` Instrukcja użytkownika programu QWindykacja (wydanie XIII 10.11.2013 r.)
Spis treści Wymagania techniczne... 3 Pierwsze uruchomienie... 4 Opcje... 5 Personel... 13 Szablony wiadomości... 17 Wysyłanie wiadomości windykacyjnych... 26 Wysyłanie wiadomości marketingowo-informacyjnych... 29 Wysyłanie wiadomości z analizą rozrachunków... 32 Wysyłanie wiadomości okolicznościowych do kontrahenta... 35 Wysyłanie wiadomości okolicznościowych do pracowników kontrahenta... 38 Wysyłanie wiadomości z pliku zewnętrznego... 41 Wysyłanie wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunku... 44 Pobieranie aktualnych statusów SMS... 47 Konfiguracja automatycznego generowania i wysyłki wiadomości... 48 Konfiguracja przedziałów analizy rozrachunków... 53 Pozostałe informacje... 54 Historia windykacji... 56 Kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy... 57 Wykorzystywanie programu dla wielu podmiotów... 60 na jednym stanowisku komputerowym... 60 Formatowanie wartości końcowych niektórych znaczników... 61 Uwagi końcowe... 64 Ogólne warunki umowy licencyjnej... 65 Instrukcja użytkownika programu QWindykacja - wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 2
Wymagania techniczne komputer z procesorem 1,5 GHz lub lepszym 512 MB pamięci RAM lub więcej system operacyjny Microsoft Windows XP z dodatkiem Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7.NET Framework 3.5 SP1 około 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym karta graficzna pracująca w rozdzielczości 1024x768 pikseli lub wyższej system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub wyższy Subiekt GT/Rewizor GT w wersji 1.28 lub wyższej Sfera do Subiekta GT (opcjonalnie do bezpośredniej edycji danych kontrahentów i pracowników) niebieski/zielony/czerwony Plus dla InsERT (opcjonalnie do obsługi flag własnych) Gestor GT (opcjonalnie do obsługi dat okolicznościowych) dostęp do internetu Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 3
Pierwsze uruchomienie Po zainstalowaniu programu QWindykacja należy go uruchomić. W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7 lub Windows 2008 Server należy na ikonie programu QWindykacja nacisnąć prawy klawisz myszy i wybrać polecenie Uruchom jako Administrator (Run as Administrator). W pierwszym kroku należy skonfigurować połączenie do bazy danych programu Subiekt GT, do której użytkownik planuje wykorzystywać program. Serwer lokalizacja instancji serwera MS SQL, można znaleźć na pasku tytułowym programu Subiekt GT Użytkownik nazwa użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest to sa Hasło hasło użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest ono puste lub #InsERT# Pobierz listę dostępnych baz po wypełnieniu powyższych pól należy nacisnąć przycisk celem pobrania listy baz danych systemu InsERT GT Baza danych nazwa bazy danych, do której będzie podłączony program QWindykacja Po wykonaniu powyższych czynności należy nacisnąć przycisk OK. Zostanie nawiązane połączenie z bazą danych i możliwa będzie praca z programem QWindykacja. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 4
Opcje Przy pierwszym uruchomieniu należy ustawić pozostałe opcje programu. W tym celu wybieramy pozycję z menu Ustawienia -> Opcje. Konfigurację rozpoczynamy od zakładki E-mail: E-mail adres e-mail, z którego będą wysyłane wiadomości pocztowe; można do celów powiadomień utworzyć dodatkowy adres. Serwer SMTP serwer poczty wychodzącej SMTP; dane dotyczące serwera można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Port numer portu serwera SMTP (domyślnie ustawiony jest 587); dane dotyczące numeru portu można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Używaj SSL należy zaznaczyć, jeżeli konto poczty elektronicznej obsługuje ten protokół; dane dotyczące SSL można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Użytkownik nazwa użytkownika poczty elektronicznej; dotyczące nazwy użytkownika można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 5
