Warszawa, 13 lipca 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.2.2.2017.EO Pan Jakub Brzeziński Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Leoncinie ul. Partyzantów 3 05-155 Leoncin WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 2 (dalej ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci) kontroler Edyta Ostrowska radca wojewody w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadziła w dniach 6 i 8-10 lutego 2017 r. kontrolę problemową w Ośrodku Pomocy Społecznej w Leoncinie (dalej Ośrodek Pomocy Społecznej, Ośrodek lub OPS), mieszczącym się w Leoncinie przy ul. Partyzantów 3. Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w szczególności rzetelność sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz sposób szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych, w okresie od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli, tj. 6 lutego 2017 r. Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Leoncinie jest pan Jakub Brzeziński od 9 maja 2012 r. Zgodnie z 3 ust. 1 statutu Ośrodka obsługę finansowo-księgową OPS prowadzi 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz. 1092 2 Dz. U. poz. 195, z późn. zm.
Urząd Gminy w Leoncinie. Skarbnikiem Gminy Leoncin jest od 27 stycznia 2012 r. pani Maria Jolanta Zalewska, powołana na stanowisko uchwałą Nr XXIII/113/2012 Rady Gminy Leoncin z dnia 27 stycznia 2012 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Ośrodka pod nr 7. 1. Organizacja zadania Ośrodek Pomocy Społecznej w Leoncinie funkcjonuje w oparciu o następujące akty: statut stanowiący załącznik do uchwały nr XXXVIII/28/06 Rady Gminy w Leoncinie z dnia 23 sierpnia 2006 r. w sprawie uchwalenia statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Leoncinie, zmieniony uchwałami Rady Gminy w Leoncinie w sprawie wprowadzenia zmian do statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Leoncinie: nr XXII/36/208 z dnia 13 listopada 2008 r., nr XXV/50/08 z dnia 30 grudnia 2008 r. i nr XXXII/19/09 z dnia 29 czerwca 2009 r. regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 4/09 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 29 czerwca 2009 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Leoncinie, zmieniony zarządzeniem Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej nr 3/10 z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Leoncinie. Regulamin organizacyjny i jego zmiana zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy Leoncin, zgodnie z 9 ust. 1 niniejszego regulaminu. W okresie od 1 kwietnia br. do dnia kontroli w Ośrodku Pomocy Społecznej zadania związane z realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywało łącznie pięć osób, dwóch pracowników Ośrodka i trzech zatrudnionych w Urzędzie Gminy Leoncin: 1. pan Jakub Brzeziński kierownik Ośrodka, upoważnienie Wójta Gminy Leoncin znak KZPA.0052.7.2016 z 10 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 2. pani Aneta Bogdanowicz referent ds. świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i dłużników alimentacyjnych, upoważnienie Wójta Gminy Leoncin znak KZPA.0052.8.2016 z 14 marca 2016 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, 3. pani Renata Sumińska na podstawie umów zlecenia z 1 kwietnia 2016 r. i 1 stycznia 2017 r. na wykonywanie zadań w zakresie pełnej obsługi finansowo-księgowej w celu realizacji świadczenia wychowawczego Rodzina 500+, 2
4. pani Magdalena Piasecka na podstawie umowy zlecenia z 1 kwietnia 2016 r. na wykonywanie zadań w zakresie pełnej obsługi płacowej w celu realizacji świadczenia wychowawczego Rodzina 500+ w okresie 1 kwietnia 31 grudnia 2016 r., 5. pani Wiesława Połeć na podstawie umowy zlecenia z 1 kwietnia 2016 r. na wykonywanie zadań w zakresie pełnej obsługi płacowej w celu realizacji świadczenia wychowawczego Rodzina 500+ w okresie 1 kwietnia 31 lipca 2016 r. Na dzień sporządzenia rocznego sprawozdania Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywały 4 osoby: 2 pracowników Ośrodka posiadających imienne upoważnienia organu właściwego do prowadzenia