Załącznik do zarządzenia nr 47 z dnia 15 czerwca 2010 r. Rektora UŚ Zarządzenie nr 110/2009 z dnia 10 listopada 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu DIAPREZAMUS - pakiet diagnostyczno - metodyczny wspierający proces orientacji zawodowej dzieci i młodzieży w ramach Umowy nr UDA-POKL.03.04.03-00-057/08-00. Tekst jednolity Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2009 roku, Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z załącznikiem nr 8 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, wprowadzonych zarządzeniem nr 119 z dnia 30 listopada 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 119 z dnia 30 listopada 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU DIAPREZAMUS - PAKIET DIAGNOSTYCZNO - METODYCZNY WSPIERAJĄCY PROCES ORIENTACJI ZAWODOWEJ DZIECI I MŁODZIEŻY 2 1. Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych. 1) Dla obsługi Projektu DIAPREZAMUS - pakiet diagnostyczno - metodyczny wspierający proces orientacji zawodowej dzieci i młodzieży, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem wyodrębniono nieoprocentowany i bezprowizyjny rachunek bankowy 4
Diaprezamus prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice nr 16 1050 1214 1000 0023 4198 7317 2) Dodatkowo dla obsługi finansowej Projektu realizowanego ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego w sytuacji braku środków z transzy rozwojowej został wyodrębniony pomocniczy, nieoprocentowany i bezprowizyjny rachunek bankowy zasilenia prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice nr 62 1050 1214 1000 0023 4198 5907 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. 1) W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem zintegrowanego systemu SAP od dnia 01.01.2010 r. został wyodrębniony obiekt kontrolingowy Projekt DIAPREZAMUS - pakiet diagnostyczno - metodyczny wspierający proces orientacji zawodowej dzieci i młodzieży SF-0609-004 ze źródłem finansowania ZFIN00000250 (fundusze strukturalne). 2) Dla Projektu SF-0609-004 została utworzona szczegółowa analityka dla poszczególnych zadań oraz kosztów bezpośrednich i pośrednich - elementy PSP: - 70104052 - przychody na realizację Projektu SF-0609-004, ZFIN00000250, - 20210000 - do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach dostawców materiałów i usług, - 20800000 - do ewidencji rozrachunków zakupów inwestycyjnych, - 23402000 - do ewidencji rozliczeń z pracownikami na analitycznych kontach pracowników, - 24907000 - do ewidencji wypłacanych stypendiów w ramach Projektu, - 13905000 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach Projektu, - 844123000, SF-0609-004 ZFIN00000250 - do ewidencji wpływu środków finansowych. 5
3. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu uznaje się, że wszystkie wyszczególnione w harmonogramie wydatki są kosztami kwalifikowanymi. 2) Kwalifikowanie kosztów w Projekcie następuje metodą kasową. 3) W ramach Projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków na zasadzie crossfinancingu, przy czym zakupiony w ramach cross- financingu sprzęt to środki trwałe, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Przyjęto zasadę, że zakupy w ramach cross- financingu o wartości poniżej 3.500,00 zł amortyzowane są jednorazowo i stanowią koszt Projektu. Natomiast zakupy powyżej 3.500,00 zł stanowią wydatek Projektu, jednakże amortyzacja miesięczna będzie kosztem jednostki organizacyjnej, do której dany zakup został przypisany zgodnie z protokołem odbioru. 4) W celach ewidencyjnych zakupione środki trwałe powyżej 3.500,00 zł ujmowane są na elementach PSP z klasą obiektu INWST ( inwestycje). 5) Aktywa trwałe nabyte w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 6) W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać zgodnie z polityką rachunkowości w Uniwersytecie Śląskim. Wyjątek stanowią zagraniczne wyjazdy służbowe, na które została wypłacona zaliczka. Do wyceny tych kosztów podróży służbowej przyjmowany jest kurs sprzedaży banku (z usług którego jednostka korzysta), po którym zakupiono walutę i wypłacono zaliczkę. 7) Na potrzeby rozliczeń wydatków w walutach obcych, we wnioskach o płatność przyjmuje się zasady określone w dokumentach programowych POKL. 6
