Program pilotażowy. pod patronatem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Program pilotażowy AKADEMIA ZARZĄDZANIA MUZEUM pod patronatem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation 1

2 1. Założenia i cele Procesowi zmiany ustrojowej dokonującej się w naszym kraju towarzyszy głęboka przebudowa potrzeb społeczeństwa, a wraz z nią zmieniają się formy kontaktów z szeroko rozumianym dziedzictwem kulturowym i przyrodniczym. Jednocześnie z postępującą demokratyzacją życia wzrasta społeczne zainteresowanie coraz bardziej zróżnicowaną ofertą instytucji kultury. Sytuacja ta stawia przed muzeami nowe wyzwania. Mocne są oczekiwania głębokiej modernizacji oferty i jej organizacyjnej obsługi. Stanowiące przedmiot niniejszego zamówienia szkolenia w zakresie metodyki PRINCE2 wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom, stwarzają szansę rozwoju kapitału ludzkiego sektora muzeów, a w konsekwencji powinny przyczynić się do poprawy sytuacji w zakresie profesjonalnego i rzetelnego wykonywania zadań w tym obszarze. Potrzebę organizacji szkoleń dla pracowników muzeów uwypukliły przeprowadzone w 2010 r. ankiety dotyczące różnych form podnoszenia kompetencji i kwalifikacji zawodowych pracowników muzealnych oraz potrzeb w tym zakresie. Przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation składa się na jeden z komponentów realizowanych w ramach ministerialnego projektu Akademia Zarządzania Muzeum. 2. Zakres pracy 2.1. Przedmiot zamówienia Do zakresu zadań Wykonawcy należeć będzie w szczególności przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej w zakresie metodyki zarządzania projektami PRINCE2 wraz z egzaminem PRINCE2 Foundation dla co najmniej 180 wskazanych przez Zamawiającego pracowników muzeów. Ewentualne odstępstwa od liczby osób mających zostać przeszkolonymi w ramach zamówienia, reguluje umowa. W ramach ww. szkoleń Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi łącznie nie mniej niż 9 trzydniowych sesji szkoleniowych (w przypadku zmniejszenia liczby uczestników, liczba grup może zostać zmniejszona w uzgodnieniu z Zamawiającym i za jego zgodą), w grupach nieprzekraczających 20 zaproszonych uczestników. Poza tymi osobami w szkoleniu może uczestniczyć do czterech zgłoszonych wcześniej przedstawicieli Zamawiającego, którzy pełnić będą funkcje kontrolno-monitorujące. Sesje szkoleniowe zostaną przeprowadzone w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o miejscu szkolenia (tj. wskaże miejscowość w Polsce oraz miejsce przeprowadzenia szkolenia) najpóźniej na 14 dni przed jego przeprowadzeniem. Poprzez przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń rozumie się w szczególności obowiązki Wykonawcy w zakresie: 1) opracowania programu szkoleń, który uwzględniać będzie specyfikę funkcjonowania muzeów, zgodnie z pkt 2.2, 2) określenia form szkoleniowych (dydaktycznych), 3) opracowania i powielenia w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników szkoleń 2

