Pani Katarzyna Kowalewska Prezes Zarządu Stowarzyszenia "Hospicjum Kutnowskie" WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PS.IV.EC /9/10 Łódź, dnia marca 2011 r. Pani Katarzyna Kowalewska Prezes Zarządu Stowarzyszenia "Hospicjum Kutnowskie" WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 29 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (zwaną dalej "Ustawa") przeprowadzono kontrolę doraźną w Stowarzyszeniu Hospicjum Kutnowskie, z siedzibą w Kutnie przy Al. ZHP 8, reprezentowanym przez Panią Katarzynę Kowalewską Prezesa Zarządu Stowarzyszenia. Kontrola została przeprowadzona w dniach 8, 9, 10, 13 grudnia 2010 r. przez pracowników Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi i Wojewódzkiego Centrum Zdrowia Publicznego w Łodzi, legitymujących się upoważnieniem z dnia 6 grudnia 2010 r. Nr PS.IV.EC /2/10, wydanym przez Wojewodę Łódzkiego. Celem i przedmiotem kontroli była ocena korzystania z uprawnień, spełniania obowiązków i wymogów wynikających z art. 8-10, 20, 21, 23, 24-27, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Kontrolą objęto okres: od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia 31 grudnia 2009 r. Protokół pokontrolny został sporządzony i podpisany przez kontrolujących w dniu 3 stycznia 2011r. oraz podpisany przez Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Panią Katarzynę Kowalewską w dniu 21 stycznia 2011 r. bez zgłoszenia zastrzeżeń. 1

2 Korzystając z uprawnienia wynikającego z 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 r. w sprawie przeprowadzania kontroli organizacji pożytku publicznego (Dz. U. Nr 173, poz. 1172), pismem z dnia 2 lutego 2011 r. znak PS.IV.EC /7/10/11, zwrócono się do Prezesa Zarządu Stowarzyszenia z prośbą o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień, dotyczących przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości przedstawionych w protokole kontroli. Pisemne wyjaśnienia podmiotu kontrolowanego wpłynęły do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w dniu 17 lutego 2011 r. I. Ocena badanej działalności podmiotu kontrolowanego, wynikająca z ustaleń zawartch w protokole kontroli i dodatkowych wyjaśnień: ocena pozytywna z nieprawidłowościami. Stwierdzono następujące nieprawidłowości : 1) Statut Stowarzyszenia Hospicjum Kutnowskie, obowiązujący w 2009 r., jest tekstem jednolitym według stanu na dzień 19 kwietnia 2004 r. Po tej dacie nie były dokonywane zmiany statutu. Dokument określa, iż kontrolowany podmiot prowadzi działalność gospodarczą. Ustalenia kontroli wskazują, iż z dniem 31 grudnia 2005 r. Stowarzyszenie zaprzestało prowadzenia działalności gospodarczej, jednak nie nastąpiło wykreślenie podmiotu z rejestru przedsiębiorców. Również zapis dotyczący prowadzenia przez Stowarzyszenie działalności gospodarczej znajduje się w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego (z rejestru przedsiębiorców) według stanu na dzień 28 sierpnia 2007 r. Ustalono zatem nieprawidłowość polegającą na niedokonywaniu aktualizacji statutu Stowarzyszenia, w związku z czym jego zapisy są niedostosowane do obowiązujących przepisów prawa oraz niezgodne z faktycznie prowadzoną działalnością. 2) Uchwałą Zarządu Stowarzyszenia w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości, w kontrolowanym podmiocie wprowadzono dnia 1 stycznia 2006 r. Zakładowy Plan Kont obejmujący wykaz kont księgi głównej, wykaz kont analitycznych i powiązania z kontami księgi głównej. Analizując zapisy powyższej dokumentacji oraz wydruk Planu kont na 2009 rok z programu,,sage Symfonia Finanse i Księgowość premium 2007.a" ustalono, że Hospicjum nie spełnia w pełnym zakresie wymogów określonych w art. 10 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873 ze zm.), polegających na rachunkowym wyodrębnieniu działalności 2