Hasło hasło użytkownika poczty elektronicznej; dotyczące hasła użytkownika można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Nazwa wyświetlana nazwa pod którą adresaci poczty elektronicznej będą widzieli korespondencję od użytkownika. E-mail kopii adres e-mail, na który będzie wysyłana kopia każdej wiadomości wysłanej z programu QWindykacja. Pole wymagane również w przypadku zaznaczenia opcji Nie wysyłaj kopii. Nie wysyłaj kopii należy zaznaczyć, jeśli użytkownik rezygnuje z wysyłania kopii wysłanych wiadomości na zdefiniowany w poprzednim polu adres e-mail. E-mail kopii ukrytej adres e-mail, na który będzie wysyłana kopia każdej wiadomości wysłanej z programu QWindykacja. Pole wymagane również w przypadku zaznaczenia opcji Nie wysyłaj kopii ukrytej. Nie wysyłaj kopii ukrytej należy zaznaczyć, jeśli użytkownik rezygnuje z wysyłania kopii wysłanych wiadomości na zdefiniowany w poprzednim polu adres e-mail. E-mail analizy rozrachunków adres e-mail, na który będzie wysyłana wiadomość zawierająca analizę rozrachunków, np. adres e-mail właściciela, dyrektora ds. finansowych, itp. Następnie dokonujemy konfiguracji dostępu do bramki SMS na zakładce Bramka SMS: Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 6
Program QWindykacja umożliwia komunikację z klientami za pośrednictwem wiadomości tekstowych (SMS). Odbywa się to za pośrednictwem tzw. bramki. Jako jedyny na rynku producent oprogramowania oferujemy możliwość użytkowania czterech bramek SMS: Mobitex (www.smscenter.pl) ComVision Sp. z o.o. (www.smsapi.pl) Smart Mobile Solutions Sp. z o.o. (www.promosms.pl) ARTMAN (www.serwersms.pl) Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy się zarejestrować na odpowiednich stronach operatorów. Można do tego wykorzystać link Nie posiadasz jeszcze konta SMS? Zarejestruj się teraz. W zależności od wybranego operatora przekieruje do właściwej strony rejestracji. Mobitex www.smscenter.pl Na stronie internetowej należy wybrać odpowiedni typ konta i dokonać pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje w oparciu o zasadę pre-paid. Operator bramki SMS umożliwia wybór jednego spośród dwóch typów kont: S1 - brak edycji nadawcy; wybranie tego typu konta powoduje, że adresat wiadomości zobaczy na ekranie swojego telefonu komórkowego losowy numer telefonu (np. 792583021); S3 - nadawca alfanumeryczny; wybranie tego typu konta powoduje, że adresat wiadomości zobaczy na ekranie swojego telefonu dowolny ciąg znaków podany przez użytkownika, np. Qaction.pl. Wybór typu konta należy do użytkownika. Wysłanie wiadomości tekstowej przy użyciu konta S1 jest ok. 2 razy tańsze od S3. Użytkownicy programów firmy Qaction.pl po zakupie licencji otrzymują kod rabatowy umożliwiający obniżenie opłat za wysyłanie wiadomości. Zgodnie z ograniczeniami nałożonymi przez operatora bramki SMS długość nazwy użytkownika (do logowania) nie może przekroczyć 17 znaków, natomiast Pole od nie więcej niż 11 znaków. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu w Polu od należy wcześniej w panelu administracyjnym operatora zgłosić nazwy, które mają się wyświetlać odbiorcy wiadomości SMS. W panelu administracyjnym smscenter.pl należy wybrać opcję Nadpisy i wprowadzić preferowane nazwy. Następnie użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną formularz upoważnienia dla operatora bramki SMS, który powinien podpisać i zeskanowany odesłać pod wskazany adres e-mail lub numer faxu. ComVision Sp. z o.o. - www.smsapi.pl Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 7
Na stronie internetowej należy dokonać rejestracji i pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje m.in. w oparciu o zasadę pre-paid. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu w Polu od należy wcześniej w panelu administracyjnym operatora zgłosić nazwy, które mają się wyświetlać odbiorcy wiadomości SMS. W panelu administracyjnym smsapi.pl należy wybrać z menu Ustawienia -> Pola nadawcy i wprowadzić preferowane nazwy. Następnie użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną formularz upoważnienia dla operatora bramki SMS, który powinien podpisać i zeskanowany odesłać pod wskazany adres e-mail lub numer faxu. Smart Mobile Solutions Sp. z o.o. - www.promosms.pl Na stronie internetowej należy dokonać rejestracji i pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje m.in. w oparciu o zasadę pre-paid. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu należy wypełnić oświadczenie, podbić pieczątką, podpisać i odesłać na adres biuro@promosms.pl. ARTMAN - www.serwersms.pl Na stronie internetowej należy dokonać rejestracji i pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje m.in. w oparciu o zasadę pre-paid. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu w Polu od należy wcześniej w panelu administracyjnym operatora zgłosić nazwy, które mają się wyświetlać odbiorcy wiadomości SMS. W panelu administracyjnym serwersms.pl należy wybrać opcję Ustawienia wiadomości - > Nazwy nadawcy i wprowadzić preferowane nazwy. Następnie użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną wzór upoważnienia dla operatora bramki SMS, który powinien wypełnić i przekazać na adres zgody@serwersms.pl. Operator nazwa operatora bramki SMS, która będzie wykorzystywana do wysyłania wiadomości SMS. Użytkownik - nazwa użytkownika wybrana podczas tworzenia konta bramki SMS. Hasło - hasło użytkownika bramki SMS. Pole od - nazwa wyświetlana adresatowi wiadomości; pole wykorzystywane w przypadku rejestracji typu konta jako S3 (dla smscenter.pl), Pro (dla smsapi.pl) i Max (dla promosms.pl). Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 8
Od wersji 1.15.0 program QWindykacja umożliwia wysyłanie wiadomości głosowych. Na dzień wydania programu obsługuje je operator bramki www.smsapi.pl. Liczba prób maksymalna liczba prób doręczenia wiadomości głosowych. Powtórz co interwał czasu powtórzenia prób doręczenia wiadomości głosowych. Lektor głos lektora, którym zostanie wysłana wiadomość głosowa. Program umożliwia zapisanie danych dostępowych do wszystkich obsługiwanych bramek SMS. Po wypełnieniu dla pierwszego operatora należy nacisnąć klawisz OK, a następnie ponownie wejść w opcje i skonfigurować połączenie dla drugiego operatora i zatwierdzić klawiszem OK. Czynność powtórzyć dla kolejnego operatora. Chcąc wysłać wiadomości z innej bramki SMS, należy przed wysyłką zmienić pole Operator. Po skonfigurowaniu połączenia z bramką SMS należy skonfigurować opcje programu znajdujące się na zakładce Wiadomości: Sekcja nie generuj wiadomości ręcznych Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 9
Dla rozrachunków nieściągalnych w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy rozrachunek posiada status nieściągalny, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości. Dla kontrahentów z cechą (rozrachunki) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości dla tego dłużnika. Dla kontrahentów z cechą (spłaty) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunków dla niego. Dla kontrahentów z cechą (okolicznościowe i marketingowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości okolicznościowej lub marketingowo-informacyjnej. Dla pracowników kontrahentów z cechą (okolicznościowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy pracownik kontrahenta ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości okolicznościowej. Sekcja nie generuj wiadomości automatycznych Dla rozrachunków nieściągalnych (rozrachunki) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy rozrachunek posiada status nieściągalny, program nie utworzy wiadomości będąc w trybie Autowysyłki. Dla korekt faktur zakupu w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy do faktury zakupu wystawiono korektę, która wygenerowała należność, taki rozrachunek jest pomijany przy tworzeniu wiadomości w trybie Autowysyłki. Dla kontrahentów z cechą (rozrachunki) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości dla tego dłużnika będąc w trybie Autowysyłki. Dla kontrahentów z cechą (spłaty) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunków dla niego będąc w trybie Autowysyłki. Dla kontrahentów z cechą (okolicznościowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości okolicznościowej będąc w trybie Autowysyłki. Dla pracowników kontrahentów z cechą (okolicznościowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy pracownik kontrahenta ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości okolicznościowej będąc w trybie Autowysyłki. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 10
