Zapytanie ofertowe nr 1/08/2017

Transkrypt

1 Białystok, 17 sierpnia 2017 r. I. ZAMAWIAJĄCY Zapytanie ofertowe nr 1/08/2017 Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju ul. Lniana 41, Białystok (Koordynator Klastra Obróbki Metali) II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania ofertowego, przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, jest zamówienie usług związanych z organizacją wystąpienia firmy, będącej członkiem Klastra Obróbki Metali, na międzynarodowych imprezach targowych. Kody CPV zamówienia: Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw, Usługi organizowania podróży służbowych, Usługi hotelarskie. Zamówienie w ramach realizacji projektu Inteligentna Super fabryka Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych. Na zamówienie składają się następujące usługi: 1. Organizacja wystąpienia na Targach MEDICA, Düsseldorf, r Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m 2 w lokalizacji narożnej wraz oraz obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz z wykonaniem indywidualnej zabudowy stoiska obejmującej projekt, koncepcję aranżacji, montaż, demontaż oraz transport i spedycję do miejsca wystawy (projekt zabudowy w oparciu o minimalne wymagania stoiska określone w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 3 Specyfikacja zabudowy stoiska) z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska Transport osób poprzez wynajem samochodu na trasie Białystok-Düsseldorf-Białystok, w terminie r Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie (6 dób), dogodne położenie względem miejsca targów max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 45 min. 2. Organizacja wystąpienia na Targach Arab Health, Dubaj, r. 2.1 Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m 2 w lokalizacji narożnej wraz oraz obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz z wykonaniem indywidualnej zabudowy stoiska obejmującej projekt, koncepcję aranżacji, montaż, demontaż oraz transport i spedycję do miejsca wystawy (projekt zabudowy w oparciu o minimalne wymagania stoiska określone w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 3 Specyfikacja zabudowy stoiska) z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska. 2.2 Transport osób poprzez zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa-Dubaj, wylot w dniu r., maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania 2-4h, powrót Dubaj- Warszawa r., maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania 2-4h, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do lotniska oraz z hotelu do miejsca targów i z miejsca targów do hotelu. 2.3 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 4- gwiazdkowym, w terminie (6 dób), dogodne położenie względem miejsca targów max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 45 min. 3. Organizacja wystąpienia na kongresie Efort, Barcelona, r. 3.1 Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m 2 w lokalizacji narożnej wraz oraz obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz z

2 wykonaniem indywidualnej zabudowy stoiska obejmującej projekt, koncepcję aranżacji, montaż, demontaż oraz transport i spedycję do miejsca wystawy (projekt zabudowy w oparciu o minimalne wymagania stoiska określone w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 3 Specyfikacja zabudowy stoiska) z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska. 3.2 Transport osób poprzez zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa-Barcelona, wylot w dniu r., lot bezpośredni, powrót Barcelona-Warszawa r., lot bezpośredni, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do lotniska oraz z hotelu do miejsca targów i z miejsca targów do hotelu. 3.3 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3- gwiazdkowym, w terminie r. (5 dób), dogodne położenie względem miejsca targów max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 45 min. III. TERMIN REALIZACJI USŁUG Terminy realizacji usług zgodnie z opisem charakterystyki danej usługi, określonych w pkt. II. Opis przedmiotu zamówienia. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Do udziału w postępowaniu będą dopuszczeni Wykonawcy, którzy: 1.1. posiadają status podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiadają wpis do ewidencji CEIDG/KRS; 1.2. nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia; 1.3. nie podlegają wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniem z Zamawiającym; 1.4. dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia; warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy będą w stanie wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej 3 usługi obejmujące swoim zakresem organizację ekspozycji i indywidualnej zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 12 m 2 na imprezie wystawienniczej. Udokumentowanie tego faktu nastąpi poprzez przedłożenie referencji lub protokołu wykonania usługi podpisanego przez odbiorcę. 2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 2.1. określonych w pkt. 1.1, 1.2, 1.3 Wykonawca wypełni formularz zgodnie z Załącznikiem nr 2 Oświadczenia Wykonawcy i załączy do oferty wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS; 2.2. określonych w pkt. 1.4 Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisane przez odbiorcę usługi. V. KRYTERIA WYBORU OFERTY ORAZ SPOSÓB OCENY OFERTY 1. Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają warunki udziału w postepowaniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: l.p Kryterium Waga kryterium (%) Max. liczba punktów 1 Cena (C) 60 % 60 2 Koncepcja projektu i aranżacji stoiska (A) 40 % Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: - LP = C + A, gdzie: - LP łączna ilość punktów przyznanych ofercie, - C liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - A liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Koncepcja aranżacji Liczba punktów w kryterium Cena obliczona zostanie wg wzoru: - C = Cmin / Cbad x 60 pkt., gdzie: - C liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - Cmin cena brutto oferty o najniższej oferowanej cenie, - CIbad cena brutto oferty badanej Liczba punktów w kryterium Koncepcja aranżacji stoiska. Komisja oceniająca projekt może przyznać do 40 pkt. za przedstawienie projektu stoiska i koncepcji funkcjonalności aranżacji

