Instrukcja użytkownika programu QWindykacja (wydanie XII r.)

Transkrypt

1 ` Instrukcja użytkownika programu QWindykacja (wydanie XII r.)

2 Spis treści Wymagania techniczne... 3 Pierwsze uruchomienie... 4 Opcje... 5 Szablony wiadomości Wysyłanie wiadomości windykacyjnych Wysyłanie wiadomości marketingowo-informacyjnych Wysyłanie wiadomości z analizą rozrachunków Wysyłanie wiadomości okolicznościowych do kontrahenta Wysyłanie wiadomości okolicznościowych do pracowników kontrahenta Wysyłanie wiadomości z pliku zewnętrznego Wysyłanie wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunku Pobieranie aktualnych statusów SMS Konfiguracja automatycznego generowania i wysyłki wiadomości Konfiguracja przedziałów analizy rozrachunków Pozostałe informacje Historia windykacji Kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy Wykorzystywanie programu dla wielu podmiotów na jednym stanowisku komputerowym Formatowanie wartości końcowych niektórych znaczników Uwagi końcowe Ogólne warunki umowy licencyjnej Instrukcja użytkownika programu QWindykacja - wydanie XII ( r.) Strona 2

3 Wymagania techniczne komputer z procesorem 1,5 GHz lub lepszym 512 MB pamięci RAM lub więcej system operacyjny Microsoft Windows XP z dodatkiem Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7.NET Framework 3.5 SP1 około 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym karta graficzna pracująca w rozdzielczości 1024x768 pikseli lub wyższej system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub wyższy system InsERT GT w wersji 1.28 lub wyższej Sfera do Subiekta GT (opcjonalnie) dostęp do internetu Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 3

4 Pierwsze uruchomienie Po zainstalowaniu programu QWindykacja należy go uruchomić. W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7 lub Windows 2008 Server należy na ikonie programu QWindykacja nacisnąć prawy klawisz myszy i wybrać polecenie Uruchom jako Administrator (Run as Administrator). W pierwszym kroku należy skonfigurować połączenie do bazy danych programu Subiekt GT, do której użytkownik planuje wykorzystywać program. Serwer lokalizacja instancji serwera MS SQL, można znaleźć na pasku tytułowym programu Subiekt GT Użytkownik nazwa użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest to sa Hasło hasło użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest ono puste lub #InsERT# Pobierz listę dostępnych baz po wypełnieniu powyższych pól należy nacisnąć przycisk celem pobrania listy baz danych systemu InsERT GT Baza danych nazwa bazy danych, do której będzie podłączony program QWindykacja Po wykonaniu powyższych czynności należy nacisnąć przycisk OK. Zostanie nawiązane połączenie z bazą danych i możliwa będzie praca z programem QWindykacja. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 4

5 Opcje Przy pierwszym uruchomieniu należy ustawić pozostałe opcje programu. W tym celu wybieramy pozycję z menu Ustawienia -> Opcje. Konfigurację rozpoczynamy od zakładki adres , z którego będą wysyłane wiadomości pocztowe; można do celów powiadomień utworzyć dodatkowy adres. Serwer SMTP serwer poczty wychodzącej SMTP; dane dotyczące serwera można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Port numer portu serwera SMTP (domyślnie ustawiony jest 587); dane dotyczące numeru portu można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Używaj SSL należy zaznaczyć, jeżeli konto poczty elektronicznej obsługuje ten protokół; dane dotyczące SSL można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Użytkownik nazwa użytkownika poczty elektronicznej; dotyczące nazwy użytkownika można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 5

6 Hasło hasło użytkownika poczty elektronicznej; dotyczące hasła użytkownika można uzyskać od dostawcy usług hostingowych. Nazwa wyświetlana nazwa pod którą adresaci poczty elektronicznej będą widzieli korespondencję od użytkownika. kopii adres , na który będzie wysyłana kopia każdej wiadomości wysłanej z programu QWindykacja. Pole wymagane również w przypadku zaznaczenia opcji Nie wysyłaj kopii. Nie wysyłaj kopii należy zaznaczyć, jeśli użytkownik rezygnuje z wysyłania kopii wysłanych wiadomości na zdefiniowany w poprzednim polu adres . kopii ukrytej adres , na który będzie wysyłana kopia każdej wiadomości wysłanej z programu QWindykacja. Pole wymagane również w przypadku zaznaczenia opcji Nie wysyłaj kopii ukrytej. Nie wysyłaj kopii ukrytej należy zaznaczyć, jeśli użytkownik rezygnuje z wysyłania kopii wysłanych wiadomości na zdefiniowany w poprzednim polu adres . analizy rozrachunków adres , na który będzie wysyłana wiadomość zawierająca analizę rozrachunków, np. adres właściciela, dyrektora ds. finansowych, itp. Następnie dokonujemy konfiguracji dostępu do bramki SMS na zakładce Bramka SMS: Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 6

