WOJEWODA OPOLSKI FBC.V.431.10.2016.HW Opole dnia, 27 października 2016 r. Pan Władysław Sztefic Prezes Zarządu Wojewódzkiego Towarzystwa Walki z Kalectwem w Opolu ul. Św. Wojciecha 5 45-023 Opole WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli: 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzkie Towarzystwo Walki z Kalectwem w Opolu ul. Św. Wojciecha 5, 45-023 Opole (dalej Towarzystwo), 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 29 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 1 (dalej: ustawa), 3) Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: Organizacja pożytku publicznego, w zakresie uprawnień, obowiązków i wymogów wynikających z art. 8-10, 20, 21, 23, art. 24-27 oraz 42-48 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym wykorzystanie otrzymanych środków finansowych pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, na prowadzoną działalność pożytku publicznego, b) okres objęty kontrolą: w zakresie prawnych aspektów funkcjonowania Towarzystwa i działalności pożytku publicznego kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2015 r. do 29 sierpnia 2016 r., w zakresie spraw finansowych, w tym wykorzystania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych - od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r., 1 Dz. U. z 2016 r., poz. 239, z późn. zm., ul. Piastowska 14, 45-082 Opole NIP: 754-11-16-953 REGON: 000514325 tel. 77 45 24 125 fax 77 45 24 705 email: bok@opole.uw.gov.pl www: www.opole.uw.gov.pl 1/9
4) Rodzaj kontroli: problemowa, 5) Tryb kontroli: zwykły, 6) Termin kontroli: od 29 sierpnia do 16 września 2016 r. (z przerwą w dniach od 8-9 września 2016 r.) 7) Skład zespołu kontrolnego: Henryk Wróbel, inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolującego), Agnieszka Broszczak, inspektor wojewódzki, Oddział Kontroli Gospodarki Finansowej Wydziału Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Władysław Sztefic Prezes Zarządu Wojewódzkiego Towarzystwa Walki z Kalectwem w Opolu (dalej: Prezes Zarządu Towarzystwa ) - powołany na stanowisko 9 maja 2014 r. II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta. Ustalenia kontroli zostały przedstawione w protokole podpisanym dnia 29 września 2016 r. przez Prezesa Zarządu i Skarbnika Towarzystwa. Do ustaleń zawartych w protokole nie wniesiono wyjaśnień ani zastrzeżeń. W wyniku kontroli działalność Towarzystwa w kontrolowanym zakresie, ocenia się jako pozytywną z uchybieniami. Formułując ocenę pozytywną z uchybieniami uwzględniono w szczególności prawidłowe wykorzystanie środków przeznaczonych na działalność pożytku publicznego określoną w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz na zadania statutowe. Ujawnione w wyniku kontroli uchybienia polegały na nie ujęciu w ewidencji księgowej dowodów księgowych stanowiących podstawę poniesionych kosztów statutowych działalności pożytku publicznego oraz przyjęciu do realizacji dowodów księgowych wystawionych na Podopiecznych i podawaniu w sprawozdaniu merytorycznym z działalności Towarzystwa za 2015 r. danych niezgodnych z dokumentacją źródłową oraz zapisami ewidencji księgowej. W związku z powyższym, działając na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy, przekazuję wystąpienie pokontrolne. 1. Towarzystwo z dniem 8 sierpnia 2001 r. zostało wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego oraz posiada status organizacji pożytku publicznego 2. Towarzystwo jest pozarządowym stowarzyszeniem, prowadzi statutową działalność społecznie użyteczną 2 zgodnie z aktualnym wypisem z KRS (stan na dzień 29.08.2016 r.) oraz wykazem organizacji pożytku publicznego uprawnionych do otrzymania 1% podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2014 (prowadzonym przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego) 2/9
