Moduł Delegacje Instrukcja Zalogowany Użytkownik modułu Delegacje ma dostępne następujące formularze: 1. Rejestracja delegacji Użytkownik w celu wypełnienia nowego polecenia wyjazdu służbowego używa opcji Dodaj delegację. Kolejny numer delegacji nadawany jest automatycznie przez system a na formularzu należy uzupełnić następujące dane: Pracownik - pracownik wybierany jest z rozwijanej listy: zalogowany Użytkownik+ grupa jego podwładnych. Data kursów walut - data kursów pole automatycznie uzupełniane przez system datą systemową. Data wyjazdu data wyjazdu pracownika w podróż służbową, wybierana z kalendarza, pole obowiązkowe do wypełnienia. Data przyjazdu data przyjazdu pracownika z delegacji, wybierana z kalendarza, pole obowiązkowe do wypełnienia. Proponowany transport - pole uzupełniane wartościami z rozwijanej listy w tym: - samochód służbowy pole uzupełniane wartościami z rozwijanej listy - samochód prywatny (samochód<900, samochód>900) widoczny przy wydruku Ewidencji przebiegu pojazdu (nr. samochodu zgodny z Umową używania samochodu prywatnego do celów służbowych). 1
Kraj./Zagr. wybór rodzaju delegacji pomiędzy krajową a zagraniczną. Cel delegacji pole tekstowe; pole nie jest obowiązkowe do uzupełnienia np.: szkolenie, rozmowy handlowe, itp. Zgłoszenia dot. przekroczenia limitów pole tekstowe; pole nie jest obowiązkowe do uzupełnienia Przyciskiem Zapisz Użytkownik rejestruje delegację. Następuje przeładowanie strony, delegacja otrzymuje status Zarejestrowana i pojawia się lista zakładek, na których uzupełniane są szczegóły dotyczące delegacji. 2.Uzupełnienie danych o planowanym wyjeździe służbowym Użytkownik powinien wypełnić: Miejscowości docelowe. Nie jest możliwa już zmiana rodzaju delegacji oraz proponowanego transportu wcześniej zarejestrowanej delegacji, można ją natomiast anulować używając przycisku Anuluj delegację. 2
Miejscowości docelowe Analogicznie Użytkownik uzupełnia miejscowości docelowe podróży służbowej. W tym celu należy wybrać przycisk Dodaj na zakładce Miejscowości docelowe. Miasta wybierane są z listy nazw miast. W zależności od rodzaju delegacji jaką Użytkownik rejestruje system wyświetli: w przypadku delegacji zagranicznej wszystkie zdefiniowane miasta w przypadku delegacji krajowej listę miast przypisanych do kraju Polska. Opcja Szukaj służy do szybkiego znajdowania nazw miast zawierających wcześniej zdefiniowany poszukiwany ciąg liter ( % - zastępuje ciąg znaków). Miasta docelowe można usunąć wybierając napis Usuń! W przypadku braku miejscowości należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych i Płac Po wybraniu miejscowości docelowej w dolnym menu pojawia się przycisk Prześlij (kierownik). W dolnym menu formularza delegacji znajdują się przyciski: Anuluj delegację powoduje anulowanie delegacji. Drukuj otwiera się formularz, który można wydrukować. Prześlij (kierownik) informację o wyjeździe służbowym można przesłać do odpowiedniego Kierownika / Przełożonego, system pilnuje by wypełnić pole: Prześlij do: Zapisz powoduje zapisanie dokonanych wpisów 3. Przesłanie informacji o delegacji do Przełożonego Osoba, do której można przesłać informacje o delegacji - poprzez Prześlij (kierownik) - jest wybierana spośród osób mających uprawnienia do zatwierdzania delegacji. Po wybraniu Przełożonego, do którego Użytkownik chce przesłać informację o planowanym wyjeździe służbowym, należy wybrać przycisk Prześlij (kierownik). Nastąpi przeładowanie strony i z dolnego menu zniknie przycisk Prześlij(kierownik). Delegacja otrzymuje status Przesłana kierownik bądź Zatwierdzona kierownik, w zależności od tego czy przy danym pracowniku Przełożony ma zaznaczone automatyczne zatwierdzanie delegacji. Przełożony otrzymuje emailem prośbę pracownika o zaakceptowanie delegacji. Użytkownik może przeglądać historię nadawania statusów danego wyjazdu służbowego. W tym celu należy kliknąć w napis Historia nadawania statusów. 4a. Odrzucenie bądź zaakceptowanie delegacji przez Przełożonego. Delegacja oczekująca na zatwierdzenie przez Przełożonego ma status Przesłana (kierownik). 3
Kierownik ma możliwość odrzucenia bądź zaakceptowania delegacji w systemie TETA HRM. I. Jeśli Przełożony chce odrzucić przesłaną do niego delegację należy: 1) Wybrać przycisk Odrzuć (kierownik); 2) Na formularzu Odrzuć delegację podać powód odrzucenia wyjazdu służbowego. Pole Powód odrzucenia jest obowiązkowe do uzupełnienia; 3) Zatwierdzić odrzucenie delegacji wybierając przycisk Wyślij. II. Jeśli Przełożony chce zatwierdzić przesłany do niego wyjazd służbowy należy: 1) wybrać przycisk Zatwierdź (kierownik); 2) nastąpi przeładowanie strony i z dolnego menu znika przycisk Zatwierdź (kierownik) oznacza to, że Przełożony AKCEPTUJE WYJAZD i przesyła formularz pracownikowi; Po zatwierdzeniu delegacji poprzez kliknięcie przycisku OK (na formularzu komunikatu) a następnie Zatwierdź(kierownik) następuje przeładowanie strony i zmiana statusu delegacji na Zatwierdzona (kierownik). Pracownik otrzymuje drogą emailową informację o odrzuceniu bądź akceptacji przez Przełożonego wyjazdu służbowego. 4b. Przekazanie informacji do Działu Spraw Pracowniczych i Płac Po zatwierdzeniu Wyjazdu służbowego Kierownik wybiera przycisk Prześlij do Kadr celem uzupełnienia absencji w systemie TETA. Dodatkowo Przełożony może wydrukować przesłaną do niego delegację (wybierając przycisk Drukuj) 4
5. Odwołanie delegacji Aby odwołać delegację należy kliknąć w przycisk Anuluj delegację. 5