Konfigurację opcji kończymy na zakładce Inne: Liczba wysyłanych wiadomości na minutę należy określić ile wiadomości e-mail program QWindykacja wyśle w ciągu minuty; ustawienie to zostało wprowadzone ze względu na ograniczenia nakładane przez dostawców usług hostingowych celem wyeliminowania tzw. SPAMu. Nie wysyłaj automatycznie wygenerowanych wiadomości należy zaznaczyć jeśli użytkownik chce samodzielnie zatwierdzać wiadomości do wysłania; po zaznaczeniu opcji i przy włączonym trybie Autowysyłki program będzie tworzył wiadomości i umieszczał je w module Wiadomości przygotowane. Nie wyliczaj odsetek należy zaznaczyć jeśli użytkownik nie zamierza w treści wiadomości dołączać informacji o wysokości odsetek; włączenie tej opcji ma wpływ na szybkość wyświetlania się poszczególnych widoków. Odsetki umowne należy wprowadzić stopę procentową odsetek umownych, jeżeli użytkownik chce wykorzystywać je w wysyłanych wiadomościach. Sposób naliczania należy ustawić w przypadku zamiaru wykorzystywania stopy procentowej odsetek umownych określonych we wcześniejszym polu. Sposób naliczania rocznie należy stosować jeśli stopa odsetek umownych jest niższa niż 0,01% dziennie. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 11
Domyślna drukarka pozwala na wybranie domyślnej drukarki, na którą będą realizowane wydruki w przypadku ręcznego drukowania jak i w trybie Autowysyłki. Drukarkę domyślną ustawia się osobno dla każdego stanowiska, na którym pracuje program QWindykacja. Uruchamiaj razem w Windowsem ustawienie tej opcji spowoduje uruchamianie programu QWindykacja przy każdym uruchomieniu systemu operacyjnego. Ikona programu w zasobniku systemowym (trayu) ustawienie tej opcji spowoduje zminimalizowanie okna programu i umieszczenie jego ikony w zasobniku systemowych (obszar w okolicach zegara, najczęściej prawy dolny róg). Zapisuj do logów tylko błędy zaznaczenie tej opcji spowoduje, że do logów programu będą zapisywane tylko błędy; operacje zakończone sukcesem nie będą odnotowywane. Nie otwieraj pliku logów po akcji w przypadku zaznaczenia tej opcji po wykonanej operacji nie otworzy się okno zawierające informacje o przeprowadzonej akcji; użytkownik nie będzie miał szybkiej możliwości sprawdzenia poprawności działania programu. W takim przypadku użytkownik będzie musiał samodzielnie zlokalizować folder i plik z zapisanymi informacjami. Są one dostępne dla systemów: Windows XP, Windows 2003 Server w C:\Documents and Settings\All Users\Qaction.pl\QWindykacja\Logi Windows Vista, Windows 7, Windows 2008 Server w C:\ProgramData\Qaction.pl\QWindykacja\Logi Program wymaga logowania w przypadku zaznaczenia tej opcji program będzie wymagał wybrania użytkownika i wprowadzenia hasła. Użytkownicy i hasła są pobierani z bazy programu Subiekt i/lub Rewizor na której pracuje program QWindykacja. Po zaznaczeniu tej opcji należy ponownie uruchomić program. W przypadku zaznaczenia powyższej opcji z programem QWindykacja będą mogli pracować użytkownicy, którzy posiadają uprawnienia (wymagane są wszystkie poniższe): Rozrachunki wg dokumentów - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki wg kontrahentów - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki rozliczone - URUCHOM MODUŁ Spłaty rozrachunków - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki z kontrahentem - URUCHOM MODUŁ Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 12
Personel Administrator programu, który zamierza ograniczać dostęp użytkownikom do niektórych funkcji programu i zaznaczył opcję Program wymaga logowania ma możliwość zarządzania uprawnieniami. W tym celu z menu Ustawienia należy wybrać pozycję Personel. Wyświetlona zostanie lista użytkowników programu Subiekt/Rewizor GT, którzy mają status Aktywny oraz posiadają uprawnienia (wymagane są wszystkie poniższe): Rozrachunki wg dokumentów - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki wg kontrahentów - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki rozliczone - URUCHOM MODUŁ Spłaty rozrachunków - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki z kontrahentem - URUCHOM MODUŁ Aby zdefiniować uprawnienia należy w kolumnie Uprawnienia kliknąć link Zmień przy danych użytkownika programu. Zostanie otwarte poniższe okno: Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 13
