WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Nadzoru i Kontroli Opole, ul. Piastowska 14 skrytka pocztowa 3 NK.IV EK Opole, 15 września 2014 roku Pan Jarosław Nosal Wójt Gminy Pakosławice Reńska Wieś PAKOSŁAWICE WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Gminy w Pakosławicach, Reńska Wieś 1, Pakosławice. 2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Jarosław Nosal Wójt Gminy Pakosławice pełniący funkcję Wójta od dnia 4 grudnia 2006 roku. 3. Imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych: a) Edyta Peikert Sekretarz Gminy Pakosławice; stanowisko Sekretarza sprawuje od 15 grudnia 2006 roku. b) Kazimierz Wołoszczuk pełniący funkcję Zastępy Wójta, pracuje od 15 lipca 1986 roku, obecnie zajmuje Samodzielne stanowisko pracy ds. kadr, szkoleń i obsługi Rady Gminy. 4. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolerów: Sebastian Judycki Kierownik Oddziału Kontroli i Skarg, Estera Kołodziej Inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg, pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. 5. Miejsce kontroli: Urząd Gminy Pakosławice. 6. Termin kontroli: 22 sierpnia 2014 roku. 7. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Pakosławice, tj. Radę Gminy oraz Wójta 1 ; b) okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2012 roku do 31 lipca 2014 roku Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: I. W okresie objętym kontrolą do Urzędu Gminy w Pakosławicach nie wpłynął żaden wniosek, wpłynęło natomiast 9 skarg 3. Rozpatrując skargi: jedną skargę uznano za zasadną, dwie za bezzasadne i jedną za częściowo uzasadnioną. Dwie spośród zarejestrowanych skarg są w trakcie rozpatrywania. Pozostałe trzy skargi przekazano do załatwienia według właściwości. 1 Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Pakosławice reguluje Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pakosławice oraz Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pakosławice na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny - szczególnie jego część VIII - Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, 47, 48, 49 i 50, stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 195/13 Wójta Gminy Pakosławice z dnia r., zwany w dalszej części Regulaminem. W/w Regulamin stanowi część akt kontroli, który jako skan został zamieszczony w systemie EZD, oznaczony jako Regulamin Organizacyjny UG Pakosławice (t.j.). 2 Ostatnią kontrolę (problemową) z zakresie organizacji przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Pakosławice za okres od 1 stycznia 2004 do 31 maja 2005 r. przeprowadzono w dniu 28 czerwca 2005 r. skan protokołu znajduje się w systemie EZD jako część akt kontroli, oznaczony jako Protokół z kontroli z dnia r. - UG Pakosławice. 3 Znaki spraw skontrolowanych skarg: OR , OR , OR , OR , OR , OR , OR , OR , OR

2 Spośród wszystkich zarejestrowanych skarg, pięć wpłynęło bezpośrednio od skarżących, natomiast cztery zostały przesłane do rozpatrzenia według właściwości za pośrednictwem innych urzędów. Jedna z tych skarg, zarejestrowana pod nr OR , została przesłana do rozpatrzenia przez Wojewodę Opolskiego. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że zgodnie z art. 254 k.p.a., skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w Urzędzie Gminy w Pakosławicach w sposób ułatwiający kontrolę terminowości oraz sposobu ich załatwiania Prawidłowo prowadzony jest rejestr skarg i wniosków 5. Ustalono, że na skargach zamieszczano adnotacje o dacie ich wpływu. Skargom rozpatrywanym bezpośrednio i przekazywanym według właściwości, nadawano znaki spraw odpowiadające symbolom klasyfikacyjnym określonym w jednolitych rzeczowych wykazach akt 6. W przypadku uznania skargi za bezzasadną, w udzielanej odpowiedzi pouczano skarżących o treści art k.p.a 7. Nie stwierdzono łamania kompetencji Rady Gminy Pakosławice wynikającej z art. 229 pkt 3 k.p.a., przy rozpatrywaniu skarg na działalność Wójta Gminy Pakosławice. Ustalono, że na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Pakosławice publikowane są uchwały Rady Gminy Pakosławice w sprawie rozpatrywania skarg, zawierające dane osobowe osób skarżących (za okres objęty kontrolą znaleziono w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Pakosławice 5 takich uchwał 8 ). Mając na uwadze treści wynikające z art k.p.a. umotywowana byłaby ich anonimizacja 9. W ramach uzyskanej odpowiedzi na analizę przedkontrolną ustalono, że w latach w Urzędzie Gminy Pakosławice nie przeprowadzono żadnej kontroli wewnętrznej w przedmiocie załatwiania skarg i wniosków. Nie dokonano również analizy organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Jednakże, Sekretarz Gminy Pakosławice Pani Edyta Peikert oraz Zastępca Wójta Pan Kazimierz Wołoszczuk wzięli udział w szkoleniu w zakresie załatwiania skarg i wniosków 10. II. W Urzędzie Gminy w Pakosławicach ogólne zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków reguluje Regulamin Organizacyjny. W okresie objętym kontrolą, osobą odpowiedzialną za organizowanie, przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli jest Pani Edyta Peikert Sekretarz Gminy 11. Obsługę Rady Gminy prowadzi Pan Kazimierz Wołoszczuk, który zgodnie z zakresem czynności odpowiada za rozpatrywanie wniosków i postulatów ludności oraz przygotowywanie propozycji ich załatwienia stanowią akta kontroli, oznaczone jako Skarga przekazana r. do załatwienia wg właściwości (NK.V RG); 5 Skany prowadzonego rejestru skarg i wniosków stanowią akta kontroli, zamieszczono je w systemie EZD i oznaczono jako: Rejestr skarg i wniosków (0510) UG Pakosławice oraz Rejestr skarg i wniosków (0511) UG Pakosławice. 6 [ Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio] [ Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości] - Załącznik Nr 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), zwane w dalszej części instrukcją kancelaryjną; 7 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD stanowią akta kontroli, oznaczone 4 OR , 5 OR , 6 OR ; 8 Dowody zgromadzone w toku kontroli potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 uchwała RG BIP Pakosławice, 2 uchwała RG BIP Pakosławice, 3 uchwała RG BIP Pakosławice, 4 uchwała RG BIP Pakosławice, 5 uchwała RG BIP Pakosławice. 9 Zgodnie z decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 lipca 2009 r. Nr DOLiS/DEC-698/09 cyt: ( ) Rada Miasta w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, jednakże opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie wykroczyło poza cel tego przetwarzania ( ). W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej sprawie, wystarczającym byłaby więc publikacja zatomizowanej uchwały, tj. uchwały w której zawarte dane osobowe poddane zostały procesowi uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te dane dotyczą, poprzez ich usunięcie. 10 W dniu 30 marca 2011 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili szkolenie na temat: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. 11 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 22 stycznia 2013 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako 1 Zakres czynności Sekretarza Gminy Edyta Peikert. 12 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 22 stycznia 2013 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako 2 Zakres czynności Zastępcy Wójta Kazimierz Wołoszczak. 2

3 Bieżący nadzór nad terminowością rozpatrywanych skarg i wniosków, zgodnie z 50 ust. 2 Regulaminu, sprawuje Sekretarz Gminy, który - stosownie do treści 47 ust. 1 Regulaminu, również prowadzi rejestr skarg i wniosków. Wobec powyższego, kontrolujący stwierdzili, iż niezasadne jest przechowywanie wspomnianego rejestru u pracownika zajmującego się obsługą Rady Gminy. Niewłaściwy jest też zapis 47 ust. 3 Regulaminu mówiący o tym, że to pracownik a nie Sekretarz Gminy ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zakwalifikowanie pisma o znamionach skargi lub wniosku. Sprawowany przez Sekretarza nadzór nad prowadzeniem spraw skargowo-wnioskowych powinien obejmować całość spraw z tym związanych. Kontrolujący zalecają uregulować tę kwestę przy najbliższej aktualizacji treści Regulaminu. III. Na podstawie informacji wywieszonej w siedzibie urzędu ustalono, że Wójt Gminy Pakosławice lub wyznaczony przez niego Zastępca przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w poniedziałki, w godzinach od do 14.00, po wcześniejszym uzgodnieniu w sekretariacie. Informacja ta jest sprzeczna z zapisem 49 ust. 1 Regulaminu, zgodnie z którym godziny przyjęć wyznaczone są od godziny do godziny W obu przypadkach, godziny przyjęć zgodnie z art k.p.a. nie są dostosowane do potrzeb ludności. Zasadnym byłoby dostosowanie godzin przyjmowania interesantów w przedmiotowym zakresie tak, aby co najmniej raz w tygodniu przyjęcia odbywały się w ustalonym dniu po godzinach pracy. IV. W rejestrze skarg i wniosków Urzędu Gminy Pakosławice odnotowano wyłącznie skargi, dotyczące działalności wójta, które zgodnie z art. 229 pkt 3 k.p.a. rozpatrzyła rada gminy. W trakcie kontroli oceniono więc procedurę rozpatrywania skarg przez Radę Gminy Pakosławice, czynności kancelaryjne (techniczne) pracownika odpowiedzialnego za kontrolowany zakres oraz skuteczność sprawowanego nadzoru. V. W toku kontroli stwierdzono następujące przypadki nieterminowego rozpatrywania skarg: 1) Skarga o nr OR wpłynęła do urzędu w dniu 26 września 2012 roku. Rozpatrzona została na sesji rady w dniu 24 października 2012 roku, ale odpowiedź dla skarżącego wysłana została dopiero w dniu 29 października 2012 roku. 2) Skarga o nr OR wpłynęła do urzędu w dniu 1 lipca 2013 roku. Skarżący, w dniu 11 lipca 2013 roku zostali poinformowani o tym, iż skarga zostanie rozpatrzona w terminie do 30 września 2013 roku. W dniu 26 września 2013 roku, po raz kolejny przedłużono termin jej rozpatrzenia, tym razem do dnia 31 października 2013 roku Ostatecznie skarga została rozpatrzona na sesji rady w dniu 30 października 2013 roku, ale odpowiedź do skarżących została wyekspediowana dopiero w dniu 4 listopada 2013 roku, a przesłana do Samorządowego Kolegium Odwoławczego do rozpatrzenia w części określonej w jej uzasadnieniu w dniu 5 listopada 2013 r. 3) Skargi o nr OR i OR wpłynęły do urzędu w dniu 14 marca 2012 roku. Rozpatrzone zostały na sesji rady w dniu 11 kwietnia 2012 roku, a przesłane zgodnie z decyzją rady gminy, do rozpatrzenia według właściwości dopiero w dniach 17 i 18 kwietnia 2012 roku. 4) Skarga o nr OR wpłynęła do urzędu w dniu 16 marca 2012 roku. Rozpatrzona zostały na sesji rady w dniu 11 kwietnia 2012 roku, a przesłana zgodnie z decyzją rady gminy, do rozpatrzenia według właściwości dopiero w dniu 17 kwietnia 2012 roku. W aktach skarg o nr OR , OR , OR i Or zabrakło również pism informujących skarżących o niemożliwości załatwienia sprawy w terminie ustawowym wraz z jego przedłużeniem, co jest niezgodne z art k.p.a. w związku z art k.p.a. 13 stanowią akta kontroli, oznaczone jako 5 OR ; 14 stanowią akta kontroli, oznaczone jako 6 OR ; 15 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 OR i 2 OR ; 16 stanowią akta kontroli, oznaczone jako 3 OR ; 17 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 5 OR , 1 OR , 2 OR i 3 OR

4 Zgodnie z art k.p.a. skargi załatwia się w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli organ, który otrzymał skargę nie jest właściwy do jej rozpatrzenia to w myśl art. 231 k.p.a. zobowiązany jest w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie skarżącego lub wskazać mu właściwy organ. Jeżeli jednak nie jest to możliwe ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jak również w sytuacji kiedy skarga rozpatrywana jest przez radę gminy (organ kolegialny) na sesjach rady, należy przed upływem miesiąca zawiadomić skarżącego na podstawie art k.p.a. w związku z art k.p.a. o przyczynach zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia skargi. Ustalając konkretny termin załatwienia skargi, należy uwzględnić dzień sesji rady oraz czynności materialno-techniczne potrzebne do sporządzenia i wysłania odpowiedzi, bowiem data załatwienia skargi rozpatrywanej przez radę nie jest datą sesji rady tylko datą wysłania odpowiedzi. W przypadku podania dokładnej daty załatwienia skargi, należy dokonać wszelkich starań aby ten termin dotrzymać. Wszystkie czynności zmierzające do terminowego załatwiania skarg, muszą obejmować działania zarówno pracowników urzędu (w tym obsługujących Radę w przedmiotowym zakresie) jak i Rady Gminy Pakosławice. Takie działanie zapobiegnie nieterminowemu załatwieniu skargi. VI. Kontrolujący zwrócili również uwagę na uzasadnienie jednej z podjętych przez Radę Gminy Pakosławice uchwał będącej odpowiedzią na złożoną skargę o nr OR r. 18 Rada Gminy uznała skargę za bezzasadną, ale w zawiadomieniu (uzasadnieniu uchwały) o odmownym sposobie jej rozpatrzenia nie zawarto uzasadnienia prawnego, czyli nie przedstawiono odpowiednich przepisów prawa uzasadniających stanowisko Rady. Tak sformułowana odpowiedź budzi wątpliwości co do obrony stanowiska przyjętego przez Radę. Zgodnie bowiem z art k.p.a. zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia skargi powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, tj. takie uzasadnienie stanowiska organu, które wytłumaczy skarżącemu bezzasadność jego zarzutów. Prawidłowe stosowanie powyższego przepisu powinno zapobiec w przyszłości ponownemu wnoszeniu podobnych skarg. VI. Ponadto kontrolujący stwierdzili, że w skargach przesłanych do rozpatrzenia według właściwości, o numerach: OR , OR i OR wysłane odpowiedzi nie posiadały podstawy prawnej tj. art k.p.a. 20 Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a., zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc, powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo wnioskowym. VII. Ponadto ustalono, że na kopiach pism pozostawionych w aktach, będących odpowiedzią na wyżej wymienione skargi (OR , OR i OR ) brakuje parafy (imienia i nazwiska) referenta