ASPEKT KADROWO-PODATKOWY WYKORZYSTANIA SAMOCHODÓW SŁUŻBOWYCH W CELACH PRYWATNYCH PYTANIA I ODPOWIEDZI

Transkrypt

1

2 VADEMECUM KSIĘGOWEGO ASPEKT KADROWO-PODATKOWY WYKORZYSTANIA SAMOCHODÓW SŁUŻBOWYCH W CELACH PRYWATNYCH PYTANIA I ODPOWIEDZI Zamów książkę w księgarni internetowej Warszawa 2015

3 Tekst pochodzi z serwisów Vademecum Głównego Księgowego i Tekst Vademecum pochodzi Doradcy z Serwisu Podatkowego Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Stan prawny na na 11 lipca października 2015 r r. Wydawca Wydawca Grzegorz Magdalena Jarecki Stojek-Siwińska Redaktor prowadzący Kinga Ewa Fonkowicz Zając Redaktor merytoryczny Magdalena Izabela Baranowska Stankiewicz Sylwia Gołaś-Olszak Łamanie Kamila Łamanie Tomecka JustLuk Łukasz Drzewiecki, Justyna Szumieł, Krzysztof Drzewiecki Projekt okładki i stron tytułowych Studio Projekt Kozak okładki i stron tytułowych Studio Kozak Ilustracja na okładce Ilustracja na okładce istockphoto.com/icefront istockphoto.com/mstay Ta książka jest wspólnym dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, byś przestrzegał przysługujących im praw. Książkę możesz udostępnić osobom bliskim lub osobiście znanym, ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A jeśli musisz skopiować część, rób to jedynie na użytek osobisty. SZANUJMY PRAWO I WŁASNOŚĆ Więcej na POLSKA IZBA KSIĄŻKI Copyright by by Wolters Kluwer SA, ISBN: Wydane Wydane przez: przez: Wolters Wolters Kluwer Kluwer SA SA Dział Praw Autorskich Dział Praw Warszawa, Autorskich ul. Przyokopowa 33 tel Warszawa, ul. Przyokopowa 33 tel. 22 ksiazki@wolterskluwer.pl , fax ksiazki@wolterskluwer.pl księgarnia internetowa księgarnia internetowa

4 SPIS TREŚCI Wykaz skrótów CZĘŚĆ I KOMENTARZ Rozdział 1 Wykorzystywanie służbowego samochodu na cele prywatne Uwagi wstępne Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych. na cele prywatne Odpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne Udostępnianie samochodu na cele prywatne pracowników. a koszty uzyskania przychodów pracodawców Rozdział 2 Zasady rozliczania samochodów służbowych do celów prywatnych od dnia 1 stycznia 2015 r. poradnik na przykładach Podatek dochodowy od osób fizycznych Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Rozdział 3 Używanie samochodów służbowych do celów prywatnych problemy z rozliczaniem na przykładach Krótkie, ale konieczne, wprowadzenie Kwota przychodu, a nie definicja nieodpłatnego świadczenia Dojazd do pracy z przychodem, a czasami bez Samochód pod domem, a przychodu brak Wykorzystywanie co to znaczy? /30 to obowiązek Nie jeździ, a wykorzystuje... 36

5 6 Spis treści 6.2. Nie tylko pracownik Część dnia cały przychód Jeden samochód kilka przychodów Samochód w czasie urlopu u pracownika Dokumentowanie Netto czy brutto Wyższa zapłata niż przychód Zleceniobiorcy, kontrakty menedżerskie itp Pracownik i niepracownik jednocześnie VAT-26 a PIT Rozdział 4 Wykorzystywanie służbowego samochodu na cele prywatne wątpliwości interpretacyjne Wykorzystywanie samochodu służbowego dla celów prywatnych a podatek dochodowy Nieodpłatne świadczenie Odpłatne przekazanie samochodu służbowego. dla celów prywatnych Wykorzystywanie samochodu służbowego dla celów prywatnych. a koszty przedsiębiorcy Wykorzystywanie samochodu służbowego dla celów prywatnych. a VAT Wykorzystywanie samochodów służbowych dla celów prywatnych a składki ZUS Kwestie wykorzystywania samochodów służbowych. dla celów prywatnych w postępowaniach podatkowych Podsumowanie Rozdział 5 Samochód służbowy wykorzystywany dla celów prywatnych a koszty podatkowe pracodawcy Koszty uzyskania przychodu zasady ogólne Wydatki na używanie samochodu przez pracowników. a koszty podatkowe... 55

