WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki Łódź, 20 czerwca 2011 r. PNK-IV.431.20.2011 Pan Marek Chrzanowski Prezydent Miasta Bełchatowa Pani Ewa Skorupa Przewodnicząca Rady Miejskiej w Bełchatowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ), 15 kwietnia 2011 r. w Urzędzie Miasta Bełchatowa, dalej zwanego Urzędem, przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków przez organy Miasta w okresie od 1 stycznia 2009 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Prezydenta Miasta Bełchatowa, dalej zwanego Prezydentem, 18 maja 2011 r., w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wobec stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości działalność podmiotu kontrolowanego w przedmiocie kontroli należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Urząd Miasta Bełchatowa jest organizacyjnie przygotowany do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Spełnione zostały wymogi art. 253 1-3 Kpa. Na tablicy 1
w siedzibie Urzędu znajdowała się informacja spełniająca dyspozycję art. 253 4 Kpa. Natomiast nie w pełni zrealizowano zapis 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46), dalej zwanego Rozporządzeniem, ponieważ w informacji, o której mowa w wyżej przytoczonym paragrafie, nie wskazano komórki organizacyjnej bądź wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski (zamieszczono informację o komórce organizacyjnej przyjmującej skargi i wnioski). Powyższe stanowi nieprawidłowość. W trakcie kontroli Sekretarz Miasta oświadczył kontrolującym, iż treść wywieszonej informacji zostanie przeanalizowana pod kątem zgodności z przepisami Rozporządzenia. Przyczyną powstania nieprawidłowości był brak precyzji przy redagowaniu tekstu przedmiotowej informacji. W rejestrze skarg i wniosków w 2009 r. wpisano 6 spraw, w 2010 r. 17 spraw, a w 2011 r. 4 sprawy. W trakcie kontroli zbadano 9 spraw co stanowi 33% wszystkich zarejestrowanych. Należy podkreślić, że wszystkie badane sprawy zostały załatwione z zachowaniem terminów określonych w przepisach prawa. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowość polegającą na rozpatrzeniu 4 skarg przez Prezydenta, podczas gdy z przepisów powszechnie obowiązujących wynikała właściwość innego organu. Działanie Prezydenta naruszało przepisy art. 223 1 i 231 Kpa. Skarga zarejestrowana pod poz. 17 z 2010 r. winna zostać przekazana do rozpatrzenia Radzie Miejskiej w Bełchatowie na podstawie art. 231 w związku z art. 229 pkt 3 Kpa. Również skarga 2 z 2011 r. w części, w której podniesiono zarzuty dotyczące działalności Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bełchatowie, nie powinna zostać rozpatrzona przez Prezydenta. Art. 229 pkt 3 Kpa wprost wskazuje, że jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych jest rada gminy (miasta) z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Wyjaśnienia złożone w zakresie powyżej omówionych spraw nie dają podstaw do uznania ich za zasadne. Przyczyną wyżej wskazanych nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego określających właściwość organów do rozpatrywania skarg. Ponadto skargę na funkcjonariusza Straży Miejskiej w Bełchatowie (4 z 2010 r.) winien rozpatrzyć Komendant Straży Miejskiej w Bełchatowie. Przemawia za tym następujący pogląd: Mając na uwadze przyjęte w ustawie rozwiązania o umiejscowieniu straży gminnych (miejskich) w strukturze organizacyjnej gminy można, w ocenie MSWiA, przyjąć stanowisko, że organem uprawnionym do rozpatrywania skarg na działania strażników gminnych (miejskich) jest wójt, burmistrz, prezydent miasta, który w świetle art. 232 2 k.p.a. może skargę na pracownika przekazać do załatwienia również jego 2