sporządzającego dane pismo i daty jej złożenia oraz daty ekspedycji pisma. Konieczność umieszczania parafy wynika z 58 ust. 5 i 6 instrukcji kancelaryjnej i pozwala określić osobę odpowiedzialną za przygotowany dokument. VIII. Ponadto, w kwestiach kancelaryjnych kontrolujący zwrócili uwagę, że skargi o numerach: OR , OR i Or to kolejne skargi tych samych skarżących, w tej samej sprawie, którym nadano różne znaki. W przyszłości, w podobnych przypadkach, skargi takie powinny zostać zarejestrowane pod jednym wspólnym numerem, ale zostać wyodrębnione w rejestrze skarg i wniosków należy postępować zgodnie z art. 52 ust. 2 Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 4 OR Stosownie do treści art k.p.a. oraz art. 231 k.p.a. w związku z art k.p.a., w odpowiedziach na skargi należy powoływać odpowiednią podstawę prawną Zgodnie z art. 52 ust. 2 w związku z art. 52 ust. 1 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej prowadzący sprawę po stwierdzeniu, że przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej, dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. 4

5 9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości. Podsumowując, w trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane z niedotrzymywaniem terminów załatwienia skarg, w tym w kilku przypadkach również z brakiem zawiadamiania skarżących o przyczynach zwłoki i nowym terminie rozpatrzenia skargi. Ponadto nie powoływano podstaw prawnych w odpowiedziach na skargi (w skargach przekazanych do rozpatrzenia według właściwości). W przypadku uznania skargi za bezzasadną, w jednej z przesłanych odpowiedzi (uzasadnieniu uchwały) nie zawarto prawidłowego uzasadnienia prawnego. Nie przestrzegano również instrukcji kancelaryjnej w zakresie zamieszczania na kopiach pism pozostawionych w aktach skargowych parafy referenta ich sporządzających i daty jej złożenia oraz daty ekspedycji pisma. Sposób załatwiania skarg w Urzędzie Gminy w Pakosławicach pokazuje, że nadzór ogólny nad prawidłową organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków nie jest prawidłowo wykonywany, w związku z czym należałoby go wzmocnić. Wzmocnienia wymaga również nadzór bezpośredni nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracownika obsługującego Radę Gminy. Konieczne jest również ulepszenie współpracy z radnymi Rady Gminy Pakosławice. Podsumowując uznać należy, że stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości dają podstawę do oceny organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Pakosławice jako pozytywną z nieprawidłowościami. Stwierdzone nieprawidłowości są przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej przez Urząd Gminy w Pakosławicach pod pozycjami: 5/2014 i 6/2014. IX. W dniu 3 września 2014 roku - na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej - przekazano Panu Wójtowi jako kierownikowi jednostki kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia - stosownie do treści art. 40 powyższej ustawy - umotywowanych pisemnych zastrzeżeń co do jego treści 24. X. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono - zgodnie z art. 46 ust. 1 powyższej ustawy wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenia pokontrolne. Biorąc pod uwagę wyniki kontroli, zalecam: 1) Zwiększyć nadzór ogólny sprawowany przez Sekretarza Gminy Pakosławice, w szczególności w zakresie przestrzegania terminowości rozpatrywanych skarg oraz zwiększyć nadzór bezpośredni sprawowany przez pracownika obsługującego Radę Gminy, dotyczący prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych w zakresie rejestracji i przechowywania skarg i wniosków. 2) Terminowo rozpatrywać skargi oraz zawiadamiać skarżących o braku możliwości ich załatwienia w terminie wraz z podaniem nowego terminu ich rozpatrzenia, stosownie do treści art. 12, art i 4 k.p.a., w związku z art. 36 k.p.a. 3) Powoływać podstawy prawne w odpowiedziach na skargi, zgodnie z art. art k.p.a. 4) W zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skarg, stosownie do treści art k.p.a., zamieszczać oprócz uzasadnienia faktycznego również uzasadnienie prawne. 5) Prawidłowo rejestrować skargi i nadawać im prawidłowe znaki spraw, zgodnie z 52 ust. 1 pkt 1 i 52 ust. 2 Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej. XI. O sposobie wykonania powyższych zaleceń i o podjętych działaniach w tym zakresie, proszę poinformować Wojewodę Opolskiego na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. z up. Wojewody Opolskiego mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli 24 Szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art ustawy o kontroli w administracji rządowej. 5