Działając w oparciu o specyfikację Postępowania konkursowego pkt. 10 ust.4 oraz biorąc pod uwagę Państwa uwagi wprowadzamy poniższe zmiany do Zaproszenia do składania ofert w postępowaniu w celu wyłonienia wykonawcy zamówienia na dostawę i wdrożenie systemu informatycznego sprzedaży i gospodarki magazynowej do obsługi punktów gastronomicznych mpl services sp. z o. o. : 1. Przedłuża się termin składania ofert do dnia 23.08.2017 do godziny 12-tej. 2. Dopuszcza się możliwość złożenia oferty na system jak i wdrożenie przez Partnera w takim przypadku wymagane jest dołączenie do oferty listu polecającego od producenta oprogramowania. Ponadto przedstawiamy odpowiedzi na Państwa pytania: Informacja na temat posiadanego sprzętu: Program POS będzie instalowany na terminalach Posiflex 7215 Terminale posiadają procesory Atom D525 1,8 GHz, 2GB ram, część posiada dyski SSD, Win 7 Serwer HP DL 360, Xeon E5-2630 2,3GHz, 16 GB RAM, Windows Server 2012 64bit Komputery biurowe Intel i3, 4GB ram, Win 7 64 bit Informacja na temat ilości stanowisk: Stanowiska POS 13 (w przyszłości ilość może wzrosnąć) Stanowiska obsługi magazynów 5 Księgowość (dostęp do raportów, importów) 3 Stanowiska kontrolingu (raportowanie) - 3 Możliwość założenia w systemie kas i prowadzenia na nich sprzedaży bez terminala POS 2 W obecnej konfiguracji prowadzimy produkcję na jednym magazynie i gotowe produkty przenoszone są na pozostałe magazyny tam następuje ich rozchodowanie poprzez sprzedaż. Nie prowadzimy magazynu centralnego. Wszystkie punkty sprzedaży działają w jednej fizycznej sieci LAN z bezpośrednim dostępem do zasobów serwera brak potrzeby stosowania modułów do obsługi lokali Chcemy utrzymać działanie systemu na jednej bazie umożliwia to płynną kontrolę np. kart rabatowych i limitów na nich (stosujemy dzienne limity) Punkt A.3: System charakteryzuje się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie do zmian zachodzących w organizacji Zamawiającego. czy dobrze rozumiemy, że chodzi tutaj o możliwość dowolnego definiowania m.in. stanowisk sprzedaży, nowych lokali, zamiany stanowisk sprzedaży, uruchomienia nowego menu i cenników w związku ze zmianami organizacyjnymi Zamawiającego? Dokładnie o taką funkcjonalność chodzi Punkt A.6: System umożliwia tworzenie raportów/sprawozdań wynikających z przepisów prawnych. Poprosimy o wyszczególnienie wymaganych raportów od oprogramowania. Najczęściej system
gastronomiczny jest źródłem dla danych księgowych, a z programów księgowych generowane są raporty i sprawozdania wymagane przepisami prawa. Systemy magazynowe/gastronomiczne powinny generować dokumenty JPK zgodnie z nowymi przepisami, ponieważ cała gospodarka magazynowa jest prowadzona w innym systemie niż księgowy konieczny jest dostęp do raportów z wyszczególnieniem wszystkich dokumentów magazynowych w formie plików JPK na potrzeby US i MF w pkt. 6 mowa o plikach JPK. Punkt A.7.e): import zestawień do programu księgowego poprosimy o wyszczególnienie zestawień, które wymagają Państwo do importu w programie księgowym oraz informację o nazwie programu księgowego. Proszę potraktować to pytanie jako integrację z systemem finansowo księgowym (CDN Optima), import nie tyle zestawień co dokumentów Punkt A.8: System posiada możliwość generowania zestawień historii wprowadzonych/modyfikowanych danych, uwzględniających rodzaj zmiany, datę jej wykonania oraz użytkownika, który dokonał zmiany ze względu na optymalizację przyrostu danych w naszych bazach danych, gromadzimy tylko najważniejsze informacje o rodzajach modyfikacji danych, m.in. zmiany w recepturach. Stąd prośba o przekazanie zakresu danych, które wymagacie Państwo do analizy historycznych zmian. Chodzi o najważniejsze dane jak: zmiany w recepturach, modyfikowanych dokumentach itp. Punkt A.9: System posiada interfejs wymiany danych umożliwiający komunikację z systemem finansowo księgowym Zamawiającego (CDN Optima, w przyszłości Simple) Mamy zrealizowaną integrację z oprogramowaniem księgowym Optima, jednak doświadczenie wskazuje na konieczność wprowadzania zmian w integracji każdorazowo dla nowego klienta, ze względu na różnice w sposobie integracji i konfiguracji programu księgowego. Obecnie realizujemy projekt integracji z