enova365 Pulpit Klienta Biura Rachunkowego (BR) Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią. www.enova.pl, www.enova365.pl
Spis treści Spis treści Pulpit klienta biura rachunkowego Dostosowanie konfiguracji dodatku Praca na wielu bazach do współpracy z Pulpitem klienta BR Aktywowanie licencji na Pulpit Klienta BR dla danej bazy danych Definiowanie konta operatora Pulpitu klienta BR Ogólne Panel użytkownika Przykład wykorzystania w module pulpit klient biura rachunkowego Informacje Powiadomienia Rozrachunki z biurem Bazy danych Przykład wykorzystania w module pulpit pracownika/kierownika Powiadomienia Pracownik Informacje Urlop wypoczynkowy Dokumenty Powiadomienia Historia powiadomień Procesy Zasobnik dokumentów Pulpit klienta BR Bazy danych Ogólne Podatki i ZUS Handel Ewidencja ŚP Księgowość Kadry i Płace Zasobnik dokumentów Rozrachunki z biurem Zasobnik dokumentów klienta Zasobnik dokumentów baz danych Najczęściej spotykane problemy w użytkowaniu i konfiguracji Pulpitu klienta BR Po zalogowaniu brakuje części Pulpit KB 2 3 4 5 6 8 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 13 14 14 14 15 15 15 16 16 17 17 17 18 19 20 2/21
Pulpit klienta biura rachunkowego Moduł Pulpit Klienta Biura Rachunkowego ma charakter B2B i służy do zdalnej samoobsługi klienta biura rachunkowego. Moduł jest dostępny poprzez przeglądarkę internetową. Użytkownikiem modułu jest właściciel lub pracownik firmy będącej klientem biura rachunkowego (BR). Główne założenia to przeniesienie części operacji wykonywanych przez księgowych na Klienta (Firmę) oraz dostęp on-line do podstawowych informacji dotyczących rozliczeń księgowo-podatkowych kolejnych miesięcy działalności Klienta. Użytkownikiem systemu jest osoba kontaktowa od Klienta (kontrahenta) logująca się do bazy Biura Rachunkowego. Operator logujący się do systemu ma dostęp wyłącznie do informacji o jednej lub kilku firmach, dla których w bazie Biura Rachunkowego jest osobą kontaktową i posiada aktywny dostęp WWW. 3/21
Dostosowanie konfiguracji dodatku Praca na wielu bazach do współpracy z Pulpitem klienta BR Aktywowanie licencji na Pulpit Klienta BR dla danej bazy danych Definiowanie konta operatora Pulpitu klienta BR Funkcjonalności modułu Pulpit Klienta Biura Rachunkowego wymaga aktywnej konfiguracji modułu Praca na wielu bazach. Szczegółowy opis konfiguracji modułu dodatkowego Praca na wielu bazach dostępny jest w załączniku, aby przejść do załącznika kliknij tutaj Baza, w której Biura Rachunkowe prowadzi rozliczenie swojej działalności jest jednocześnie Bazą główną tego biura służącą do zarządzania pracą operatorów i konfiguracją wszystkich baz enova funkcjonujących w danym biurze rachunkowym. W Bazie Głównej funkcjonuje lista podległych baz danych i każda baza z listy jest powiązana z kartoteką kontrahenta Biura Rachunkowego. Do bazy podległej należy podpiąć właściwego kontrahenta. W tym celu należy otworzyć bazę i w polu klient wybrać kartotekę kontrahenta. Lista baz powiązanych w Bazie Głównej Operatorem Pulpitu Klienta BR będzie osobą kontaktowa powiązana z jedną lub większą liczbą kartotek kontrahentów. Taki operator otrzymuje dostęp do szczegółowych informacji na temat powiązanych kontrahentów oraz do szczegółów rozliczeń tych kontrahentów z Biurem Rachunkowym. Operator otrzymuje również dostęp do szczegółów rozliczeń księgowo-podatkowych każdego z powiązanych z nim kontrahentów. Szczegóły te pobierane są na żądanie z powiązanych z kontrahentami baz podrzędnych (baz w których Biuro Rachunkowe prowadzi rozliczenia podatkowe dla każdej z firm). 4/21
