Najistotniejsze zmiany w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ czerwiec 2009 r. 2 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Aktualizacja Wytycznych weszły w życie 12 maja 2009 r. - po przeprowadzonych konsultacjach zewnętrznych Poprzednie wersje: z 31 grudnia 2007 r. z 26 czerwca 2007 r. Każda aktualizacja Wytycznych obowiązuje od daty wskazanej w komunikacie Ministra Rozwoju Regionalnego ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski. 3 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Zakres zmian Ogólne zasady niezmienione, ale.uszczegółowiono kwestie kwalifikowania wydatków, w tym progi na poszczególne kategorie kosztów.określono zasady zawierania umów w ramach projektów..pojawiły się szczegółowe uregulowania dotyczące dokumentowania wydatków..wprowadzono zapisy dostosowujące Wytyczne do zmian prawa (np. VAT) Poprzednia wersja 78 stron Obecna 105 stron 4 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Stosowanie Wytycznych Zasady stosowania kolejnych wersji wytycznych: Przy ocenie wniosków konkursowych aktualne w dniu ogłoszenia konkursu pozostałych obowiązujące w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie Przy ocenie kwalifikowalności wydatków wersja z dnia poniesienia wydatków 5 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Stosowanie Wytycznych c.d. Wyjątek: Jeżeli wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (np. podczas weryfikacji wniosku o płatność bądź kontroli na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta niż wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków aktualnych na dzień poniesienia wydatku, stosuje się wytyczne obowiązujące na dzień dokonywania oceny wydatku. 6 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Interpretacja Wytycznych Istnieje możliwość uzyskania interpretacji postanowień Wytycznych dla konkretnego stanu faktycznego: Każdy zainteresowany podmiot może zwrócić się na piśmie z prośbą o interpretację Beneficjenci z województwa warmińsko mazurskiego do WFOŚiGW w Olsztynie W przypadku wątpliwości co do rozstrzygnięcia do MŚ Gdy interpretacja MŚ budzi wątpliwości do MRR 7 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Zasada efektywności wydatek efektywny = wydatek zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach Ciężar udowodnienia efektywności spoczywa na beneficjencie Umowy zawarte z zastosowaniem PZP = istnieje domniemanie, że wymóg jest zachowany Inne umowy efektywny, jeżeli zawarty zgodnie z procedurą zawierania umów 8 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Zasada efektywności Procedura zawierania umów: przygotowana przez beneficjenta zatwierdzona przez instytucją oceniającą wniosek przed podpisaniem umowy wszelkie istotne zmiany procedury po podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagają akceptacji ex-post ww. instytucji muszą zawierać obowiązek rozeznania rynku 9 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Ścieżka postępowania w celu wskazania właściwego trybu wyboru wykonawcy i zawierania umów przy realizacji projektów POIiŚ. 10 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Procedura zawierania umów Procedura zawierania umów: W przypadku, gdy do umowy pomiędzy beneficjentem a podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków nie mają zastosowania przepisy ustawy pzp, podmiot upoważniony przy zawieraniu umów podczas realizacji projektu powinien stosować zasady nie mniej restrykcyjne niż beneficjent, tzn. jeżeli do umów zawieranych przez beneficjenta ma zastosowanie ustawa pzp to podmiot upoważniony jest również zobowiązany stosować ustawę pzp przy zawieraniu umów w związku z realizacją projektu (nawet jeżeli zgodnie z ustawą pzp nie ma obowiązku jej stosowania). 11 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Dokumentowanie wydatków Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty: fakturą z oznaczeniem zapłaty lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej (zgodnie z ustawą o rachunkowości) potwierdzeniem płatności na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego lub innych dokumentów potwierdzających dokonanie płatności gotówką 12 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Dokumentowanie wydatków Dokumenty potwierdzające dokonanie płatności gotówką: faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z określeniem gotówkowej formy płatności lub oznaczeniem zapłacono gotówką dokument Kasa przyjmie (KP) lub Kasa wypłaci (KW) zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności. Jeżeli nie jest możliwe, aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW. 13 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Ewidencja Obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem oraz zapewnienia, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. 14 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Termin archiwizacji Okres przechowywania dokumentów: Bez uszczerbku dla zasad regulujących pomoc publiczną dokumenty związane z realizacją projektu powinny być przechowywane przez wszystkich beneficjentów - przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego. Pomoc publiczna - 10 lat od dnia przyznania pomocy 15 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Zgodność z przepisami prawa Wydatki muszą być poniesione i udokumentowane zgodnie z obowiązującym prawem polskim oraz wspólnotowym W szczególności z prawem zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony przyrody, pomocy publicznej, rachunkowości, swobody działalności gospodarczej, partnerstwie publiczno prawnym i koncesjach. 