7 Program QWindykacja umożliwia komunikację z klientami za pośrednictwem wiadomości tekstowych (SMS). Odbywa się to za pośrednictwem tzw. bramki. Jako jedyny na rynku producent oprogramowania oferujemy możliwość użytkowania czterech bramek SMS: Mobitex ( ComVision Sp. z o.o. ( Smart Mobile Solutions Sp. z o.o. ( ARTMAN ( Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy się zarejestrować na odpowiednich stronach operatorów. Można do tego wykorzystać link Nie posiadasz jeszcze konta SMS? Zarejestruj się teraz. W zależności od wybranego operatora przekieruje do właściwej strony rejestracji. Mobitex Na stronie internetowej należy wybrać odpowiedni typ konta i dokonać pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje w oparciu o zasadę pre-paid. Operator bramki SMS umożliwia wybór jednego spośród dwóch typów kont: S1 - brak edycji nadawcy; wybranie tego typu konta powoduje, że adresat wiadomości zobaczy na ekranie swojego telefonu komórkowego losowy numer telefonu (np ); S3 - nadawca alfanumeryczny; wybranie tego typu konta powoduje, że adresat wiadomości zobaczy na ekranie swojego telefonu dowolny ciąg znaków podany przez użytkownika, np. Qaction.pl. Wybór typu konta należy do użytkownika. Wysłanie wiadomości tekstowej przy użyciu konta S1 jest ok. 2 razy tańsze od S3. Użytkownicy programów firmy Qaction.pl po zakupie licencji otrzymują kod rabatowy umożliwiający obniżenie opłat za wysyłanie wiadomości. Zgodnie z ograniczeniami nałożonymi przez operatora bramki SMS długość nazwy użytkownika (do logowania) nie może przekroczyć 17 znaków, natomiast Pole od nie więcej niż 11 znaków. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu w Polu od należy wcześniej w panelu administracyjnym operatora zgłosić nazwy, które mają się wyświetlać odbiorcy wiadomości SMS. W panelu administracyjnym smscenter.pl należy wybrać opcję Nadpisy i wprowadzić preferowane nazwy. Następnie użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną formularz upoważnienia dla operatora bramki SMS, który powinien podpisać i zeskanowany odesłać pod wskazany adres lub numer faxu. ComVision Sp. z o.o. - Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 7

8 Na stronie internetowej należy dokonać rejestracji i pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje m.in. w oparciu o zasadę pre-paid. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu w Polu od należy wcześniej w panelu administracyjnym operatora zgłosić nazwy, które mają się wyświetlać odbiorcy wiadomości SMS. W panelu administracyjnym smsapi.pl należy wybrać z menu Ustawienia -> Pola nadawcy i wprowadzić preferowane nazwy. Następnie użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną formularz upoważnienia dla operatora bramki SMS, który powinien podpisać i zeskanowany odesłać pod wskazany adres lub numer faxu. Smart Mobile Solutions Sp. z o.o. - Na stronie internetowej należy dokonać rejestracji i pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje m.in. w oparciu o zasadę pre-paid. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu należy wypełnić oświadczenie, podbić pieczątką, podpisać i odesłać na adres biuro@promosms.pl. ARTMAN - Na stronie internetowej należy dokonać rejestracji i pierwszej wpłaty na poczet wysyłanych wiadomości tekstowych. Bramka SMS funkcjonuje m.in. w oparciu o zasadę pre-paid. Aby móc skorzystać z własnego nadpisu w Polu od należy wcześniej w panelu administracyjnym operatora zgłosić nazwy, które mają się wyświetlać odbiorcy wiadomości SMS. W panelu administracyjnym serwersms.pl należy wybrać opcję Ustawienia wiadomości - > Nazwy nadawcy i wprowadzić preferowane nazwy. Następnie użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną wzór upoważnienia dla operatora bramki SMS, który powinien wypełnić i przekazać na adres zgody@serwersms.pl. Operator nazwa operatora bramki SMS, która będzie wykorzystywana do wysyłania wiadomości SMS. Użytkownik - nazwa użytkownika wybrana podczas tworzenia konta bramki SMS. Hasło - hasło użytkownika bramki SMS. Pole od - nazwa wyświetlana adresatowi wiadomości; pole wykorzystywane w przypadku rejestracji typu konta jako S3 (dla smscenter.pl), Pro (dla smsapi.pl) i Max (dla promosms.pl). Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 8

9 Od wersji program QWindykacja umożliwia wysyłanie wiadomości głosowych. Na dzień wydania programu obsługuje je operator bramki Liczba prób maksymalna liczba prób doręczenia wiadomości głosowych. Powtórz co interwał czasu powtórzenia prób doręczenia wiadomości głosowych. Lektor głos lektora, którym zostanie wysłana wiadomość głosowa. Program umożliwia zapisanie danych dostępowych do wszystkich obsługiwanych bramek SMS. Po wypełnieniu dla pierwszego operatora należy nacisnąć klawisz OK, a następnie ponownie wejść w opcje i skonfigurować połączenie dla drugiego operatora i zatwierdzić klawiszem OK. Czynność powtórzyć dla kolejnego operatora. Chcąc wysłać wiadomości z innej bramki SMS, należy przed wysyłką zmienić pole Operator. Po skonfigurowaniu połączenia z bramką SMS należy skonfigurować opcje programu znajdujące się na zakładce Wiadomości: Sekcja nie generuj wiadomości ręcznych Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 9

