Temat szkolenia nieformalnego: Adaptacja nowego pracownika do pracy 1. Cele szkolenia Celem szkolenia jest wprowadzenie nowozatrudnionej osoby do firmy, a tym samym zwiększenie jej szans na właściwą adaptację w nowym miejscu i środowisku wykonywania obowiązków zawodowych. Powinno być ono zrealizowane w pierwszych dniach funkcjonowania osoby na stanowisku pracy. 2. Adresaci szkolenia Do kogo jest adresowane szkolenie? Uczestnikami szkolenia są osoby nowozatrudnione na stanowisku sprzedawcy, robotnika budowlanego, operatora obrabiarek skrawających. Kto pełni rolę mentora? Rolę przewodnika (mentora) może pełnić bezpośredni przełożony, pracownik z długoletnim stażem na podobnym stanowisku w firmie lub inna osoba oddelegowana przez pracodawcę, ale posiadająca wystarczającą wiedzę na temat konkretnego stanowiska pracy i całej firmy. Kto pełni rolę koordynatora procesu szkoleniowego/doradcy klienta Proces wprowadzenia pracownika do firmy/organizacji powinien być koordynowany przez doradcę zawodowego lub konsultanta z publicznych lub niepublicznych instytucji rynku pracy. Osoby wspierające/ koordynujące w trakcie procesu wprowadzania pracownika do firmy organizacji powinny wypełniać protokół (ankieta realizacji zadań załącznik 8) podsumowujący wszystkie zrealizowane działania. Po zakończeniu zaplanowanych kroków koordynator/doradca klienta powinien przedyskutować swoje obserwacje i treści zawarte w ankiecie realizacji zadań i wskazać treści, które powinny pojawić się w podsumowaniu z nowym pracownikiem. 3. Jak przygotować uczestników do realizacji szkolenia? Jak przygotować pracownika? Przed rozpoczęciem działań ukierunkowanych na wprowadzenie nowej osoby do firmy koordynator procesu szkoleniowego powinien zapoznać pracownika ze specyfiką mentoringu i przygotować go na ten rodzaj oddziaływań. Strona1
Jak przygotować mentora/osobę wprowadzającą? Koordynator procesu adaptacji powinien zapoznać osobę wprowadzającą (por. pkt 2) nowozatrudnionego pracownika ze specyfiką mentoringu. Przed rozpoczęciem procesu szkolenia mentor powinien zgromadzić niezbędne informacje na temat firmy m.in.: historia i misja, cele krótkoterminowe i długoterminowe, struktura organizacyjna, ilość zatrudnionych osób, główni klienci, kluczowi dostawcy, rodzaj oferowanych usług, ostatnie realizacje, obowiązujący regulamin pracy, wymagania stanowiska pracy i kluczowe obowiązki, pakiety socjalne oferowane pracownikom, strategie ustalania urlopów i postępowania w sytuacji zwolnień lekarskich, oferta szkoleniowa dla pracowników, ścieżki rozwoju zawodowego, dane kontaktowe do poszczególnych działów i osób w firmie, informacje na temat kryteriów oceny okresowej pracowników w firmie, informacje na temat systemu motywacyjnego stosowanego w firmie. Osoba wprowadzająca powinna przygotować i zapoznać się z ulotkami, materiałami informacyjnymi oraz szczegółową dokumentacją dotyczącą firmy. W małych firmach ta dokumentacja jest mniej obszerna, warto jednak zebrać potrzebne informacje dostępne także w sposób nieformalny, np. w rozmowie z szefem firmy. Poziom kompetencji trenera Aby zrealizować kluczowe cele procesu adaptacji nowego pracownika do firmy, bezpośredni przełożony lub inna osoba wprowadzająca, powinny cechować się wysokimi zdolnościami komunikacyjnymi, a także rozległą wiedzą na temat funkcjonowania firmy oraz podmiotów z nią związanych. Strona2
Poziom kompetencji koordynatora procesu szkoleniowego Osoba posiadająca kilkuletnie doświadczenie w pracy jako doradca zawodowy lub konsultant uczestniczący w procesie rekrutacji, selekcji i wprowadzania pracownika do organizacji/firmy. Koordynator powinien w łatwy sposób nawiązywać kontakt z innymi osobami, a także mieć wiedzę dotyczącą realizacji mentoringu. 