oprogramowaniem Simple. W załączniku 1 można odpowiedzieć na wymagania spełnia/nie spełnia bez umieszczania uwag, stąd prosimy o wskazanie, czy prace programistyczne, które są w trakcie realizacji możemy traktować jako spełniające Państwa wymagania, czy nie? Tak, pod warunkiem, że zostaną zakończone do końca miesiąca listopada dla CDN Optima. Rozumiemy konieczność wprowadzania zmian w interfejsach oprogramowania i zmieniające się wersje np. CDN Optima które wymuszają wprowadzanie zmian. System Simple to w naszym przypadku przyszłość ale taka funkcjonalność jest mile widziana. Punkt A.10: System umożliwia generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ze względu na to, że od stycznia 2018 naszych klientów obejmie konieczność eksportowania danych JPK, w IV kwartale 2017 będzie dostępna aktualizacja naszego oprogramowania zawierająca wymagane eksporty. Podobnie jak w punkcie 5. oczekujemy wskazania, czy możemy wskazać ten punkt jako spełniający wymagania. Tak, pod warunkiem zakończenia prac do końca listopada, późniejszy termin realizacji ww. funkcjonalności dopuszczamy dla zmian wprowadzanych i wymaganych od strony Ministerstwa Finansów. Punkt A.11: System zapewnia eksport danych umożliwiający edycję dokumentów w programie księgowym. Poprosimy o dodatkowe wyjaśnienia, wg nas możliwość edycji dokumentów w programie księgowym wynika z funkcjonalności programu księgowego, nasze oprogramowanie tylko dostarcza danych księgowych. W pytaniu tym chodzi o pewność, że po imporcie dokumenty będzie można poprawić, CDN Optima w większości dopuszcza taką możliwość natomiast chcemy mieć pewność, że jakiś danych nie będzie można poprawić.
Inna sytuacja jest przy plikach JPK, które będąc generowane przez system magazynowy nie będą modyfikowane. Punkt C.2: System gwarantuje automatyczne przeniesienie kart rabatowych wg. obecnej struktury z dostosowaniem do wymagań wybranego systemu. Prosimy o przesłanie obecnej struktury danych kart rabatowych. Do tego wymagania zostanie przygotowana specyfikacja. Na dzień dzisiejszy prosimy o zapewnienie wykonania przeniesienia kart. Punkt D.1.4.a): system umożliwia ograniczenie asortymentu do towarów dostarczonych przez wskazanego dostawcę, tak aby niepowiązane partie nie pojawiały się na liście Prosimy o specyfikę działania dokumentu zwrotów. W gospodarce magazynowej rozliczanej wg FIFO możemy wykonać korektę dokumentu dostawy tylko do pozycji, które nie zostały jeszcze rozchodowane. Poza tym istnieje możliwość wykonania dokumentu rozchodowego zewnętrznego, którym możemy zdjąć dowolne pozycje z magazynu, niepowiązane z konkretnym dostawcą. Utworzenie dokumentu ZW (Zwrot do dostawcy) powinno na początku umożliwić wyfiltrowanie zwracanego towaru wg dostawcy lub numeru dokumentu tak aby te same produkty kupowane u wielu dostawców nie pojawiały się niepotrzebnie na liście utrudniając użytkownikowi odnalezienie właściwej partii; oczywiście jeżeli rozchód tego towaru się odbył to nie widać go na tej liście. Punkt D.1.7.c) system gwarantuje, że wartość pozycji na dokumencie PP będzie kalkulowana zgodnie z wartością surowców użytych do produkcji według rzeczywistych cen towarów zużytych na poczet produkcji, a każdorazowa zmiana dokumentu RP związanego z tym dokumentem zmienia cenę artykułu (funkcja rekalkulacji dokumentu PP w przypadku uzgodnienia nierozchodowanych) Mamy wątpliwość związaną z rekalkulacją dokumentu PP, w naszym oprogramowaniu dokument przychodu z produkcji (PP) jest wyceniany wg wartości użytych surowców (RP). Do momentu zaksięgowania produkcji, każda zmiana w pozycjach dokumentu RP bezpośrednio wpływa na wartość dokumentu PP. Prośba o wyjaśnienie funkcji rekalkulacji, gdyż zaksięgowanie dokumentu produkcji w naszym oprogramowaniu powoduje brak możliwości ingerencji w dokumenty PP i RP bez uprzedniego odksięgowania tych dokumentów. Należy jednak pamiętać, że w naszym oprogramowaniu można wykonywać wszystkie operacje magazynowe w lokalnym magazynie oraz przenosić dokumenty (transfery) między lokalami. Zatem w momencie, gdy dostawa z produkcji przyjęta dokumentem PP została już rozchodowana to nie ma możliwości odksięgowania dokumentów produkcyjnych i tym samym zmiany wartości/pozycji dokumentu