3 ekspozycji w formie wizualizacji 3D. Minimalne wymagania dla stoiska opisane są w Załączniku nr 3 - Specyfikacja zabudowy stoiska. Projekt stoiska stanowi załącznik do oferty Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą. VI. MIEJSCE, TERMIN ORAZ FORMA SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy: 1.1. przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wzór formularza ofertowego, 1.2. w języku polskim, 1.3. podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy 1.4. i wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami dostarczyć do dnia: r drogą elektroniczną na adres: biuro@metalklaster.pl, 1.6. lub osobiście na adres ul. Żurawia 71 lok. 2.05, Białystok (do godz ). 2. Oferty złożone po tym terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. VII. MOŻLIWOŚĆ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH 1. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. VIII. CZAS ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca jest związany przedłożoną ofertą przez okres 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert. IX. WYMAGANE DOKUMENTY 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wzór formularza ofertowego, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS, 3. Listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisanymi przez odbiorcę usługi, zgodnie z pkt. IV Projekt aranżacji stoiska w formie wizualizacji 3D i opisu użytych materiałów. X. OSOBY DO KONTAKTU 1. Osobą do kontaktu jest p. Janusz Poulakowski, biuro@metalklaster.pl, tel XI. INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, w szczególności jeżeli złożone oferty przekraczają wartość przewidzianą w budżecie projektu na wykonanie przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 5.1. Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi lub jej części, określonej w Pkt. II 1-3 Zapytania ofertowego, w drodze protokołu odbioru W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość otrzymania przez wykonawcę zaliczki na poczet wykonania usługi. 6. Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności XII. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy, 3. Załącznik nr 3 Specyfikacja zabudowy stoiska.

4 . (pieczęć firmowa).... (miejscowość, data) Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/08/2017 Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju składamy ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia: organizację wystąpienia firmy, będącej członkiem Klastra Obróbki Metali, na międzynarodowych imprezach targowych: l.p. Usługa Cena netto PLN Cena brutto PLN 1. Organizacja wystąpienia na Targach MEDICA, Düsseldorf, r Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej z zabudową, wyposażeniem i opłatami rejestracyjnymi i wpisowymi, zgodnie z pkt. II 1.1 zapytania ofertowego 1.2. Transport osób poprzez wynajem samochodu na trasie Białystok-Düsseldorf-Białystok, zgodnie z pkt. II 1.2 zapytania ofertowego 1.3. Zakup noclegu dla 3 osób w Düsseldorfie, zgodnie z pkt. II 1.3 zapytania ofertowego 2. Organizacja wystąpienia na Targach Arab Health, Dubaj, r Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej z zabudową, wyposażeniem i opłatami rejestracyjnymi i wpisowymi, zgodnie z pkt. II 2.1 zapytania ofertowego 2.2. Transport osób poprzez zakup biletów oraz transport miejscowy, zgodnie z pkt. II 2.2 zapytania ofertowego 2.3. Zakup noclegu dla 3 osób w Dubaju, zgodnie z pkt. II 2.3 zapytania ofertowego 3. Organizacja wystąpienia na kongresie Efort, Barcelona, r Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej z zabudową, wyposażeniem i opłatami rejestracyjnymi i wpisowymi, zgodnie z pkt. II 3.1 zapytania ofertowego 3.2. Transport osób poprzez zakup biletów oraz transport miejscowy, zgodnie z pkt. II 3.2 zapytania ofertowego 3.3. Zakup noclegu dla 3 osób w Barcelonie, zgodnie z pkt. II 3.3 zapytania ofertowego ŁĄCZNIE Słownie netto PLN: Słownie brutto PLN:. Powyższa oferta złożona jest z terminem ważności 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert.. pieczęć i podpis osoby upoważnionej