3 nieodpłatnej i odpłatnej pożytku publicznego oraz działalności gospodarczej (jeśli taka będzie prowadzona) w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdego z rodzajów działalności. Wyodrębnienie, o którym mowa powyżej, Hospicjum stosuje jedynie w zakresie przychodów z tytułu działalności odpłatnej i nieodpłatnej. 3) W sporządzonym przez Hospicjum Rachunku wyników, stanowiącym część sprawozdania finansowego za 2009 rok, podział kosztów realizacji zadań statutowych działalności nieodpłatnej (poz. 1 części B) i odpłatnej (poz. 2 części B) pożytku publicznego został dokonany wskaźnikiem procentowym pozaksięgowo. Powyższe działanie stało w kolizji z przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości. Na stronie 8 powyższych zasad określono, że: ( ) Koszty rodzajowe winny być ewidencjonowane w podziale umożliwiającym wykazanie ich w sprawozdaniu finansowym a także w sprawozdaniach GUS, z wymaganą szczegółowością ( ). 4) Kontroli poddano wykorzystanie środków finansowych, pochodzących z 1% podatku, przekazanych na rzecz jednego z podopiecznych, w ramach umowy zawartej pomiędzy Stowarzyszeniem Hospicjum Kutnowskie z/s w Kutnie a rodzicem podopiecznego chorego na chorobę nowotworową, leczonego przez Centrum Zdrowia Dziecka w Międzylesiu. Ustalono, że nie są przestrzegane zapisy umowy w zakresie miejsca zakupu paliwa do samochodu. Ponadto faktury dokumentujące zakup paliwa nie zawierały żadnych rozliczeń potwierdzających fakt prawidłowego ustalenia ewentualnych kosztów oraz trasy przejazdu na leczenie podopiecznego. 5) Członkowie Komisji Rewizyjnej nie złożyli oświadczeń w zakresie wskazanym w art. 20 pkt 6 lit. a c wyżej powołanej ustawy, tj. o niepełnieniu jednocześnie funkcji członka organu zarządzającego, niepozostawaniu z członkami organu zarządzającego w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia, nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za przestępstwo z winy umyślnej oraz w przedmiocie otrzymywania z tytułu pełnienia funkcji w Komisji Rewizyjnej zwrotu uzasadnionych kosztów lub wynagrodzenia. Statut Stowarzyszenia nie zawiera zapisów dotyczących wyżej wskazanych regulacji. 6) Art. 23 ust. 1 i 2 Ustawy nakłada na organizacje pożytku publicznego obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania merytorycznego ze swojej działalności i rocznego 3

4 sprawozdania finansowego, a także ogłoszenie tych sprawozdań. Obydwa sprawozdania za 2008 r. nie zostały podane w roku 2009 do publicznej wiadomości. 7) Kontrolującym przedłożona została lista wolontariuszy świadczących usługi w roku 2009, zgodnie z którą Stowarzyszenie korzystało z usług 9 wolontariuszy wykonujących świadczenia dłużej niż 30 dni. W przedstawionej dokumentacji odnoszącej się do zebrań wolontariuszy stwierdzono niezgodność liczby uczestników spotkań z liczbą podaną na liście wolontariuszy za rok 2009 oraz dane osobowe inne niż w liście wolontariuszy. 8) Kontrolujący dokonali badania Regulaminu wolontariusza mając na względzie przepis art. 43 Ustawy stanowiący, iż wolontariusz powinien posiadać kwalifikacje i spełniać wymagania odpowiednie do rodzaju i zakresu wykonywanych świadczeń, jeżeli obowiązek posiadania takich kwalifikacji i spełniania stosownych wymagań wynika z odrębnych przepisów. Niejednoznacznie określone są informacje dotyczące zakresu wykonywanych świadczeń. W ww. dokumencie (w pkt 6) zawarta jest informacja, że wolontariusze,,nie mogą wykonywać zabiegów wymagających kwalifikacji pielęgniarskich. Jednocześnie należy zauważyć, iż w pkt 14 omawianego dokumentu określono, że,,wolontariusz prowadzi kartotekę obserwacji chorego (temperatura, tętno, oddech, duszności, wymioty, stolec, ilość moczu, krwawienia). 9) W toku kontroli ustalone zostało, że zarówno w Regulaminie wolontariusza jak i w porozumieniach brak jest jednoznacznego zapisu o ryzyku występującym w czasie świadczeń wykonywanych przez wolontariusza, co jest niezgodne z art. 45 ust. 1 pkt 1 Ustawy. 10) Porozumienia zawierano nie dokonując wpisu, dotyczącego okresu wykonywanych świadczeń, co jest to niezgodne z przepisem art. 44 ust. 1 Ustawy. 11) Odnośnie możliwości przyznanej korzystającemu na podstawie art. 45 ust. 2 Ustawy, tj. pokrywania, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, także innych niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariusza, związanych z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego, ustalono, że w badanych porozumieniach wskazano sposób pokrywania niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariuszy poprzez udostępnianie biletów 4

