Wprowadzenie do BPMS. Aurea BPM

AUREA BPM 2015

1 Wprowadzenie do BPMS. Aurea BPM 2

Od Groupware do BPMS 2014 r. 2000 r. BPMS 2.0 1990 r. Workflow BPMS Automatyzacja procesów biznesowych Poziom strategiczny Automatyzacja procesów biznesowych Komunikacja Dynamiczne procesy Poziom strategiczny 1980 r. Groupware Automatyzacja przygotowania dokumentów Poziom operacyjny Automatyzacja przetwarzania dokumentów Poziom operacyjny Multifunkcjonalne narzędzie do modelowania i uruchamiania procesów biznesowych Zintegrowany modeler BPMN Architektura zorientowana na usługi Wsparcie społecznościowe komunikacji między użytkownikami Dynamiczne, stale podlegające zmianom procesy biznesowe BPMS = Workflow + Process Modeler + Rule Engine + Activity Monitor + 3

Systemy Business Process Management Warstwa Business Process Management Luki w komunikacji pomiędzy pracownikami Dostawcy Administracja Produkcja Kadry Finanse Sprzedaż Klienci Warstwa interfejsów (desktop, web, urządzenia mobilne) Luki w integracji aplikacji ERP SCM CRM Legacy Oracle MS SQL DB2 Warehouse 4

Kiedy stosować system BPMS Używaj systemu BPMS dla procesów, które charakteryzują się poniższymi cechami: Proces jest rozproszony, np. jego realizacja wymaga zastosowania kilku aplikacji Proces posiada złożone reguły Proces jest złożony jako całość Istnieje konieczność monitorowania procesów Proces wymaga poprawy Jeśli jednocześnie będzie funkcjonowało wiele instancji procesu Jeśli dotychczas użytkowane systemy dadzą się podłączyć do procesu (interfejsy) http://blogs.gartner.com/benoit_lheureux/2009/03/25/a-simple-%e2%80%9cwhen-to-use-a-bpms%e2%80%9d-decision-framework/ 5

Korzyści zastosowania systemów BPMS Uporządkowanie działań Rozliczalność działań pełna historia działań procesów i użytkowników Niezaprzeczalność wszystkie działania są jednoznacznie przypisane do użytkowników Integralność operacje na danych przeprowadzane są tylko w autoryzowany sposób Autentyczność - bezpieczne sposoby autentykacji użytkowników Poufność szyfrowanie połączeń oraz danych na wielu poziomach Dostępność mechanizmy bazy danych oraz architektura systemu zapewniająca wysoką dostępność Automatyzacja procesów biznesowych Usprawnianie procesów biznesowych i poprawa ich efektywności Monitorowanie oraz zarządzanie statusem realizacji procesów i zadań Centralizacja zarządzania zadaniami związanymi z obiegiem pracy (workflow) Optymalizuj Monitoruj Definiuj Realizuj 6

Zastosowanie systemów BPM w Polsce Zastosowanie technologii BPM w Polsce OBSŁUGA KLIENTA ADMINISTRACJA KSIĘGOWOŚĆ 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 82% 75% 73% SPRZEDAŻ / MARKETING 64% ZARZĄDZANIE KADRAMI 64% INFORMATYKA 64% ZAKUPY ZARZĄDZANIE PRODUKCJĄ INNE 5% 9% 57% 7

Co to jest Aurea BPM? Aurea BPM działający w chmurze system zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), z interfejsem webowym oraz mobilnym, wyposażony w silnik procesów i zintegrowany modeler procesów, portal użytkownika, bazy danych, repozytorium dokumentów oraz wielowarstwowe interfejsy do systemów otoczenia. Zintegrowane rozwiązanie dostarczające oprócz silnika procesów biznesowych również możliwości: Budowy i modyfikacji formularzy elektronicznych, Przygotowywania i zarządzania dokumentami, Projektowania i realizacji reguł biznesowych, Wsparcia dla ITIL, Obsługi WebService i SOA, Obsługi parametryzowalnych i kastomizowalnych rejestrów danych, Korzystania z zaawansowanego mechanizmu, zarządzania użytkownikami, i wiele innych. 8

Klienci 9

Sektory rynku Financial services Public sector Manufacturing, automotive and life sciences Consumer products and retail Telecommunications, media and entertainment BIK S.A. PBS BACCA BIG Infomonitor Благосостояние НПФ ИФД КапиталЪ KZP НАПФ НПФ Электроэнергетики PZU WAT UDT PKP Intercity ARR AS24 WIHiE PGB Polska Grupa Biogazowa C&F Pfizer YachtCompany PIKA Alien FX Enerco MCX Netia TK Telekom Exatel Reuters http://www.capgemini.com/resource-file-access/resource/pdf/global_business_process_management_report.pdf 10

Success stories Wdrożenie procesów biznesowych obsługujących departament kadr wraz z modułami wspomagającymi ich automatyzację w instytucji publicznej wspierającej działanie podmiotów gospodarczych w działaniach służących bezpieczeństwu użytkowania urządzeń technicznych. 2000 użytkowników systemu pracujących na 13 procesach integrujących 8 głównych systemów organizacji. Wdrożenie zestawu procesów HR wraz z integracją z system płacowo-kadrowym klienta w instytucji obsługującej krajowe kolejowe przewozy pasażerskie. 7500 użytkowników systemu. Wdrożenie procesu ładowania wsadów w instytucji niezależnej od banków, pośredniczącej w wymianie informacji pomiędzy użytkownikami systemu. Instytucja powołana w celu zbudowania kompleksowej bazy danych zawierającej informacje o zobowiązaniach klientów banków. Automatyczne procesu integrujące ponad 25 aplikacji. 11