postępowań wynikających z ww. ustawy i na podstawie umów zlecenia 2 osoby zatrudnione w Urzędzie Gminy Leoncin wykonujące zadania z zakresu obsługi kontrolowanego obszaru. Ośrodek zawarł dwie umowy licencyjne z TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 222 lok. 271 (dalej TOP-TEAM) na prawo użytkowania programu Świadczenia Wychowawcze (nr licencji sw/mazo/2016/98) oraz dwie umowy na sprawowanie nadzoru autorskiego uproszczonego nad aplikacją z 2 kwietnia 2016 r. na okres do końca 2016 r. i z 2 stycznia 2017 r. z okresem obowiązywania do 31 grudnia 2017 r. Wniosek o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie świadczenia rodzinne/ świadczenia wychowawcze 500+ do Rejestru Zbiorów Danych Osobowych przesłany został Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych 26 lutego 2016 r. (dalej GIODO). Tego samego dnia Biuro GIODO poinformowało, że przesłany wniosek nie zawiera podpisu elektronicznego i nie zostanie przekazany do rozpatrzenia do chwili dostarczenia do Biura GIODO jego wydruku opatrzonego podpisem osoby uprawnionej. W przedmiotowej kwestii pan Jakub Brzeziński kierownik Ośrodka wyjaśnił, że ( ) Ośrodek Pomocy Społecznej w Leoncinie zgłosił zbiór w wersji elektronicznej do GIODO w dniu 26 lutego 2016 roku, po czym tego samego dnia za pośrednictwem Poczty Polskiej w wersji papierowej przesłano wniosek. We wrześniu 2016 roku, pismem DRZO/401/003630/16/KSI172346 GIODO poprosił o wyjaśnienie kwestii części B pkt 1 i 2 wniosku. W odpowiedzi tutejszy Ośrodek wysłał informację, iż to właśnie OPS będzie administratorem w/w danych. W dniu 10 lutego w kontakcie telefonicznym z pracownikiem 3
GIODO prowadzącym sprawę ustalono, iż wniosek wysłany przez tut. Ośrodek czeka na rozpatrzenie. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych w Ośrodku kontrolerowi nie przedstawiono zaświadczenia GIODO o zarejestrowaniu przedmiotowego zbioru w Rejestrze Zbiorów Danych Osobowych. W wyniku kontroli ustalono następujące nieprawidłowości: 1. Niedopełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wyznaczenia przez organ gminy, do dnia wejścia w życie ww. ustawy, tj. 1 kwietnia 2016 r., Ośrodka Pomocy Społecznej do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. 2. Nieujęcie w statucie Ośrodka w katalogu zadań realizowanych przez OPS zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 3. Nieokreślenie w regulaminie organizacyjnym Ośrodka jako zadań należących do zakresu działania OPS zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanym za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej sprawozdaniu Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) /dalej sprawozdanie/ z danymi wynikającymi z prowadzonych w formie papierowej rejestrów wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego i decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego, raportów wygenerowanych z oprogramowania Świadczenia wychowawcze (dalej program Świadczenia wychowawcze) oraz ksiąg rachunkowych. W okresie kontrolowanym nie wypłacono świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej lub opłacania usług. Badaniu poddano dane w następujących pozycjach sprawozdania: A.1. Liczba złożonych unikatowych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. 4
A.3. Liczba wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego. A.3.1. Liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego. B.1. Liczba świadczeń należnych za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.1.1. Liczba świadczeń należnych na pierwsze dziecko za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.2. Liczba świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w grudniu 2016 r. i całym 2016 r. (kolumny 9. i 10. sprawozdania). B.4. Poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenia wychowawcze w kolejnych miesiącach 2016 r. i całym 2016 r., bez kosztów obsługi i wdrożenia (kolumny sprawozdania od 1. do 10.). B.5.2. Liczba rodzin z ustalonym prawem do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko w sytuacji, gdy jest ono jedynym dzieckiem. C. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. D.2. Otrzymana w 2016 r. dotacja z budżetu państwa na realizację ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. D.3. i D.4. Poniesione w 2016 r. z dotacji celowej z budżetu państwa wydatki na wdrożenie ustawy i obsługę świadczeń wychowawczych. W wyniku dokonanej analizy ustalono zgodność danych wykazanych w następujących pozycjach sprawozdania: B.4. w zakresie wydatków poniesionych z budżetu państwa na świadczenia wychowawcze w kwietniu, maju czerwcu, lipcu i całym 2016 r. z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych i raportów z programu Świadczenia wychowawcze za ww. miesiące 2016 r. C.1.2. w zakresie liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej z wykazem osób realizujących kontrolowane zadanie i przedstawionymi umowami zlecenia. D.2. w zakresie dotacji otrzymanej w 2016 r. na realizację ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. D.3. i D.4. łączna kwota wydatków na wdrożenie ustawy i obsługę świadczeń wychowawczych jest zgodna z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych 5
oraz wykazanymi w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od 01.01-31.12.2016 roku w działach: 710, 801, 852, 853. W pozostałych poddanych badaniu pozycjach sprawozdania ustalono niezgodności, jak niżej następuje: A.1. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę złożonych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego 463, z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia wychowawcze wynika liczba 459, natomiast z papierowego rejestru decyzji 470. A.3. i A.3.1. w zakresie liczby wydanych decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego, w tym przyznających prawo do świadczenia, wykazano odpowiednio 463 i 443, podczas gdy zgodnie z danymi wynikającymi z raportu wygenerowanego z programu Świadczenia wychowawcze są to liczby 477 i 434, a ponadto w zakresie łącznej liczby decyzji wydanych w sprawie świadczenia wychowawczego w papierowym rejestrze zaewidencjonowano 479 decyzji. W kwestii powyższych rozbieżności pan Jakub Brzeziński kierownik Ośrodka wyjaśnił, że ( ) wynikają one z powielanego błędnego sumowania narastająco wniosków i decyzji z papierowego rejestru wniosków/decyzji i dodawaniu uzyskanej sumy do wartości wykazanej w sprawozdaniu za okres poprzedzający. Na dzień dzisiejszy nie jest możliwe wskazanie momentu, w którym wkradł się błąd. Tabela 3.1 możliwość popełnienia tzw. czeskiego błędu polegającego na wprowadzeniu cyfr w przestawionej kolejności. B.1. i B.1.1. kolumny 9. i 10. w sprawozdaniu wykazano liczby świadczeń wychowawczych należnych za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok, odpowiednio 636 i 5 703, natomiast powinno być 632 i 5 696 świadczeń 3, w tym na pierwsze dziecko za grudzień 2016 r. i cały 2016 rok 254 i 2 286, a powinno zostać wykazane 245 i 2 169 świadczeń 4 B.2. kolumny 9. I 10. w sprawozdaniu wykazano jako liczby świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w grudniu 2016 r. i całym 2016 r. 636 i 5 699, natomiast powinno być 637 i 5 696 świadczeń 5. B.4. w sprawozdaniu dane dotyczące wydatków na świadczenia wychowawcze (bez kosztów obsługi i wdrożenia) za sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień 2016 r. są niezgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych lub raportów 3 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 4 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 5 Zgodnie z raportem z programu Świadczenia wychowawcze 6