16 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Zmiany projektów Dla projektów niebędących dużymi projektami Zmiana za zgodą instytucji będącej stroną umowy z beneficjentem ANEKS Wydatki związane z nowym bądź zmienionym zakresem projektu ponoszone przez beneficjenta przed podpisaniem aneksu będą mogły być uznane za kwalifikowane oraz uwzględnione we wniosku o płatność dopiero po podpisaniu aneksu. Szczegółowe warunki dotyczące zmian określone we wzorze umowy o dofinansowanie 17 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Przygotowanie wniosku Wydatki na wypełnienie wniosku kwalifikowane? Ale tylko w sytuacji, w której wniosek o dofinansowanie jest wypełniany przez pracownika beneficjenta. Wówczas wydatki na wynagrodzenie pracownika, który wypełnił wniosek o dofinansowanie mogą zastać uznane za kwalifikowane na warunkach odnoszących się do wydatków osobowych. 18 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Kategorie wydatków Przygotowanie projektu czy Zarządzanie projektem? W przypadku, gdy beneficjent przygotowuje niezbędną dokumentację własnymi siłami, wydatki poniesione na wynagrodzenie pracowników beneficjenta powinny być zaliczone do kategorii wydatków Przygotowanie projektu a nie Zarządzanie projektem. Natomiast pozostałe wydatki związane z zapewnieniem pracownikowi odpowiedniego sprzętu, wyposażenia, szkolenia, delegacje itp. - w kategorii Zarządzanie projektem. 19 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Koszty ogólne Kwalifikowane Koszty administracyjne, w tym opłaty czynszowe, za wynajem, za energię, ogrzewanie w okresie przygotowania bądź realizacji projektu (oparte na kosztach; wyodrębnione jako proporcja) Niekwalifikowane Koszty amortyzacji siedziby beneficjenta Wydatki poniesione na podatek od nieruchomości siedziby beneficjenta 20 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Kwalifikowane wydatki osobowe - JRP Koszty wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem Konieczność posiadania regulaminów wynagradzania Zakres zadań pracownika w związku z realizacją projektu+ proporcja, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu w odniesieniu do pozostałych zadań, zawarte w opisie stanowiska lub zakresie obowiązków (dokumenty podpisane przez pracownika i pracodawcę). 21 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Wydatki osobowe JRP c.d. Jak rozliczyć? Można rozliczyć czas pracy na podstawie kart czasu pracy. Wówczas opis stanowiska pracy lub zakres obowiązków nie musi zawierać informacji na temat proporcji, zakres zadań pozostaje obligatoryjny. Przy wniosku o płatność beneficjent składa oświadczenie, że iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach PO IiŚ. 22 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Wydatki osobowe przygotowanie do kontroli Jak przygotować się do kontroli? Dla celów kontroli zaleca się prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych. Beneficjent podczas kontroli powinien, na wniosek podmiotu kontrolującego, uzasadnić (również w oparciu o dostępne dokumenty, czy też opracowania) wysokość wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania np. w odniesieniu do warunków rynkowych. 23 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu Usługi obce niezbędne dla realizacji projektu (w tym również na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia) W uzasadnionych przypadkach, (m.in. brak doświadczenia beneficjenta we wdrażaniu projektów współfinansowanych z UE) beneficjent może powierzyć zarządzanie projektem podmiotowi zewnętrznemu. Umowa dotycząca zarządzania projektem powinna zostać zawarta zgodnie z zasadami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych lub zgodnie z procedurami zawierania umów. 24 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Kwalifikowalność VAT Oświadczenia o kwalifikowalności VAT Jeżeli VAT kwalifikowany szczegółowe uzasadnienie zawierające podstawę prawną wskazującą na brak możliwości obniżenia VAT należnego o VAT naliczony zarówno: na dzień sporządzania wniosku o dofinansowanie, jak również mając na uwadze planowany sposób wykorzystania w przyszłości (w okresie realizacji projektu oraz w okresie trwałości projektu) majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu. 25 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Kwalifikowalność VAT Niekwalifikowany koszt VAT przy wniesieniu majątku projektu aportem do spółki Zmiana przepisów: brak zwolnienia z VAT aportu wnoszonego do spółek komunalnych w odniesieniu do projektów finansowanych z PO IiŚ: od 1 grudnia 2008 r. podatnikowi wnoszącemu wkład niepieniężny do spółek przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie towarów będących przedmiotem aportu 26 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
Dziękuję za uwagę! Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych WFOŚiGW w Olsztynie ul. Św. Barbary 9 10-026 Olsztyn tel.: (089) 522-02-20 fax: (089) 522-02-25 e-mail: poiis@wfosigw.olsztyn.pl 27 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach