OPIS ZAMÓWIENIA ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI PONIŻEJ 30 TYSIĘCY EURO - PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIA SZKOLENIA STACJONARNEGO DLA WOLONTARIUSZY WYJEŻDŻAJĄCYCH DO PRACY W KRAJACH ROZWIJAJĄCYCH SIĘ ORAZ PRZYGOTOWANIE I POPROWADZENIE WARSZTATÓW EWALUACYJNYCH DOT. PROGRAMU MSZ WOLONTARIAT POLSKA POMOC. Departament Współpracy Rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych planuje udzielenie zamówienia na przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia stacjonarnego dla wolontariuszy wyjeżdżających do pracy w krajach rozwijających się oraz na przygotowanie i poprowadzenie warsztatów ewaluacyjnych dot. programu MSZ Wolontariat polska pomoc. 1. Podstawy programowe: Departament Współpracy Rozwojowej MSZ raz w roku ogłasza Konkurs Ministra Spraw Zagranicznych, na realizację zadania Wolontariat polska pomoc. Celem konkursu jest wyłonienie najlepszych projektodawców, którzy będą realizować projekty wolontariackie na rzecz jednego z krajów partnerskich, będących biorcami oficjalnej pomocy rozwojowej (ang. ODA), tj. krajów znajdujących się na liście Komitetu Pomocy Rozwojowej (Development Assistance Committee, DAC) OECD i wskazanych przez MSZ jako kraj realizacji zadań wolontariackich w danym roku. Zadania realizowane przez wolontariusza w kraju przyjmującym muszą odpowiadać celom polskiej współpracy rozwojowej, tj. przyczyniać się do rozwoju gospodarczo-społecznego krajów partnerskich, demokratyzacji, poszanowania praw człowieka i realizacji Milenijnych Celów Rozwoju oraz spełniać kryteria oficjalnej pomocy rozwojowej. W celu merytorycznego i praktycznego przygotowania uczestników programu Wolontariat polska pomoc do wykonania projektów oraz w celu weryfikacji i oceny wiedzy i kompetencji wolontariuszy MSZ organizuje szkolenie stacjonarne. Udział w szkoleniu stanowi integralny element procesu rekrutacyjnego wolontariuszy w konkursie Wolontariat polska pomoc 2015. Departament Współpracy Rozwojowej planuje przeprowadzenie szkolenia dla jednej grupy kandydatów na wolontariuszy biorących udział w tegorocznej edycji programu. Dodatkowo Departament Współpracy Rozwojowej zaplanował warsztaty ewaluacyjne dla wolontariuszy, którzy wzięli udział w poprzedniej edycji programu w 2014 roku. 2. Założenia szkolenia i warsztatów ewaluacyjnych: Szkolenie stacjonarne ma zapewnić wolontariuszom odpowiednie przygotowanie teoretyczne i praktyczne poprzez wzmocnienie, pogłębienie i rozwinięcie kompetencji niezbędnych do skutecznego realizowania zadań projektowych za granicą. Ponadto szkolenie ma udoskonalić ich umiejętności radzenia sobie z trudnymi sytuacjami i konfliktami oraz szokiem kulturowym. Warsztaty ewaluacyjne z wolontariuszami, uczestnikami poprzedniej edycji programu będą stanowiły istotny element ewaluacji programu Wolontariat polska pomoc. Głównym celem przeprowadzenia sesji ewaluacyjnej jest zebranie uwag uczestników nt. organizacji programu, przebiegu zrealizowanych projektów, jak również zwiększenie zaangażowania wolontariuszy w dalsze działania na rzecz rozwoju i akcje edukacyjne na rzecz edukacji globalnej. 1
2.1 Szkolenie powinno obejmować poniżej wymienioną problematykę: Współpraca rozwojowa współczesne globalne wyzwania rozwojowe, zasady świadczenia pomocy rozwojowej, pomoc rozwojowa a pomoc humanitarna (maks. 2 godziny); Program polskiej współpracy rozwojowej priorytetowe kierunki polskiej działalność pomocowej (maks. 2 godziny); Projekt rozwojowy (warsztaty maks. 2 godziny); Zasady udziału w programie Wolontariat polska pomoc aspekty formalne i finansowe, w tym warunki umowy MSZ organizacja wysyłająca, umowy wolontariusz organizacja wysyłająca, prawa i obowiązki wolontariusza, ubezpieczenie, dokumentowanie wydatków (maks. 3 godziny); Bezpieczeństwo i zdrowie (maks. 4 godziny); Spotkanie z inną kulturą wymiary kultury, strategie akulturacyjne, komunikacja międzykulturowa, relatywizm kulturowy w ujęciu antropologii kulturowej (maks. 3 godziny); Od konfliktu do dialogu sposoby radzenia sobie z trudnymi sytuacjami i rozwiązywania konfliktów (maks. 2 godziny)inicjatywa edukacyjna inspiracje i zasady realizacji. Kodeks w sprawie obrazów i wiadomości dot. Krajów Globalnego Południa (warsztaty maks. 2 godziny) Spotkania z byłymi wolontariuszami programu Wolontariat polska pomoc praktyczne przygotowanie do wyjazdu, prezentacja blogów przez ich autorów (maks. 3 godziny); 2.2 Warsztaty ewaluacyjne dla wolontariuszy-uczestników programu Wolontariat polska pomoc 2014. Warsztaty ewaluacyjne dla wolontariuszy, którzy w 2014 roku zrealizowali projekty ze środków MSZ odbędą się równolegle ze szkoleniem kandydatów na wolontariuszy. Warsztaty powinny obejmować poniżej wymienione zagadnienia: Podsumowanie doświadczeń z realizacji projektów wolontariackich; Analiza programu wolontariatu z perspektywy zakończonego projektu, postulaty dot. modyfikacji zasad i sposobu jego realizacji; Opracowanie katalogu zaleceń dla grupy tegorocznych kandydatów na wolontariuszy; Edukacyjny aspekt projektu w odniesieniu do samego wolontariusza. 