6 Spis treści 7 Rozdział 6 Opodatkowanie VAT odpłatnego i nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych skutki w VAT na przykładach Nieodpłatne używanie samochodu Podstawa opodatkowania przy nieodpłatnym używaniu samochodu Odpłatne używanie samochodu Podstawa opodatkowania przy odpłatnym używaniu samochodu Rozdział 7 Wykorzystanie samochodu służbowego pracodawcy na potrzeby osobiste pracownika więcej korzyści czy obowiązków? Zagadnienia ogólne Samochody uprzywilejowane Samochody a VAT A co z wykorzystanym przez pracownika paliwem? CZĘŚĆ II OMÓWIENIE PISM URZĘDOWYCH I ORZECZEŃ Rozdział 1 PIT: realizacja obowiązków służbowych nie może generować dodatkowego przychodu pracownika Rozdział 2 CIT: wydatki eksploatacyjne można zaliczyć do kosztów w ramach kilometrówki Rozdział 3 VAT: odpłatne udostępnienie samochodu wyłącza pełne odliczenie Rozdział 4 VAT od samochodów: potencjalne zagrożenie nie powinno zamykać drogi do pełnego odliczenia Rozdział 5 Samo zapewnienie to za mało, aby odliczyć pełny VAT od nabycia samochodu... 83

7 8 Spis treści Rozdział 6 Spór o gwarancję wyeliminowania prywatnego użytku samochodu w kontekście zakresu prawa do odliczenia VAT (I SA/Kr 1834/14) Przedmiot wniosku o interpretację indywidualną Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach zawarte w interpretacji indywidualnej z dnia 24 lipca 2014 r Skarga spółki do sądu administracyjnego Stanowisko WSA w Krakowie Wnioski CZĘŚĆ III PYTANIA I ODPOWIEDZI 1. Czy odpłatność za samochody służbowe wykorzystywane prywatnie powoduje, że przychód po stronie pracowników nie powstaje? Czy udostępnienie pracownikom samochodów służbowych w celu dojazdu do miejsca pracy oraz powrotu do domu generuje. po ich stronie przychód podatkowy? Czy przekazanie pracownikowi samochodu do celów służbowych nakazuje doliczyć ryczałt za używanie samochodu do celów. prywatnych? Czy w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika powstanie przychód do opodatkowania? Jak powinno wyglądać rozliczenie z pracownikiem, dotyczące. używania samochodu służbowego do celów prywatnych? Jak ustalić przychód pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, jeśli zapisy regulaminu odbiegają. od zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? Czy zakup paliwa do samochodu służbowego wykorzystanego. do celów prywatnych powinien być potraktowany jako przychód podatkowy pracownika? Czy pracownikom korzystającym z samochodów w celach. prywatnych można ustalić przychód w sposób ryczałtowy. i uzależniony od marki samochodu Czy ryczałt z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych. do celów prywatnych należy pomnożyć przez liczbę aut, z których pracownik może korzystać?

8 Spis treści Jak powinno być rozliczane wykorzystanie samochodu służbowego. przez pracownika podczas urlopu? Czy kwotę przychodu, jaką uzyskuje pracownik, który korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, należy uwzględniać w podstawie ekwiwalentu za urlop? W jaki sposób wykazać przychód związany z używaniem służbowego samochodu do celów prywatnych przez pracownicę, która w danym miesiącu pobierała tylko zasiłek chorobowy z ZUS? Czy korzyść materialna, jaką osiąga pracownik nieodpłatnie wykorzystując samochód służbowy do celów prywatnych, jest wolna. od składek ZUS? Czy osiągany przez pracownika przychód w postaci nieodpłatnego świadczenia polegającego na wykorzystywaniu samochodu. służbowego do celów prywatnych jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu u.p.d.o.f.? Jak prawidłowo rozliczać podatek dochodowy od wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych? Jak naliczyć podatek i składki ZUS z tytułu wykorzystywania. przez pracownika samochodu osobowego do działalności. pracodawcy i celów prywatnych? Czy można uniknąć oskładkowania wartości pieniężnej. nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych? Czy nowe przepisy o wykorzystywaniu. samochodów służbowych do celów prywatnych obejmują także. członków zarządu niebędących pracownikami? Czy dojazd do pracy członków zarządu z miejsca zamieszkania. (gdzie garażowany jest samochód) traktowany jest. jako wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych? Czy prezes, który korzysta z samochodu z kierowcą, uzyskuje. przychód na podstawie art. 12 ust. 2a ustawy o podatku. dochodowym? Jak ustalić przychód z tytułu wykorzystywania aut służbowych. przez zleceniobiorców oraz osoby zatrudnione na podstawie. powołania? W jaki sposób od dnia 1 stycznia 2015 r. należy rozliczać koszty. związane z wykorzystywaniem samochodów służbowych na potrzeby działalności gospodarczej i prywatne potrzeby pracowników. oraz współwłaścicieli spółki?