Wyłączenie dostępu do wybranej funkcji w programie odbywa się za pomocą pola wyboru w kolumnie Dostęp. Opis poszczególnych uprawnień użytkowników: Pracownicy URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Pracownicy Pracownicy Nowa wiadomość umożliwia utworzenie nowej wiadomości z poziomu widoku Pracownicy; uprawnienie podrzędne w stosunku do Pracownicy URUCHOM MODUŁ Kontrahenci URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Kontrahenci Kontrahenci/pracownicy Dodaj umożliwia dodanie nowego kontrahenta (wraz z pracownikiem); uprawnienie podrzędne w stosunku do Kontrahenci URUCHOM MODUŁ Kontrahenci/pracownicy Edytuj umożliwia edytowanie danych kontrahenta i/lub pracownika; uprawnienie podrzędne w stosunku do Kontrahenci URUCHOM MODUŁ Kontrahenci Nowa wiadomość umożliwia utworzenie nowej wiadomości z poziomu widoku Kontrahenci; uprawnienie podrzędne w stosunku do Kontrahenci URUCHOM MODUŁ Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 14
Rozrachunki URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Rozrachunki według dokumentów i Rozrachunki według kontrahentów Rozrachunki Nowa wiadomość umożliwia utworzenie nowej wiadomości z poziomu widoku Rozrachunki według dokumentów i Rozrachunki według kontrahentów; uprawnienie podrzędne w stosunku do Rozrachunki URUCHOM MODUŁ Spłaty rozrachunków URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Spłaty rozrachunków Spłaty rozrachunków Nowa wiadomość umożliwia utworzenie nowej wiadomości z poziomu widoku Spłaty rozrachunków; uprawnienie podrzędne w stosunku do Spłaty rozrachunków URUCHOM MODUŁ Wiadomości przygotowane URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Wiadomości przygotowane Wiadomości przygotowane Dodaj umożliwia utworzenie nowej wiadomości z poziomu widoku Wiadomości przygotowane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości przygotowane URUCHOM MODUŁ Wiadomości przygotowane Edytuj umożliwia edycję wiadomości z poziomu widoku Wiadomości przygotowane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości przygotowane URUCHOM MODUŁ Wiadomości przygotowane Usuń umożliwia usunięcie wiadomości z poziomu widoku Wiadomości przygotowane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości przygotowane URUCHOM MODUŁ Wiadomości przygotowane Wyślij umożliwia wysłanie lub wydrukowanie wiadmości z poziomu widoku Wiadomości przygotowane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości przygotowane URUCHOM MODUŁ Wiadomości wysłane URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Wiadomości wysłane Wiadomości wysłane Przeglądaj umożliwia podgląd (bez możliwości edycji) wiadomości z poziomu widoku Wiadomości wysłane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości wysłane URUCHOM MODUŁ Wiadomości wysłane Powiel umożliwia powielenie wiadomości z poziomu widoku Wiadomości wysłane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości wysłane URUCHOM MODUŁ Wiadomości wysłane Usuń umożliwia usunięcie wiadomości z poziomu widoku Wiadomości wysłane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości wysłane URUCHOM MODUŁ Wiadomości wysłane Aktualizuj statusy SMS umożliwia pobranie statusów w wiadomości SMS z poziomu widoku Wiadomości wysłane; uprawnienie podrzędne w stosunku do Wiadomości wysłane URUCHOM MODUŁ Szablony wiadomości URUCHOM MODUŁ umożliwia wejście do widoku Szablony wiadomości Szablony wiadomości Dodaj umożliwia utworzenie szablonu wiadomości z poziomu widoku Szablony wiadomości; uprawnienie podrzędne w stosunku do Szablony wiadomości URUCHOM MODUŁ Szablony wiadomości Edytuj umożliwia edycję szablonu wiadomości z poziomu widoku Szablony wiadomości; uprawnienie podrzędne w stosunku do Szablony wiadomości URUCHOM MODUŁ Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 15
