Samochód i telefon Zakaz dla pracownika dyskryminacji w 15 zatrudnieniu przykładów przydatna strategia, rozliczeń z ZUS orzecznictwo sądów pracy 1
Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWE EBOOKI ZA DARMO DLA CIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Odpowiedzi których nie znajdziesz u innych! Sięgnij po magazyn i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać: poznasz rozwiązania każdej, nawet niestandardowej sytuacji dotyczącej rozliczania ubezpieczeń społecznych, nie zapomnisz o żadnym obowiązku, który musisz wypełnić w danym miesiącu, sprawdzisz, jakie nowości w prawie mają największy wpływ na rozliczenia ubezpieczeń społecznych w danym miesiącu, zaoszczędzisz dużo cennego czasu. ZAMÓW PRENUMERATĘ ROCZNĄ Z TABLETEM 22 Zadaj pytanie:klienta: 22 us@wip.pl Zadzwoń już kwiecień dziś do2015 Centrum Obsługi 518 29 29 Jeśli: zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi, chcesz wiedzieć o zmianach w przepisach i skutkach tych zmian w praktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki! luty 2016 33 Skorzystaj z archiwum www.ubezpieczeniaspoleczne.wip.pl
Samochód i telefon dla pracownika 15 przykładów rozliczeń z ZUS Jak obliczyć wartość pieniężną świadczenia polegającego na udostępnieniu pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych 6 Na jakiej podstawie i kiedy można zmniejszyć pełną miesięczną kwotę ryczałtu przyjmowanego do podstawy wymiaru składek z tytułu prywatnego użytkowania samochodu służbowego 8 Czy częściowa odpłatność pracownika za jazdy prywatne zwalnia z oskładkowania 11 Czy w ryczałcie miesięcznym uwzględnione są koszty paliwa zużytego do jazd prywatnych 15 Kiedy użytkowanie przez pracownika służbowego telefonu komórkowego ma wpływ na podstawę wymiaru składek 19 O czym należy pamiętać, ustalając pracownikowi ekwiwalent pieniężny za używanie przez niego w celach służbowych telefonu prywatnego 20 Dlaczego warto zakazać pracownikom użytkowania w celach prywatnych przekazanego im komputera służbowego 21 Bogdan Majkowski specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych Pracownicy otrzymują od pracodawców samochód służbowy, telefon komórkowy czy też laptopy z zastrzeżeniem, że mogą je wykorzystywać także do celów prywatnych. Z jednej strony ma to ułatwić wykonywanie pracy, z drugiej zaś jest formą dodatkowego świadczenia dla pracownika, które wpływa na podstawę wymiaru składek. Warto więc poznać zasady oskładkowania tego rodzaju świadczeń przed ich przekazaniem pracownikowi. Samochód służbowy Podstawa wymiaru składek pracowniczych W przypadku pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków, zarówno z ubezpieczenia chorobowego, jak i ubezpieczenia wypadkowego. Do podstawy składek nie wchodzą również przychody wymienione w rozporządzeniu składkowym. Pojęcie przychodu ze stosunku pracy wyjaśnia z kolei art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią za przychody takie uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania. W szczególności ustawa wymienia tu: wynagrodzenia zasadnicze oraz za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych świadczeń nieodpłatnych albo częściowo odpłatnych. Podobnie ustalana jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne, przy czym w tym przypadku nie wyłącza się wynagrodzeń chorobowych o czym zdarza się, że pracodawcy zapominają. Sama podstawa jest zmniejszana o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowych ze środków ubezpieczonego, w tym przypadku pracownika. 4 5
Wyjazdy służbowe bez obciążeń Przekazanie pracownikowi samochodu służbowego z zastrzeżeniem, że może on służyć tylko do wyjazdów służbowych, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, a więc nie rodzi żadnych dodatkowych obowiązków w zakresie naliczania składek. Przekazanie samochodu do użytkowania ma bowiem ułatwić pracownikowi wykonywanie zadań służbowych i nie służy przysparzaniu jakichś dodatkowych korzyści z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Odpowiedni zapis powinien jednak znaleźć się w dokumentach regulujących zasady użytkowania samochodów służbowych w danej firmie, np. w regulaminie użytkowania pojazdów służbowych albo w umowie potwierdzającej przekazanie samochodu pracownikowi. Konieczność naliczenia składek może się pojawić, jeżeli pracownik ma pozwolenie na parkowanie samochodu służbowego w miejscu swojego zamieszkania. 1. SAMOCHÓD SŁUŻBOWY TYLKO DO CELÓW SŁUŻBOWYCH Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku serwisanta przekazany został samochód będący własnością pracodawcy. W umowie użytkowania samochodu służbowego jest punkt mówiący o tym, że: Przekazany samochód może być wykorzystywany tylko i wyłącznie przy realizacji obowiązków służbowych. Pracownik nie ma prawa wykorzystywać wspomnianego samochodu do celów prywatnych. W przedstawionej sytuacji fakt otrzymania przez pracownika samochodu służbowego nie będzie wywoływał żadnych dodatkowych obciążeń składkowych. Przy jazdach prywatnych składki od ryczałtu Przekazując pracownikowi samochód służbowy, pracodawca może też wyrazić zgodę na jego nieodpłatne używanie w celach prywatnych. Pozwolenie takie najczęściej obejmuje kadrę kierowniczą oraz pracowników mobilnych, jak np. przedstawicieli handlowych. W takiej sytuacji po stronie pracownika powstaje korzyść materialna, którą należy oskładkować, ponieważ mieści się ona w pojęciu przychodu ze stosunku pracy oraz nie jest wymieniona w wyłączeniach zawartych w rozporządzeniu składkowym. Sposób ustalania wartości świadczeń w naturze do celów składkowych określają przepisy rozporządzenia składkowego. Tu jednak zgodnie z wyjaśnieniami ZUS odpowiednie zastosowanie będzie miał art. 12 ust. 2a ustawy podatkowej, zgodnie z którym wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości: 250 zł miesięcznie jeżeli użytkowany samochód ma silnik o pojemności do 1600 cm 3, 400 zł miesięcznie jeżeli samochód dysponuje silnikiem o pojemności powyżej 1600 cm 3. Wspomniane stawki są niezależne od liczby kilometrów przejechanych w celach prywatnych w danym miesiącu przez pracownika, jak również od rodzaju samochodu. 2. SAMOCHÓD SŁUŻBOWY RÓWNIEŻ DO CELÓW PRYWATNYCH Dwóch pracowników ma możliwość wykorzystywania samochodu służbowego także do celów prywatnych, przy czym jeden z nich dysponuje samochodem osobowym o pojemności silnika 1700 cm 3, drugi zaś samochodem dostawczym o pojemności silnika 3500 cm 3. Z prowadzonej w firmie dokumentacji wynika, że w marcu pierwsza z tych osób przejechała prywatnie 350 km, a druga 700 km. W obu przypadkach do podstawy wymiaru składek powinna być przyjęta kwota 400 zł. Ryczałt, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy podatkowej, określony jest stawką miesięczną. Jeżeli więc pracownik miał możliwość wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez cały miesiąc kalendarzowy, to obowiązujący go ryczałt powinien być dodany do innych przychodów wypłaconych w tym miesiącu i oskładkowany na ogólnych zasadach. 3. OBLICZANIE PODSTAWY DO OSKŁADKOWANIA Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem użytkowania samochodów służbowych pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowników działów mają prawo korzystać z przekazanych im samochodów, będących własnością pracodawcy, również do celów prywatnych. Samochody dysponują silnikami o jednakowej pojemności wynoszącej 2000 cm 3. Wynagrodzenie jednego z kierowników w marcu wyniosło 4.567,80 zł i w pełni podlegało 6 7
oskładkowaniu. Oprócz tego pracownik otrzymał premię kwartalną w wysokości 1.567,89 zł. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tej osoby powinna więc wynieść: 4.567,80 zł (wynagrodzenie) + 1.567,89 zł (premia kwartalna) + 400 zł (ryczałt z tytułu możliwości korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych) = 6.535,69 zł. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne należy liczyć od kwoty: 6.535,69 zł 896,04 zł (tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika) = 5.639,65 zł. Użytkowanie samochodu przez niepełny miesiąc Przedstawione kwoty ryczałtu (250 zł albo 400 zł) dotyczą sytuacji, gdy pracownik ma możliwość korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych przez cały miesiąc kalendarzowy. Jeżeli natomiast prawo do korzystania z powierzonego samochodu do celów prywatnych obejmuje tylko część miesiąca, to wartość świadczenia (do celów składkowych i podatkowych) ustala się w wysokości 1/30 pełnego ryczałtu za każdy dzień, w którym pracownik mógł korzystać z samochodu do celów prywatnych (art. 12 ust. 2b ustawy podatkowej). Co ważne, stawka ta jest stosowana bez względu na liczbę