10 Dla rozrachunków nieściągalnych w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy rozrachunek posiada status nieściągalny, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości. Dla kontrahentów z cechą (rozrachunki) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości dla tego dłużnika. Dla kontrahentów z cechą (spłaty) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunków dla niego. Dla kontrahentów z cechą (okolicznościowe i marketingowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości okolicznościowej lub marketingowo-informacyjnej. Dla pracowników kontrahentów z cechą (okolicznościowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy pracownik kontrahenta ma przypisaną wybraną cechę, program nie pozwoli użytkownikowi na ręczne utworzenie wiadomości okolicznościowej. Sekcja nie generuj wiadomości automatycznych Dla rozrachunków nieściągalnych (rozrachunki) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy rozrachunek posiada status nieściągalny, program nie utworzy wiadomości będąc w trybie Autowysyłki. Dla korekt faktur zakupu w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy do faktury zakupu wystawiono korektę, która wygenerowała należność, taki rozrachunek jest pomijany przy tworzeniu wiadomości w trybie Autowysyłki. Dla kontrahentów z cechą (rozrachunki) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości dla tego dłużnika będąc w trybie Autowysyłki. Dla kontrahentów z cechą (spłaty) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunków dla niego będąc w trybie Autowysyłki. Dla kontrahentów z cechą (okolicznościowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy kontrahent ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości okolicznościowej będąc w trybie Autowysyłki. Dla pracowników kontrahentów z cechą (okolicznościowe) w przypadku zaznaczenia tej opcji, gdy pracownik kontrahenta ma przypisaną wybraną cechę, program nie utworzy wiadomości okolicznościowej będąc w trybie Autowysyłki. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 10

11 Konfigurację opcji kończymy na zakładce Inne: Liczba wysyłanych wiadomości na minutę należy określić ile wiadomości program QWindykacja wyśle w ciągu minuty; ustawienie to zostało wprowadzone ze względu na ograniczenia nakładane przez dostawców usług hostingowych celem wyeliminowania tzw. SPAMu. Nie wyliczaj odsetek należy zaznaczyć jeśli użytkownik nie zamierza w treści wiadomości dołączać informacji o wysokości odsetek; włączenie tej opcji ma wpływ na szybkość wyświetlania się poszczególnych widoków. Odsetki umowne należy wprowadzić stopę procentową odsetek umownych, jeżeli użytkownik chce wykorzystywać je w wysyłanych wiadomościach. Sposób naliczania należy ustawić w przypadku zamiaru wykorzystywania stopy procentowej odsetek umownych określonych we wcześniejszym polu. Sposób naliczania rocznie należy stosować jeśli stopa odsetek umownych jest niższa niż 0,01% dziennie. Domyślna drukarka pozwala na wybranie domyślnej drukarki, na którą będą realizowane wydruki w przypadku ręcznego drukowania jak i w trybie Autowysyłki. Drukarkę domyślną ustawia się osobno dla każdego stanowiska, na którym pracuje program QWindykacja. Uruchamiaj razem w Windowsem ustawienie tej opcji spowoduje uruchamianie programu QWindykacja przy każdym uruchomieniu systemu operacyjnego. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 11

12 Ikona programu w zasobniku systemowym (trayu) ustawienie tej opcji spowoduje zminimalizowanie okna programu i umieszczenie jego ikony w zasobniku systemowych (obszar w okolicach zegara, najczęściej prawy dolny róg). Zapisuj do logów tylko błędy zaznaczenie tej opcji spowoduje, że do logów programu będą zapisywane tylko błędy; operacje zakończone sukcesem nie będą odnotowywane. Nie otwieraj pliku logów po akcji w przypadku zaznaczenia tej opcji po wykonanej operacji nie otworzy się okno zawierające informacje o przeprowadzonej akcji; użytkownik nie będzie miał szybkiej możliwości sprawdzenia poprawności działania programu. W takim przypadku użytkownik będzie musiał samodzielnie zlokalizować folder i plik z zapisanymi informacjami. Są one dostępne dla systemów: Windows XP, Windows 2003 Server w C:\Documents and Settings\All Users\Qaction.pl\QWindykacja\Logi Windows Vista, Windows 7, Windows 2008 Server w C:\ProgramData\Qaction.pl\QWindykacja\Logi Program wymaga logowania w przypadku zaznaczenia tej opcji program będzie wymagał wybrania użytkownika i wprowadzenia hasła. Użytkownicy i hasła są pobierani z bazy programu Subiekt i/lub Rewizor na której pracuje program QWindykacja. Po zaznaczeniu tej opcji należy ponownie uruchomić program. W przypadku zaznaczenia powyższej opcji z programem QWindykacja będą mogli pracować użytkownicy, którzy posiadają uprawnienia (wymagane są wszystkie poniższe): Rozrachunki wg dokumentów - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki wg kontrahentów - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki rozliczone - URUCHOM MODUŁ Spłaty rozrachunków - URUCHOM MODUŁ Rozrachunki z kontrahentem - URUCHOM MODUŁ Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 12

13 Szablony wiadomości Przed rozpoczęciem pracy z programem należy zdefiniować szablony wiadomości na podstawie których będą generowane wiadomości. W tym celu z menu Widok należy wybrać pozycję Szablony wiadomości. Aby dodać nowy szablon należy nacisnąć link Dodaj. Otworzy się poniższe okno, w którym należy zdefiniować poszczególne pola: Typ wiadomości rodzaj wiadomości. Typ szablonu typ szablonu. Typ windykacji zdarzenie windykacyjne, które po wysłaniu wiadomości będzie dopisywane do historii windykacji w programie Subiekt GT lub Rewizor GT; dostępne wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja pojedynczego dokumentu oraz Windykacja zbiorcza. Nazwa szablonu nazwa szablonu wiadomości. Tytuł wiadomości tytuł wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako . Treść wiadomości treść wiadomości wysyłanej dłużnikowi lub kontrahentowi. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 13