9 10 Spis treści 23. Czy oświadczenie o mieszanym wykorzystywaniu samochodu. osobowego obliguje do przypisania przychodu właścicielom spółki? Czy wspólnicy spółki cywilnej uzyskują przychód podatkowy z tytułu używania samochodów firmowych do celów prywatnych? Czy wykorzystywanie samochodu firmowego częściowo. dla celów prywatnych wpływa na jego amortyzację? Jakich samochodów dotyczą przepisy o wypłacaniu świadczeń. z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego. do celów prywatnych? Czy koszt najmu i ubezpieczenia pojazdu, który przez część miesiąca służy bieżącej działalności spółki, a przez pozostałą część jest w dyspozycji członka rady nadzorczej, stanowi koszt podatkowy? Czy dojazd z miejsca zamieszkania do pracy (prowadzenia firmy). przez właściciela samochodu osobowego wprowadzonego. do ewidencji środków trwałych firmy stanowi czynność podlegającą. opodatkowaniu VAT? Czy nieodpłatne przekazanie samochodów osobowych pracownikom i paliwa do nich podlega opodatkowaniu? Czy w związku z nieodpłatnym przekazaniem samochodów podatnik musi naliczyć VAT należny? Jak rozliczać w CIT koszty eksploatacji pojazdu wykorzystywanego. przez pracownika dla celów służbowych i prywatnych? W jaki sposób rozliczyć udostępnienie pracownikom samochodów służbowych? Jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy z tytułu podatku VAT. w zakresie odliczenia podatku naliczonego od bieżących remontów i odprowadzenia VAT należnego od wykorzystania samochodu. na cele prywatne? Czy korzystanie do celów prywatnych z samochodu przydzielonego. do celów służbowych podlega podatkowi VAT? Czy pracownik może wystawić fakturę na rzecz pracodawcy z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych? Czy w przypadku ryczałtu za używanie samochodu służbowego. do celów prywatnych w zależności od pojemności silnika. pracodawca ma obowiązek naliczyć VAT należny. od tego świadczenia?

10 Spis treści Czy obciążenie pracownika kosztami używania samochodu. służbowego do celów prywatnych będzie podlegało. opodatkowaniu VAT? Jak należy opodatkować odpłatne używanie samochodu osobowego przez pracownika? Czy na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług pracodawca. jest zobowiązany naliczyć VAT należny z tytułu korzystania. przez pracownika z samochodu służbowego, jeżeli przy nabyciu przysługiwało mu w całości lub w części prawo do pomniejszenia. VAT należnego o VAT naliczony? CZĘŚĆ IV WZORY 1. Regulamin korzystania z samochodu służbowego. do celów prywatnych Umowa o korzystanie z samochodu służbowego. do celów prywatnych

11

12 WYKAZ SKRÓTÓW Akty prawne p.p.s.a. r.s.z.u.p. r.z.e... r.z.u.u.w. u.p.d.o.f. u.p.d.o.p. u.p.t.u. u.s.u.s. ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz z późn. zm.).. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1544) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.).. ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz z późn. zm.) ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121 z późn. zm.)

13 14 Wykaz skrótów u.ś.o.z. u.w.d.g. ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 581 z późn. zm.) ustawa z dnia 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 1662) Inne ETS GUS KUP NSA PKWiU TSUE US WSA ZUS Europejski Trybunał Sprawiedliwości Główny Urząd Statystyczny koszty uzyskania przychodu Naczelny Sąd Administracyjny Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej urząd skarbowy Wojewódzki Sąd Administracyjny Zakład Ubezpieczeń Społecznych