Success stories Wdrożenie dedykowanego systemu do monitorowania aktywności klientów w instytucji gromadzącej i udostępniającej dane dotyczących zaangażowań kredytowych klientów banków i SKOK-ów. Zaawansowane pulpity monitoringu i raportowania oraz alarmowania użytkowników. Wdrożenie procesu obsługującego odchodzących pracowników u niezależnego operatora telekomunikacyjnego oferującego usługi dostępowe do internetu oraz usługi głosowe. Automatyzacja i centralizacja komunikatów wysyłanych z rożnych systemów. Obsługa procesów poprzez e-mail Wdrożenie procedury działań kryzysowych w instytucji publicznej pełniącej nadzór nad bezpieczeństwem oraz sytuacjami kryzysowymi w miastach. Wdrożenie procesu rejestracji umowy z klientem w instytucji finansowej, która oferuje raty na ubezpieczenia komunikacyjne. Integracja z systemem produktowym. Połączenie i integracja wielu automatycznych procesów Wdrożenie procesu oceny i kwalifikacji podwykonawców w instytucji publicznej wspierającej działanie podmiotów gospodarczych w działaniach służących bezpieczeństwu użytkowania urządzeń technicznych. Automatyzacja przygotowywania dokumentów towarzyszących procesowi kwalifikacji. 12

Porównanie funkcjonalności Wbudowany, graficzny modeler procesów Aurea BPM BizAgi Appian BPM Suite Intalio BPMS Metastorm BPM Silnik procesów WebService/SOA Rejestry danych (Customizable Datastores) - - - - Raporty - Repozytorium dokumentów Silnik reguł biznesowych - Edycja formularzy elektronicznych Moduł symulacji procesów - - - - Moduł monitoringu procesów Pulpity użytkowników Model SaaS - Aplikacja mobilna 13

Co nas wyróżnia? Podejście standardowe Model Development Deployment Working System Podejście Aurea BPM Model Working System 14

Co nas wyróżnia? Model procesu ściśle powiązany z aplikacją (zmiana w modelu to jednocześnie zmiana w systemie i odwrotnie!) Business Process Models that work! Działające modele procesów biznesowych! A mówiąc potocznie: masz model, masz system!

16

Praca z systemem 1. Narysuj diagram procesu 2. Określ dane przetwarzane przez proces 3. Ustal uczestników procesu 4. Zapisz i uruchom proces 5. Wykonuj, monitoruj i raportuj 17

2 Przykłady zastosowań 18

Przykłady zastosowań E-Kadry Automatyczne procesy wsadowe Obsługa reklamacji Integracja z EPUAP Wnioski kwalifikowania podwykonawców Nadzory badań okresowych Obsługa sytuacji kryzysowych/epidemicznych Procesy obsługi umów i płatności składek w sektorze ubezpieczeniowym Obsługa uprawnień pracowniczych Obsługa zgłoszeń Wnioski zakupowe Obieg faktur Obieg dokumentów i wiele innych. 19

Procesy biurowe 20

Wniosek zakupowy 21

Wniosek o delegację 22

Wniosek o delegację 23

Wniosek urlopowy 24

Wniosek urlopowy 25

Awaria serwera pocztowego 26

Wniosek o dofinansowanie 27

Wniosek o dofinansowanie Quality Software Solutions 28

Inne zastosowania 29

Inne zastosowania 30

Inne zastosowania 31

3 Wybrane funkcje systemu 32

Modelowanie Diagram budowany metodą przeciągnij i upuść z dostępnej palety elementów 33

Edycja elementów Każdy element ma swoje unikalne właściwości dostępne po dwu-kliku na danym elemencie 34

Zakres danych procesu 35

Podgląd dokumentów. Wczytanie wartości OCR 36

Rejestr a proces Każdy proces może współdziałać z dowolnym rejestrem za pomocą API udostępnionych przez bazę danych procedur API. Dzięki temu dane procesu mogą być przechowywane w rejestrach a dane rejestru mogą PROCES SŁOWNIK REJESTR być dodawane, aktualizowane,lub usuwane przez dany proces. API 37

Widok rejestru Aby ułatwić przeglądanie danych rejestrów wraz z ich szczegółami można wykorzystać rejestry zależne. Dane szczegółowe każdego wiersza rejestru są widoczne na dole ekranu. 38

Raporty. Monitoring 39

Management dashboard 40

Management dashboard 41

Management dashboard 42

Zastępstwa Wszystkie nowe zadania, które przyjdą w trakcie zastępstwa widoczne są na liście do pobrania Zastępowanego i Zastępcy. Pole zastępca i zastępujący nie mogą być równe. W chwili edycji zastępstwa użytkownik może zmienić jedynie datę początkową bądź końcową zastępstwa. Pola zastępca i zastępujący nie są edytowalne. W okresie zastępstwa zadania delegowane, konsultowane, eskalowane przez zastępowanego trafiają do zastępcy oraz wykonawców zadania. 43

Personalizacja Każdy użytkownik lub grupa może mieć swoje własne, spersonalizowane menu 44

Personalizacja 45

Personalizacja 46

Aurea Mobile System działa na tabletach oraz na smartfonach za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej 47

Architektura Serwer usług Serwer obszarów danych I n t r a n e t I n t e r n e t Serwer aplikacji (dowolny serwer aplikacji) Serwer bazy danych 48

Stacja klienta Jedynym oprogramowaniem potrzebnym do działania systemu Aurea BPM jest przeglądarka internetowa Internet Explorer 9 + Mozilla Firefox Opera 9 + Google Chrome 49

Tecna Sp. z o.o. ul. Kasprowicza 103a / 9 01-823 Warszawa tel. +48 22 487 90 70 Q&A e-mail: tecna@tecna.pl http://www.tecna.pl http://aurea-bpm.com 50