ZARZĄDZANIE FINANSAMI W PROJEKTACH UNIJNYCH zasady i procedury 17 maja 2012
BUDŻET PROJEKTU STRUKTURA BUDŻETU PROJEKTU podział na kategorie i na działania w ramach kategorii KOSZTY PROJEKTU Całkowite - kwalifikowane - niekwalifikowane UDZIAŁ DOTACJI W KOSZTACH zasady pomocy publicznej
PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE PRZESUNIĘCIA W OBRĘBIE KATEGORII wymagają merytorycznego uzasadnienia (każdy przypadek podlega indywidualnej ocenie w kontekście dokonywania znaczącej zmiany w projekcie, sprawdzana jest zasadność ekonomiczna danego wydatku) PRZESUNIĘCIA MIĘDZY KATEGORIAMI do 10 % wartości działania z którego dokonywane jest przesunięcie bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesuniecie UWAGA! W przypadku kilkukrotnego dokonywania przez Beneficjentów 10 % przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem każdorazowo należy odnosić się do wartości danej kategorii określonej w obowiązującym Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, bądź też ostatniego podpisanego aneksu do umowy. (10% przesunięcia badane są w odniesieniu do całego Projektu) UZUPEŁNIENIE POZYCJI BUDŻETOWYCH W HARMONOGRAMIE RZECZOWO-FINANSOWYM Nie ma możliwości dodania nowych pozycji nieuwzględnionych na etapie składania wniosku o dofinansowanie, nawet w przypadku powstania wystarczających oszczędności w projekcie
DOKUMENTACJA WYDATKÓW WYBÓR DOSTAWCÓW / USŁUGODAWCÓW Zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych Dla podmiotów nie objętych PZP procedury uproszczone projekty z działania 8.1 POIG nie podlegają PZP OZNAKOWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (FAKTUR, RACHUNKÓW, LIST PŁAC ITP.) Na każdym dokumencie księgowym musi znaleźć się informacja o projekcie, w ramach którego rozliczany jest dany wydatek
DOKUMENTACJA WYDATKÓW OPISY FAKTUR (minimalne wymagania) szczegółowe wymagania w tym zakresie określa umowa o dofinansowanie oraz instrukcja wypełniania wniosku o płatność numer umowy o dofinansowanie, informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego/Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach którego wydatek jest ponoszony,-? kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Opis powinien znajdować się na oryginale dokumentu. Dopuszczalne jest zamieszczanie opisu nie na oryginale dokumentu, lecz na oddzielnej kartce dołączonej do dokumentu jedynie w wyjątkowych przypadkach (np. małego formatu dokumentu).- w takim przypadku dokument zawierający opis projektu powinien być trwale spięty z dokumentem księgowym
WYODRĘBNIONA KSIĘGOWOŚĆ PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ Prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów związanych z danym projektem w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków lub wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem. Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości. Beneficjent dostosowuje swój wykaz kont do specyficznych warunków prowadzonej działalności, uwzględniając sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznaczanie kont księgowych oraz ich numeracja również leży w gestii Beneficjenta.
WYODRĘBNIONA KSIĘGOWOŚĆ KSIĄŻKA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW Beneficjenci zobowiązani są do prowadzenia dodatkowej ewidencji w formie tabeli, umożliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych, zawierającej m.in.: rodzaj i nr dowodu księgowego datę wystawienia dokumentu i sposób zapłaty kwotę wydatków kwalifikowanych W ewidencji należy ujmować wszystkie operacje gospodarcze związane z realizacją projektu. Zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane każdorazowo na potrzeby kontroli (w trakcie bądź na zakończenie realizacji projektu). Lp Rodzaj dowodu księgowego (dokumentu) Numer dokumentu Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu Numer ewidencji księgowej Data wystawienia dokumentu Data dokonania zapłaty Sposób zapłaty (G-gotówka, P-przelew, K-karta) Kategoria kosztów Kwota dokumentu brutto (PLN) Kwota dokumentu netto (PLN) VAT (PLN) Kwota wydatków kwalifikowanych (PLN) VAT kwalifikowany (PLN) 1. 1 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 13. 14. 1 Uwagi
DOTACJA A PODATEK DOCHODOWY Dotacje nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym VAT - KWALIFIKOWALNOŚĆ KWALIFIKOWANY gdy beneficjent nie jest płatnikiem VAT NIEKWALIFIKOWANY gdy beneficjent jest płatnikiem VAT VAT OPODATKOWANIE DOTACJI decyduje bezpośredni związek dotacji z konkretnymi cenami konkretnych dostaw towarów czy z konkretnymi cenami konkretnych usług Opodatkowaniu nie podlegają dotacje, jak np. refundacja wynagrodzeń lub składek na ubezpieczenia społeczne, czy też zwrot kosztów inwestycji (środków trwałych). Opodatkowaniu podlegają np. dotacja do cen sprzedaży produktów rolnych czy też do cen biletów autobusowych.
DOTACJA A OBRÓT INWESTYCJE PROJEKTY MIĘKKIE Dotacja zwiększa/wpływa na obrót tylko w przypadku gdy ma bezpośredni wpływ na cenę. Przy inwestycji bezpośredniego wpływu na cenę nie ma, natomiast w projektach miękkich należy w każdym wypadku indywidualnie rozpoznać przypadek.
AMORTYZACJA DO MOMENTU WPŁYWU DOTACJI Amortyzację nalicza się od dnia oddania środka trwałego do użytkowania, do momentu otrzymania dotacji w całości stanowi koszt podatkowy. PO ZAKSIĘGOWANIU DOTACJI NA KONCIE BANKOWYM Kwoty zrefundowane nie są kosztem uzyskania przychodów, zatem moment otrzymania dotacji powoduje konieczność skorygowania i poprawnego ustalenia kosztów podatkowych.
AKTY PRAWNE Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 nr 121, poz. 591 z późn. zm.) tekst jednolity z 25.10.2010 r. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 1992 nr 21, poz. 86 z późn. zm.) tekst jednolity z 25.01.2011 r. Polskie prawo bilansowe nie odnosi się bezpośrednio do ujęcia dotacji, dlatego zgodnie art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwa mogą stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Ewidencję dotacji w księgach rachunkowych reguluje Międzynarodowy Standard Rachunkowości (MSR) nr 20
GDZIE SZUKAĆ INFORMACJI? WWW.FUNDUSZEEUROPEJSKIE.GOV.PL WWW instytucji bezpośrednio odpowiedzialnych za dystrybucję dotacji
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ MONIKA NIEWINOWSKA niezależny ekspert ds. Funduszy Europejskich, Dziennik Gazeta Prawna ANNA WERLE WILCZYŃSKA główny specjalista w zakresie wprowadzania zmian do umów (aneksowania), Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości EWELINA PAWIŃSKA specjalista ds. rozliczeń działania 8.1 PO IG, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ANNA BUJARSKA niezależny ekspert ds. rozliczeń księgowo podatkowych dotacji, współpracuje m.in. z PKPP Lewiatan