14 Priorytet priorytet wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako . Wiadomość w formacie HTML pozwala na wykorzystywanie niektórych właściwości języka HTML (np. wstawianie tabel, kolorowanie tekstu, stosowanie własnych czcionek) w wiadomościach ; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E- mail. Sugerujemy nie wstawianie do treści wiadomości w formacie HTML grafiki (np. loga firmy), ponieważ może ona zostać nieprawidłowo wyświetlona u Państwa klientów. Potwierdzenie odczytu powoduje wyświetlenie komunikatu o konieczności potwierdzenia wiadomości przez adresata; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako . SMS głosowy powoduje, że przesyłana wiadomość SMS zostanie przetworzona na formę głosową. Domyślny określa domyślną treść dla wybranego typu szablonu. Domyślna treść może być ustawiona dla typu szablonu określonego jako Windykacja pojedynczego dokumentu/windykacja zbiorcza lub Wiadomości informacyjno-marketingowej. Parametr ten jest wspólny dla typu wiadomości. Separator określa separator kolumn (np. średnik, apostrof, itp.); dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Ogranicznik pola określa ogranicznik pola (np. cudzysłów); dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Nr kolumny z adresem określa numer kolumny zawierający adres adresatów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Plik ma wiersz nagłówkowy określa czy plik zawiera wiersz nagłówkowy; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik. Użytkownik przygotowując szablon wiadomości może skorzystać z tzw. znaczników. W momencie generowania wiadomości są one zamieniane na odpowiednią treść. W programie QWindykacja dostępne są następujące znaczniki: dla identyfikacji kontrahenta: <Kontrahenci Nazwa> - nazwa pełna kontrahenta <Kontrahenci Adres> - ulica z numerem posesji i lokalu <Kontrahenci - Kod pocztowy> - kod pocztowy <Kontrahenci Miejscowość> - miejscowość <Kontrahenci NIP> - numer identyfikacji podatkowej <Kontrahenci Nr telefonu> - podstawowy numer telefonu kontrahenta <Kontrahenci > - adres kontrahenta <Kontrahenci Data okolicznościowa> - data okolicznościowa, np. urodzin, pozyskania, itp. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 14

15 dla identyfikacji pracowników kontrahentów: <Pracownicy Imię> - imię pracownika <Pracownicy Nazwisko> - nazwisko pracownika <Pracownicy Data okolicznościowa> - data okolicznościowa, np. urodzin, pozyskania, itp. dla identyfikacji rozrachunków: <Rozrachunki Początek listy faktur> - początek listy nierozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Koniec listy faktur> - koniec listy nierozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Waluta> - waluta rozrachunku <Rozrachunki Saldo bieżące> - saldo bieżące kontrahenta uwzględniające również rozrachunki nieznajdujące się w treści wiadomości <Rozrachunki Suma pierwotna> - suma pierwotna rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma pozostała do zapłaty> - suma pozostałych do zapłaty rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma odsetek ustawowych> - suma naliczonych odsetek ustawowych od rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma odsetek umownych> - suma naliczonych odsetek umownych od rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma pozostała do zapłaty wraz z odsetkami ustawowymi> - suma pozostałych do zapłaty rozrachunków wraz z odsetkami ustawowymi znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Suma pozostała do zapłaty wraz z odsetkami umownymi> - suma pozostałych do zapłaty rozrachunków wraz z odsetkami umownymi znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza <Rozrachunki Numer faktury> - identyfikator nierozliczonego dokumentu <Rozrachunki Data powstania> - data powstania rozrachunku (np. data wystawienia faktury) <Rozrachunki Termin płatności> - termin płatności rozrachunku <Rozrachunki Liczba dni spóźnienia> - liczba dni, która upłynęła od terminu płatności rozrachunku <Rozrachunki Kwota pierwotna> - pierwotna kwota rozrachunku brutto <Rozrachunki Kwota pierwotna netto> - pierwotna kwota rozrachunku netto <Rozrachunki Kwota pierwotna VAT> - kwota VAT od pierwotnej kwoty rozrachunku <Rozrachunki Kwota pozostała do zapłaty> - kwota pozostała do zapłaty <Rozrachunki Kwota odsetek ustawowych> - kwota naliczonych odsetek ustawowych od wskazanego rozrachunku Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 15

16 <Rozrachunki Kwota odsetek umownych> - kwota naliczonych odsetek umownych od wskazanego rozrachunków <Rozrachunki Kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami ustawowymi> - kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami ustawowymi od wskazanego rozrachunku <Rozrachunki Kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami umownymi> - kwota pozostała do zapłaty wraz z odsetkami umownymi od wskazanego rozrachunku dla identyfikacji spłat rozrachunków: <Spłaty rozrachunków Początek listy faktur> - początek listy rozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Spłata zbiorcza <Spłaty rozrachunków Koniec listy faktur> - koniec listy rozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Spłata zbiorcza <Spłaty rozrachunków Data spłaty> - data spłaty rozrachunków <Spłaty rozrachunków Tytułem> - określenie rozliczonych dokumentów <Spłaty rozrachunków Kwota spłaty> - kwota spłaty rozrachunków <Spłaty rozrachunków Waluta> - waluta spłaty rozrachunów <Spłaty rozrachunków Suma spłaty> - suma rozliczonych rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości dla identyfikacji analizy rozrachunków: <Analiza rozrachunków Początek listy> - początek listy zdefiniowanych przedziałów analizy rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Koniec listy> - koniec listy zdefiniowanych przedziałów analizy rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Waluta> - waluta rozrachunku <Analiza rozrachunków Wartość niezrealizowanych płatności> - suma niezrealizowanych płatności dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Średni czas spóźnienia> - średni czas spóźnienia dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Ilość opóźnionych dokumentów> - ilość opóźnionych dokumentów dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Ilość kontrahentów/dłużników> - ilość kontrahentów/dłużników dla wszystkich zdefiniowanych przedziałów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Dni spóźnienia od przedziału> - początek analizowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Dni spóźnienia do przedziału> - koniec analizowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 16

