PS-II.431.2.2014 Łódź, dnia 21 maja 2014 r. Pani Katarzyna Adamek Dyrektor Domu Dziecka Nr 3 "Słoneczna Polana" ul. Sowińskiego 3 91-485 Łódź WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 123 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz.U. z 2013 r., poz. 135 z późn. zm.) dokonano kontroli w Domu Dziecka Nr 3 "Słoneczna Polana" z siedzibą w Łodzi przy ul. Sowińskiego 3 celem dokonania oceny działalności zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka w okresie od 1 stycznia 2013 roku do 28 lutego 2014 r. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora jednostki kontrolowanej zatrudniona była Pani Katarzyna Adamek Czynności kontrolne przeprowadzone zostały w dniach 27-28 marca 2014 r. Kontrola przeprowadzona została w trybie zwykłym przez 2-osobowy zespół kontrolerów, będących pracownikami Wydziału Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: Magdalenę Łongwa-Kurosz inspektora wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Rodziny (osoba pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów) oraz Roberta Pipińskiego inspektora wojewódzkiego w ww. Oddziale. Niniejszym, przekazuję Pani Dyrektor wystąpienie pokontrolne sporządzone na podstawie projektu wystąpienia pokontrolnego oraz stanowiska kierownika komórki do spraw kontroli wobec złożonych zastrzeżeń (data wpływu 15 maja 2014 r.). Działalność zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka, jego skład i zadania zostały określone w 7 Regulaminu organizacyjnego Domu Dziecka nr 3 Słoneczna Polana w Łodzi wprowadzonym Zarządzeniem Nr 3388/VI/12 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Domowi Dziecka nr 3 Słoneczna Polana w Łodzi (dowody kontroli str. 19-22) oraz w Regulaminie pracy zespołu
ds. okresowej oceny sytuacji wychowanka Domu Dziecka nr 3 w Łodzi Zarządzenie Dyrektora Domu Dziecka nr 3 w Łodzi nr 146/2012 z dnia 15.06.2012 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu pracy zespołu ds. okresowej oceny sytuacji wychowanka Domu Dziecka nr 3 w Łodzi (dowody kontroli str. 23,24). Podczas rozmowy przeprowadzonej z dyrektorem Placówki oraz na podstawie przedłożonych do kontroli dokumentów (dowody kontroli str. 27-36, 37-40, 25,26, 41-48) ustalono, że zadania dotyczące: oceny sytuacji dziecka, obowiązku cyklicznego organizowania spotkań zespołu do spraw okresowej prac zespołu w zakresie: formułowania wniosku dotyczącego zasadności dalszego pobytu dziecka w placówce i przesyłania go do sądu, monitorowania procedur adopcyjnych dzieci z uregulowana sytuacją prawną, oceny możliwości powrotu dziecka do rodziny naturalnej, oceny stanu zdrowia wychowanka, dokumentowania prac zespołu, powoływania członków zespołu realizowane są zgodnie z obowiązującym w tym zakresie przepisami. Podczas prowadzonych czynności kontrolnych zwrócono uwagę, że w niektórych protokołach ze spotkań zespołu brakuje podpisów przedstawiciela organizatora pieczy zastępczej i/lub ośrodka adopcyjnego (protokół nr 2/2013 z dnia 25.09.2013 r., protokół nr 1/2014 z dnia 14.03.2014 r.). Dyrektor wyjaśniła, że brak podpisu oznacza nieobecność danej osoby podczas całego spotkania zespołu lub obecność tylko w niewielkiej jego części. Ustalono, że przedstawiciel organizatora pieczy zastępczej oraz ośrodka adopcyjnego zapraszani są na każde planowane posiedzenie zespołu i informowani o jego terminie. W trakcie kontroli losowo wybranych teczek wychowanków (analizie poddano dokumentację pedagogiczną, tj. diagnozy psychofizyczne, plany pomocy dziecku i karty pobytu, dokumentację pedagoga, psychologa i pracownika socjalnego, protokoły z posiedzeń zespołu ds. okresowej oceny sytuacji dziecka następujących wychowanków: - dziewczynki ur. 26.08.1999r., przebywającej w Placówce od dnia 08.02.2013 r. - chłopca ur. 16.08.1996 r., przebywającego w Placówce od dnia 11.09.2009 r. - rodzeństwa przebywającego w Placówce od dnia 19.08.2013 r. (dziewczynka ur. 24.04.1997 r., chłopiec ur. 12.01.2000 r. 2
- chłopca ur. 21.10.2001 r. przebywającego w Placówce od dnia 07.06.2013 r. - chłopca ur. 28.02.2001 r. przebywającego w Placówce od dnia 20.07.2008 r. - dziewczynki ur. 18.09.1998 r. przebywającej w Placówce od dnia 26.02.2014 r., - chłopca ur. 07.01.1999r r., przebywającego w Placówce od dnia 15.11.2013 r. - chłopca ur. 08.01.98 r., przebywającego w Placówce od dnia 24.10.2011 r. - dziewczynki ur. 08.09.1996 r., przebywającej w Placówce od dnia 11.09.2008 r.) w zakresie zbieżności zapisów dotyczących działań na rzecz dziecka i rodziny w poszczególnych dokumentach stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: - brak diagnoz psychofizycznych w teczkach dzieci znajdowały się opinie z poradni psychologiczno-pedagogicznej, lub opinie/diagnozy psychologa/pedagoga zatrudnionego w Placówce opracowane w różnym