Szablony wiadomości Usuń umożliwia usunięcie szablonu wiadomości z poziomu widoku Szablony wiadomości; uprawnienie podrzędne w stosunku do Szablony wiadomości URUCHOM MODUŁ Szablony wiadomości Nowa wiadomość umożliwia utworzenie wiadomości z pliku zewnętrznego z poziomu widoku Szablony wiadomości; uprawnienie podrzędne w stosunku do Szablony wiadomości URUCHOM MODUŁ Parametry połączenia umożliwia konfigurację połączenia z bazą danych programu Subiekt/Rewizor GT Opcje umożliwia parametryzację programu Konfiguracja automatycznego generowania i wysyłki/drukowania wiadomości umożliwia konfigurację automatycznego generowania i wysyłki/drukowania wiadomości Konfiguracja przedziałów analizy rozrachunków umożliwia konfigurację przedziałów analizy rozrachunków Kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy umożliwia kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy danych Autowysyłka umożliwia włączanie/wyłączanie opcji Autowysyłki Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 16
Szablony wiadomości Przed rozpoczęciem pracy z programem należy zdefiniować szablony wiadomości na podstawie których będą generowane wiadomości. W tym celu z menu Widok należy wybrać pozycję Szablony wiadomości. Aby dodać nowy szablon należy nacisnąć link Dodaj. Otworzy się poniższe okno, w którym należy zdefiniować poszczególne pola: Typ wiadomości rodzaj wiadomości. Typ szablonu typ szablonu. Typ windykacji zdarzenie windykacyjne, które po wysłaniu wiadomości będzie dopisywane do historii windykacji w programie Subiekt GT lub Rewizor GT; dostępne wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja pojedynczego dokumentu oraz Windykacja zbiorcza. Nazwa szablonu nazwa szablonu wiadomości. Tytuł wiadomości tytuł wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail. Treść wiadomości treść wiadomości wysyłanej dłużnikowi lub kontrahentowi. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 17
Priorytet priorytet wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail. Wiadomość w formacie HTML pozwala na wykorzystywanie niektórych właściwości języka HTML (np. wstawianie tabel, kolorowanie tekstu, stosowanie własnych czcionek) w wiadomościach e-mail; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E- mail. Sugerujemy nie wstawianie do treści wiadomości w formacie HTML grafiki (np. loga firmy), ponieważ może ona zostać nieprawidłowo wyświetlona u Państwa klientów. Potwierdzenie odczytu powoduje wyświetlenie komunikatu o konieczności potwierdzenia wiadomości przez adresata; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail. SMS głosowy powoduje, że przesyłana wiadomość SMS zostanie przetworzona na formę głosową. Domyślny określa domyślną treść dla wybranego typu szablonu. Domyślna treść może być ustawiona dla typu szablonu określonego jako Windykacja pojedynczego dokumentu/windykacja zbiorcza lub Wiadomości informacyjno-marketingowej. Parametr ten jest wspólny dla typu wiadomości. Separator określa separator kolumn (np. średnik, apostrof, itp.); dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Ogranicznik pola określa ogranicznik pola (np. cudzysłów); dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Nr kolumny z adresem e-mail określa numer kolumny zawierający adres e-mail adresatów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Plik ma wiersz nagłówkowy określa czy plik zawiera wiersz nagłówkowy; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Użytkownik przygotowując szablon wiadomości może skorzystać z tzw. znaczników. W momencie generowania wiadomości są one zamieniane na odpowiednią treść. W programie QWindykacja dostępne są następujące znaczniki: dla identyfikacji kontrahenta: <Kontrahenci Nazwa> - nazwa pełna kontrahenta <Kontrahenci Adres> - ulica z numerem posesji i lokalu <Kontrahenci - Kod pocztowy> - kod pocztowy <Kontrahenci Miejscowość> - miejscowość <Kontrahenci NIP> - numer identyfikacji podatkowej <Kontrahenci Nr telefonu> - podstawowy numer telefonu kontrahenta <Kontrahenci E-mail> - adres e-mail kontrahenta <Kontrahenci Data okolicznościowa> - data okolicznościowa, np. urodzin, pozyskania, itp. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 18