5 miesięcznych oraz gotówki. Ustalenia kontroli wskazują ponadto, iż wolontariusze dojeżdżając do chorego posługują się samochodami hospicyjnymi lub tankują własne samochody wykazaną w karcie drogowej ilość paliwa na koszt hospicjum. Stwierdzono, iż w porozumieniu nie uwzględniono takich form zwrotu kosztów dojazdu. 12) Na podstawie art. 46 ust. 3 Ustawy, wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Stwierdzono iż wszyscy wolontariusze nie byli objęci ubezpieczeniem, pomimo zapisu takiego obowiązku również w porozumieniu. II. Opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie. W oparciu o dokumentację udostępnioną zespołowi kontrolerów stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości w działalności jednostki, będące konsekwencją nierzetelności w przestrzeganiu lub niedostatecznej znajomości niektórych przepisów prawa oraz braku właściwego nadzoru ze strony Zarządu Stowarzyszenia. Warto zauważyć, że nieprawidłowościami są działania lub zaniechanie, które z punktu widzenia kryteriów kontroli są nierzetelne. Natomiast uchybienia uznawane są za odstępstwa od stanu pożądanego o charakterze formalnym, nie powodujące następstw dla kontrolowanej działalności. III. Uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienia prowadzenia zagadnień objętych kontrolą, zaleca się pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz podjęcie skutecznych działań dążących do wyeliminowania powstałych nieprawidłowości, tj.: 1) dokonanie aktualizacji statutu Stowarzyszenia, w taki sposób, aby jego zapisy były dostosowane do obowiązujących przepisów prawa oraz zgodne z faktycznie prowadzoną działalnością, 2) dostosowanie ewidencji księgowej do wymogów, określonych w art. 10 Ustawy, 5

6 polegających na rachunkowym wyodrębnieniu działalności nieodpłatnej i odpłatnej pożytku publicznego oraz działalności gospodarczej (jeśli taka będzie prowadzona) w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdego z rodzajów działalności, 3) prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie kosztów rodzajowych z wymaganą szczegółowością, określoną w przyjętych przez Stowarzyszenie zasadach (polityce) rachunkowości, umożliwiającą sporządzanie sprawozdań finansowych, 4) w odniesieniu do umowy zawartej z rodzicem jednego z podopiecznych chorego na chorobę nowotworową, leczonego przez Centrum Zdrowia Dziecka w Międzylesiu - przestrzeganie zapisów umowy, m. in. w zakresie miejsca zakupu paliwa do samochodu lub dostosowanie zapisów umowy do stanu faktycznego oraz prowadzenie rozliczenia zużycia paliwa, celem uwiarygodnienia potrzeb jego zakupu (w okresie obowiązywania umowy), 5) uzupełnienie dokumentacji Stowarzyszenia o aktualne oświadczenia członków Komisji Rewizyjnej w zakresie wskazanym w art. 20 pkt 6 lit. a-c Ustawy oraz uzupełnienie statutu Stowarzyszenia o zapisy dotyczące wyżej wskazanych regulacji, 6) podawanie do wiadomości publicznej w danym roku kalendarzowym sprawozdania merytorycznego i sprawozdania finansowego za rok poprzedni, zgodnie z art. 23 ust. 1a i ust. 2a Ustawy, 7) prowadzenie w sposób rzetelny dokumentacji dotyczącej wolontariuszy, w tym list obecności, z określeniem charakteru usług świadczonych w hospicjum przez osoby wpisane na listę obecności, 8) ujednolicenie Regulaminu wolontariusza w zakresie rodzaju świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy oraz przestrzeganie przepisów art. 43 Ustawy, co przyczyni się do wyeliminowania wątpliwości dotyczących charakteru działań podejmowanych przez wolontariuszy. Przypominam, że w świetle art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o zawodach pielęgniarki i położnej (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 151, poz ze zmianami), "kto, nie będąc uprawnionym, udziela zawodowo świadczeń, o których mowa w art. 4 lub art. 5, podlega karze 6

7 grzywny". Czyn opisany w tym przepisie jest wykroczeniem, które może popełnić osoba fizyczna, która w sposób zawiniony przez siebie udziela zawodowo świadczeń, wymienionych we wskazanych wyżej przepisach. Stąd też, zawierając porozumienie z wolontariuszem oraz zlecając mu wykonywanie określonych świadczeń, podmiot kontrolowany winien poddać szczególnej rozwadze powyższe unormowania prawne, 9) informowanie wolontariuszy, stosownie do art. 45 ust. 1 pkt 1 Ustawy, o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, 10) przestrzeganie przepisów art. 44 ust. 1 i art. 45 ust. 2 Ustawy, tj. określanie czasu wykonywania świadczeń przez wolontariuszy oraz wskazywanie faktycznych form zwrotu kosztów dojazdu, 11) zapewnianie ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków wolontariuszom wykonującym świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, zgodnie z art. 46 ust. 3 Ustawy, 12) wyeliminowanie wykazanych w porozumieniach, zawartych z wolontariuszami, nieprawidłowości poprzez sporządzenie aneksów do obowiązujących porozumień i określenie w nich brakujących elementów, 13) reasumując, należy wskazać, iż działalność Stowarzyszenia "Hospicjum Kutnowskie" winna być prowadzona zgodnie z regulacjami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. IV. Zgodnie z 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 r. w sprawie przeprowadzania kontroli organizacji pożytku publicznego (Dz. U. Nr 173, poz. 1172), informację o sposobie usunięcia uchybień oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań, należy przekazać Wojewodzie Łódzkiemu, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. 7

8 Pouczenie 1. Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. 2. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. 3. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. Wojewoda Łódzki Jolanta Chełmińska Do wiadomości : 1. Minister Pracy i Polityki Społecznej 8