czasie, oceny psychofizycznego rozwoju dziecka lub opinie psychologiczno-pedagogiczne z placówki, w której dzieci przebywały przed umieszczeniem w Domu Dziecka Nr 3, - plany pomocy dziecku opracowywane były na nieaktualnych formularzach indywidualnych planów pracy, zdarzały się sytuacje kopiowania treści z planu jednego dziecka do planu innego wychowanka, w efekcie czego nie zaplanowano żadnych działań usamodzielniających dla 17-letniej dziewczynki, dodatkowo w obszarze rodzina błędnie określono cel długoterminowy (dotyczy wychowanki ur. 24.04.1997 r.), w miesięcznych kartach pobytu brak kontynuacji w zapisach dotyczących istotnych dla zdrowia dziecka kwestiach (podejrzenie ciąży, podawanie leków dotyczy wychowanki ur. 24.04.1997 r.), - dokumentacja wychowanków pozostających w ewidencji Placówki ale przebywających całodobowo poza nią (np. w związku z długotrwałym pobytem w zakładzie opiekuńczoleczniczym, na oddziale psychiatrycznym, pobytem w ośrodku wychowawczym, a w dni wolne od nauki w domu rodzinnym) była skąpa w wpisy o aktualnej sytuacji dziecka (lub wpisów brak), plany nie były modyfikowane nawet w obszarach, w których sytuacja dziecka uległa zmianie, wpisy w karcie pobytu lakoniczne, brak informacji w arkuszu obserwacji specjalistów o kondycji psychofizycznej dziewczynki, która po kilkumiesięcznym pobycie w placówce medycznej przebywała w okresie świątecznym na terenie Domu Dziecka Nr 3 (dotyczy dziewczynki ur. 26.08.1999 r.), odbywały się spotkania dodatkowe, organizowane w celu omówienia dynamicznie zmieniającej się sytuacji wychowawczej chłopca 3
(ucieczki z młodzieżowego ośrodka wychowawczego, skreślenie z listy wychowanków ośrodka, przeniesienie do innego ośrodka wychowawczego), jednak nie sporządzano z nich protokołów, co stoi w sprzeczności z punktem 4 Regulaminu pracy zespołu ds. okresowej oceny sytuacji wychowanka Domu Dziecka nr 3 w Łodzi wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora Domu Dziecka nr 3 w Łodzi nr 146/2012 z dnia 15.06.2012 r., a informacje zawarte w protokołach ( nr 1/2013 z dnia 21.03.2013 r. i nr 2/2013 z dnia 25.09.2013 r.) z planowanych spotkań zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka nie odzwierciedlały faktycznych zmian w jego sytuacji (dotyczy wychowanka ur. 16.08.1996 r.), - w kartach udziału w zajęciach specjalistycznych prowadzonych przez psychologa, oprócz treści właściwych dla tego dokumentu, znajdowały się również wpisy o kontaktach z matką czy nieaprobowanym społecznie zachowaniu wychowanki, Ustalono także, że wszystkie poddane analizie przez kontrolujących plany pomocy dziecku były zaakceptowane przez Dyrektora Domu Dziecka. W ramach realizowanego nadzoru nad pracownikami merytorycznymi Dyrektor Placówki weryfikowała treść planów formułując uwagi dotyczące sposobu ich opracowania. W przypadku stwierdzenia uchybień, Dyrektor wskazywała termin ich usunięcia. Wobec powyższego, działalność Domu Dziecka Nr 3 w Łodzi w kontrolowanym zakresie oceniona została pozytywnie z nieprawidłowościami i uchybieniami. Za uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiadają: - w zakresie braku diagnoz psychofizycznych - psycholog i pedagog jako osoby zobowiązane do opracowania dokumentu oraz dyrektor jako osoba sprawująca nadzór nad pracą kadry, - w zakresie błędnie prowadzonych kart pobytu i planów pomocy dziecku wychowawcy kierujący procesem wychowawczym wychowanków oraz dyrektor, - w zakresie braku dokumentacji związanej z dodatkowymi spotkaniami zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka dyrektor, - w zakresie błędnego dokumentowania ustaleń zespołu (wpisy w protokołach nieadekwatne do rzeczywistej sytuacji wychowanka) z planowanych spotkań osoby uczestniczące w spotkaniu, 4
- w zakresie umieszczania w kartach udziału w zajęciach specjalistycznych prowadzonych przez psychologa wpisów dotyczących także innych obszarów pracy z dzieckiem i rodziną psycholog, dyrektor. Wobec stwierdzonych podczas kontroli uchybień, na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 135 z poźn. zm.) zalecam: - diagnozy psychofizyczne wychowanków sporządzać zgodnie z 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 292, poz. 1720), - prawidłowo dokumentować działalność zespołu ds. okresowej oceny sytuacji dziecka, - pracę opiekuńczo-wychowawczą, pracę specjalistów oraz inne działania podejmowane na rzecz dziecka i rodziny dokumentować zgodnie z 17 ust. 1 ww. rozporządzenia. Informację o realizacji zaleceń proszę nadesłać na adres Wydziału Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, ul. Żeromskiego 87, 90-502 łódź w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Od niniejszego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Ryszard Szubański Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej 5