PP, w przeciwnym wypadku powodowałoby to utratę spójności w wartości wszystkich magazynów obsługiwanych przez nasze oprogramowanie. Najprawdopodobniej przedstawione rozliczenie dokumentów PP, RP spełnia nasze oczekiwania, 100% pewność będziemy mieli po teście oprogramowania dlatego proszę o pozytywne potwierdzenie wymagania. Punkt G.3: system zapewnia przejrzystość ekranu sprzedaży i możliwość edycji jego wyglądu wraz z personalizacją dla lokalu. Prosimy o wskazanie zakresu edycji wyglądu i personalizacji dla lokalu. W naszym oprogramowaniu możliwe jest dowolne ustawiania kolejności produktów i grup produktowych, ustawienie części produktów na początku ekranu ponad grupami, edycja kolejności i dostępności przycisków z opcjami. Czy ten zakres jest wystarczający dla Państwa? Ekran sprzedaży powinien być dostosowany indywidualnie do każdego z lokali z możliwością swobodnego rozmieszczenia grup towarowych i artykułów, nadawanie
kolorów lub obrazków na klawisze; możliwość tworzenia podgrup typu ALKOHOLE -> WINA -> WINA CZERWONE -> PRODUKT. Punkt G.15: system umożliwia wysyłanie wiadomości i komunikatów do i między użytkownikami za pośrednictwem programu POS W naszym oprogramowaniu możliwe jest przesyłanie komunikatów z programu centralnego do POS a, nie ma komunikacji w drugą stronę. Czy ten kierunek przesyłania komunikatów jest dla Państwa wystarczający? Kanał zwrotny również dla POS, przynajmniej potwierdzenie odbioru wiadomości przez użytkownika Punkt G.17: system umożliwia modyfikację zdefiniowanych składników receptury Prosimy o więcej szczegółów, w jakich momentach ma być dostępna modyfikacja, czy związane jest to z sytuacją, gdzie klienci mają wybór co do części składników konkretnego dania (np. zamiana ziemniaków na frytki, etc.)? Tak, możliwość wyboru przez kelnera Punkt G.25.d): system bezobsługowych zamówień Czy w tym punkcie chodzi o aplikację typu Kiosk bezobsługowy? Obecnie kończymy prace nad aplikacją i urządzeniem będącym kioskiem oczywiście połączonym z resztą naszych aplikacji. Premiera urządzenia planowana jest na koniec września 2017 (Targi Polagra Gastro 2017). Wyświetlanie na monitorze, wyświetlaczu numerów zamówień, powiązanie numerów zamówień dla klientów z bloczkami zamówień, przywoływanie klienta, a być może także kiosk samoobsługowy Punkt G.25.h): zaawansowana obsługa programów lojalnościowych poprosimy o więcej szczegółów, na czym polega zaawansowana obsługa programów lojalnościowych. Chodzi o to, że na kartę można zbierać punkty, przeliczane na rabaty, możliwość podpięcia np. promocji, wydawanie gratisów itp. Punkt G.25.i): możliwość importu dokumentu dostawy prosimy o więcej szczegółów, czy chodzi tutaj o integrację np. via EDI, w jakim formacie będą dostępne dokumenty dostaw? Tak, np. format EDI oraz otwartość na wykonanie dodatkowego importu (już po wdrożeniu) Punkt H.1.c): system umożliwia określenie sposobu rozchodowywania się towarów ze stanów magazynowych prosimy o uszczegółowienie, czy punkt związany jest ze sposobem rozchodu/wyceny magazynu (FIFO, LIFO, średnia)? Nasze oprogramowanie wspiera gospodarkę FIFO, jednak daje możliwość rozchodowania z podaniem konkretnej partii towaru. FIFO/LIFO tak, ale przede wszystkim możliwość określenia punktu rozchodu surowca zależnie od punktu sprzedaży, grupy towarowej (konfiguracja POS) Punkt H.5.d): system umożliwia tworzenie receptur wariantowych prosimy o Państwa definicję receptury wariantowej. Możliwość definiowania różnych wariantów receptury dla tego samego artykułu i określenia od jakiej daty/godziny dany wariant będzie obowiązywał oraz przyporządkowania wariantu receptury tego samego artykułu do magazynu
Punkt H.5.s): system daje możliwość generowania kodów kreskowych prosimy o więcej szczegółów, na temat tej funkcjonalności. W przypadku produkcji i sprzedaży własnych kanapek możliwość wykorzystania, wygenerowania i wydrukowania własnych kodów dla produktów Punkt I.3.j): system zapewnia możliwość prowadzenia i rozliczenia dziennych raportów kasowych i ich import do programu księgowego. Jako definicję programu księgowego przyjęliśmy Optimę lub Simple, czy słusznie? W pierwszej kolejności bierzemy pod uwagę CDN Optima, import dla Simple to temat przyszłościowy