dni faktycznie przypadających w danym miesiącu. Pełen ryczałt dzieli się więc przez 30 dni, zarówno w lutym, który ma 28 lub 29 dni, jak i w lipcu, w którym zawsze przypada 31 dni. 4. PODSTAWA WYMIARU W PRZYPADKU KORZYSTANIA Z SAMOCHODU TYLKO PRZEZ CZĘŚĆ MIESIĄCA Z umowy używania samochodu służbowego wynika, że pracownik ma prawo nieodpłatnie wykorzystywać pojazd także do celów prywatnych poza okresem urlopu wypoczynkowego oraz okresami niezdolności do pracy z powodu choroby. W dniach od 7 do 23 marca pracownik dysponujący samochodem służbowym o pojemności silnika 1800 cm 3 przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby. Do podstawy wymiaru składek z tytułu umożliwienia korzystania z samochodu pracodawcy do celów prywatnych powinna być przyjęta kwota: 400 zł : 30 14 dni (liczba dni, w których pracownik mógł korzystać z samochodu do celów prywatnych) = 186,67 zł. Wskazane odpowiednie zapisy w przepisach zakładowych lub oświadczenie Ze względu na to, że użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych tylko przez część miesiąca kalendarzowego zmniejsza kwotę omawianego ryczałtu a tym samym zmniejsza obciążenia zarówno składkowe, jak i podatkowe pracodawca powinien dysponować dokumentem potwierdzającym wystąpienie takiej sytuacji. Najprostszym rozwiązaniem będzie zamieszczenie odpowiednich zapisów w dokumentach regulujących w firmie zasady użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych, a więc np. w regulaminie użytkowania samochodów służbowych albo w umowie powierzenia takiego samochodu pracownikowi. Przez taki zapis pracodawca może wyłączyć możliwość wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych przykładowo w dni wolne od pracy czy też w czasie urlopu wypoczynkowego albo innej nieobecności w pracy. Dopiero odpowiedni zapis w stosownym dokumencie daje pracodawcy podstawę do obniżenia pełnej kwoty ryczałtu na zasadach przedstawionych wyżej, a tym samym ujęcia w podstawie wymiaru składek kwoty odpowiednio pomniejszonej. 5. BRAK ZAPISÓW W REGULAMINACH W regulaminie używania samochodów służbowych znajduje się ogólny zapis, iż pracownicy dysponującymi takimi pojazdami mogą je nieodpłatnie wykorzystywać także do celów prywatnych. Regulamin nie wprowadza żadnych ograniczeń w tym zakresie. Pracownicy nie prowadzą też ewidencji przebiegu pojazdu. Pracownik dysponujący samochodem o pojemności silnika 2000 cm 3 przebywał na zwolnieniu lekarskim w dniach od 14 do 25 marca 2016 r. Mimo to pracodawca powinien przyjąć do podstawy wymiaru składek pełną kwotę miesięcznego ryczałtu, tj. 400 zł. Kwota ta mogłaby być zmniejszona, gdyby we wspomnianym regulaminie albo w innych przepisach zakładowych znajdował się zapis, że pracownik nie może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych w czasie pobytu na zwolnieniu lekarskim albo ogólnie w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Podstawą do obniżenia omawianego ryczałtu może też być stosowane w niektórych firmach pisemne oświadczenie pracownika o tym, przez ile dni w danym miesiącu kalendarzowym wykorzystywał samochód 8 9
służbowy do celów prywatnych. Najczęściej jest ono stosowane w sytuacji, gdy pracownik prowadzi jednocześnie ewidencję przebiegu pojazdu, chociażby do celów podatkowych. WZÓR Oświadczenie pracownika dysponującego samochodem służbowym do celów prywatnych Tadeusz Nowak Koszalin, 29 marca 2016 r. Przedstawiciel Handlowy wm. Oświadczenie Zgodnie z 4 umowy o używanie samochodu służbowego marki Skoda Superb o numerze rejestracyjnym ZKA 123H dysponującego silnikiem o pojemności 1800 cm 3, zawartej w dniu 1 października 2015 r., niniejszym oświadczam, że w marcu br. wspomniany samochód wykorzystywałem do celów prywatnych przez 16 dni. Tadeusz Nowak Potwierdzam zgodność powyższego oświadczenia z ewidencją przebiegu samochodu prowadzoną przez pracownika, która została w dniu dzisiejszym przedłożona w dziale ds. transportu. Ewa Dąbrowska Samodzielny Referent Wyliczenie wartości świadczenia, która powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne: 400 zł : 30 16 dni = 213,33 zł. Daria Szczygielska Młodsza Księgowa Obowiązek jego złożenia powinien być zapisany w dokumentach wewnętrznych regulujących zasady korzystania z samochodów służbowych. Wskazane jest również, aby zamieścić tam informację o