w sferze zadań publicznych określonych w ustawie i realizuje zadania na rzecz osób starszych i niepełnosprawnych oraz ich rodzin. Według zapisów statutu celem Towarzystwa jest udzielanie pomocy społecznej osobom starszym i niepełnosprawnym oraz ich rodzinom będącym w trudnej sytuacji życiowej. Działalność statutowa Towarzystwa prowadzona jest jako działalność nieodpłatna w rozumieniu przepisów ustawy. Kontrola wykazała, że Towarzystwo spełnia wymogi uprawniające do otrzymania statusu organizacji pożytku publicznego, wynikające z przepisów ustawy. Statut Towarzystwa zawiera w swej treści uregulowania wymagane przepisem art. 20 ust. 1 pkt 6 ustawy, w tym zabraniające udzielania pożyczek lub zabezpieczenia zobowiązań majątkiem Towarzystwa i przekazywania majątku na rzecz jego członków i członków organów Towarzystwa, a także wykorzystywania tego majątku na zasadach innych, niż w stosunku do osób trzecich. W badanym okresie powyższe zapisy statutowe były przestrzegane. 2. Zgodnie z przepisami ustawy, Towarzystwo posiada statutowy kolegialny organ kontroli i nadzoru, jakim jest Komisja Rewizyjna, odrębny w zakresie swego działania od organu zarządzającego - Zarządu Towarzystwa. Na podstawie przedłożonej do kontroli dokumentacji, ewidencji księgowej oraz złożonych oświadczeń ustalono, że członkowie Komisji Rewizyjnej: nie są członkami organu zarządzającego, ani nie pozostają z nimi w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości służbowej, nie byli skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe, pełnią swoją funkcję nieodpłatnie. Według przedłożonych kontrolującym oświadczeń, członkowie Zarządu Towarzystwa również nie byli skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe. 3. Według danych zawartych w sprawozdaniu merytorycznym za 2015 r., Towarzystwo korzystało ze świadczeń wolontariuszy. W sprawozdaniu tym podano, że świadczenia w ramach wolontariatu przez okres krótszy niż 30 dni wykonywało 100 osób (w tym 98 osób będących członkami/pracownikami organizacji, osobami świadczącymi usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, członkami organu zarządzającego), a świadczenia przez okres od 30 dni do 6 miesięcy wykonywały 4 osoby, będące jednocześnie członkami/pracownikami organizacji, osobami świadczącymi usługi na podst. umowy cywilnoprawnej, członkami organu zarządzającego, natomiast przez okres dłuższy niż 6 miesięcy - 14 osób (będące 3/9
również członkami/pracownikami organizacji, osobami świadczącymi usługi na podst. umowy cywilnoprawnej, członkami organu zarządzającego). Kontrolującym nie przedłożono porozumień, które Towarzystwo powinno zawrzeć z wolontariuszami, którzy wykonywali świadczenia na rzecz organizacji pożytku publicznego przez okres dłuższy niż 30 dni, tak aby spełnić wymogi art. 44 ust. 4 ustawy. Ponadto w zakresie wolontariuszy wykonujących świadczenie przez okres krótszy niż 30 dni nie przedłożono potwierdzenia posiadania ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, którego obowiązek zapewnienia wolontariuszowi wynika z art. 46 ust. 3 ustawy. Prezes Zarząd Towarzystwa w pisemnym oświadczeniu złożonym w dniu 12.09.2016 r. wyjaśnił, że ( ) w rocznym sprawozdaniu za 2015 r. wykazani wolontariusze byli pracownikami społecznymi. Wymieniona pomyłka wynikła ze złej interpretacji nazewnictwa Wolontariusz a Pracownik Społeczny. Z uwagi na zaistniałą pomyłkę, proszę o zakwalifikowanie wymienionej ilości wolontariuszy w Sprawozdaniu za 2015 jako pracowników społecznych ( ). W powyższym oświadczeniu podano również, że w 2016 r. stowarzyszenie nie korzystało z usług wolontariuszy. 