Archiwizacja i zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych - warsztaty Każdy podmiot w Polsce, czy to państwowy czy samorządowy, ale także spółki samorządowe oraz spółki Skarbu Państwa, jest zobowiązany do zarządzania swoją dokumentacją, w tym jej archiwizacji, w oparciu o tak zwane normatywy kancelaryjne i archiwalne (instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, jednolity rzeczowy wykaz akt). Każdy też taki podmiot ma obowiązek zorganizowania i prowadzenia archiwum, bądź pod nazwą archiwum zakładowe bądź pod nazwą składnica akt oraz zapewnienia bezpieczeństwa tej dokumentacji, w tym jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Okazuje się jednak, że w przepisach mamy założony pewien stan idealny. A tak nie zawsze funkcjonuje organizacja. Czasami nie jest przestrzegany wykaz akt, czasami są dobierane w sposób nieprawidłowy hasła klasyfikacyjne z wykazu akt do prowadzonych spraw, czasami też na stanowiskach pracy zalega dokumentacja z lat poprzednich, w tym po już nieistniejących komórkach organizacyjnych. Zdarza się też, że po kontroli przeprowadzonej przez przedstawicieli archiwów państwowych, organizacja otrzymała wystąpienie pokontrolne zawierające zalecenia dotyczące poprawienia ewidencji dokumentacji w archiwum, czy kompleksowego uporządkowania dokumentacji. Celem warsztatów jest więc przekazanie praktycznej wiedzy na temat sposobu archiwizacji dokumentacji, jej zabezpieczenia w magazynach archiwalnych oraz porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji w archiwum. KORZYŚCI Uczestnik warsztatów będzie po ich zakończeniu: znać przepisy prawa i określić status danego podmiotu w zakresie archiwizacji jego dokumentacji, rozpoznawać rodzaje dokumentacji, kwalifikować dokumentację i określać czas jej przechowywania, znać procedurę archiwizacji i prowadzenia ewidencji archiwalnej, wiedzieć, jak zorganizować lokal archiwum zakładowego oraz jak zabezpieczyć w nim dokumentację, oceniać stan dokumentacji w zakresie systemu kancelaryjnego, w którym narastała oraz w zakresie ustalenia zasad porządkowania, przeprowadzić w sposób racjonalny i prawidłowy prace porządkowe i ewidencyjne dokumentacji, poprawić istniejącą ewidencję archiwalną, jak i opracować nową ewidencję, ocenić, czy dokumentacja zasługuje na brakowanie (zniszczenie). Grupa docelowa: archiwiści, zarządcy dokumentacji, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, opiekunowie archiwów lub składnic akt,
pracownicy państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych zobowiązani do uporządkowania i przekazania do archiwum dokumentacji z komórek organizacyjnych, osoby zajmujące się porządkowaniem i ewidencjonowaniem dokumentacji archiwalnej, pracownicy sekretariatów szkół i przedszkoli oraz innych placówek oświatowych, pracownicy archiwów uczelni, instytutów naukowo-badawczych, instytucji kultury, pracownicy sądów, prokuratur, pracownicy ministerstw, centralnych jednostek organizacyjnych, jednostek administracji rządowej (urzędy, inspekcje, kuratoria), przedstawiciele organizacji pozarządowych, fundacji, stowarzyszeń, pracownicy spółek, banków, przedsiębiorstw. PROGRAM Obowiązujący stan prawny w zakresie archiwizacji dokumentacji. Charakterystyka stanu prawnego w zakresie archiwizacji oraz praw i obowiązków organizacji. Ocena statusu konkretnych podmiotów w świetle ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach względem obowiązków archiwizacyjnych (kazusy). Wprowadzenie do archiwistyki. Wyjaśnienie pojęć kancelaryjnych i archiwalnych istotnych dla prac porządkowych i ewidencyjnych. Współczesna dokumentacja, jej rodzaje i kwalifikacja archiwalna. Prezentacja rodzajów dokumentacji i systemów kancelaryjnych oraz nabycie umiejętności w zakresie ich rozróżniania. Wartościowanie dokumentacji, określanie jej kwalifikacji oraz ustalanie okresów przechowywania. Proces archiwizacji dokumentacji. Procedura przygotowania dokumentacji w komórce organizacyjnej do jej przekazania do archiwum. Opis teczek aktowych. Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych w komórce organizacyjnej. Proces przyjmowania dokumentacji przez archiwistę. Warunki odmowy przyjęcia dokumentacji do archiwum. Wykorzystanie narzędzi informatycznych (systemów) w procedurze archiwizacji. Wprowadzenie dokumentacji na stan archiwum. Sygnowanie dokumentacji. Ewidencja dokumentacji w archiwum. Obsługa spisów zdawczo-odbiorczych i wykazu tych spisów. Jeden wykaz spisów zdawczo-odbiorczych czy więcej? Jakie teczki ewidencyjne musi prowadzić archiwista? Środki ewidencyjne i informacyjne w archiwum. Narzędzia informatyczne (systemy teleinformatyczne) w archiwum.