terminie wyznaczonym na złożenie oświadczenia oraz o tym, że w przypadku jego niezłożenia przez pracownika do podstawy podatku oraz składek zostanie przyjęta pełna kwota miesięcznego ryczałtu wynikająca z ustawy podatkowej. Wzór oświadczenia każdy pracodawca powinien opracować we własnym zakresie, ponieważ nie ma tu powszechnie obowiązujących uregulowań. Odpowiednie służby pracodawcy powinny też zagwarantować zainteresowanym pracownikom dostęp do gotowych formularzy. Dysponując oświadczeniem, pracodawca także może obniżyć kwotę przyjmowaną do podstawy wymiaru składek z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych przez danego pracownika. Częściowa odpłatność za korzystanie z samochodu służbowego zmniejsza obciążenia Przedstawione wcześniej zasady ustalania wartości świadczenia polegającego na udostępnieniu samochodu służbowego do celów prywatnych dotyczą sytuacji, gdy pracownik nie ponosi z tego tytułu żadnej odpłatności. Jeżeli natomiast korzystający z samochodu odpłatność taką ponosi, to wartość świadczenia do celów składkowych oraz podatkowych ustalana jest według zasad określonych w ust. 2c w art. 12 ustawy podatkowej. Przywołany przepis informuje, że jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica między pełnym ryczałtem miesięcznym a odpłatnością ponoszoną przez daną osobę. Identyczna zasada obowiązuje w sytuacji, jeżeli pracownik nie ma prawa do użytkowania samochodu służbowego przez cały miesiąc kalendarzowy i w związku z tym ryczałt miesięczny wynikający z art. 12 ust. 2a ustawy podatkowej jest odpowiednio zmniejszany. 6. OPŁATA ZA KORZYSTANIE Z SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO Zgodnie z regulaminem korzystania z samochodów służbowych pracownicy używający takich samochodów do celów prywatnych ponoszą z tego tytułu stałą miesięczną odpłatność w wysokości odpowiednio: 100 zł jeżeli użytkują samochód o pojemności silnika do 1600 cm 3, 150 zł jeżeli dysponują samochodem o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3. 10 11
Oznacza to, że do podstawy wymiaru składek powinna być przyjęta kwota: w pierwszym przypadku: 250 zł (pełny ryczałt miesięczny) 100 zł (ustalona odpłatność) = 150 zł, w drugim przypadku: 400 zł 150 zł = 250 zł. 7. URLOP WYPOCZYNKOWY I USTALANIE PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK Zgodnie z umową powierzenia samochodu służbowego pracownik nie ma prawa korzystania z samochodu do celów prywatnych w czasie urlopu wypoczynkowego oraz w czasie innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Może z niego korzystać w dni wolne od pracy, zarówno te wynikające z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jak i te przypadające w ogólnie obowiązujące święta. Pracownicy wykorzystujący samochód będący własnością pracodawcy do celów prywatnych ponoszą z tego tytułu comiesięczną opłatę w wysokości 100 zł, bez względu na pojemność silnika oraz liczbę dni, w których samochód był wykorzystywany w takich celach. W dniach od 7 do 18 marca 2016 r. pracownik korzystający z samochodu o pojemności silnika 2000 cm 3 przebywał na urlopie wypoczynkowym. Pracodawca, aby ustalić kwotę, którą należy przyjąć do podstawy wymiaru składek z tytułu świadczenia polegającego na możliwości korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych, powinien: obliczyć liczbę dni, przez które pracownik mógł korzystać z samochodu do celów prywatnych: 31 dni (kalendarzowych w marcu) 12 dni (pobytu na urlopie wypoczynkowym, kiedy to pracownik nie miał takiej możliwości) = 19 dni, obliczyć wartość ryczałtu wynikającą z art. 12 ustawy podatkowej: 400 zł : : 30 19 dni = 253,33 zł, odjąć od kwoty zmniejszonego ryczałtu kwotę ponoszonej przez pracownika odpłatności: 253,33 zł 100 zł = 153,33 zł. Z tytułu świadczenia polegającego na możliwości wykorzystywania samochodu służbowego do celów służbowych w marcu do podstawy składek u tego pracownika powinna być przyjęta kwota 153,33 zł. Jeżeli kwota odpłatności ponoszonej przez pracownika jest równa pełnemu ryczałtowi miesięcznemu albo go przewyższa, to po stronie pracownika nie powstaje przychód podlegający oskładkowaniu. 