PROTOKÓŁ z kontroli Rady Miasta Nowy Sącz

Transkrypt

1 KA.V PROTOKÓŁ z kontroli Rady Miasta Nowy Sącz Siedziba Rady Miasta: Rynek 1; Nowy Sącz. Kontrolę w dniu 29 sierpnia 2008 r. przeprowadziła Danuta Żurek, starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na postawie upoważnienia Wojewody Małopolskiego Nr 1/2008 z dnia 12 sierpnia 2008 roku. Przedmiotem kontroli objęto prawidłowość przyjmowania, ewidencjonowania oraz rozpatrywania przez Radę Miasta Nowy Sącz skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2007 r. do 30 czerwca 2008 r. Funkcję Przewodniczącego Rady Miasta pełni Pan Artur Czernecki. Podstawa prawna: ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Ustaleń kontroli dokonano w oparciu o: - Statut Miasta Nowego Sącza nadany uchwałą Nr XLVI/549/2005 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 29 kwietnia 2005 r. w sprawie uchwalenia statutu Miasta Nowego Sącza, - Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Nowego Sącza (tekst jednolity) wprowadzony zarządzeniem Nr 185/2008 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 18 czerwca 2008 r. - rejestr skarg i wniosków 1. Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków. Tryb postępowania ze skargami i wnioskami kierowanymi do Rady Miasta uregulowany został w Rozdziale VII Statutu Miasta Nowego Sącza. Zgodnie z 84 pkt 3 Komisja Rewizyjna bada skargi wnoszone na działalność i zadania Prezydenta, kierowników miejskich i powiatowych (właściwych dla zadań miasta na prawach powiatu) jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży oraz przygotowuje opinie i wnioski w tych sprawach, które przedstawia Radzie przed rozpatrzeniem skargi przez Radę. Na podstawie Uchwały Nr XLI/484/2005 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 25 lutego 2005 r. w sprawie przekazywania skarg do załatwienia Rada Miasta:

2 - przekazuje Prezydentowi Miasta Nowego Sącza, jako przełożonemu służbowemu do załatwienia skargi wnoszone na pracowników Urzędu Miasta, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz innych jednostek organizacyjnych Miasta Nowy Sącz, zobowiązując go jednocześnie do bieżącego zawiadamiania o sposobie ich załatwienia, - upoważnia Przewodniczącego Rady Miasta Nowego Sącza do przekazywania organowi właściwemu w rozumieniu przepisów Kpa, skarg niewłaściwie skierowanych do Rady Miasta Nowego Sącza lub wskazania skarżącemu organu właściwego do rozpatrzenia skargi, - zobowiązuje Przewodniczącego Rady Miasta Nowego Sącza do bieżącego zawiadamiania skarżących o przekazaniu skargi do załatwienia Prezydentowi Miasta lub innemu właściwemu organowi. Powyższa uchwała została zalegalizowana przez Wydział Prawny i Nadzoru Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu 29 marca 2005 roku. Przyjęcia stron w sprawach skarg i wniosków. Na podstawie informacji znajdującej się w siedzibie Rady Miasta ustalono, iż Przewodniczący Rady przyjmuje mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek od godz do godz , po uprzednim zapisaniu się w Biurze Obsługi Rady. Ustalone godziny przyjęć oraz informacja w tym zakresie spełniają wymogi określone w art i 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). Rejestr skarg i wniosków oraz sposób prowadzenia dokumentacji. Zgodnie z uzyskanymi w toku kontroli informacjami skargi i wnioski wpływające do Rady ewidencjonowane są w rejestrze pomocniczym prowadzonym w Biurze Obsługi Rady, które podlega bezpośrednio Sekretarzowi Miasta. W obowiązujących aktach organizacyjnych brak jest jednak stosownych zapisów dotyczących prowadzenia rejestru oraz sposobu rejestracji skarg i wniosków. Imiennie zadania związane z prowadzeniem rejestru skarg i wniosków oraz prowadzeniem dokumentacji skargowej powierzono Pani Annie Siewruk Kierownikowi Biura Obsługi Rady. Stosowne zapisy dotyczące kontrolowanych zagadnień zostały wprowadzone do zakresu czynności z dnia 9 lipca 2007 r. wymienionego wyżej pracownika. Nie wniesiono zastrzeżeń do sposobu prowadzenia rejestru skarg i wniosków, który oznaczono symbolem 0560 i który prowadzony jest dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie. Rejestr zawiera wszystkie niezbędne dane potrzebne do identyfikacji skargi lub wniosku oraz pozwala ustalić tok przebiegu ich załatwienia. Dokumentacja skargowa rejestrowana i przechowywana jest w teczce aktowej o symbolu 0561 i haśle klasyfikacyjnym Rozpatrywanie skarg, założonej podobnie jak rejestr zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik do instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Dokumentacja dotycząca rozpatrywania skarg i wniosków prowadzona jest z dużą starannością i w sposób spełniający wymogi określone w art. 254 Kpa. 2