17 <Analiza rozrachunków Wartość niezrealizowanych płatności przedziału> - suma niezrealizowanych płatności dla zdefiniowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Średni czas spóźnienia przedziału> - średni czas spóźnienia dla zdefiniowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Ilość opóźnionych dokumentów przedziału> - ilość opóźnionych dokumentów dla zdefiniowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków <Analiza rozrachunków Ilość kontrahentów/dłużników przedziału> - ilość kontrahentów/dłużników dla zdefiniowanego przedziału; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Analiza rozrachunków dla danych z pliku zewnętrznego: <Plik zewnętrzny Kolumna 1..10> - np. nazwa kontrahenta, adres, województwo w zależności od przygotowanych lub zakupionych danych Wygląd przykładowych szablonów: Windykacja pojedynczego dokumentu, w formacie tekstowym, wiadomość Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 17

18 Windykacja wielu dokumentów, w formacie HTML, wiadomość Windykacja wielu dokumentów, wiadomość SMS Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 18

19 Potwierdzenie pojedynczej spłaty rozrachunku, w formacie tekstowym, wiadomość Potwierdzenie zbiorczej spłaty rozrachunku, w formacie HTML, wiadomość Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 19

20 Wiadomość marketingowo-informacyjna, format HTML, wiadomość Wiadomość marketingowo-informacyjna na podstawie danych z pliku zewnętrznego, format HTML, wiadomość Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 20

21 Wiadomość okolicznościowa do kontrahenta, wiadomość SMS Wiadomość analizy rozrachunków, wiadomość Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 21

22 Wysyłanie wiadomości windykacyjnych W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości windykacyjnych z menu Widok należy wybrać Rozrachunki wg dokumentów lub Rozrachunki wg kontrahentów. Następnie zaznaczamy rozrachunki, dla których chcemy utworzyć zdarzenia windykacyjne. Zaznaczenie wszystkich wyświetlonych dokumentów jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Po zaznaczeniu interesujących nas rozrachunków należy kliknąć na link Nowa wiadomość. Użytkownik zostanie zapytany, czy na pewno chce utworzyć wiadomości do zaznaczonych dokumentów Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 22

23 W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi zostanie poproszony o wybranie odpowiedniego szablonu. Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 23

24 Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 24

25 Wysyłanie wiadomości marketingowo-informacyjnych W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości marketingowo-informacyjnych z menu Widok należy wybrać Kontrahenci. Następnie zaznaczamy kontrahentów, do których chcemy utworzyć wiadomości marketingowo-informacyjne. Zaznaczenie wszystkich wyświetlonych kontrahentów jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Po zaznaczeniu interesujących nas kontrahentów należy kliknąć na link Nowa wiadomość. Użytkownik zostanie zapytany, czy na pewno chce utworzyć wiadomości do zaznaczonych kontrahentów. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 25

26 W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi zostanie poproszony o wybranie odpowiedniego szablonu. Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 26

27 Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 27

28 Wysyłanie wiadomości z analizą rozrachunków W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości z analizą rozrachunków z menu Widok należy wybrać Rozrachunki wg dokumentów lub Rozrachunki wg kontrahentów. Następnie zaznaczamy rozrachunki, dla których chcemy utworzyć zdarzenia windykacyjne. Zaznaczenie wszystkich wyświetlonych dokumentów jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Po zaznaczeniu interesujących nas rozrachunków należy kliknąć na link Nowa wiadomość. Użytkownik zostanie zapytany, czy na pewno chce utworzyć wiadomości do zaznaczonych dokumentów Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 28

29 W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi zostanie poproszony o wybranie odpowiedniego szablonu. Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 29

30 Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 30

31 Wysyłanie wiadomości okolicznościowych do kontrahenta W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości okolicznościowych z menu Widok należy wybrać Kontrahenci. Następnie zaznaczamy kontrahentów, do których chcemy utworzyć wiadomości okolicznościowe. Zaznaczenie wszystkich wyświetlonych kontrahentów jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Po zaznaczeniu interesujących nas kontrahentów należy kliknąć na link Nowa wiadomość. Użytkownik zostanie zapytany, czy na pewno chce utworzyć wiadomości do zaznaczonych kontrahentów. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 31

32 W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi zostanie poproszony o wybranie odpowiedniego szablonu. Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 32

33 Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 33

34 Wysyłanie wiadomości okolicznościowych do pracowników kontrahenta W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości okolicznościowych z menu Widok należy wybrać Pracownicy. Następnie zaznaczamy pracowników, do których chcemy utworzyć wiadomości okolicznościowe. Zaznaczenie wszystkich wyświetlonych kontrahentów jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Po zaznaczeniu interesujących nas pracowników należy kliknąć na link Nowa wiadomość. Użytkownik zostanie zapytany, czy na pewno chce utworzyć wiadomości do zaznaczonych pracowników. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 34