8. ODPŁATNOŚĆ PONOSZONA PRZEZ PRACOWNIKA W WYSOKOŚCI RYCZAŁTU Pracodawca przekazał trojgu pracownikom samochody służbowe o pojemności silnika 1800 cm 3 do użytkowania, w tym do celów prywatnych. Z tego tytułu ponoszą oni comiesięczną opłatę w wysokości 400 zł. W związku z tym, że kwota ta odpowiada ryczałtowi miesięcznemu określonemu w ustawie podatkowej, po stronie pracowników nie występuje z tego tytułu dochód podlegający oskładkowaniu. Częściowa odpłatność nie zwalnia z oskładkowania Zdarza się, że pracodawcy nie odprowadzają składek, jeżeli pracownik mający możliwość korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych ponosi z tego tytułu częściową nawet symboliczną odpłatność, powołując się przy tym na 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Przywołany przepis wyłącza z podstawy wymiaru składek korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Postępowanie takie naraża płatników na konieczność późniejszego uregulowania nieopłaconych składek, czasami z odsetkami, oraz skorygowania złożonych dokumentów rozliczeniowych. 9. BŁĄD PRACODAWCY Dnia 1 lutego 2016 r. pracodawca przekazał pracownikowi samochód służbowy o pojemności silnika 1400 cm 3. Zgodnie z zawartą umową pracownik ma prawo wykorzystywać wspomniany pojazd bez żadnych ograniczeń także do celów prywatnych, ponosząc z tego tytułu zryczałtowaną miesięczną odpłatność w wysokości 100 zł. Opierając się na 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego pracodawca nie opłaca składek od tego świadczenia. W czasie kontroli ZUS nakaże je oskładkować i uregulować zaległe składki za okres od 1 lutego 2016 r. wraz z ewentualnymi odsetkami. Pracodawca będzie też musiał skorygować dokumenty rozliczeniowe za wspomnianego pracownika złożone w okresie objętym korektą podstawy składek. 12 13
ZUS stoi na stanowisku, że 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego nie ma zastosowania w stosunku ZDANIEM ZUS do świadczeń częściowo odpłatnych polegających na umożliwieniu pracownikowi korzystania z przekazanego mu samochodu służbowego także do jazd prywatnych. Przykładem takiego stanowiska mogą być interpretacje ZUS z 16 stycznia 2015 r. (DI/100000/43/1489/2014), z 5 lutego 2015 r. (DI/100000/43/76/2015) czy też z 25 marca 2015 r. (WPI/200000/43/342/2015). W pierwszej z nich ZUS stwierdził m.in., że: czym innym jest udostępnienie przez pracodawcę po cenach niższych niż detaliczne określonych usług i towarów, które nabywa on z wyraźnym przeznaczeniem na ten cel, a czym innym udostępnienie składników własnego majątku czy też środków trwałych służących do wykonywania działalności gospodarczej, udostępnienie auta służbowego do celów prywatnych nie może być uznane za przejazdy środkami lokomocji, o których mowa w interpretowanym przepisie. Pod tym pojęciem należy bowiem rozumieć np. zorganizowaną i usystematyzowaną formę przemieszczania się, np. dowóz pracowników do pracy pojazdem należącym do pracodawcy. W czasie prowadzonej kontroli ZUS nakaże więc oskładkowanie tego rodzaju świadczeń na przedstawionych wyżej zasadach. Samochód służbowy pod domem pracownika Pracodawca przekazując pracownikowi samochód służbowy w użytkowanie, może wyznaczyć jako miejsce jego parkowania miejsce zamieszkania danej osoby. W takiej sytuacji może wystąpić konieczność naliczenia składek, mimo że zgodnie z przepisami regulującymi używanie pojazdów służbowych obowiązującymi w firmie pracownik ma prawo wykorzystywać samochód tylko do celów służbowych. Będzie tak wtedy, gdy dojazd pracownika do firmy oraz do miejsca parkowania (zamieszkania) będzie miał charakter przejazdów prywatnych, a nie będzie się odbywał w ramach realizacji zadań służbowych, w tym dbałości o powierzony samochód. Z przejazdami prywatnymi będziemy mieć do czynienia u pracowników świadczących stale pracę w siedzibie pracodawcy, chyba że ten nie jest w stanie zapewnić prawidłowego zabezpieczenia użyczonego samochodu, przerzucając ten obowiązek na pracownika. Z drugą sytuacją mamy do czynienia głównie u pracowników mobilnych, dla których miejscem pracy nie jest siedziba pracodawcy i którzy muszą być aktywni o różnych porach. ZDANIEM IZBY Jeżeli możliwość parkowania samochodu w miejscu SKARBOWEJ zamieszkania nie ma związku z charakterem pracy czy też potrzebą jego właściwego zabezpieczenia, to uznaje się, że pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, nawet jeżeli samochód powierzony został tylko do celów służbowych. Oznacza to konieczność naliczenia dodatkowych składek. Znajduje to potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych m.in. dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 grudnia 2014 r. (IBPBII/1/415-773/14/BD) czy też dyrektora Izby Skarbowej z 2 lutego 2015 r. (IBPBII/1/415-905/14/MZ). 