3 2. Sposób załatwiania skarg i wniosków przez Radę Miasta. Na podstawie okazanego w trakcie prowadzenia kontroli rejestru skarg i wniosków ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano wpływ 19 skarg, przy czym w roku 2007 wpłynęło 12 skarg, a w I półroczu 2008 roku 7 skarg. Analizie poddano akta 9 wybranych losowo spraw. Na podstawie przedłożonej do kontroli dokumentacji ustalono, że sposób rozpatrzenia skarg przedstawia się następująco: Sprawa WOR.BRM /07 skarga na niewłaściwe załatwienie sprawy przez Prezydenta Miasta Nowy Sącz w zakresie umorzenia zaległości podatkowych wpłynęła w dniu 23 marca 2007 r. Pismem z dnia 20 kwietnia (data wysyłki 24 kwietnia 2007 r.) poinformowano zainteresowaną o przekazaniu skargi do Komisji Rewizyjnej celem zadania zgłoszonych zarzutów. Zawiadomienie wysłano po upływie terminu przewidzianego do załatwienia skargi i nie wskazano w nim nowego terminu załatwienia sprawy (użyto zwrotu niedookreślonego o stanowisku Komisji zostanie Pani poinformowana w oddzielnym piśmie). W aktach sprawy znajduje się pismo, z którego wynika, iż w dniu 8 maja 2007 r. zainteresowana wycofała skargę. Sprawa WOR.BRM /07 w dniu 23 kwietnia 2007 r. wpłynęła skarga na rozstrzygniecie Prezydenta Miasta w przedmiocie skargi złożonej wcześniej na sposób załatwienia sprawy przez pracowników Wydziału Architektury, Planowania Przestrzennego i Rozwoju. Jak wynika z akt sprawy w dniu 8 maja 2007 r. Komisja Rewizyjna wystąpiła do Prezydenta o wyjaśnienie sprawy. Pismem z dnia 22 maja 2007 r. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej (czyli osoba nieuprawniona) poinformował skarżącego o przyczynach zwłoki i ustalił nowy termin załatwienia sprawy na 20 czerwca 2007 r., którego ostatecznie nie dotrzymano. Zarzuty zgłoszone w skardze były badane przez Komisję Rewizyjną na posiedzeniach w dniu 4 i 8 czerwca 2007 r., co ustalono na podstawie protokołów z posiedzenia Komisji znajdujących się w aktach sprawy. Stanowisko w sprawie rozpatrzenia skargi Rada przedstawiła w uchwale Nr XII/175/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. uznając skargę za bezzasadną. O sposobie załatwienia skargi Przewodniczący Rady poinformował zainteresowanego pismem z dnia 4 lipca 2007 r. (data wysyłki 5 lipca 2007 r.). Z wyjaśnień uzyskanych w toku kontroli wynika, że nie wysłano do zainteresowanego kolejnego pisma informującego o nie załatwieniu sprawy w obowiązującym terminie ponieważ był on w stałym kontakcie z Przewodniczącym Rady. Działanie takie jest sprzeczne z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.), który stanowi iż sprawy załatwia się w formie pisemnej. W aktach sprawy nie ma dokumentów (protokołu lub adnotacji), o których mowa w art Kpa potwierdzających ustne załatwienie sprawy. Sprawa WOR.BRM /07 24 kwietnia 2007 r. wpłynęła skarga dotycząca uciążliwego zachowania sąsiadów. Pismem z dnia 15 maja 2007 r. Przewodniczący Komisji Praworządności przekazał skargę do załatwienia Prezydentowi Miasta, informując o tym skarżącego. W oparciu o akta sprawy stwierdzić należy, że skargę przekazano organowi niewłaściwemu do jej rozpatrzenia. Naruszono również siedmiodniowy termin określony w art. 231 Kpa dotyczący przekazywania skarg organom właściwym. Sprawa WOR.BRM /07 17 maja 2007 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Nowym Sączu przekazało skargę w trybie art. 229 pkt 3 Kpa do załatwienia Radzie Miasta na Dyrektora MOPS. Skarga została przekazana do rozpatrzenia Prezydentowi Miasta w dniu 22 3

