` Zielona Góra, dnia 09.09.2013 Nr ref.: 1/M/2013 LUG Light Factory sp z o.o. Ul. Gorzowska 11 Zielona Góra 65-127 marta.siekacz@lug.com.pl Osoba kontaktowa: Marta Siekacz Nr telefonu: +48 68 411 72 43 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY W TARGACH Negócios nos Trilhos 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn. 05-07.11.2013 r. Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację kompleksowej organizacji udziału firmy, zwaną dalej Zamawiającym, w targach infrastruktury kolejowej Negócios nos Trilhos 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn. 05-07.11.2013 r. 1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością.
2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OFERTOWEGO Przedmiotem zapytania jest kompleksowa obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjno-techniczna stoiska, organizacji transportu i pobytu delegacji firmy Zamawiającego oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z jego udziałem jako wystawcy w targach Negócios nos Trilhos 2013. 3. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 36m 2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z podłączeniem do mediów. 2. Opracowanie projektu oraz wynajem wykonanej zgodnie z tymże projektem, kompleksowej zabudowy targowej o charakterze niesystemowym wraz z instalacją elektryczną. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz wyposażenia: powierzchnia zabudowy 36 m 2, typ zabudowy: niestandardowa, lada informacyjna + hoker, nadruki z grafikami na ścianach stoiska, wzmocnienie ścian w celu montażu TV stojak na katalogi i broszury oznakowanie stoiska z wykorzystaniem: a. logotypów firmowych oraz umieszczenie informacji o finansowaniu stoiska z projektu unijnego "Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, b. emblematu Unii Europejskiej, spełniającego normy graficzne określone w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej, c. hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość, d. elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej Gospodarki. 3. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony. 4. Zapewnienie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej oraz transferów lokalnych dla 2 osób, przy założeniu następujących terminów lotów:
wylot z Polski (Warszawa) 04.11.2013 wylot z Brazylii (Sao Paulo) 08.11.2013. 5. Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym dla 2 osób w następującej liczbie i terminie noclegów: 4 noclegów w terminie 04.11.2013 08.11.2013. 6. Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie dyspozycji na czas trwania targów Negócios nos Trilhos 2013, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim, posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie symultanicznym lub konsekutywnym. 7. Zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na kwotę min. 100 tys. PLN. 8. Zapewnienie wpisu dotyczącego firmy 9. Wykonanie następujących produkcji reklamowych: foldery targowe 6000 szt., rozmiar A4, 4+4 strony, pendrive y 4 GB, oznakowane, w opakowaniach z nadrukiem 500 szt., 10. Zapewnienie transportu i spedycji produktów ekspozycyjnych oraz materiałów i publikacji reklamowych firmy. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty związane z odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłki to 3 palety do 200kg każda. 11. Zredagowanie, przetłumaczenie i opracowanie graficzne następujących narzędzi promocji, do wykorzystania podczas targów Negócios nos Trilhos 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii. 12. Zorganizowanie spotkań z potencjalnymi obiorcami i dystrybutorami w ramach targów Negócios nos Trilhos 2013 w celu prezentacji produktów Zamawiającego, w tym: aranżacja miejsca umożliwiającego przeprowadzenie prezentacji z wykorzystaniem narzędzi multimedialnych (ekranu LCD) na terenie targów Negócios nos Trilhos 2013, zapewnienie obsługi tłumacza, umawianie spotkań i aranżowanie w każdym dniu targów rozmów B2B z potencjalnymi partnerami biznesowymi dla Zamawiającego.
4. KRYTERIA WYBORU OFERT 1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Nazwa kryterium Znaczenie (%) Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w danym kryterium 1. Cena 70% 70 2. Doświadczenie 30% 30 2. Opis kryterium 1. Cena, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 70 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 70 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 70 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 3. Opis kryterium 2. Doświadczenie, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Składający zapytanie dokona oceny kryterium 2. Doświadczenie na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające wykonanie każdego ze wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz terminie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 30 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 70 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
4. W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art. 701 3. Kodeksu Cywilnego. 5. TRYB SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: marta.siekacz@lug.com.pl lub faksem na numer: 48 68 45 33 201 lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres siedziby firmy 65-127 Zielona Góra, ul. Gorzowska 11, lub dostarczona do siedziby Zamawiającego (adres j.w.) w formie pisemnej do dnia 12.08.13. Oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Spis elementów wymienionych w pkt.3, p.pkt.1-11 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty. 4. Oświadczenie wynikające z pkt. 4, p.pkt. 3 niniejszego zapytania. 5. Warunki i termin płatności. 6. Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów. Termin związania z ofertą: Oferta powinna zawierać czternastodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 14 dni. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania
wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. 2. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 3. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.