35 W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi zostanie poproszony o wybranie odpowiedniego szablonu. Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 35

36 Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 36

37 Wysyłanie wiadomości z pliku zewnętrznego W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości na podstawie danych w pliku zewnętrznym z menu Widok należy wybrać Szablony wiadomości. Następnie należy zaznaczyć szablon o typie szablonu jako Zewnętrzny plik. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 37

38 Wyskoczy okno, w którym wskazujemy plik zawierający dane potrzebne do wysyłki. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 38

39 Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 39

40 Wysyłanie wiadomości potwierdzających spłatę rozrachunku W wersji programu QWindykacja dodano możliwość potwierdzenia klientowi faktu zaksięgowania spłaty. W celu przeprowadzenia wysyłki wiadomości potwierdzających z menu Widok należy wybrać Spłaty rozrachunków. Następnie zaznaczamy spłaty, dla których chcemy utworzyć wiadomości potwierdzające. Zaznaczenie wszystkich wyświetlonych dokumentów jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Po zaznaczeniu interesujących nas rozrachunków należy kliknąć na link Nowa wiadomość. Użytkownik zostanie zapytany, czy na pewno chce utworzyć wiadomości do zaznaczonych dokumentów Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 40

41 W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi zostanie poproszony o wybranie odpowiedniego szablonu. Następnie rozpocznie się proces przygotowywania wiadomości. Po jego zakończeniu z menu Widok należy wybrać Wiadomości przygotowane. W tym miejscu użytkownik ma możliwość korekty wiadomości, ewentualnie jej usunięcia. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 41

42 Aby zrealizować wysyłkę należy zaznaczyć wiadomości. Zaznaczenie wszystkich wiadomości jest możliwe poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny V i wybranie opcji Zaznacz wszystko. Wysłanie wiadomości nastąpi po kliknięciu linku Wyślij zaznaczone. Po prawidłowo wykonanym procesie wysyłki, wiadomości zostaną przeniesione do modułu Wiadomości wysłane. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 42

43 Pobieranie aktualnych statusów SMS W przypadku wysyłania wiadomości SMS, program ma możliwość pobrania ich statusów. W tym celu z menu Widok należy wybrać Wiadomości wysłane. Następnie należy kliknąć na link Aktual. statusy SMS. Program połączy się z operatorem bramki SMS i pobierze aktualne statusy. W zależności od operatora bramki SMS zakres zwracanych informacji może się różnić. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 43

44 Konfiguracja automatycznego generowania i wysyłki wiadomości Program QWindykacja posiada możliwość automatycznego generowania i wysyłki wiadomości windykacyjnych. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest informowanie klientów o przypadającym w danym dniu terminie płatności lub przeterminowanych rozrachunkach bez konieczności udziału w tym pracowników firmy. W celu skorzystania w modułu z menu Ustawienia należy wybrać Konfiguracja automatycznego generowania i wysyłki wiadomości. Następnie należy kliknąć link Dodaj. W otwartym oknie należy ustawić wszystkie warunki związane z wysyłką automatyczną. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 44

45 Typ określenie typu zdarzenia Typ wiadomości określenie formy wiadomości windykacyjnej. Aktywny ustawienie aktywności danego wzorca. Długość terminu płatności (szersze umówienie) Od 1 stycznia 2013 r. na mocy ustawy z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. z 30 listopada 2012 r., poz. 1342) wprowadzono tzw. korektę kosztów. Od tego dnia, jeśli termin płatności dokumentu jest mniejszy niż 60 dni, to w przypadku nieuregulowania zobowiązania, dłużnik po upływie 30 dni od daty wymagalności ma go obowiązek wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 45

46 Gdy termin płatności dokumentu jest dłuższy niż 60 dni, tzw. korekty kosztów dokonuje się, w przypadku nieuregulowania dokumentu, w 90 dniu od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. Możliwe do wyboru opcje pozwalają na wysłanie do dłużnika informacji o konieczności dokonania tzw. korekty kosztów: (dowolna) program nie analizuje czasu, który upłynął od daty wystawienia dokumentu i terminu płatności (odpowiednik funkcjonowania programu do wersji ), opcja powinna być stosowana w codziennej pracy programu; Do 60 dni włącznie program analizuje, czy zobowiązanie dłużnika kwalifikuje się do wyłączenia z KUP w ciągu 30 dni od dnia upływu terminu płatności; Powyżej 60 dni program analizuje, czy zobowiązanie dłużnika kwalifikuje się do wyłączenia z KUP w ciągu 90 dni od daty zaliczenia do kosztów. Zakładając, że użytkownik chce wysłać kontrahentowi przypomnienie o konieczności korekty kosztów 30 dnia od upływu terminu płatności, powinien wybrać opcję Do 60 dni włącznie. W przypadku faktur, gdzie termin płatności jest większy niż 60 dni należy wybrać opcję Powyżej 60 dni. Termin płatności od do (Data wystawienia od do) określenie terminu płatności danego dokumentu; wartości ujemne oznaczają dni do daty płatności, dodatnie dni przekroczenia daty płatności. Opcja dostępna dla typu Rozrachunki. Zakładając sytuację, że chcemy kontrahentom przypomnieć o zbliżającym się następnego dnia terminie płatności, jako przedział należy wpisać od -1 do -1. Data spłaty od do określenie daty spłaty rozrachunku; wartości dodatnie oznaczają liczbę dni, które upłynęły od daty spłaty rozrachunku. Opcja dostępna dla typu Spłata rozrachunku. Zakładając sytuację, że chcemy kontrahentom potwierdzić dokonaną płatność następnego dnia po jej zrealizowaniu, jako przedział należy wpisać od 1 do 1. Szablon szablon wiadomości, który będzie wykorzystywany w wysyłce automatycznej dla tak zdefiniowanych warunków. Godzina wysyłania określenie godziny wysyłki wiadomości. Dni wysyłania określenie dni tygodnia wysyłki wiadomości. Istotne informacje dotyczące konfiguracji: Jeżeli danego dnia program nie jest uruchomiony o określonej godzinie, wiadomości zostaną wysłane niezwłocznie po uruchomieniu danego dnia. Przedziały terminów płatności ustawia się osobno dla wiadomości SMS i . Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 46