4. Jak wdrażać proces szkoleniowy w organizacji? Jak będzie realizowane szkolenie? Szkolenie realizowane będzie w trakcie spotkań z mentorem/osobą wprowadzającą. Jakie są etapy realizacji procesu szkoleniowego wprowadzania nowego pracownika do firmy? Całość opisu przebiegu szkolenia oraz materiałów zamieszczonych w załącznikach ma charakter przykładowy. Realizacja poszczególnych kroków adaptacji nowego pracownika powinna być uzależniona od branży, specyfiki funkcjonowania danej firmy, jej wielkości, struktury. Jeżeli jest zasadna rezygnacja z któregokolwiek z etapów, można go pominąć. I. Wstęp a) powitanie, wzbudzenie pozytywnych emocji, kilka słów na temat etapów procedury adaptacji (wymienienie poszczególnych kroków adaptacji), zapewnienie o pomocy oraz zasugerowanie, że pracownik na każdym etapie może zgłaszać uwagi i zadawać pytania; b) przekazanie podstawowej wiedzy na temat adaptacji do nowych sytuacji; rozmowa z nowozatrudnionym pracownikiem na temat jego obaw (np. Czego ludzie obawiają się rozpoczynając pracę w nowym miejscu?) i oczekiwań (np. Czego oczekuje Pan/Pani od naszej firmy?) II. Program 8 kroków: 1. Spotkanie z właścicielem, dyrektorem lub zarządem firmy w trakcie takiego spotkania powinny pojawić się informacje na temat historii i misji firmy, ilości zatrudnionych pracowników, oferowanych usług lub wytwarzanych produktów, planów rozwojowych, pozycji na rynku, cenionych postaw u pracowników. Skrótowe Informacje powinien dostać pracownik również w formie papierowej (załącznik 1); Strona3
Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. 2. Elementy kultury organizacyjnej, czyli co wyróżnia pracowników firmy w trakcie tej części należy omówić kwestie związane z zasadami ubioru panującymi w firmie, identyfikatory, zasady i kanały komunikacji wewnętrznej (o ile takie występują); Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. 3. Wizyta w dziale personalnym (lub odpowiedniku) przedstawienie podstawowych informacji na temat zawartej umowy i dopełnienie wszystkich formalnych procedur (jeżeli wcześniej nie zawarto umowy o pracę, można zrobić to w tym momencie), przedstawienie regulaminu pracy, norm obowiązujących w firmie, systemu motywacyjnego (premie, dodatkowe wynagrodzenie). Na tym etapie nowozatrudnionych pracownik powinien otrzymać dokładny opis stanowiska pracy (załącznik 2), regulamin pracy (załącznik 3), jak również listę niezbędnych kontaktów w firmie (dane teleadresowe istotnych osób w firmie załącznik 4). Dodatkowo powinien być poinformowany o procedurach, które obowiązują w kontekście zwolnień lekarskich lub urlopów wypoczynkowych i okolicznościowych; Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. 4. Oferta szkoleniowa Przed rozpoczęciem szkolenia osoba pełniąca funkcję mentora powinna zebrać informacje na temat aktualnie dostępnych w konkretnej firmie szkoleń. Skrótowa prezentacja szkoleń m.in. formalnych (np. Radzenie sobie ze stresem, Podstawy komunikacji interpersonalnej, Sytuacje trudne w sprzedaży, autoprezentacja i skuteczna sprzedaż, Zarzadzanie czasem i planowanie) oraz nieformalnych (np. Coaching, Mentoring, Work shadowing, Procedury antykryzysowe), w których pracownik może/musi uczestniczyć oraz zasad finansowania lub dofinansowywania kursów zawodowych. Informacja na temat szkoleń powinna być przekazana nowemu pracownikowi również w formie papierowej (załącznik 5); Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. Strona4
5. Pakiet socjalny wskazanie świadczeń, z których może korzystać pracownik w firmie np. dodatkowa opieka medyczna, bony świąteczne, paczki dla dzieci, dofinansowanie do wypoczynku letniego, cykliczne imprezy integracyjne pracowników itp. Informacja na temat świadczeń socjalnych oraz zasad ich uzyskania (np. formularze) powinna być przekazana pracownikowi również w formie papierowej (załącznik 6); Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. 6. Spacer po firmie i poznanie różnych stanowisk pracy (jeżeli firma jest duża i składa się z kilku działów). W przypadku małych firm można w tym punkcie zabrać nowego pracownika w miejsca, w których realizowano ostatnie zlecenia lub inne lokalizacje ważne dla funkcjonowania firmy np. siedziby dostawców lub odbiorców; Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. 