10. SAMOCHÓD DLA SERWISANTA Pracodawca udostępnił dwóm pracownikom samochody będące jego własnością z zastrzeżeniem w umowie użyczenia, że mogą być one wykorzystywane tylko do celów służbowych. Oba pojazdy mają silniki o pojemności 2000 cm 3 i za zgodą pracodawcy parkowane są w miejscu zamieszkania tych osób. Użytkownikiem pierwszego z aut jest zastępca kierownika działu wykonujący pracę głównie w siedzibie firmy, sporadycznie jeżdżący przydzielonym samochodem do jej oddziałów znajdujących się w tym samym mieście oraz bliskich jego okolicach. Użytkownikiem drugiego samochodu jest serwisant sprzętu produkowanego przez pracodawcę, który pracę świadczy na terenie całego województwa oraz w różnych porach, w zależności od zgłoszeń awarii. W pierwszym przypadku ZUS uzna, że pracownik wykorzystuje samochód służbowy do jazd prywatnych (dojazd do pracy i z pracy) i nakaże oskładkować przyznane świadczenie. U drugiego pracownika nie wystąpi przychód ze stosunku pracy, ponieważ samochód faktycznie wykorzystywany jest tylko do celów służbowych. Koszt paliwa oddzielnym świadczeniem Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że omawiany ryczałt (250 zł albo 400 zł) nie obejmuje kosztów paliwa zakupionego ze środków 14 15
pracodawcy, a wykorzystanego w czasie prywatnych jazd pracownika. ZDANIEM IZBY Podobne stanowisko zajmują organy podatkowe, czego przykładem może być interpreta- SKARBOWEJ cja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 kwietnia 2015 r. (IBPBII/1/4511-51/15/AŻ). Z przedstawionych powyżej stanowisk wynika, że w sytuacji gdy pracodawca pokrywa koszty paliwa do samochodów służbowych przekazanych pracownikom z możliwością ich wykorzystywania do celów prywatnych, to wartość paliwa zużytego w jazdach prywatnych stanowi oddzielne świadczenie wynikające ze stosunku pracy i powinna być uwzględniona przy obliczaniu podatku oraz składek ubezpieczeniowych. Do celów składkowych przyjmuje się wówczas cenę zakupu paliwa ( 3 pkt 2 rozporządzenia składkowego). Co ważne, przepisy oraz wyjaśnienia organów podatkowych nie określają jednak sposobu, w jaki należy obliczyć wartość paliwa zużytego przez pracownika do jazd prywatnych. Wydaje się, że najprostszym sposobem jest nałożenie na pracownika obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, z której wynikać będzie liczba kilometrów przejechanych w celach prywatnych w każdym z miesięcy kalendarzowych. Pracodawca powinien pomnożyć liczbę prywatnych kilometrów przez średnie zużycie paliwa danego samochodu, które wynikać będzie chociażby z instrukcji obsługi. Wynik trzeba pomnożyć przez średnią cenę benzyny lub oleju napędowego wynikającą z przedłożonych przez pracownika faktur. 11. WARTOŚĆ PALIWA W PODSTAWIE WYMIARU SKŁADEK Na podstawie umowy pracodawca przekazał pracownikowi z dniem 1 lutego 2016 r. do nieodpłatnego użytkowania samochód o pojemności silnika 2000 cm 3 będący własnością pracodawcy. Instrukcja obsługi informuje, że średnie zużycie benzyny w tym pojeździe wynosi 11 l na 100 km. Zgodnie z umową pracownik może korzystać ze wspomnianego samochodu także do jazd prywatnych bez żadnych ograniczeń, przy czym liczba kilometrów przejechanych w celach prywatnych musi być codziennie odnotowywana w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Na podsta- wie tego dokumentu pracodawca ustalił, że w lutym pracownik przejechał w celach prywatnych 346 km. Średnia cena paliwa wynikająca z przedłożonych faktur wyniosła 4,12 zł za litr. Oznacza to, że do podstawy wymiaru składek za luty pracodawca powinien przyjąć kwotę: 400 zł z tytułu umożliwienia korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych oraz 156,81 zł z tytułu zużytego paliwa: (346 km : 100 11 l) 4,12 zł, czyli łącznie: 400 zł + 156,81 zł = 556,81 zł. Pracodawcy mogą również ustalić, że w przypadku jazd prywatnych pracownik musi pokryć koszty zużytego paliwa. W takim przypadku oskładkowaniu podlegać będzie tylko świadczenie polegające na umożliwieniu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych w postaci omawianego ryczałtu. Odpowiednie zapisy muszą jednak znaleźć się w przepisach regulujących zasady użytkowania pojazdów służbowych. Telefon oraz komputer Nie ma składek od rozmów służbowych Kolejnym narzędziem często wykorzystywanym przez pracowników w czasie pracy są telefony komórkowe, które przekazywane są im przez pracodawcę. Szczególnie dotyczy to pracowników mobilnych albo kierowników różnego szczebla, z którymi pracodawca musi mieć ciągły kontakt. Jeżeli telefon zostaje przekazany w użytkowanie z reguły na zasadzie mienia powierzonego z zastrzeżeniem, że może służyć tylko i wyłącznie do rozmów służbowych, to po stronie pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy, a tym samym fakt ten nie ma wpływu na obciążenia składkowe. Warto jednak zadbać o to, aby w takiej sytuacji odpowiedni zapis znalazł się w dokumencie potwierdzającym przekazanie telefonu. Trzeba też pamiętać o tym, że w czasie kontroli ZUS może zażądać dodatkowych dokumentów, z których jasno będzie wynikać, że pracownik nie wykorzystuje telefonu do rozmów prywatnych. Dokumentem takim może być comiesięczny wydruk rozmów przeprowadzonych z danego numeru, czyli popularny billing. 16 17
Rozmowy prywatne sfinansowane przez pracodawcę do oskładkowania Najczęściej pracownicy mają możliwość odbywania prywatnych rozmów z przekazanych im telefonów. Pracodawcy ustalają wówczas jakiś limit miesięczny i albo pokrywają go z własnych środków, albo pracownik zwraca im na koniec miesiąca koszty swoich rozmów prywatnych. W pierwszym przypadku po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy w postaci sfinansowania przez pracodawcę prywatnych rozmów telefonicznych. Dochód ten, jako niewymieniony w rozporządzeniu składkowym, należy oskładkować na ogólnych zasadach. W drugim zaś przypadku pracownik nie osiąga żadnego dochodu, ponieważ zwraca pracodawcy koszty odbytych przez siebie prywatnych rozmów. W obu przypadkach rozliczenie rozmów następuje na podstawie billingu otrzymanego przez właściciela telefonu, którym jest pracodawca. Na dokumencie tym pracownik zaznacza, które z rozmów są rozmowami prywatnymi, a pracodawca na tej podstawie oblicza ich wartość. 12. FINANSOWANIE PRZEZ PRACODAWCĘ ROZMÓW PRYWATNYCH Pracownicy zatrudnieni na stanowisku przedstawicieli handlowych otrzymali od pracodawcy telefony służbowe będące jego własnością. Telefon taki otrzymał również kierownik działu zbytu. Zgodnie z umowami przekazania przedstawiciele handlowi mogą wykorzystywać telefony tylko i wyłącznie do rozmów służbowych. Kierownikowi pracodawca przyznał limit w wysokości 200 zł miesięcznie na rozmowy prywatne, którego rozliczenie następuje na podstawie billingów i jego wykorzystanie w każdym miesiącu jest inne. Jeżeli pracownik przekroczy przyznany limit, to nadwyżkę musi wpłacić do firmowej kasy. Z marcowego billingu wynika, że kierownik działu zbytu wykonał w tym miesiącu rozmowy prywatne na kwotę 167,98 zł. Jego wynagrodzenie w marcu (w pełni oskładkowane) wyniosło 5.678,90 zł. Marcowe składki na ubezpieczenia społeczne za tego pracownika powinny więc być liczone od kwoty: 5.678,90 zł + 167,98 zł = 5.846,88 zł, a składka na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty: 5.846,88 zł 801,61 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika) = 5.045,27 zł. Fakt użytkowania telefonów komórkowych przez przedstawicieli handlowych nie ma wpływu na kwoty należnych składek, ponieważ w tym przypadku telefony mogą służyć tylko do rozmów służbowych. Pracodawca powinien mieć nad tym kontrolę, chociażby dysponując comiesięcznymi billingami potwierdzającymi, że z danego numeru były wykonywane tylko rozmowy służbowe. Przekazanie telefonu na własność zwiększa podstawę składek, ale nie zawsze Pracodawca może kupić telefony komórkowe i nieodpłatnie przekazać je pracownikom na własność. W takiej sytuacji do podstawy wymiaru składek wejdzie wartość otrzymanego przez daną osobę telefonu, która ustalana jest według zasad określonych w 3 rozporządzenia składkowego. Zgodnie z tym przepisem wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku: według cen stosowanych wobec odbiorców zewnętrznych jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, według cen zakupu jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę. 13. KOSZT ZAKUPU TELEFONU W