2.3 Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia: sal wyposażonych w odpowiedni sprzęt, w tym w: bezprzewodowy internet (WiFi), ekran, rzutnik multimedialny i flipchart, zakwaterowania i wyżywienia uczestnikom szkolenia stacjonarnego i warsztatów ewaluacyjnych oraz trenerom, koordynatorowi szkolenia i warsztatów ewaluacyjnych, a także ekspertom, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 3. Oczekiwane rezultaty: 3.1 W odniesieniu do szkolenia stacjonarnego: rezultatem końcowym szkolenia powinien być raport końcowy obejmujący sesję szkoleniową oraz wnioski ogólne i rekomendacje na przyszłość, wraz z ankietami ewaluacyjnymi uczestników i listami obecności trenerów, ekspertów i uczestników podczas szkolenia stacjonarnego. 2
3.2 W odniesieniu do warsztatów ewaluacyjnych: w oparciu o przeprowadzone warsztaty ewaluacyjne Wykonawca będzie zobowiązany przygotować i przedstawić Zamawiającemu do zatwierdzenia raport zawierający zestawienie najważniejszych kwestii, które należy dopracować w następnych edycjach programu Wolontariat polska pomoc dotyczących założeń programu, zasad rekrutacji, raportowania i programu szkolenia przygotowawczego oraz opracować zarys przyszłych szkoleń MSZ dla wolontariuszy, z uwzględnieniem konkretnych modułów, ich długości i rozłożenia w czasie. Wykonawca powinien przedstawić również podpisane przez eksperta i uczestników listy obecności podczas spotkania ewaluacyjnego. 4. Zakres zadań Wykonawcy: 4.1 przygotowanie merytoryczne i przeprowadzenie w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego w Warszawie szkolenia stacjonarnego dla grupy liczącej nie więcej niż 44 kandydatów na wolontariuszy zgodnie z programem, zawierającym elementy określone w pkt. 2.1. niniejszego opisu zamówienia. 4.1.2 koordynacja organizacji sesji szkoleniowej, opieka nad przyjeżdżającymi uczestnikami szkoleń, koordynacja zakwaterowania oraz moderowanie i nadzór merytoryczny sesji szkoleniowej przez trenerów; 4.1.3 przygotowanie i zapewnianie niezbędnych narzędzi w tym laptopa i materiałów papierniczych tzn. flamastrów, kartek do flipchart, długopisów itp.; 4.1.4 opracowanie raportu końcowego, o którym mowa w pkt. 3.1. niniejszego opisu zamówienia, obejmującego sesję szkoleniową oraz wnioski ogólne z sesji i rekomendacje na przyszłość i przedstawienie go Zamawiającemu do zatwierdzenia wraz z ankietami ewaluacyjnymi uczestników i listami obecności; 4.1.5 po przeprowadzeniu dyskusji w zakresie zawartości projektu raportu (w terminie i miejscu ustalonym przez Zamawiającego) Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia zgłoszonych uwag i przedstawienia końcowej wersji raportu z ekspertyzy do akceptacji Zamawiającego. 4.2 przygotowanie merytorycznie spotkania ewaluacyjnego, a następnie przeprowadzenie maksymalnie 9-godzinnych warsztatów ewaluacyjnych dla wolontariuszy, w miejscu i terminie wyznaczonym przez MSZ w Warszawie. W spotkaniu ewaluacyjnym weźmie udział grupa licząca maksymalnie 16 wolontariuszy, którzy zrealizowali projekty w ramach edycji programu Wolontariat polska pomoc 2014 zgodnie z programem, zawierającym elementy określone w pkt. 2.2. niniejszego opisu zamówienia. 4.2.1 w oparciu o przeprowadzone warsztaty ewaluacyjne przygotowanie i przedstawienie raportu, o którym mowa w pkt. 3.1 niniejszego opisu zamówienia, zawierającego zestawienie najważniejszych kwestii, które należy dopracować w następnych edycjach programu Wolontariat polska pomoc, dotyczących założeń programu, zasad rekrutacji, raportowania i programu szkolenia przygotowawczego oraz opracowanie zarysu przyszłych szkoleń MSZ dla wolontariuszy, z uwzględnieniem konkretnych modułów, ich długości i rozłożenia w czasie; 4.2.2 organizacji logistyki przyjazdu wolontariuszy na spotkanie ewaluacyjne, w tym zwrot kosztów przejazdu uczestników spotkania ewaluacyjnego 3