47 Przedziały terminów płatności nie mogą na siebie zachodzić w obrębie danego typu wiadomości. Program nie dopuści sytuacji, gdy będzie wpisany przedział od 1 do 3 oraz od 2 do 4. Pierwszym możliwym będzie od 4 wzwyż. Nieskończoność terminu płatności określamy liczbą o dużej wartości, np Po zakończeniu ustawienia, aby uruchomić moduł Autowysyłki należy kliknąć w menu Autowysyłka. Działanie modułu autowysyłki sygnalizowane jest podświetleniem pozycji menu. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 47

48 Konfiguracja przedziałów analizy rozrachunków Od wersji 1.21 program QWindykacja posiada możliwość wysyłania skondensowanej wiadomości o nierozliczonych rozrachunkach. Może ona zawierać badany przedział, wartość niezrealizowanych płatności w danym przedziale, średni czas spóźnienia, ilość opóźnionych dokumentów oraz ilość kontrahentów/dłużników. Wszystkie badane przedziały mogą być na końcu podsumowane. Wiadomość z analizą rozrachunków może być wykorzystana przez osobę zarządzającą firmą, np. właścicielem, dyrektorem ds. finansowych, itp. do zapoznania się ze stanem finansów w firmie. W celu skorzystania z modułu z menu Ustawienia należy wybrać Konfiguracja przedziałów analizy rozrachunków. Następnie należy kliknąć link Dodaj. W dodanym wierszu należy określić analizowany przedział. Jeśli wiadomość z analizą rozrachunków będzie tworzona ręcznie, należy zapoznać się z rozdziałem Wysyłanie wiadomości z analizą rozrachunków. W przypadku chęci skorzystania z opcji Autowysyłki w Kreatorze automatycznego generowania i wysyłki/drukowania dokumentów należy dodać rekord o typie Analiza rozrachunków, określić dowolny przedział (np. od 0 do 0, wystarczy jeden nawet abstrakcyjny) oraz wybrać szablon według którego będą generowane wiadomości. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 48

49 Pozostałe informacje Program QWindykacja posiada opcję rozdzielenia adresatów korespondencji windykacyjnej i marketingowo-informacyjnej. Domyślnie program wysyła wszystkie wiadomości na adres zdefiniowany w kartotece kontrahenta w polu . W przypadku konieczności rozdzielenia adresatów korespondencji należy skorzystać z opcji Więcej znajdującej się za polem w kartotece kontrahenta. W oknie Adresy należy wprowadzić adresy wysyłkowe dodając za nimi '/windykacja' - dla działań windykacyjnych, '/info' - dla działań informacyjnomarketingowych lub /okolicznościowe dla działań okolicznościowych. Taki adres będzie miał odpowiednio postać ksiegowosc@alegro.insert.gt/windykacja lub marketing@alegro.insert.gt/info lub zyczenia@alegro.insert.gt/okolicznościowe. Znaczniki określające adresatów można łączyć, np. księgowosc@alegro.insert.gt/windykacja/invoice/info/okolicznościowe. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 49

50 Analogicznie można zdefiniować numery telefonów komórkowych. Program QWindykacja nie posiada ograniczenia liczby adresatów wiadomości. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 50

51 Historia windykacji Wysyłanie wiadomości windykacyjnych jest każdorazowo odnotowywane w module Windykacja w programie Subiekt GT i/lub Rewizor GT. W przypadku korzystania z pakietu InsERT GT niższej niż 1.29 dane te są gromadzone w Historii windykacji danego rozrachunku. Do pakietu InsERT GT zapisywana jest data i godzina, adresaci oraz treść wysłanej wiadomości. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 51

52 Kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy Program umożliwia kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy. Funkcja może być przydatna w przypadku wykorzystywania programu w wersji testowej. Po zakupie wersji pełnej umożliwia skopiowanie ustawień do bazy danych produkcyjnej. Można być również wykorzystywana w przypadku zakupienia licencji na kilka podmiotów gospodarczych. W tym celu z menu Ustawienia należy wybrać Kopiowanie opcji i szablonów z innej bazy. W poniższym oknie wprowadzamy parametry połączenia z bazą danych źródłową. Serwer lokalizacja instancji serwera MS SQL, można znaleźć na pasku tytułowym programu Subiekt GT Użytkownik nazwa użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest to sa Hasło hasło użytkownika serwera MS SQL, najczęściej przy instalacji standardowej jest ono puste lub #InsERT# Pobierz listę dostępnych baz po wypełnieniu powyższych pól należy nacisnąć przycisk celem pobrania listy baz danych systemu InsERT GT Baza danych nazwa bazy danych, z której będą kopiowane ustawienia. Po wykonaniu powyższych czynności należy nacisnąć przycisk OK. Zostanie nawiązane połączenie z bazą danych i rozpocznie się proces kopiowania ustawień i szablonów. Użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie kilku operacji. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 52