4. Towarzystwo w odniesieniu do prowadzonej działalności pożytku publicznego w 2015 r. korzystało ze zwolnień od podatku dochodowego od osób prawnych, na zasadach określonych w art. 17 ust. 1 pkt 6c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych 3. Nie korzystano w 2015 r. ze zwolnień z podatku od nieruchomości na zasadach określonych w art. 7 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych 4, od podatku od czynności cywilnoprawnych, opłat sądowych, opłat skarbowych oraz z możliwości wykonywania pracy przez osoby skierowane do odbycia służby zastępczej. Według oświadczenia złożonego przez Prezesa Zarządu Towarzystwa, organizacja korzystała z prawa nieodpłatnego informowania o swojej działalności w środkach masowego przekazu, wynikającego z art. 23a ust.1 ustawy z dnia 29 grudnia 1992 r. o radiofonii i telewizji 5. 5. Towarzystwo prowadziło w roku 2015 ewidencję księgową ręcznie w formie tabelarycznej (tak zwanej amerykanki ) i taki sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych stosuje również obecnie. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że Towarzystwo posiada dokumentację opisującą stosowane zasady (politykę) rachunkowości. 3 Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm. 4 Dz. U. z 2016 r. poz. 716 5 Dz. U. z 2016 r. poz. 639, z późn. zm. 4/9
W polityce rachunkowości przyjęto, że ewidencja kosztów odbywa się przy użyciu kont zespołu 4 Koszty według rodzaju i ich rozliczenie i zespołu 7 Przychody i koszty ich osiągnięcia bez kont zespołu 5 Koszty według typu działalności. Wynik finansowy sporządzany jest w wariancie porównawczym. Ewidencję księgową dla środków finansowych pochodzących z odpisu 1 % podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2015 (dalej: odpis 1 % podatku dochodowego), prowadzono na koncie 720 Przychody statutowe działalności nie odpłatnej pożytku publicznego -1% podatku wyodrębnionym po stronie przychodów w zespole 7, w korespondencji z kontem 130 Rachunek bankowy dla ewidencji wpłat środków z tego tytułu dokonywanych przez urzędy skarbowe. W kontrolowanym okresie na rachunek bankowy Towarzystwa wpłynęły środki pochodzące z odpisu 1% podatku dochodowego za 2014 r. w wysokości 85 998,24 zł. W sprawozdaniu merytorycznym za 2015 r. w cz. III pkt. 3.1 (Informacje o sposobie wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku od osób fizycznych) podano: stan środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych na pierwszy dzień roku sprawozdawczego w wysokości 19 458,20 zł. Prezes Zarządu Towarzystwa w wyjaśnieniu złożonym dnia 14 września 2016 r. podał: ( )Stan środków na pierwszy dzień 2015 r. podany w sprawozdaniu merytorycznym w wysokości 19 458,20 zł. został błędnie wpisany i powinien wynosić 19 448,20 zł. Różnica 10 zł wynika z błędnego wklepania podanej kwoty do aplikacji sprawozdawczej na stronie MPiPS( ) Towarzystwo w 2015 r. nie prowadziło na koncie księgowym 130 Rachunek bieżący wyodrębnionej ewidencji wydatków finansowanych środkami z 1% podatku od osób fizycznych, w związku z czym utrudnione było ustalenie stanu ww. środków na początek i koniec roku 2015 r. na tym koncie. Kontroli poddano 100 % dowodów księgowych stanowiących podstawę poniesionych kosztów za rok 2015 w ramach środków uzyskanych z 1 % podatku dochodowego, w łącznej kwocie 19 790,21 zł. Do sposobu udokumentowania poniesionych wydatków przez Towarzystwo wydatkujące ww. środki nie wnosi się uwag, za wyjątkiem podanych niżej przypadków: 16 dowodów księgowych (faktur, rachunków) wystawionych na Towarzystwo stanowiących podstawę poniesionych kosztów statutowych działalności pożytku publicznego na łączną kwotę 16 259,63 zł nie ujęto w ewidencji księgowej zespołu 2. Poniesione wydatki udokumentowano w ewidencji księgowej wyłącznie wyciągami bankowymi. 5/9