Organizacja i zabezpieczenie lokalu archiwum oraz przechowywanej w nim dokumentacji. Jak zorganizować archiwum? Co to są filie archiwum a co archiwa z magazynami w wielu lokalizacjach? Jak bezpiecznie zaplanować przechowywanie dokumentacji w magazynach archiwalnych. Topografia magazynu archiwalnego. Profilaktyka i konserwacja dokumentacji. Ocena stanu dokumentacji i jej ewidencji oraz ustalanie zasad i sposobu jej porządkowania. Skontrum dokumentacji. Ocena stanu uporządkowania dokumentacji. Ocena ewidencji archiwalnej dokumentacji. Ustalanie zakresu i zasad prac porządkowych. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych kiedy je stosować? Zasady i granice korekt ewidencji. Praktyczne aspekty korygowania obowiązującej ewidencji archiwalnej. Porządkowanie dokumentacji i jej ewidencja. Porządkowanie dokumentacji. Opis teczek aktowych. Sporządzanie ewidencji archiwalnej archiwum w wyniku prac porządkowych. Przygotowanie dokumentacji do jej brakowania. Kiedy i jak wydzielić dokumentację do brakowania w trakcie prac porządkowych? Przygotowanie dokumentacji do brakowania. Spisy dokumentacji brakowanej. Procedura brakowania i jej skutki. Kolejność realizacji powyższych punktów może być zmieniona przez prowadzącego. Treść zajęć może być także uzupełniona o dodatkowe elementy, w szczególności nawiązujące do potrzeb zgłaszanych przez uczestników warsztatów. EKSPERT dr Ewa Perłakowska Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych, informatyzacji administracji publicznej, porządkowania dokumentacji. Doświadczony trener i organizator szkoleń oraz kursów kancelaryjno-archiwalnych, wykładowca uniwersytecki i długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, historykarchiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Prezes Stowarzyszenia Archiwizjoner, członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego, autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych.
SZCZEGÓŁY: Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego w specjalności archiwistyka. Stażystka Międzynarodowego Technicznego Stażu Archiwalnego w Paryżu (1999) oraz stażu Teorie i praktyki archiwalne w ramach programu Courants du Monde w Paryżu (2001). Ukończyła studia podyplomowe z administracji publicznej na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego (2004). W latach 1997-2014 zatrudniona w sieci archiwów państwowych, przy czym w latach 2003-2008 kierowała Oddziałem Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym Archiwum Państwowego w Krakowie, a w latach 2009-2014 była pierwszym dyrektorem Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Autorka publikacji i komunikatów w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka książki Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013). Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji, porządkowaniem dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych. Współtwórczyni zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Specjalizuje się zwłaszcza w opracowywaniu instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla różnych podmiotów, w tym administracji. INFORMACJE ORGANIZACYJNE W ramach uczestnictwa zapewniamy również: materiały drukowane, lunch bufet, nielimitowany bufet kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka, owoce) oraz certyfikat ukończenia szkolenia. Godziny zajęć: 10:00-16:00 Miejsce: Warsaw Trade Tower Chłodna 51 32 piętro
FORMULARZ REJESTRACJI Archiwizacja i zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych - warsztaty 09.11.2017 Dane uczestników Uczestnik 1. Imię... Nazwisko... Stanowisko... Telefon bezp.... Email bezp.... Dane osoby zgłaszającej (do kontaktu) Imię... Nazwisko... Stanowisko... Telefon bezp.... Email bezp.... Dane firmy i dane do wystawienia faktury VAT Nazwa... Ulica... Miasto... Kod pocztowy... NIP... Email... Dodatkowe uwagi Koszty Przy zgłoszeniu do 02 listopada 2017: 490.00 PLN + VAT Później: 590.00 PLN + VAT Cena całkowita szkolenia za 1 os.: 490 PLN + VAT......... data pieczątka podpis Wypełniony formularz wyślij na nr faksu (22) 100 45 54