z programu Świadczenia wychowawcze za poszczególne miesiące 2016 r., bądź zostały ujęte w sprawozdaniu w nieprawidłowej wysokości, co prezentuje poniższa tabela: Miesiąc Sprawozdanie na 31 grudnia 2016 r. Ewidencja księgowa Raporty z programu Świadczenia wychowawcze Wartość prawidłowa, która powinna zostać ujęta w sprawozdaniu 6 Sierpień 314 744 314 274,30 315 274,30 314 774 Wrzesień 318 129 318 129,10 318 129,10 317 629 Październik 316 968 316 468,00 316 468,00 316 468 Listopad 312 970 312 470,10 312 970,10 312 970 Grudzień 316 857 318 326,40 317 826,40 317 826 Zgodnie z treścią wyjaśnienia złożonego przez pana Jakuba Brzezińskiego kierownika Ośrodka W miesiącu wrześniu i październiku wpisano kwoty z list wypłat, a nie uwzględniono, że jedna z osób nie pobrała terminowo pieniędzy do końca miesiąca (część świadczeń wypłacana jest w formie gotówki w banku). Z analizy wydatków wykazanych w sprawozdaniu, Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od 01.01-3112.2016 roku w działach: 710, 801, 852, 853 i raportach z programu Świadczenia wychowawcze za poszczególne miesiące 2016 r. wynika, że wydatki wykazywane w sprawozdaniu pomniejszane były o dokonane zwroty nienależnie pobranych świadczeń, natomiast instrukcje zawarte w Objaśnieniach do sprawozdania nie przewidywały takiego działania. B.5.2. w sprawozdaniu w każdym miesiącu 2016 r. wykazano taką samą liczbę rodzin z ustalonym prawem do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko w sytuacji, gdy jest ono jedynym dzieckiem 225, podczas gdy liczba wszystkich rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego w gminie w poszczególnych miesiącach 2016 r. zgodnie ze sprawozdaniem oscylowała od 421 do 435. W powyższej kwestii pan Jakub Brzeziński Kierownik Ośrodka wyjaśnił, że W związku z niejasnością co do liczby świadczeń przyznanych na pierwsze dziecko w sytuacji gdy jest ono jedynym dzieckiem, informuję, iż w 2016 roku system dziedzinowy obsługujący świadczenie rodzicielskie na różnych etapach realizacji działania wykazywał niedokładne 6 Zgodnie z wyjaśnieniem kierownika Ośrodka 7
bądź błędne dane co do liczby świadczeń lub świadczeniobiorców. Liczba 225 z pewnością była zasugerowana jednym z takich raportów (zał. Nr 3). /przypis kontrolera: przywołany raport dotyczy wszystkich pierwszych dzieci, na które rodzice pobierali świadczenie wg stanu na 31 grudnia 2016 r., niezależnie od liczby dzieci w rodzinie/ W 2017 roku, kiedy dostawca poprawił program dziedzinowy raport (zał. Nr 4) pokazuje właściwą liczbę dzieci z dokładnym doprecyzowaniem w rodzinie jedno dziecko, który to wskazuje 103 rodzin z jednym dzieckiem. Zgodnie z wyżej wymienionym załącznikiem pn. Informacja o liczbie rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego w przedziale dat od 2016-04-01 do 2016-12-31 liczba rodzin z ustalonym prawem do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko w sytuacji, gdy jest ono jedynym dzieckiem, wynosiła od 97 w lipcu do 104 w grudniu 2016 r. C.1., C.1.3. i C.1.3.1. w sprawozdaniu wykazano jako liczbę osób realizujących ustawę o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wg stanu na 31 grudnia 2016 r. liczbę trzy zamiast cztery: dwóch pracowników Ośrodka i dwóch zleceniobiorców, oraz w dwóch kolejnych wierszach liczbę jeden zamiast dwa: dwóch pracowników OPS otrzymujących dodatek za realizację zadań związanych ze świadczeniami wychowawczymi. 3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność Ośrodek Pomocy Społecznej za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej 2 i 25 listopada 2016 r. przekazał wojewodzie zapotrzebowania na środki finansowe z budżetu wojewody w 2016 r., w których określił wysokość środków niezbędnych w rozdziale 85211 Świadczenia wychowawcze na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na kwotę 2 899 267 zł i ostatecznie plan po zmianach na 2016 r. ustalony został w takiej wysokości. Jak wynika z raportów wygenerowanych z systemu finansowo-księgowego, wydatki na realizację kontrolowanego zadania wyniosły w 2016 r. 2 894 852,98 zł, co stanowi 99,85% planu po zmianach OPS w rozdziale 85211. W podziale na wypłaty świadczeń i koszty obsługi zadania wydatki wyniosły 2 837 078 zł i 57 774,98 zł, co stanowi odpowiednio 98% i 2% wydatkowanych środków w rozdziale 85211, zgodnie z postanowieniami art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Tożsame kwoty zrealizowanych w 2016 r. 8