7. Prezentacja stanowiska pracy, na którym będzie pracowała nowozatrudniona osoba (zadania, obowiązki, osoby współpracujące, pełniące bezpośredni nadzór nad stanowiskiem). Prezentacja stanowiska pracy powinna być przeprowadzona nawet wówczas, gdy na etapie rekrutacji i selekcji nowozatrudniona osoba miała możliwość wykonywania podstawowe obowiązków zawodowych w firmie. Mentor jako osoba wprowadzająca, powinien aktywnie uczestniczyć w pierwszych godzinach, a jeżeli zadania są bardziej skomplikowane, w pierwszych dniach funkcjonowania pracownika na stanowisku pracy. Mentor powinien instruować, pomagać, ułatwiać wykonywanie czynności. Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. 8. Kryteria oceny pracownika oraz poziomu wykonania jego obowiązków na tym etapie pracownik powinien zostać poinformowany oraz dostać wydruk (załącznik 7) z kryteriami, według których będzie oceniany, a także informacje na temat tego, kto go będzie oceniał, jak często oraz jakie będą podejmowane działania w sytuacji uzyskania oceny negatywnej. Spotkanie z mentorem, dyskusja, poproszenie pracownika o podzielnie się refleksjami, krótkie podsumowanie uwzględniające najważniejsze informacje. Strona5
III. Podsumowanie całego procesu wprowadzania do firmy przed rozpoczęciem realizacji tego etapu koordynator, mentor i nowozatrudniony pracownik powinni wypełnić załączniki odpowiednio 8, 9 i 10. Następnie podczas spotkania osoba wprowadzająca wraz z koordynatorem powinni sprawdzić, na ile nowy pracownik orientuje się w zasadach funkcjonowania firmy, na ile przyswoiła sobie podstawowe informacje, czy zdaje sobie sprawę ze swoich obowiązków oraz czy potrafi (przynajmniej na poziomie podstawowym) wykonywać powierzone jej zadania. Mentor/osoba wprowadzająca powinna przeprowadzić w formie ustnej (zadając pytania np.: Jacy są główni klienci firmy? Ilu pracowników zatrudnia firma? Jacy są główni dostawcy? itp.) krótki sprawdzian wiedzy na temat firmy. W tym miejscu powinny być również wyjaśnione lub uzupełnione wszystkie niejasności pojawiające się na wcześniejszych etapach oraz punkty, które w ankietach uzyskały stosunkowo najniższe oceny. Ile trwa realizacja procesu szkoleniowego? Szkolenie indywidualne może trwać ok. 5-8 godzin. W przypadku bardzo dużych firm, składających się z dużej ilości działów, możliwe jest rozszerzenie szkolenia na kolejne dni. Jakie są wymagania co do miejsca realizacji szkolenia? Szkolenie odbywać się będzie w pomieszczeniu umożliwiającym swobodne prowadzenie rozmowy lub na stanowisku pracy. Dodatkowo część celów będzie realizowana w różnych lokalizacjach firmy (np. dział personalny). Jakie materiały są potrzebne do realizacji szkolenia? Potrzebne będą następujące materiały szkoleniowe: Załącznik 1. Podstawowe informacje na temat firmy (historia, misja, plany na przyszłość, liczba zatrudnionych pracowników, oferowane usługi, produkty, główni klienci); Załącznik 2. Opis stanowiska pracy przygotowany w ramach IP 1 Ankieta Audytu Pracodawcy (Część II. Szczegółowy opis audytowanego stanowiska pracy); Załącznik 3. Regulamin pracy; Załącznik 4. Dane teleadresowe istotnych osób w firmie; Załącznik 5. Oferta szkoleniowa; Załącznik 6. Wykaz świadczeń socjalnych wraz z formularzami; niezbędnymi do ich uzyskania; Załącznik 7. Kryteria oceny okresowej pracownika; Załącznik 8. Ankieta realizacji etapów adaptacji pracownika. Strona6
5. Jak ocenić efekty szkolenia Ewaluacja szkolenia prowadzona będzie na dwa sposoby: w sposób nieformalny - na bieżąco w trakcie prowadzenia szkolenia, co zapewni dostosowanie form i tempa pracy do potrzeb uczestników procesu; w sposób formalny: ankieta realizacji zadań, wypełniana przez koordynatora w trakcie procesu wprowadzania nowego pracownika (załącznik 8); ankieta wypełniana przez mentora/osobę wprowadzającą po zakończeniu realizacji działań adaptacyjnych (załącznik 9); ankieta wypełniana przez nowozatrudnionego pracownika po zakończeniu działań adaptacyjnych (załącznik 10). Strona7