4.2.3 po przeprowadzeniu dyskusji w zakresie zawartości raportu końcowego oraz raportu z warsztatów ewaluacyjnych (w terminie i miejscu ustalonym przez Zamawiającego) Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia zgłoszonych uwag i przedstawienia końcowej wersji raportu z ekspertyzy do akceptacji Zamawiającego. 4.3 ponadto, od Wykonawcy oczekuje się pełnej współpracy z Zamawiającym w zakresie: 4.3.1 wykonywania przedmiotu zamówienia zgodnie z instrukcjami otrzymanymi od Zamawiającego oraz z właściwymi harmonogramami i programami; 4.3.2 wprowadzania zmian czasowych w harmonogramach i programach szkolenia oraz warsztatów ewaluacyjnych tylko w porozumieniu z Zamawiającym; 4.3.3 utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym (wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych). 5. O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają wymagania formalne, tj.: 5.1 Posiadają doświadczenie w opracowaniu i prowadzeniu szkoleń o podobnym charakterze, tj. przygotowali merytorycznie i przeprowadzili co najmniej trzy szkolenia w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert obejmujące jednocześnie problematykę współpracy rozwojowej, wolontariatu międzynarodowego, oraz edukacji globalnej. 5.2 Zapewnią odpowiednie standardy szkolenia poprzez dobór zespołu, tj. będą posiadać kadrę dydaktyczną i specjalistów do przeprowadzenia sesji szkoleniowej składającą się co najmniej z: a) 2 trenerów, b) 3 ekspertów - specjalizujących się zawodowo we współpracy rozwojowej, wolontariacie międzynarodowym, edukacji globalnej lub medycynie tropikalnej, ewentualnie medycynie podróży. c) 1 koordynatora szkolenia i warsztatów ewaluacyjnych posiadającego doświadczenie jako trener współpracujący z wolontariuszami oraz prowadzący szkolenia o podobnych charakterze. - łącznie 6 osób. 5.3 W celu potwierdzenia spełniania wymagań formalnych w ofercie należy podać: 5.3.1 Informację nt. doświadczenia Wykonawcy z wykazem wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wykonania co najmniej trzech szkoleń, o których mowa w pkt. 5.1, w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert; 5.3.2 Informację nt. doświadczenia osób, o których mowa w pkt. 5.2 wraz z opisem dorobku zawodowego. 4
6. Terminy: 6.1 Szkolenie stacjonarne odbędzie się w Warszawie w dniach 10-12 lipca 2015 r. 6.2 Warsztaty ewaluacyjne odbędą się w jednym dniu podczas szkolenia stacjonarnego w Warszawie. 6.3 Termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: 15 maja 2015 r. 6.4 Termin przedłożenia raportu końcowego w wersji elektronicznej, 2 wersjach papierowych i na wersji CD ze szkolenia stacjonarnego: 14 dni kalendarzowych od zakończenia szkolenia. 6.5 Termin przedłożenia projektu raportu w wersji elektronicznej, 2 wersjach papierowych i na wersji CD z warsztatów ewaluacyjnych: 14 dni kalendarzowych od zakończenia warsztatów. 6.6 Przewidywany termin przedłożenia ostatecznej wersji obu raportów w wersji elektronicznej, 2 wersjach papierowych i na wersji CD, uwzględniającej zgłoszone przez Zamawiającego uwagi: 30 dni od dnia zakończenia odpowiednio szkolenia i warsztatów edukacyjnych. 7. Kryteria wyboru oferty spełniającej warunki formalne w zakresie doświadczenia Zamawiający będzie stosował przy ocenie następujące kryteria o poszczególnych wagach: 1. Cena - 50% (max 50 pkt.); 2. Zapewnienie odpowiednich standardów szkolenia - 50% (max 50 pkt.) Ocenie będą podlegać następujące elementy standardów szkoleni (liczba przyznanych punktów będzie zależeć od stopnia spełnienia danego kryterium): a) zastosowanie odpowiednich metodologii szkoleń i warsztatów (0-10 pkt); b) dobór wykładowców specjalizujących się zawodowo we współpracy rozwojowej, wolontariacie międzynarodowym, edukacji globalnej, medycynie tropikalnej lub medycynie podróży doświadczenie w prowadzeniu szkoleń o podobnym charakterze (0-25 pkt); c) doświadczenie w prowadzeniu szkoleń o podobnym charakterze (0-15 pkt). Z wybranym w wyniku niniejszego zapytania Wykonawcą zostanie zawarta umowa. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu zamówienia będzie płatne w drodze przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury wystawionej na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez obie strony. 8. Osoba wyznaczona do kontaktu z Wykonawcami: Jadwiga Szpakowska, e-mail: jadwiga.szpakowska@msz.gov.pl, tel. 22 523 82 86 Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Zamawiający zastrzega nie wybranie oferty w niniejszym postepowaniu bez podania przyczyny. 5