3 materiałów szkoleniowych, jak również przekazania tych materiałów uczestnikom szkoleń, zgodnie z pkt 2.3, 4) zapewnienia zespołu osób do przeprowadzenia zamówienia, zgodnie z pkt 2.4, 5) przeprowadzenia szkoleń i wydania zaświadczeń o ukończeniu szkolenia wszystkim uczestnikom szkoleń, którzy byli obecni w każdym dniu szkolenia, zgodnie z pkt 2.5, 6) opracowania sprawozdania końcowego z realizacji zamówienia, zgodnie z pkt 2.6, 7) opracowania i przeprowadzenia egzaminu PRINCE2 Foundation, a następnie zapewnienia zweryfikowania jego poprawności i wystawienia oraz dostarczenia zdającym uznanego certyfikatu, zgodnie z pkt 2.7, 8) opracowania i powielenia w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników szkoleń arkuszy indywidualnej oceny szkolenia oraz opracowanie na ich podstawie analizy arkuszy, zgodnie z pkt 2.8. Natomiast Zamawiający zapewni noclegi uczestnikom szkoleń, wyżywienie, przeprowadzi rekrutację i dokona naboru uczestników do poszczególnych grup szkoleniowych, jak również zapewni odpowiednio wyposażone sale dydaktyczne. 2.2 Program szkoleń Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu szczegółowy program szkoleń uwzględniający w możliwie największym stopniu aspekty wykorzystania metodologii PRINCE2 w uwarunkowaniach muzeów, których pracownicy będą objęci szkoleniami.. Zamawiający w trybie bieżących ustaleń przekaże Wykonawcy informacje nt. tych muzeów. Programy szkoleń powinny zostać przygotowane z uwzględnieniem następujących zagadnień: budowa zadania, montaż finansowy, tworzenie harmonogramów, tworzenie sprawozdań, zarządzanie instytucjami kultury, praca zespołów zadaniowych w instytucjach kultury. 2.3 Materiały szkoleniowe Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania dwóch rodzajów następujących materiałów szkoleniowych: akredytowane przez APM Group ogólne materiały szkoleniowe dotyczące metodyki PRINCE2 - w wersji papierowej; materiały szkoleniowe o charakterze pomocniczym, które zostaną opracowane przez Wykonawcę w celu dostosowania metodyki PRINCE2 do warunków muzeum (tj. uwzględniających program określony w pkt 2.2) - w wersji papierowej i elektronicznej na płycie CD/DVD. Pakiet materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika będzie zawierać co najmniej: program szkolenia; skrypt dotyczący omawianych zagadnień (preferowana forma to podręcznik pochodzący od oficjalnego wydawcy PRINCE2 poszerzony o dodatkowe treści dostosowujące metodologię do uwarunkowań muzealnych; w zakresie określonym wyżej) w swojej treści adekwatny do zaakceptowanego przez Zamawiającego 3

4 programu, o którym mowa w pkt 2.2; prezentację wykorzystywaną podczas szkolenia (druk jednostronny, kolorowy, z miejscem na notatki, trzy slajdy na stronie). Ponadto do materiałów szkoleniowych Wykonawca dołączy notatnik (preferowana forma: format A4, nie mniej niż 25 kartek, papier w kratkę, klejony po krótszym boku (górna krawędź), okładka kartonowa, nadruk na okładce i kartkach kolorowy) i długopis. Wskazane wyżej materiały szkoleniowe wraz z materiałami piśmienniczymi zostaną przekazane w jednym egzemplarzu każdemu uczestnikowi, w dniu szkolenia przed jego rozpoczęciem (dopuszcza się możliwość przekazania uczestnikom przed rozpoczęciem zajęć wstępnych materiałów przygotowawczych do szkolenia). Preferowane jest, aby uczestnicy szkoleń zostali wyposażeni w materiały szkoleniowe zarówno w wersji drukowanej, jak i w wersji elektronicznej. Wykonawca zapewni łącznie co najmniej 200 kompletów materiałów szkoleniowych wraz z materiałami piśmienniczymi. Ponadto Wykonawca wyposaży w komplety, o których mowa, osoby wydelegowane przez Zamawiającego na szkolenia, pełniące funkcje monitorującokontrolne, z zastrzeżeniem, że liczba dodatkowych kompletów nie będzie większa niż 36. Materiały szkoleniowe będą odpowiadać swoim standardem normom jakościowym uznawanym przez Zamawiającego, przy zachowaniu staranności wymaganej dla tworzenia tego rodzaju dzieł. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględniania wszelkich uwag (odnoszących się zarówno do kwestii merytorycznych, jak i szaty graficznej) Zamawiającego przy opracowywaniu powyższych materiałów. 2.4 Obowiązki Wykonawcy w zakresie zapewnienia zespołu osób Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zespołu realizującego zamówienie składającego się z osób posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, dających rękojmię prawidłowej realizacji przedmiotu umowy na wymaganym przez Zamawiającego poziomie, a także spełniającego warunki i kryteria określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. W skład zespołu realizującego zamówienie, powinny wchodzić co najmniej trzy osoby, w tym: a) jedna osoba pełniąca funkcję kierownika projektu, która będzie odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i kontakty bieżące z Zamawiającym, b) dwóch trenerów, którzy przeprowadzą szkolenia. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zastępstw osób prowadzących szkolenia, w przypadku niemożności ich przybycia na szkolenie i jego przeprowadzenie, w trybie określonym w umowie. 2.5 Obowiązek Wykonawcy wydania zaświadczeń o ukończeniu szkoleń Wykonawca wystawi imienne zaświadczenia o ukończeniu szkolenia wszystkim uczestnikom, pod warunkiem ich uczestnictwa w pełnym wymiarze zajęć, tj. w trzech dniach szkolenia (100% frekwencji). Uczestnictwo w szkoleniu będzie potwierdzane podpisem uczestnika na liście obecności w każdym dniu szkolenia, w związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany na początku 4