przełożonemu służbowemu (tj. komendantowi straży), z obowiązkiem zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi o sposobie jej załatwienia. Jeżeli natomiast straż jest jednostką odrębną właściwym do rozpatrywania skarg na strażników jest komendant straży (stanowisko wyrażone przez Dyrektora Departamentu Analiz i Nadzoru Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w piśmie z 21 lipca 2009 r., znak DaiN-VI-026/1246/10). Natomiast skarga na Komendanta Straży Miejskiej w Bełchatowie (1 z 2009 r.) powinna zostać załatwiona przez Radę (art. 229 pkt 3 Kpa). W 4 zbadanych sprawach dokonano błędnej kwalifikacji pism tzn. nie zastosowano zasady pierwszeństwa postępowania administracyjnego przed skargowym, co narusza art. 233, 234 1 oraz 235 1 Kpa i stanowi nieprawidłowość. Dotyczy to sprawy 1 z 2010 r., w której pismo powinno być zakwalifikowane jako zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie i przekazane do rozpatrzenia organowi wyższego stopnia (art. 37 1 Kpa), a także sprawy 11 z 2010 r., w której z treści skargi wynikało niezadowolenie zainteresowanej z decyzji wydanej w II instancji przez SKO. W sprawie 14 z 2010 r. zgodnie z dyspozycją art. 233 Kpa skarga winna być zakwalifikowana jako wniosek w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej i przekazana do rozpatrzenia organowi, o którym mowa w art. 236 Kpa, tj. uprawnionemu do wszczęcia postępowania administracyjnego. Podobna sytuacja miała miejsce w sprawie 2 z 2011 r. Złożone przez Koordynatora Zespołu do spraw Pomocy Społecznej i Zdrowia wyjaśnienia nie mogły zostać uznane za uzasadnione. Ponadto w odniesieniu do skargi nr 2 z 2011 r. należy wskazać, że sprawy dotyczące lokali reguluje ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.), a sprawy przywrócenia do pracy ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zatem skarżący powinien zostać poinformowany, że do orzekania w obydwu wyżej wskazanych przypadkach właściwy jest sąd powszechny. Złożone w toku kontroli wyjaśnienie nie mogło zostać uznane za zasadne. Przyczyną powyższych nieprawidłowości była niewystarczająca znajomość przepisów prawa bądź brak lub błędne odniesienie stanu rzeczywistego w stosunku do regulacji prawnych, odnoszących się do omówionego wyżej zakresu. Należy zauważyć, iż w zgodzie ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie sądowym w tych wszystkich przypadkach, w których ustawodawca przyznał radzie gminy możliwość wypowiedzenia się w jakichkolwiek kwestiach merytorycznych powinno to mieć miejsce w formie uchwały (wyrok II SA/Bd 930/07). Tymczasem w sprawie 4 z 2009 r. odpowiedź została udzielona przez Przewodniczącego Rady w formie zwykłego pisma, co stanowi nieprawidłowość. W sprawie 1 z 2010 r., odpowiedź na skargę została podpisana przez osobę nieposiadającą wymaganego upoważnienia, czym naruszone zostały przepisy działu VIII Kpa, a w szczególności 3
art. 238 1 Kpa. Na marginesie należy dodać, że opisane działanie naruszyło także zapisy Rozdziału VIII Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, odnoszące się do zasad podpisywania pism i dokumentów. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Przedmiotem skargi zarejestrowanej pod poz. 8 z 2010 r., było naganne zachowanie osoby zamieszkałej wraz ze skarżącym. Przedmiotowe pismo, jako odnoszące się bezpośrednio do relacji domowych, nie powinno być zarejestrowane i załatwione w trybie działu VIII Kpa. Kontrolujący stwierdzili, że w 5 przypadkach w zawiadomieniu o sposobie załatwienia skargi nie określono, czy skarga została rozpatrzona pozytywnie czy negatywnie, a w 4 sprawach nie zawarto pouczenia o treści art. 239 Kpa. Powyższe narusza art. 238 1 Kpa i stanowi nieprawidłowość. Pani Katarzyna Kleska Specjalista