Załączniki Uwaga!!! Materiały umieszczone w załącznikach są jedynie przykładowe. Ich wybór powinien uwzględniać specyfikę, wielkość firmy, a także oczekiwania oraz możliwości nowego pracownika i pracodawcy. Strona8
Załącznik 1. Podstawowe informacje na temat firmy a) Historia b) Misja c) Plany na przyszłość d) Liczba zatrudnionych pracowników e) Oferowane usługi, produkty f) Kluczowi klienci g) Główni dostawcy Strona9
Załącznik 2. Opis stanowiska pracy przygotowany w ramach IP 1 Ankieta Audytu Pracodawcy (Część II. Szczegółowy opis audytowanego stanowiska pracy) Kopia dokumentu wypracowanego w ramach Laboratorium 1 Strona10
Załącznik 3. Kopia regulaminu pracy funkcjonującego w firmie W sytuacji braku opracowanego regulaminu, pracownik powinien otrzymać dokument papierowy, w którym zawarte powinny być następujące kategorie: 1) Przepisy wstępne 2) Podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika 3) Czas pracy 4) Obecność w pracy, usprawiedliwianie nieobecności i spóźnień 5) Kary porządkowe 6) Bezpieczeństwo pracy 7) Urlopy wypoczynkowe i zwolnienia od pracy 8) Wypłata wynagrodzenia Strona11
Załącznik 4. Dane teleadresowe istotnych osób w firmie Imię i nazwisko Stanowisko Obowiązki W jakich sprawach należy się kontaktować? Nr tel. e-mail Strona12
Załącznik 5. Oferta szkoleniowa Nazwa szkolenia Krótka charakterystyka Czas trwania Przewidywany termin realizacji Kategoria szkolenia (obowiązkowe /nieobowiązkowe) 13 S t r o n a
Załącznik 6. Wykaz świadczeń socjalnych wraz z formularzami niezbędnymi do ich uzyskania Nazwa świadczenia socjalnego Uwagi (np. po jakim czasie od rozpoczęcia pracy może być przyznane, jakie warunki należy spełnić, aby je otrzymać) Formularze niezbędne do uzyskania świadczeń 14 S t r o n a
Załącznik 7. Kryteria oceny okresowej pracownika Poniżej należy ocenić aktualny poziom kompetencji zawodowych pracownika firmy (imię i nazwisko) Poziom posiadanych kompetencji Kryterium niewystarczający bardzo niski niski wystarczający wysoki bardzo wysoki 15 S t r o n a
Załącznik 8. Ankieta realizacji etapów adaptacji pracownika Kroki Czas trwania Kwestie do dyskusji w podsumowaniu końcowym* Uwagi Spotkanie z właścicielem, dyrektorem Elementy kultury organizacyjnej Dział personalny Oferta szkoleniowa Pakiet socjalny Spacer po firmie Prezentacja stanowiska pracy Kryteria oceny okresowej pracownika * W tej kategorii powinny być wpisane kwestie, na które należy zwrócić szczególną uwagę w trakcie podsumowania po zrealizowaniu wszystkich kroków programu adaptacyjnego 16 S t r o n a
Załącznik 9. Ankieta oceny realizacji poszczególnych etapów wprowadzania pracownika do firmy (opinia mentora) Imię i nazwisko mentora:.. Imię i nazwisko ocenianego pracownika:. W jakim stopniu nowozatrudniony pracownik przyswoił sobie: Stopień przyswojenia treści kategoria niewystarczającym bardzo niskim niskim wystarczającym wysokim bardzo wysokim Wiedzę dotyczącą historii firmy Informacje na temat misji firmy Informacje na temat ilości zatrudnionych osób Informacje na temat oferowanych produktów/usług Informacje na temat kultury organizacyjnej firmy Wiedzę dotycząca regulaminu Informacje na temat oferowanych szkoleń Informacje na temat świadczeń socjalnych Wiedzę dotyczącą obowiązków na stanowisku pracy Informacje na temat kryteriów oceny okresowej 17 S t r o n a
Załącznik 10. Ankieta oceny realizacji poszczególnych etapów wprowadzania pracownika do firmy (opinia nowozatrudnionego pracownika) Imię i nazwisko pracownika:. W jakim stopniu przyswoił/a Pan/i sobie: Stopień przyswojenia treści kategoria niewystarczającym bardzo niskim niskim wystarczającym wysokim bardzo wysokim Wiedzę dotyczącą historii firmy Informacje na temat misji firmy Informacje na temat ilości zatrudnionych osób Informacje na temat oferowanych produktów/usług Informacje na temat kultury organizacyjnej firmy Wiedzę dotycząca regulaminu Informacje na temat oferowanych szkoleń Informacje na temat świadczeń socjalnych Wiedzę dotyczącą obowiązków na stanowisku pracy Informacje na temat kryteriów oceny okresowej 18 S t r o n a