53 Pierwsza dotyczy nadpisania opcji związanych z kontem . Druga dotyczy nadpisania opcji związanych z bramką SMS. Trzecia dotyczy nadpisania pozostałych opcji programu. W czwartym pytaniu użytkownik potwierdza chęć nadpisania szablonów wiadomości. Na koniec program zapyta o nadpisanie ustawień automatycznego generowania i wysyłania wiadomości. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 53

54 Odpowiedzi twierdzące na pytania powodują nadpisanie aktualnych ustawień, zaś przeczące w przypadku czwartego i piątego pytania dodanie rekordów do istniejących szablonów lub opcji generowania i wysyłania wiadomości. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 54

55 Wykorzystywanie programu dla wielu podmiotów na jednym stanowisku komputerowym Program QWindykacja umożliwia pracę z kilkoma podmiotami na jednym stanowisku komputerowym. W tym celu w katalogu z plikami konfiguracyjnymi, tj. C:\Documents and Settings\All Users\Qaction.pl\Qwindykacja (w Windows XP) lub C:\ProgramData\Qaction.pl\QWindykacja (w Windows Vista, Windows 7) należy powielić plik config.xml i za pomocą, np. Notatnika zmienić parametry połączenia z bazą danych MS SQL. Następnie należy zmienić właściwości skrótu wskazując element docelowy jako: "C:\Program Files\Qaction.pl\QWindykacja\QWindykacja.exe" xml="c:\documents and Settings\All Users\Qaction.pl\QWindykacja\Baza_Firma1.xml" (w Windows XP) lub "C:\Program Files\Qaction.pl\QWindykacja\QWindykacja.exe" xml="c:\programdata\qaction.pl\qwindykacja\baza_firma1.xm l" (w Windows Vista, Windows 7). Czynność należy powtórzyć dla każdej bazy danych. Przypominamy, że na systemach 64-bitowych program jest domyślnie instalowany w C:\Program Files (x86)\qaction.pl\qwindykacja. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 55

56 Formatowanie wartości końcowych niektórych znaczników Klienci posiadający podpisane umowy na realizację płatności elektronicznych przez podmioty do tego upoważnione np. DotPay, Przelewy24.pl lub innych mają możliwość umieszczenia w treści wiadomości windykacyjnej odnośnika przekierowującego do strony realizacji płatności. Przykładowo link do strony realizacji płatności poprzez Przelewy24.pl wygląda następująco: \< 00&z24_kwota=<Rozrachunki - Kwota pozostała do zapłaty %F2%>&z24_nazwa=Zap%B3ata+za+faktur%EA+VAT nr <Rozrachunki - Numer faktury>&z24_language=pl&k24_kraj=pl&z24_crc=a0b1c2d3\> Pierwszym warunkiem prawidłowego odniesienia jest umieszczenie znaku \ (backslash) przed nawiasem trójkątnym rozpoczynającym (<) i kończącym (>) odnośnik. Niektóre systemy płatności wymagają też przekazania kwoty transakcji w odpowiednim formacie (np. w DotPay separatorem dziesiętnym jest znak. (kropka), zaś w Przelewy24.pl separator dziesiętny powinien być pominięty lub inaczej kwota transakcji przemnożona przez 100). Dostosowując się do specyfikacji danego operatora użytkownik programu QWindykacja ma możliwość użycia akceptowanego formatu. W tym celu na końcu znacznika przed nawiasem kończącym (>) należy wpisać następujący ciąg znaków: %f2% - jeśli nie ma być separatora dziesiętnego (odpowiada to przemnożeniu kwoty transakcji przez 100); %f2%. jeśli separatorem dziesiętnym ma być znak. (kropka) zamiast, (przecinek). Przykładowy znacznik wygląda następująco: <Rozrachunki - Kwota pozostała do zapłaty %F2%> - kwota pozostała do zapłaty bez separatora dziesiętnego <Rozrachunki - Kwota pozostała do zapłaty %F2%.> - kwota pozostała do zapłaty z separatorem dziesiętnym w postaci znaku. (kropka). Sposób budowy odnośnika, wymaganych parametrów określony jest w specyfikacji technicznej udostępnionej przez operatora systemu płatności. Od wersji programu QWindykacja możliwe jest również stosowanie linków graficznych lub z własnym opisem. Dotyczy to wiadomości w formacie HTML. W tym celu należy najpierw przygotować link zgodnie ze specyfikacją powyżej pomijając początkowe znaki \< i końcowe \>. Następnie w szablonie wiadomości należy wstawić tekst lub obrazek, który ma być odnośnikiem. Zaznaczyć go i nacisnąć kombinację klawiszy Crtl+K lub ikonę Odnośnik. Instrukcja użytkownika programu QWindykacja wydanie XII ( r.) Strona 56