Aktywowanie licencji na Pulpit Klienta BR dla danej bazy danych Uruchomienie Pulpitu klienta BR dla konkretnej bazy danych wymaga odpowiedniego oznaczenia tej bazy w bazie licencji. W tym celu należy z menu Pomoc wybrać polecenie Licencje enova. W oknie licencji należy podświetlić licencję posiadającą aktywny moduł Pulpit klienta BR i nacisnąć przycisk Powiązane bazy. Wybranym bazom należy zaznaczyć aktywny parametr Klient BR. Licencje enova Bazy danych z aktywnym Pulpitem klienta BR 5/21
Definiowanie konta operatora Pulpitu klienta BR Aby stworzyć konto operatora Pulpitu klienta BR najpierw należy na kartotece kontrahenta dodać osobę kontaktową. Osoba kontaktowa Wprowadzonej osobie kontaktowej należy aktywować dostęp WWW. W tym celu należy przejść na zakładkę Dostęp WWW i tam należy wprowadzić kolejne parametry zakładanego konta. W tym miejscu należy ustawić określone hasło WWW (czynność Hasło WWW) lub wysłać za pośrednictwem poczty email jednorazowe hasło generowane losowo (czynność Jednorazowe hasło WWW). Po uzupełnieniu parametrów na formularzu osoby kontaktowej należy wybrać Utwórz operatora w bazie powiązanej. Czynność ta w bazie powiązanej odszukuje w tabeli Pracownicy osobę o zgodnym Imieniu i Nazwisku (właściciela lub pracownika). Aby powiązanie poprawnie przebiegło w bazie podrzędnej musi być zdefiniowany pracownik o takim samym imieniu i nazwisku. Operator Pulpitu klienta BR będzie logował się do systemu za pośrednictwem zbiorczego operatora o nazwie pulpitklientabr. Operator pulpitklientabr wykorzystuje określone role (w standardowej konfiguracji rolę o nazwie Pulpit klienta BR) oraz ma określone prawa obiektowe. Osoba kontaktowa Operator w bazie powiązanej jest niezbędny do zalogowania się "w tle" w celu pobrania do Pulpitu klienta BR danych na temat rozliczeń księgowo-podatkowych prowadzonych w powiązanej bazie. Logowanie do pulpitu klienta biura odbywa się z poziomu bazy głównej. U w a g a! Jeśli istnieje potrzeba ograniczenia dostępu do wybranych elementów pulpitu klienta BR należy to zrobić poprzez odpowiednie zmiany roli Pulpit klienta BR w części Inne/Foldery/Menu/Ogólne oraz Inne/Foldery/Menu/Pulpit klienta BR. 6/21
Rola Pulpit klienta BR Jeśli poszczególni operatorzy Pulpitu klienta BR mają mieć różne zakresy funkcjonalne udostępnianych danych wówczas należy zdefiniować kilku różnych operatorów zbiorczych wykorzystując do tego różne role. W szczególnych przypadkach określona osoba kontaktowa może być powiązana z kilkoma kontrahentami. Takie rozwiązanie będzie miało zastosowanie jeśli będzie potrzeba zdefiniowania konta z dostępem WWW dla osoby, która jest udziałowcem w kilku działalnościach (spółkach) rozliczanych przez Biuro Rachunkowe i ma mieć dostęp do informacji o tych spółkach. Osoba kontaktowa Operator skonfigurowany w powyższy sposób po zalogowaniu do Pulpitu klienta BR będzie miał dostęp do szczegółów powiązanych z nim kontrahentów oraz szczegółów powiązanych z nimi baz danych. 7/21
Ogólne Zakładka Ogólne dostępna jest w pulpitach: Pulpit kontrahenta, Pulpit klienta biura rachunkowego, Pulpit kierownika, Pulpit pracownika. Menu Ogólne składa się następujących elementów: Panel użytkownika, Powiadomienia, Historia powiadomień, Procesy, Zasobnik dokumentów. 8/21
Panel użytkownika Panel użytkownika, przedstawia wybrane przez użytkownika elementy np. powiadomienia, informacje, elementy pulpitów pracownika/kierownika, elementy pulpitu kontrahenta lub elementy pulpitu klient biura rachunkowego. Przykład wykorzystania w module pulpit klient biura rachunkowego Przykład wykorzystania w module pulpit pracownika/kierownika Przykład wykorzystania w module pulpit klient biura rachunkowego Ogólne Segmenty można ustawiać według dowolnej kolejności za pomocą edytora formularza (Czynności/Projektuj formularz). Elementy panelu użytkownika: projektuj formularz Informacje Za pomocą tego elementu możemy wyświetlać informacje ze zdefiniowanych kanałów RSS. Konfiguracja odbywa się w Opcje/enovaNet/Ogólne. Do prawidłowego działania niezbędne jest podanie linka odnoszącego się do kanału RSS. Powiadomienia Na liście powiadomień widoczne są zadania przypisane do zalogowanego użytkownika. 9/21