4 maja 2007 r., stosownie do uchwały XLI/484/ 2005 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 25 lutego 2005 r. w sprawie przekazywania skarg do załatwienia. Sprawa WOR.BRM /07 skarga na Prezydenta Miasta dotycząca niegospodarności środkami pieniężnymi przy pracach zabezpieczających bulwar przy rzece Kamienicy oraz na uzyskaną w tej sprawie odpowiedź Prezydenta wpłynęła 11 lipca 2007 r. Po zapoznaniu się z zarzutami zawartymi w skardze oraz wyjaśnieniami Prezydenta Miasta Przewodniczący Rady pismem z dnia 21 sierpnia 2007 r. (data wysyłki 23 sierpnia 2007 r.) czyli z naruszeniem obowiązującego terminu udzielił skarżącemu odpowiedzi. W tej sprawie nie zawiadomiono skarżącego o przedłużeniu terminu w trybie wynikającym z art. 36 Kpa. Skarga nie została rozpatrzona przez organ do tego uprawniony, czyli Radę, lecz przez Przewodniczącego Rady. Sprawa WOR.BRM /07 w dniu 15 października 2007 r. wpłynęła skarga na bezczynność Prezydenta w zakresie podłączenia do kanalizacji posesji skarżącego i posesji sąsiednich. W aktach sprawy znajduje się pismo Przewodniczącego Rady z dnia 17 października 2007 r. przekazujące skargę do załatwienia Prezydentowi Miasta. W tej sprawie naruszono art. 229 pkt 3 Kpa określający właściwości organów, a także 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), zgodnie z którym skarga dotycząca danej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie. Sprawa BRM /08 w dniu 8 stycznia 2008 r. wpłynęła skarga na opieszałość Prezydenta w realizacji wniosku z 2003 r. dotyczącego sprzedaży działki sąsiedniej w celu poprawy warunków zagospodarowania działki, której skarżący jest właścicielem. Z akt sprawy wynika, że o podejmowanych czynnościach w sprawie oraz prowadzonym postępowaniu informował (pisemnie) skarżącego Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, a nie jak stanowi Kpa Rada. Działanie takie było niezgodne również z 84 pkt 3 Statutu Miasta Nowego Sącza, zgodnie z którym Komisja Rewizyjna bada skargi wnoszone na działalność i zadania Prezydenta, kierowników miejskich i powiatowych (właściwych dla zadań miasta na prawach powiatu) jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży oraz przygotowuje opinie i wnioski w tych sprawach, które przedstawia Radzie przed rozpatrzeniem skargi przez Radę. Stwierdzono, że pismem z dnia 22 lutego 2008 r. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej powiadomił skarżącego o wystąpieniu do Prezydenta Miasta o przeanalizowanie możliwości bezprzetargowej sprzedaży działki oraz o wydanie oficjalnego stanowiska w sprawie. W aktach sprawy znajdują się również protokoły z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z dnia 21 i 28 stycznia 2008 r. oraz z dnia 4 lutego i 14 lutego 2008 r., na których omawiane były zarzuty zgłoszone w skardze, a także notatka służbowa sporządzona przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, z której wynika, iż skarżący jest w stałym kontakcie z Przewodniczącym Komisji i informowany jest na bieżąco o etapie postępowania w sprawie. Brak jest natomiast dokumentu świadczącego czy przedmiotowa skarga mimo upływu 7 miesięcy została rozpatrzona lub na jakim etapie postępowania wyjaśniającego w dniu kontroli była przedmiotowa skarga. Sprawa BRM /08 23 stycznia 2008 r. wpłynęła skarga przekazana przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów dotycząca wydzielenia działek i ustalenia przebiegu drogi. Do rozpatrzenia tej skargi właściwy był Prezydent stąd też skargę przekazano do załatwienia Prezydentowi w tym samym dniu. 4