12 dowodów księgowych (faktur, rachunków) wystawionych na Podopiecznych przyjęto do realizacji na łączną kwotę 3 530,58 zł wbrew wymogom wynikających z 27 Regulaminu z dnia 23 lutego 2013 r. w sprawie gromadzenia oraz wydatkowania środków finansowych w tym darowizn oraz środków 1% pozyskanych od podatników na cele statutowe Towarzystwa. W 27 ww. Regulaminu zapisano, że Stowarzyszenie opłaca bezpośrednio tylko faktury i rachunki, które wystawione są na Stowarzyszenie i zawierają prawidłowe dane Stowarzyszenia oraz wskazanie imienia i nazwiska Podopiecznego (...). Poproszony o wskazanie przyczyn tych uchybień Prezes Zarządu Towarzystwa w pisemnym wyjaśnieniu z dnia 14 września 2016 r. złożonym na powyższą okoliczność, podał: Ad 1. Wydatki dotyczące w/w faktur zostały zaksięgowane bezpośrednio w koszty w dniu ich otrzymania i zaakceptowania do zapłaty. Stowarzyszenie aktualnie prowadzi wyłącznie działalność nieodpłatną, w związku z tym nie mamy obowiązków sprawozdawczych dot. VAT ani podatku dochodowego, dlatego też księgowanie wydatków bezpośrednio na koszty nie rzutowało na strukturę sprawozdawczą ani na wynik finansowy. Ad.2 Wskazane dowody księgowe dotyczą podopiecznego ( ), osoby trwale niepełnosprawnej w stopniu znacznym (porażenie mózgowe, dysfunkcja czterokończynowa narządu ruchu). Podopieczny jest w bardzo trudnej sytuacji materialnej i bytowej, wymaga całodobowej opieki, opiekuje się nim samotnie ojciec który od kilkunastu lat przywozi syna na leczenie, zabiegi i rehabilitację do Opola. Mieszkają w Ligocie Popielowskiej miejscowości słabo skomunikowanej, a ojciec przyjeżdżał do Towarzystwa dopiero gdy uzbierał kilka faktur, które były wypisane na podopiecznego, zamiast na Towarzystwo. Mając na uwadze w/w okoliczności, Zarząd podjął decyzję o uwzględnieniu tych faktur i ich refinansowanie. Opiekun podopiecznego został poinstruowany jak mają być wystawiane faktury i od tego roku są już dobrze wystawiane (...). Przyjęta przez Towarzystwo praktyka dokumentowania wydatków, narusza dyspozycję art. 20 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którą do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. 6/9
Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę poniesionych wydatków na łączną kwotę 19 790,21 zł (23,01% środków otrzymanych w 2015 r.), wykazała, iż faktury zawierają opis operacji, dekretację, sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Dowody zatwierdzone zostały do wypłaty przez głównego księgowego i kierownika jednostki. Ustalono, że wydatki poniesione w 2015 r. przez Towarzystwo w ramach środków pozyskanych z wpłat 1% podatku dochodowego były zasadne i dotyczyły statutowej działalności Towarzystwa. Niewykorzystane środki na prowadzoną działalność pożytku publicznego Towarzystwa, pochodzące z 1 % podatku dochodowego od osób fizycznych, pozostały do wykorzystania na następny rok. 6. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe i merytoryczne z działalności za rok 2015 zostały opublikowane na stronie internetowej Towarzystwa oraz na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego w terminach określonych w ustawie. Działalność Towarzystwa w 2015 r. zamknęła się nadwyżką przychodów nad kosztami w wysokości 54 242,42 zł. Wykazana nadwyżka przychodów nad kosztami zostanie przeznaczona na działalność statutową w 2016 r. W sprawozdaniu finansowym Towarzystwa za 2015 r. wykazano osiągnięty przychód ogółem w wysokości 899 741,78 zł oraz poniesione koszty ogółem w wysokości 845 499,36 zł. Dane zamieszczone w sprawozdaniu merytorycznym z działalności Towarzystwa za rok 2015 w części III Przychody i koszty organizacji pożytku publicznego w okresie