Organizacja Odwzorowanie Luka semantyczna Odwzorowanie Specyfikacja biznesowa Model systemu ć ś ą ż ć Model systemu informatycznego Specyfikacja systemowa Wsparcie dla integracji ISZ Łatwa integracja i wymiana informacji Łatwa aktualizacja i modyfikacja zgodnie ze zmianami zachodzącymi w modelu biznesowym Redukcja kosztów zmian w ISZ oraz ulepszania procesów biznesowych Logika biznesowa może być wykorzystana w wielu systemach. Obiekty modelu biznesowego są łatwo odwzorowywane na obiekty ISZ Odwzorowanie Organizacja Specyfikacja biznesowa Model systemu Specyfikacja systemowa Integracja z systemem informatycznym System A System B System C Ponowne wykorzystanie oprogramowania Ten sam model biznesowy może być wykorzystany w projekcie kilku systemów Bez wspólnego modelu możliwa jest redundancja i różna interpretacja Jednorazowa implementacja obiektów wykorzystywanych w różnych systemach Implementacja uniwersalnych obiektów do wykorzystania w projektach przyszłych systemów Transformacja biznesowa 3

Transformacja biznesowa Reinżynieria procesów biznesowych Organizacje są heterogenicznymi, złożonymi, dynamicznymi nieliniowym adaptacyjnymi i ewoluującymi systemami. Działania w organizacji są wynikiem interakcji pomiędzy systemami adaptacyjnymi (ludzkimi oraz sztucznymi) oraz emergentną strukturą w odpowiedzi na nieliniowe procesy i interakcje pomiędzy setkami czynników. [Carley K. M.,ComputationalOrganization Theory] Duże ZAKRES ZMIAN Fundamentalne przeprojektowanie procesów w organizacji Business Process Reengineering (BPR) Ryzyko Małe Automatyzacja Reengineering Ulepszanie Stopniowe zmiany kluczowych procesów w określonej kolejności Automatyzacja istniejących procesów REENGINEERING to fundamentalne przemyślenie i radykalne przeprojektowanie procesów w firmie, prowadzące do dramatycznej (przełomowej) poprawy wg krytycznych, współczesnych miar osiąganych wyników tj. koszty, jakość, serwis i szybkość. [Champy J., Hammer M. Reengineering w przedsiębiorstwie ] Mały Zwrot Duży KIEDY JEST POTRZEBNY BPR 1. Firmy mające wyraźne kłopoty Dużo wyższe koszty, bardzo niski poziom jakości serwisu, procent wadliwych produktów jest 2-3 razy wyższy niż u konkurencji. Potrzebna jest poprawa działania o duży rząd wielkości. 2. Firmy nie borykające się z trudnościami ale nimi zagrożone nowi konkurenci, zmieniające się cechy klientów, zmieniające się warunki ekonomiczne. 3. Firmy będące na szczycie nie mają kłopotów i nie przewidują ich w przyszłości ale ich zarządy są ambitne i agresywne (Hallmark, Wall-Mart). Transformacja biznesowa Powszechne transformacje biznesowe Przejęcia, alianse, outsourcing, offshoring, zespoły zadaniowe Zmiany w procesach biznesowych oraz strategii Zmiany sposobów raportowania oraz zakresów odpowiedzialności 1-2 razy w roku Transformacja biznesowa jest bardzo trudna do zarządzania (czynnik ludzki) 4