PODSTAWIE WYMIARU SKŁADEK W marcu 2016 roku dwóch pracowników otrzymało nieodpłatnie od pracodawcy telefony komórkowe, które zakupione zostały z zamiarem przekazania ich na własność tym osobom. Pierwszy z telefonów kosztował 654,90 zł, drugi zaś 1.234,50 zł. Obliczając marcowe składki za pierwszego z pracowników, pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek także kwotę 654,90 zł. W przypadku drugiej osoby do innych dochodów podlegających oskładkowaniu powinna być dodana kwota 1.234,50 zł. Pracodawcy mogą uniknąć konieczności opłacania składek od przekazanych pracownikom na własność telefonów komórkowych, wprowadzając do przepisów zakładowych (układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo innych przepisów o wynagradzaniu) zapis, że pracownicy mają prawo do zakupu od pracodawcy telefonu komórkowego po cenie niższej od ceny detalicznej. Istotne jest tu, aby telefon kupiony był z myślą o przekazaniu go pracownikowi na własność. W takiej sytuacji 18 19
odpowiednie zastosowanie będzie miał przywoływany już wcześniej 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. 14. ZAKUP TELEFONU DLA PRACOWNIKA BEZ SKŁADEK Pracodawca kupił telefony komórkowe w celu przekazania ich na własność swoim pracownikom za symboliczną odpłatnością w wysokości 1 zł, bez względu na faktyczną ich wartość. Odpowiedni zapis umieszczono w regulaminie wynagradzania. W tej sytuacji wartość przekazanych telefonów będzie wyłączona z podstawy wymiaru składek na podstawie 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Przepis ten nie miałby natomiast zastosowania, gdyby telefony były przekazane pracownikom całkowicie nieodpłatnie. Uwaga na ekwiwalent za używanie telefonu prywatnego Część pracodawców wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny z tytułu używania przez nich prywatnych telefonów komórkowych i nie nalicza od niego składek. Pracodawcy powołują się przy tym na treść 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, który wyłącza z podstawy wymiaru składek ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały albo sprzęt, będące własnością pracownika. Warto zaznaczyć, że zwolnieniem takim mogą być objęte tylko kwoty pokrywające faktyczne koszty użytkowania danego sprzętu. Nie może to więc być stała kwota, bez względu na faktyczne koszty rozmów służbowych przeprowadzonych przez pracownika z telefonu prywatnego. Tak w praktyce często się zdarza. 15. EKWIWALENTY I RYCZAŁTY DLA ZLECENIOBIORCÓW Na podstawie umów cywilnoprawnych dwoje pracodawców wypłaca swoim pracownikom ekwiwalenty pieniężne z tytułu używania przez nich prywatnych telefonów komórkowych do celów służbowych. Pierwszy z nich zwraca jedynie koszty rozmów służbowych wynikające z przedkładanego billingu. Drugi natomiast wypłaca stałą miesięczną kwotę w wysokości 100 zł. W pierwszym przypadku wypłacane pracownikom kwoty podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na podstawie 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego. W drugim przypadku przekazywane pracownikom kwoty powinny być oskładkowane, ponieważ ich wysokość nie jest uzależniona od wartości faktycznie przeprowadzonych rozmów służbowych. Mamy tu więc do czynienia z ryczałtem, a nie ekwiwalentem i przywołanego przepisu nie można zastosować. W przypadku komputera lepiej zakazać prywatnego użytku Sprzętem często przekazywanym pracownikom są też komputery przenośne. Odpowiednie zastosowanie będą tu miały wyjaśnienia dotyczące telefonów komórkowych. Ze względu jednak na trudności w ustaleniu do celów składkowych wartości pieniężnej świadczenia polegającego na udostępnieniu pracownikowi komputera służbowego również do celów prywatnych, wskazane jest zapisanie w stosownych dokumentach zakazu używania przekazanego sprzętu do celów prywatnych. W ten sposób po stronie pracownika nie będzie występował przychód, a więc nie będzie potrzeby naliczania dodatkowych składek. Podstawa prawna Art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 oraz ust. 2, art. 20 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.). Art. 81 ust. 1 oraz ust. 5 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2236). 20 21
Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN 978-83-269-5219-7 Nr produktowy 2 BC 65 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 22