wydatków wykazane zostały w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od 01.01.-31.12.2016 roku w działach: 710, 801, 852, 853. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 4 414,02 zł zwrócona została na rachunek Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego 30 grudnia 2016 r., zatem z zachowaniem terminu ustalonego w art. 168 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 7. W OPS nie udokumentowano procesu kalkulowania wysokości dotacji niezbędnej w grudniu 2016 r. do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W przedmiocie sposobu kalkulacji kwoty dotacji na realizację kontrolowanego zadania wyjaśnień udzielił pan Jakub Brzeziński kierownik Ośrodka: Zapotrzebowanie na dotację niezbędną do wypłaty świadczeń wychowawczych w miesiącu grudniu 2016 r. zostało ustalone na podstawie wydanych decyzji przyznających świadczenie wychowawcze w okresie od dnia 01.04.2016 r. do dnia sporządzenia zapotrzebowania i obowiązujących w miesiącu grudniu. Liczba przyznanych decyzjami świadczeń w wyżej wymienionym okresie wynosiła miesięcznie od 630 do 640. 630 x 500,00 zł = 315 000,00 zł 640 x 500,00 zł = 320 000,00 zł W miesiącu listopadzie wypłacono 630 świadczeń wychowawczych. Szacując wypłaty na miesiąc grudzień uwzględniono możliwość składania wniosków do dnia 10.12.2016 r. Ustalono, że w okresie od 21.11.2016 r. do 10.12.2016 r. może wpłynąć ok. 9 nowych wniosków (od 01.10.2016 r. do 20.11.2016 r. wpłynęło 7 wniosków). Na miesiąc grudzień szacowano do wypłaty od 636 do 640 świadczeń wychowawczych. Na tej podstawie ustalone zostało, że wydatki na świadczenie wychowawcze w miesiącu grudniu nie powinny przekroczyć kwoty 320 000,00 zł. Dotację na wypłatę świadczeń wychowawczych powiększono o kwotę na koszty obsługi (2% w 2016 r.). Ustalając kwotę dotacji na koszty obsługi w miesiącu grudniu obliczona została kwota 2% z szacowanych kosztów całkowitych 2 899 267,00 zł x 2% = 57 985,34 zł, pomniejszona o kwotę wydatkowaną do dnia sporządzenia zapotrzebowania. 7 Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm. 9
Z tytułu dotacji otrzymanej na realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w okresie od sierpnia do grudnia 2016 r. do dyspozycji jednostki pozostawały środki w wysokości: 31 lipca 2016 r. 17 981,70 zł, 31 sierpnia 2016 r. 60 092,50 zł, 30 września 2016 r. 12 265,69 zł, 31 października 2016 r. 12 249,40 zł, 30 listopada 2016 r. 11 970,75 zł, 30 grudnia 2016 r. 4 414,02 zł. Podsumowując wyniki kontroli informuję, że organizację realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, rzetelność sporządzonego sprawozdania z realizacji programu Rodzina 500 plus oraz szacowanie wysokości dotacji niezbędnej do jego realizacji ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Kierownika do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Podjęcia działań w celu ustalenia zarówno w statucie, jak i regulaminie organizacyjnym Ośrodka jako przedmiotu działalności OPS zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 2. Dopełnienia obowiązku zarejestrowania zbioru danych osobowych dotyczących świadczeń wychowawczych w ogólnokrajowym, jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez GIODO. 3. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu i ściśle według objaśnień załączonych do formularzy sprawozdań oraz zatwierdzania ich ostatecznych wersji przez kierownika jednostki przed przekazaniem do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. 4. Przechowywania kopii zatwierdzonych przez kierownika sprawozdań oraz dokumentów, w tym pochodzących z systemu dziedzinowego do obsługi świadczeń wychowawczych (na dzień sporządzania sprawozdania), stanowiących podstawę ujęcia danych w sprawozdaniach. 10
5. Rzetelnego szacowania wysokości dotacji niezbędnej na realizację ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci ściśle według potrzeb na określony miesiąc, oraz dokumentowania tego procesu. Jednocześnie zobowiązuję Pana Kierownika do poinformowania Wojewody Mazowieckiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. Wojewody Mazowieckiego Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Adam Mirosław Krawczak Wójt Gminy Leoncin 11