14 Część I KOMENTARZ

15

16 Tomasz Krywan Rozdział 1 WYKORZYSTYWANIE SŁUŻBOWEGO SAMOCHODU NA CELE PRYWATNE Często się zdarza, że służbowe samochody są wykorzystywane przez pracowników na ich cele prywatne. W komentarzu niniejszym omówione zostaną skutki takiej praktyki na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. 1. Uwagi wstępne Samochody służbowe mogą być przez pracowników wykorzystywane na cele prywatne nieodpłatnie lub za odpłatnością ustaloną przez pracodawcę i pracownika. W pierwszym przypadku przychód ze stosunku pracy (z tytułu nieodpłatnego korzystania ze służbowego samochodu na cele prywatne) powstaje u pracowników zawsze (zob. pkt 2 Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne ). W drugim przypadku przychód ze stosunku pracy (z tytułu częściowo odpłatnego korzystania ze służbowego samochodu na cele prywatne) powstaje tylko w części przypadków (zob. pkt 3 Odpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne ). Przypomnieć przy tym należy, że pracownicy obowiązani są świadczyć pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę. Powoduje to, że dojazd pracownika do miejsca pracy oraz powrót z miejsca pracy do domu należą do obowiązków osobistych pracownika. W konsekwencji udostępnienie samochodu służbowego na cele dojazdu pracownika z domu do pracy (i z powrotem) stanowi, co do zasady, udostępnianie tego samochodu na cele prywatne pracownika.

17 18 Część I. Komentarz Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy pracodawca wyznaczy miejsce parkowania samochodu służbowego w pobliżu miejsca zamieszkania pracowników lub wprost w miejscu zamieszkania pracownika (np. w garażu stanowiącym własność pracownika). W przypadkach takich przejazdy między miejscem parkowania samochodu służbowego a miejscem pracy nie stanowią użytkowania samochodu dla celów prywatnych, a w konsekwencji nie generują u pracowników przychodu z tytułu korzystania ze służbowego samochodu na cele prywatne. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 31 lipca 2014 r., IPTPB1/ /14-6/MD, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 sierpnia 2014 r., ILPB2/ /. 14-2/AJ czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 28 sierpnia 2014 r.,.ibpbii/1/ /14/mł. W pierwszej ze wskazanych interpretacji czytamy, że w związku z wyznaczeniem przez Wnioskodawcę miejsca parkowania samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika, przejazdy przez pracowników samochodem służbowym do/z miejsca parkowania do miejsca wykonywania pracy o ile nie służą osobistym celom pracowników, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych nie stanowią przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Zatem, Wnioskodawca nie jest zobowiązany do wystąpienia w roli płatnika podatku dochodowego w związku z dojazdami pracowników samochodami służbowymi do i z miejsca wykonywania pracy. 2. Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne Pracodawcy mogą zgodzić się na nieodpłatne wykorzystywanie przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych. W przypadkach takich u pracowników powstają przychody ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnych świadczeń, które pracodawcy powinni doliczyć do zwykłych przychodów ze stosunku pracy osiąganych przez pracowników (a w konsekwencji uwzględnić przy potrącaniu zaliczek na podatek docho-

18 Rozdział 1. Wykorzystywanie służbowego samochodu dowy od przychodów pracowników). Jak bowiem wynika z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) dalej u.p.d.o.f. za przychody ze stosunku pracy uważa się bowiem między innymi wartość innych nieodpłatnych świadczeń. Powyższe potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 września 2010 r., ILPB1/ /. 10-2/IM. Do końca 2014 r. nie było przepisów określających zasady ustalania wysokości takich przychodów. Przyjmowano w związku z tym najczęściej, że zważywszy iż wartość pieniężną nieodpłatnie świadczonych usług ustala się najczęściej na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (zob. art. 12 ust. 3 w zw. z art. 11 ust. 2a pkt 4 u.p.d.o.f.) ustalając wartość przychodu pracowników z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów na cele prywatne, pracodawcy powinni najczęściej brać pod uwagę ceny stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów podobnego rodzaju (zob. przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 września 2010 r., ILPB1/ /10-2/IM). Uwaga! Z dniem 1 stycznia 2015 r. dodane zostały przepisy określające zryczałtowaną wysokość przychodów pracowników z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Wysokość takich przychodów jak stanowi art. 12 ust. 2a u.p.d.o.f. to obecnie zawsze: 1) 250 zł miesięcznie lub 1/30 tej kwoty za każdy dzień miesiąca wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3, 2) 400 zł miesięcznie lub 1/30 tej kwoty za każdy dzień miesiąca wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3. 3. Odpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne Często pracodawcy zgadzają się na korzystanie przez pracowników z samochodów służbowych na cele prywatne za ustaloną przez strony

19