5 Załącznik nr 2 do zapytania 01/08/2017 Oświadczenia Wykonawcy Nazwa i adres Wykonawcy Niniejszym oświadczam, iż firma, którą reprezentuję spełnia warunki przetargu polegające na: 1) posiadaniu statusu podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiada wpis do ewidencji CEIDG/KRS, 2) nie znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, 3) nie podleganiu wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniom z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dla wykazania spełnienia wymagania określonego w pkt. 1) dotyczącego wpisu do ewidencji CEIDG/KRS przedkładam wyciąg z ewidencji CEIDG/KRS. Ponadto oświadczam, iż zapoznałem/-łam się z treścią zapytania i warunkami zamówienia i zobowiązuję się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach określonych, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. (miejsce i data).. (podpis osoby upoważnionej)

6 Załącznik nr 3 do zapytania nr 01/08/2017- Specyfikacja zabudowy stoiska Założenia wykonania i aranżacji stoiska : 1. Stoisko o pow. 12 m2 w układzie narożnym. 2. Zabudowa stoiska indywidualna, dla każdej wystawy wykonywana jednorazowo. 3. Konstrukcja stoiska oparta na nośnikach, płyta MDF / płyta regips wraz z wykończeniem ich powierzchni lub tez inne materiały konstrukcyjne z wyłączeniem modułowej zabudowy systemowej, stoisko osadzone na podeście / podłodze wys. min. 2 cm. 4. Wyposażenie stoiska: a) Zaplecze do 1,5 m2 zamykane z szafką, koszem na śmieci i wieszakami na ubranie wierzchnie; b) Podświetlane stoiska, halogeny nie mniej niż 100 W na 2 m2 stoiska, c) zamykana gablota / lada il. szt. 1 na prezentacje wyrobów medycznych z bezpiecznym miejscem do ich prezentacji po wyjęciu z gabloty; wypełnienie gabloty podświetlane plexi, hoker 1 szt.; d) witryny do prezentacji wyrobów wym. 50x50 cm, wys. 2 m; odległość między półkami przeziernymi min. 30 cm; witryny podświetlane i zamykane, il. szt. 2, wypełnienie witryn podświetlane plexi; e) stolik okrągły i 4 krzesła; f) stojak/wieszak na ulotki szt. 1 ; g) TV LED wraz z mocowaniem (wielkość dostosowana do koncepcji projektu stoiska); h) elementy graficzne i identyfikacja wizualna wystawcy wydruki wielkoformatowe i montaż - powierzchnia ok. 10 m2 materiał do opracowania grafik, zdjęcia dostarczane przez zamawiającego. 2. Koszt wykonania stoiska obejmuje koszt zamówienia i podłączenia i zużycia energii elektrycznej, o mocy zapewniającej prawidłowa pracę odpowiadają przyjętym w projekcie założeniom, wykonanie instalacji el. wraz z rozdzielnią el., koszty montażu i demontażu stoiska, koszty transportu, spedycji, załadunki i wyładunku materiałów do wykonania stoiska. Projekt stoiska, w formie wizualizacji 3D i opisu wykonania wyposażenia, należy dołączyć do Oferty i będzie stanowił podstawę do oceny oferty w kryterium Koncepcja aranżacji stoiska.