w Kancelarii Prezydenta, jako osoba odpowiedzialna, nie potrafiła wskazać przyczyn opisanych braków w zawiadomieniach. Ponadto w aktach 6 spraw znalazły się zawiadomienia kierowane do skarżącego, które opatrzono pieczęcią nagłówkową Urzędu, podczas gdy zostały podpisane przez Prezydenta. Pomimo faktu, iż odpowiedzi na skargi były kierowane na papierze firmowym z logo Prezydenta Miasta Bełchatowa (co wynika z wyjaśnień), jako uchybienie należy zakwalifikować sytuację, w której egzemplarze ad acta, pod względem wymogów nałożonych instrukcją kancelaryjną, nie są identyczne z wysłanymi do skarżącego. Naruszenie wspomnianej instrukcji polegało również na nadaniu: 1) 5 sprawom symbolu klasyfikacyjnego 0560 Rejestr skarg i wniosków, zamiast symbolu 0561 Rozpatrywanie skarg lub 0562 Rozpatrywanie wniosków ; 2) 1 sprawie znaku komórki merytorycznej z symbolem 0717, zamiast znaku komórki z odpowiednim symbolem skargowym; 3) 3 sprawom znaków równocześnie dwóch komórek organizacyjnych, tj. komórki merytorycznej i Kancelarii Prezydenta. Ze względu na fakt, iż powyższe odstępstwa od stanu pożądanego miały charakter wyłącznie formalny i w aspekcie wykonania zadań nie spowodowały następstw dla kontrolowanej działalności, stanowią uchybienia. Odnośnie technicznej strony prowadzenia rejestru skarg i wniosków stwierdzono uchybienia polegające na niewpisaniu pojedynczych danych, zawierających informacje dotyczące postępowania skargowego np. daty wysłania zawiadomienia, sposobu załatwienia czy osoby zawiadamianej. Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości są: 1) Prezydent Miasta Bełchatowa w związku z niewystarczającym wypełnianiem obowiązku wynikającego z 6 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, obligującego do nadzorowania działań Sekretarza Miasta i Dyrektorów; 2) Sekretarz Miasta w związku z niedostatecznym realizowaniem nadzoru nad przestrzeganiem zasad kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej, wynikającego z 9 4
ust. 1 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu; 3) Dyrektor Kancelarii Prezydenta w związku z niewystarczającym sprawowaniem nadzoru nad wykonywaniem zadań Kancelarii ( 19 pkt 3 i 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, zakres czynności); 4) Pani Katarzyna Kleska Specjalista w Kancelarii Prezydenta w związku z stwierdzonymi uchybieniami w prowadzeniu rejestru skarg i wniosków oraz niedostatecznym realizowaniem obowiązku przestrzegania przepisów prawa (Kpa i instrukcji kancelaryjnej); 5) dyrektorzy wydziałów merytorycznych i pracownicy zajmujący się poszczególnymi sprawami w zakresie nieprawidłowości stwierdzonych odnośnie spraw załatwianych w wydziale merytorycznym. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności regulujących kwestię kwalifikacji pism i ustalania organu właściwego do rozpatrzenia skargi lub wniosku, 2) bezwzględne stosowanie przepisów art. 233-236 Kpa wskazujących na prymat postępowania jurysdykcyjnego nad postępowaniem skargowym, 3) podejmowanie przez Radę rozstrzygnięć w sprawie skarg i wniosków w formie właściwej dla organu kolegialnego, tj. w formie uchwały, 4) wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, ze szczególnym uwzględnieniem faktu obowiązywania od 20 stycznia 2011 r. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67), 5) rejestrowanie w rejestrze skarg i wniosków jedynie pism, o których mowa w Dziale VIII Kpa, 6) przestrzeganie zapisów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, odnoszących się do zasad podpisywania pism i dokumentów, 7) rzetelne prowadzenie rejestru skarg i wniosków. Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, 5
wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 6