dla identyfikacji pracowników kontrahentów: <Pracownicy Imię> - imię pracownika <Pracownicy Nazwisko> - nazwisko pracownika <Pracownicy Data okolicznościowa> - data okolicznościowa, np. urodzin, pozyskania, itp. dla identyfikacji rozrachunków: <Rozrachunki Początek listy faktur> - początek listy nierozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Koniec listy faktur> - koniec listy nierozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Waluta> - waluta rozrachunku <Rozrachunki Saldo bieżące> - saldo bieżące kontrahenta uwzględniające również rozrachunki nieznajdujące się w treści wiadomości <Rozrachunki Suma pierwotna> - suma pierwotna rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma pozostała do zapłaty> - suma pozostałych do zapłaty rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma odsetek ustawowych> - suma naliczonych odsetek ustawowych od rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma odsetek umownych> - suma naliczonych odsetek umownych od rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma pozostała do zapłaty wraz z odsetkami ustawowymi> - suma pozostałych do zapłaty rozrachunków wraz z odsetkami ustawowymi znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma pozostała do zapłaty wraz z odsetkami umownymi> - suma pozostałych do zapłaty rozrachunków wraz z odsetkami umownymi znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Numer faktury> - identyfikator nierozliczonego dokumentu <Rozrachunki Data powstania> - data powstania rozrachunku (np. data wystawienia faktury) <Rozrachunki Termin płatności> - termin płatności rozrachunku <Rozrachunki Liczba dni spóźnienia> - liczba dni, która upłynęła od terminu płatności rozrachunku <Rozrachunki Kwota pierwotna> - pierwotna kwota rozrachunku brutto <Rozrachunki Kwota pierwotna netto> - pierwotna kwota rozrachunku netto <Rozrachunki Kwota pierwotna VAT> - kwota VAT od pierwotnej kwoty rozrachunku <Rozrachunki Kwota pozostała do zapłaty> - kwota pozostała do zapłaty <Rozrachunki Kwota odsetek ustawowych> - kwota naliczonych odsetek ustawowych od wskazanego rozrachunku Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 19
<Rozrachunki Kwota odsetek umownych> - kwota naliczonych odsetek umownych od wskazanego rozrachunków <Rozrachunki Kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami ustawowymi> - kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami ustawowymi od wskazanego rozrachunku <Rozrachunki Kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami umownymi> - kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami umownymi od wskazanego rozrachunku dla identyfikacji spłat rozrachunków: <Spłaty rozrachunków Początek listy faktur> - początek listy rozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Spłata zbiorcza <Spłaty rozrachunków Koniec listy faktur> - koniec listy rozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Spłata zbiorcza <Spłaty rozrachunków Data spłaty> - data spłaty rozrachunków <Spłaty rozrachunków Tytułem> - określenie rozliczonych dokumentów <Spłaty rozrachunków Kwota spłaty> - kwota spłaty rozrachunków <Spłaty rozrachunków Waluta> - waluta spłaty rozrachunów <Spłaty rozrachunków Suma spłaty> - suma rozliczonych rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości dla identyfikacji analizy rozrachunków: <Analiza rozrachunków Początek listy> - początek listy zdefiniowanych przedziałów analizy rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Koniec listy> - koniec listy zdefiniowanych przedziałów analizy rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Waluta> - waluta rozrachunku <Analiza rozrachunków Wartość niezrealizowanych płatności> - suma niezrealizowanych płatności dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Średni czas spóźnienia> - średni czas spóźnienia dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Ilość opóźnionych dokumentów> - ilość opóźnionych dokumentów dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Ilość kontrahentów/dłużników> - ilość kontrahentów/dłużników dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Dni spóźnienia od przedziału> - początek analizowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Dni spóźnienia do przedziału> - koniec analizowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XIII (10.11.2013 r.) Strona 20