5 każdej sesji szkoleniowej przedkładać uczestnikom do podpisu listę, o której mowa. Lista obecności powinna zawierać m.in. następujące informacje: imię i nazwisko uczestnika szkolenia, informację dotyczącą odbioru materiałów szkoleniowych i uzyskania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, podpis uczestnika w każdym dniu szkolenia oraz termin przystąpienia osoby do egzaminu PRINCE2 Foundation. Lista powinna zostać opatrzona podpisem trenera prowadzącego szkolenie oraz datą. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wraz ze sprawozdaniem końcowym listę wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia. 2.6 Obowiązki Wykonawcy w zakresie sprawozdania końcowego Wykonawca, na zasadach określonych w umowie, jest zobowiązany przedstawić do akceptacji Zamawiającego sprawozdanie końcowe z realizacji wszystkich działań/szkoleń, zawierające w szczególności: podpisane przez uczestników listy obecności, wszystkie kwestionariusze indywidualnej oceny szkolenia uzyskane od uczestników szkoleń, raport zbiorczy zawierający analizę kwestionariuszy indywidualnej oceny szkolenia wraz z wnioskami i rekomendacjami dla Zamawiającego, listę osób, które przystąpiły do egzaminu PRINCE2 Foundation. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania akceptacji sprawozdania końcowego przez Zamawiającego w trybie określonym przez umowę. 2.7 Obowiązki Wykonawcy w zakresie opracowania, powielenia i przeprowadzenia egzaminu PRINCE2 Foundation, a następnie zapewnienia zweryfikowanie jego poprawności i wystawienia zdającym uznanego certyfikatu Do obowiązków wykonawcy będzie należało zorganizowanie uznanego egzaminu PRINCE2 Foundation. Do egzaminu przystąpią wszyscy uczestnicy szkoleń. Preferowany termin przeprowadzenia egzaminu to trzeci dzień szkolenia. Wykonawca przeprowadzi egzamin i zapewni jego zweryfikowanie, a następnie będzie odpowiadał za wydanie i dostarczenie certyfikatu każdemu uczestnikowi, który pozytywnie zaliczy egzamin. 2.8 Obowiązki Wykonawcy w zakresie arkuszy indywidualnej oceny szkolenia Do obowiązków Wykonawcy będzie należało opracowanie i powielenie, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników szkoleń, arkusza indywidualnej oceny szkolenia i przedłożenie go do wypełnienia każdemu uczestnikowi szkolenia na koniec każdej sesji szkoleniowej. Wykonawca odbierze od uczestników szkoleń wypełnione kwestionariusze, które dołączy do sprawozdania końcowego, i opracuje na ich podstawie raport zbiorczy zawierający analizę danych zawartych w arkuszach, obrazujący stopień zadowolenia uczestników oraz użyteczność przeprowadzonych szkoleń. Raport zbiorczy również będzie stanowić załącznik do sprawozdania końcowego. 3. Obowiązki informacyjne Wykonawcy Wykonawca jest zobowiązany podczas szkolenia do informowania uczestników o finansowaniu 5

6 projektu ze środków Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz o patronacie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. 4. Beneficjenci zamówienia Ostatecznymi beneficjentami zamówienia będą pracownicy muzeów w Polsce. 5. Oczekiwane rezultaty Efektem realizacji zamówienia mają być: wzmocnienie wybranych aspektów działania muzeów, stworzenie grupy liderów muzealnych w określonych specjalizacjach, stworzenie wspólnych warunków jakościowych dla rozwoju muzeów oraz zebranie i analiza informacji na temat potrzeb w zakresie podnoszenia kompetencji zarządczych pracowników muzeów. W związku z tym zakłada się, że w wyniku przeprowadzonych szkoleń ok. 180 pracowników muzeów nabędzie lub rozwinie umiejętności w zakresie zarządzania muzeum, które zostaną potwierdzone uznanym certyfikatem PRINCE2 Foundation. Dodatkowo miarą efektywności projektu będzie ocena zawarta w przeprowadzonych ewaluacjach. Podwyższenie kompetencji pracowników muzeum usprawni pracę instytucji, w których są oni zatrudnieni. 6