Transformacja biznesowa Reinżynieria, ulepszanie procesów Organizacja Reinżynieria, ulepszanie procesów Transformacja biznesowa Model biznesowy jest użytecznym narzędziem transformacji Możliwość zobaczenia całego procesu Możliwość zrozumienia nowego procesu Model biznesowy pozwala zaimplementować transformację przejść od sytuacji obecnej do sytuacji po zmianie staje się coraz bardziej popularne ponieważ transformacja jest coraz bardziej powszechna Wariant 1 Wariant 2... Wariant n Ulepszanie procesów biznesowych PROCEDURA ULEPSZANIA PROCESÓW [T. Davenport] 1. Identyfikacja procesów do innowacji. Procesy dodające wartości i/lub mające największy wpływ na zwiększenie efektywności działalności gospodarczej. 2. Identyfikacja dźwigni zmiany. Dźwignie zmiany pomagają wdrożyć zmiany np. innowacyjne rozwiązania IT oraz kultura i struktura organizacyjna. 3. Opracowanie wizji procesu. Określenie istotności zmian oraz uzasadnienie powodów ich wdrażania oraz potencjalne korzyści związane z ich wdrożeniem. 4. Zrozumienie istniejących procesów. Inżynieria istniejących procesów oraz ich analiza i pomiar parametrów biorąc pod uwagę wdrażane zmiany. 5. Projektowanie i prototypowanie. Przełożenie wizji na procesy. Symulacja i modelowanie nowych procesów. Implementacja procesów po reinżynierii. Zarządzanie zmianą Zarządzanie zmianą Transformacja (pod kontrolą) zmiana w strukturze, procesach, relacjach z partnerami Zmiana (poza kontrolą) wykupiony przez konkurencję dostawca, nowa technologia wypierająca produkt, zmiana regulacji prawnych Zmiana jest rzadko dobrze zarządzana Ludzie próbują reagować najlepiej jak potrafią w dostępnym czasie i budżecie 5

Narzędzie zarządzania zmianą Pozwala zrozumieć motywacje i powody zmian Pozwala zobaczyć zmiany wynikające ze zmian Jest naturalnym narzędziem zarządzania zmianą Wspiera techniki analityczne Pomaga lepiej koordynować działania przystosowawcze Zarządzanie złożonością Zarządzanie złożonością Firmy są coraz bardziej złożone (więcej procesów, produktów, usług, danych, partnerów biznesowych) Firmy potrzebują ekspertów dziedzinowych aby w pełni zrozumieć swoje funkcjonowanie Decyzje są trudniejsze ponieważ musimy wziąć więcej pod uwagę Złożoność dynamiczna liczba komponentów w systemie lub liczna kombinacji, które należy wziąć pod uwagę aby podjąć decyzję Zarządzanie złożonością Model biznesowy - uproszczenie rzeczywistości Model biznesowy skupia się na wybranym aspekcie i pozwala zignorować inne Model biznesowy - różne perspektywy opisu i analizy Model biznesowy pokazuje relacje pomiędzy komponentami (pracownikami, organizacjami) oraz interakcje pomiędzy nimi Model biznesowy pokazuje relacje typu przyczynaskutek pomiędzy strategią i wpływem otoczenia Projektowanie nowych procesów Projektowanie nowych procesów Projektowanie nowych procesów w celu sprawdzenia jak wpasowują się w obecny model firmy Model pozwala określić, czy obecna organizacja, zasoby oraz systemy IT mogą być wykorzystane w lub zaadoptowane do nowego procesu Model może być wykorzystany przy benchmarkingu procesów konkurencji w celach pomiarowych Model może być wykorzystany przy testowaniu wykonalności wizji lub nowych pomysłów Model może być wykorzystany przy analizie mocnych i słabych stron i tego jak słabości zamienić na sposobności 6

Zarządzanie złożonością Outsourcing Procesy, które nie są częścią rdzenia działalności są kandydatami do outsourcin gu może być wykorzystane przy modelowaniu procesów, do outsourcing u Model określa jak proces powinien być realizowany i zintegrowany z pozostałymi procesami Model biznesowy działa jak mapa integrująca procesy i pokazująca kto je realizuje Jakie są korzyści z modelowania biznesowego? Korzyść #1 Sprawniejsza komunikacja Komunikacja Większość działań biznesowych jest związana z komunikacją Duża część komunikacji jest złożona Tradycyjna komunikacja słowa, rysunki odręczne, prezentacje Problemy przy tradycyjnej komunikacji: niejednoznaczna interpretacja, mała precyzja, różne potrzeby: zrozumienie klientów, celów i strategii, działań operacyjnych, rozmieszczenie punktów sprzedaży, Komunikacja Modele biznesowe mają charakter komplementarny wobec tradycyjnych form Modele biznesowe wspierają przekaz różnych informacji do różnych odbiorców Modele biznesowe są efektywne w komunikacji ze względu na swój wizualny charakter Model biznesowy zwiększa precyzję i ujednolica interpretację notacja Model biznesowy przekazuje informację o zakresie oraz zmianach i ich wpływie 7