5 Sprawa BRM /08 skarga na działania Prezydenta Miasta w zakresie zmiany organizacji ruchu wpłynęła w dniu 1 kwietnia 2008 r. Skarga celem rozpoznania zarzutów w niej zgłoszonych została przekazana przez Przewodniczącego Rady Komisji Rewizyjnej w dniu 8 kwietnia 2008 r. W aktach sprawy znajduje się: - wniosek Wiceprzewodniczącego Komisji Rewizyjnej skierowany do Przewodniczącego Rady o przedłożenie przedmiotowej skargi Radzie i ujęcie jej w porządku obrad najbliższej sesji Rady, o czym powiadomiono skarżącego (do dnia kontroli skarga nie została przedstawiona Radzie), - pismo z 28 kwietnia 2008 r. Przewodniczącego Rady skierowane do skarżącego zapraszające go na spotkanie w dniu 12 maja 2008 r., - notatka ze spotkania, które odbyło się z udziałem zainteresowanego, Przewodniczącego Rady i Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg i na którym zaproponowano przeprowadzenie wizji w terenie. Z ww. notatki wynika, iż bezpośredni kontakt ze skarżącym w powyższej sprawie utrzymywał będzie Dyrektor Miejskiego Zarządu Dróg, - pismo Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg z dnia 15 sierpnia 2008 r. informujące o ustaleniach dokonanych podczas przeprowadzonej wizji lokalnej, - pismo Przewodniczącego Rady z dnia 29 sierpnia 2008 r., w którym poinformowano skarżącego o nowym terminie załatwienia sprawy tj. do dnia 8 września 2008 r. Przy rozpatrywaniu powyższej sprawy nie zastosowano się do zasady wynikającej z Kpa art , dotyczącej załatwiania spraw (skarg) bez zbędnej zwłoki, co spowodowało iż postępowanie prowadzono przewlekle. Od maja do sierpnia nie podejmowano w sprawie żadnych czynności. W oparciu o skontrolowane sprawy stwierdzić należy, iż nie zrealizowano pkt 1 zaleceń pokontrolnych Wojewody Małopolskiego z dnia 22 grudnia 2005 r., znak: DG.VIII wydanych w wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej, a dotyczącego przestrzegania terminów załatwiania skarg, określonych w art. 237 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Ponadto nie przestrzegano 32 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. Nr 112, poz z późn. zm.) - zgodnie z którym sprawy załatwione należy wysyłać w dniu ich podpisania. Zastrzeżenia budzi również fakt podpisywania pism kierowanych do skarżących lub innych organów przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej lub Przewodniczącego Komisji Praworządności bez stosownego upoważnienia do podpisywania pism oraz na blankietach korespondencyjnych z pieczęcią nagłówkową Rady lub Przewodniczącego Rady (np. sprawa WOR.BRM /07 czy WOR.BRM /07). Jest to niezgodne z załącznikiem nr 6 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych określającym wzory blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu w organach samorządu gminy. W okresie objętym kontrolą nie odnotowano wpływu wniosków w rozumieniu art. 241 Kpa. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Pani Anna Siewruk Kierownik Biura Obsługi Rady Pan Artur Czernecki Przewodniczący Rady Miasta 5

6 Na tym protokół zakończono. Radzie Miasta przysługuje prawo: - złożenia przeprowadzającemu kontrolę przed podpisaniem protokołu kontroli, pisemnych umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty zapoznania Rady z treścią protokołu, - odmowy podpisania protokołu kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni od dnia zapoznania Rady z jego ustaleniami, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn tej odmowy. Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano Przewodniczącemu Rady Miasta Nowy Sącz. Kontrolę wpisano do Książki kontroli pod poz. 8/2008. Nowy Sącz, dnia 29 października 2008 r. Kontrolujący: Kontrolowany: starszy inspektor Przewodniczący Rady (-) Danuta Żurek (-) Artur Czernecki 6