4. Zasada podziału kosztów pośrednich w Projekcie. 1) Koszty pośrednie w Projekcie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków i zostały określone kwotowo dla dopuszczalnych kategorii kosztów pośrednich w budżecie Projektu i wynoszą 283.100,00 zł za cały okres trwania Projektu. 2) Wydatkowanie kwot w ramach kosztów pośrednich musi być udokumentowane dowodami księgowymi rozliczanymi analogicznie jak wydatki bezpośrednie. 5. Zasada ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji Projektu. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w Projekcie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do ich osiągnięcia przyczynił się Projekt. 6. Zasada postępowania z VAT. W programach operacyjnych istnieje obowiązek złożenia Oświadczenia o kwalifikowalności VAT. Uniwersytet Śląski w tym oświadczeniu zadeklarował, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na fakt, iż zakupy w ramach których podatek VAT został poniesiony nie służą czynnościom opodatkowanym. Podatek VAT w tym Projekcie jest wydatkiem kwalifikowanym. 7. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec instytucji nadzorującej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych POKL. 7
III. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 3 Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. Składniki majątku trwałego inwentaryzowane są w drodze spisu z natury w terminach obowiązujących w Uniwersytecie Śląskim. IV. OPIS DOKUMENTÓW 4 1. Dla projektu stosuje się numerację dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Śląskim podziałem dowodów księgowych na poszczególne rodzaje (zakup materiałów, zakup usług, zakup książek, zakup środków trwałych itp.).w systemie SAP numeracja dowodów księgowych dotyczących projektów jest wyodrębniona dla większości rodzajów dokumentów. 2. Otrzymane dokumenty księgowe opisywane i zatwierdzane są zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych POKL. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 3. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: - numer umowy o dofinansowanie Projektu, - informację, że Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu lub adnotacją, że dokument dotyczy kosztów pośrednich, - kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. 8
Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku, gdy dokument objęty jest ustawą Prawo zamówień publicznych - powinno być odniesienie do ustawy. 4. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. V. ARCHIWIZACJA 5 1. Dokumenty księgowe archiwizuje się w segregatorach oznaczonych numerem Projektu oraz datą określającą końcową datę archiwizowania. Dokumenty winny być przechowywane do dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie instytucji pośredniczącej. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodne z Umową. 2. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu przechowywana jest w Biurze Wszechnicy Śląskiej Uniwersyteckiego Towarzystwa Naukowego do dnia 31 grudnia 2020 roku. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Międzynarodowych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 4. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 9
5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7. Po upływie okresów, o których mowa powyżej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 6. VI. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 6 1. Wpływ środków finansowych na rachunek bankowy Projektu: Wn 13905000 Ma 84123000, SF-0609-004, ZFIN00000250. 2. Zakupy materiałów i usług: Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, el. PSP z SF-0609-004 z klasą obiektu KOSZP, ZFIN00000250, Ma 20210000 - numer kontrahenta. 3. Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: a) sprzęt zakupiony w ramach cross-financingu o wartości od 350,00 zł do 3.500,00 zł: Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju, el. PSP z SF-0609-004 z klasą obiektu INWST, ZFIN00000250. 10
Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma 20800000 rozrachunki związane z zakupami inwestycyjnymi, b) środki trwałe o wartości powyżej 3.500,00 zł: Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju, el. PSP z SF-0609-004 z klasą obiektu INWST, ZFIN00000250. Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma 20800000 rozrachunki związane z zakupami inwestycyjnymi. 4. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych: Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, el. PSP z SF-0609-004 z klasą obiektu KOSZP, ZFIN00000250 - wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy, 231* - wynagrodzenie brutto pracownika, Ma 220* - ZUS pracodawcy, Wn 231* - potrącenia ZUS, PDOF pracownika, Ma 220* - potrącenia ZUS, PDOF pracownika. 5. Zapłaty za zakupione materiały, usługi, cross- financing: Wn 20210000 wg analityki poszczególnych kontrahentów Ma 13905000 rachunek bankowy. 6. Wypłaty wynagrodzeń i bezosobowego funduszu płac: Wn 231 - przelew wartości netto wynagrodzenia Ma 13905000 rachunek bankowy. 11
7. Przelew składek ZUS i PDOF: Wn 220* potrącenia PDOF Wn 231* składki ZUS Ma 13905000 rachunek bankowy. 8. Miesięczne rozliczenie kosztów Projektu: Wn 84123000, el. PSP z SF-0609-004, ZFIN00000250, Ma 70104052, el. PSP z SF-0609-004, ZFIN00000250. 7 Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. 8 Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 9 września 2009 r. 12