sprawozdawczym w pkt 2.1 Przychody z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych oraz dane wykazane w części III pkt 3.2 tego sprawozdania, dotyczącej wysokości kwoty pochodzącej z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych wydatkowanej w okresie sprawozdawczym ogółem, były zgodne z ewidencją księgową, prowadzoną w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych zdarzeń gospodarczych. W trakcie kontroli ustalono, ze organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe nie podjął decyzji o sporządzeniu sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przeznaczonym dla jednostek mikro sporządzających uproszczony rachunek zysków i strat, tak aby spełnić wymogi art. 47 ust. 4 pkt 4 ustawy o rachunkowości oraz art. 10 ust. 1 ustawy. Prezes Zarządu Towarzystwa w pisemnym wyjaśnieniu z 14 września 2016 r. złożonym na powyższą okoliczność, podał: ( ) Decyzję o zakwalifikowaniu naszego Stowarzyszenia do jednostek mikro, Zarząd aktualnie rozważa i decyzję podejmie uchwałą do sprawozdania za 2016 r. 7/9
Ustalono, że Towarzystwo w 2015 r. nie spełniało warunków dotyczących obowiązku badania sprawozdania finansowego, określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego 6, wobec czego nie było zobligowane do badania sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta. III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości. Ujawnione w wyniku kontroli uchybienia polegały na podawaniu w sprawozdaniu merytorycznym z działalności Towarzystwa za 2015 r. danych niezgodnych z dokumentacją źródłową (porozumień zawartych z wolontariuszami) oraz zapisami ewidencji księgowej. Przyczyną tych uchybień był brak nadzoru ze strony kierownika jednostki, a skutkiem zniekształcenie sprawozdania merytorycznego okresu, którego dotyczyło. Stwierdzone uchybienia skutkowały naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o działalności pożytku publicznego. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. 1/2016. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia - nie dotyczy. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej. Działalność organizacji pożytku publicznego winna być prowadzona zgodnie z regulacjami ustawy. Zatem, w celu usunięcia stwierdzonych uchybień oraz usprawnienia realizacji zagadnień objętych kontrolą, zaleca się pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz podjęcie skutecznych działań dążących do wyeliminowania powstałych uchybień, tj.: 1. Dokonywać zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, 2. Zapewnić wyodrębnienie w ewidencji księgowej wydatków sfinansowanych z 1 procenta, w tym wysokość środków wydatkowanych na promocję 1 procenta PIT. 3. Wykazywać w rocznych sprawozdaniach merytorycznych z działalności organizacji pożytku publicznego danych zgodnych ze stanem faktycznym i wynikających z ewidencji księgowej. 6 (Dz. U. z 2004 r. Nr 285, poz. 2852) 8/9
VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości nie dotyczy. VIII. Na podstawie 16 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 r. w sprawie przeprowadzania kontroli organizacji pożytku publicznego 7, w związku z art. 32 ustawy, członek organu zarządzającego lub osoba przez niego upoważniona, której przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu jest zobowiązany poinformować wojewodę o sposobie usunięcia uchybień oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W związku z powyższym oczekuję, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Wojewoda Opolski Adrian Czubak Otrzymują: 1. Pani Elżbieta Rafalska, Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa 2. Pan Arkadiusz Wiśniewski Prezydent Miasta Opola Rynek Ratusz, 45-015 Opole 7 (Dz.U. Nr 173 poz.1172) 9/9