Korzyść #2 Efektywniejsze szkolenia Szkolenia i rozwój Uczymy się z własnego doświadczenia metodą prób i błędów i/lub z doświadczeń innych ludzi Model biznesowy pozwala na uczenie się z doświadczeń innych Model biznesowy jest tworzony na podstawie wiedzy eksperta Model biznesowy jest użyteczny w szkoleniach Model biznesowy przekazuje wiedzę typu how-to Korzyść #3 Sprawniejsza perswazja Perswazja i sprzedaż W biznesie perswazja jest wszechobecna sprzedaż produktu przedstawienie zarządowi nowej inicjatywy przekonanie pracowników do zmian Perswazja to komunikacja na usługach celu, przekonywanie do działań korzystnych dla nas Używanie modelu biznesowego w perswazji zwiększa wiarygodność Model biznesowy pomaga demonstrować zrozumienie rozwiązania, jakość analizy Model biznesowy pozwala zarchiwizować żądania Korzyść #4 Sprawniejsza analiza Analiza Wgląd to potęga: wgląd w problemy klienta konkurencyjność, wgląd w wykorzystanie zasobów zwiększenie efektywności, wgląd w potrzeby klienta zwiększenie zadowolenia Analiza modeli biznesowych pozwala uzyskać lepszy wgląd. Analiza modeli biznesowych pomaga podjąć lepszą decyzję. Model biznesowy może opisywać alternatywne scenariusze, najlepszy scenariusz może być porównany z aktualnym a następnie podjęta decyzja które czynności zmienić, jakie nowe wprowadzić, które powinny być zautomatyzowane 8

Korzyść #5 Zarządzanie zgodnością Zarządzanie zgodnością Każda firma musi działać zgodnie z prawem, regulacjami rządowymi, warunkami umów etc. Brak zgodności może prowadzić do problemów z prawem Firmy muszą zarządzać zgodnością, ocenić ile do zgodności brakuje, zaprojektować procesy zapewniające zgodność, przeszkolić pracowników pomaga zarządzać zgodnością Modelowanie nowych procesów Ocena rozbieżności wpływających na zgodność Wykorzystanie w szkoleniu Korzyść #6 Zarządzanie wymaganiami Zarządzanie wymaganiami pomaga uchwycić szczegóły wymagań w sposób, który jest zrozumiały dla biznesu i informatyków Modele biznesowe pozwalają wyprowadzić funkcjonalność systemu z celów biznesowych Modele biznesowe pokazują jak system będzie wspierał potrzeby użytkowników Końcowi użytkownicy preferują modele biznesowe i wolą je od dokumentu specyfikacji wymagań Korzyść #7 Automatyzacja Modele biznesowe wykonywalne Model biznesowy może być wykorzystany przez ludzi lub przez oprogramowanie Model biznesowy może być uruchomiony z wykorzystaniem odpowiedniego silnika programowego Jeżeli model biznesowy jest uruchamiany w silniku programowym wówczas mówimy o modelu wykonywalnym Proces może być dowolnie zmieniany bez konieczności zmian w oprogramowaniu silnika 9

Korzyść #8 Zarządzanie wiedzą Zarządzanie wiedzą Wychwycenie i zarchiwizowanie wiedzy do wspólnego wykorzystania Przekształcenie dokumentów w źródło wartości dodanej dla wszystkich pracowników w firmie Dokumenty z wiedzą i know-how stają się zasobem organizacyjnym Modele biznesowe pozwalają dokumentować wiedzę cichą, która nie jest udokumentowana pozwala lepiej zarządzać wiedzą 10