Rozrachunki z biurem Lista prezentuje rozrachunki wynikające z dokumentów wystawionych na rzecz zalogowanego klienta. Bazy danych Bazy danych wyświetlane są wszystkie bazy danych do których klient ma dostęp. rozrachunki z biurem Bazy danych Przykład wykorzystania w module pulpit pracownika/kierownika Panel użytkownika Panel użytkownika, przedstawia wybrane przez użytkownika elementy np. powiadomienia, informacje, elementy pulpitów pracownika/kierownika, elementy pulpitu kontrahenta lub elementy pulpitu klient biura rachunkowego. Segmenty można ustawiać według dowolnej kolejności za pomocą edytora formularza (Czynności/Projektuj formularz). Elementy panelu użytkownika: Powiadomienia 10/21
Element pulpitu - powiadomienia Na liście powiadomień widoczne są zadania przypisane do zalogowanego użytkownika. Podwójne kliknięcie w zadanie powoduje otwarcie zadania. Przycisk "Nie przypominaj" powoduje usunięcie zadania z powiadomień jednak nie ma żadnego wpływu na samo zadanie, które będzie nadal widoczne w "Powiadomieniach" oraz w "Historii powiadomień" (listy dostępne po lewej stronie w menu Ogólne). Pracownik Element pulpitu - pracownik Element wyświetlający podstawowe dane zalogowanego operatora takie jak, imię i nazwisko, dział, stanowisko. Dodatkowo prezentowane jest zdjęcie pracownika. Za pomocą przycisku "więcej..." możliwe jest przejście do danych pracownika. Korzystając z przycisku "Ostatnia wypłata" mamy możliwość podglądu ostatnio naliczanych wypłat, a także danych pracownika. Informacje Element pulpitu - Informacje Za pomocą tego elementu możemy wyświetlać informacje ze zdefiniowanych kanałów RSS. Konfiguracja odbywa się w Opcje/enovaNet/Ogólne. Do prawidłowego działania niezbędne jest podanie linka odnoszącego się do kanału RSS. Urlop wypoczynkowy Element pulpitu - urlop Element umożliwiający złożyć następujące wnioski o: a) urlop wypoczynkowy b) delegację służbową c) urlop okolicznościowy Ponadto możliwe jest sprawdzenie statusów wcześniej składanych wniosków o nieobecności - przycisk Lista wniosków o nieobecności. Przycisk "Więcej..." powoduje przejście do Limitów nieobecności Dokumenty 11/21
Element pulpitu - dokumenty W tym oknie wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały przypisane dla tego użytkownika. Dodatkowo na formularzu dokumentu została włączona flaga "Widoczny w pulpitach". Przycisk "Więcej..." powoduje przejście do Zasobnika dokumentów. Powiadomienia Lista powiadomień w panelu użytkownika Lista prezentuje wszystkie zadania przypisane do zalogowanego użytkownika. Z menu Czynności jest możliwe wykonanie czynności przypisanych do zadania lub zainicjowanie nowego procesu Workflow. Historia powiadomień Historia w panelu użytkownika Lista prezentuje wszystkie zadania przypisane do zalogowanego użytkownika, również te zakończone. Z menu Czynności jest możliwe wykonanie czynności przypisanych do zadania lub zainicjowanie nowego procesu Workflow. Procesy Lista dostępna na licencji pulpit Workflow. Lista procesów zainicjowanych przez zalogowanego użytkownika wraz z informacjami takimi jak: nazwa procesu, numer procesu, data ostatniej zmiany w procesie, obecny status, aktualnie odpowiedzialna osoba, aktualny etap procesu, Lista procesów w panelu użytkownika 12/21
Obsługa procesów wymaga co najmniej jednego stanowiska Workflow w wersji Platynowej w głównej instalacji enova365. Przedział liczby użytkowników Workflow w Pulpitach musi być dostosowany do największego posiadanego przedziału nazwanych użytkowników innych, posiadanych Pulpitów (Pracownika, Kontrahenta, Klienta Biura Rachunkowego). Workflow w Pulpitach dostępny jest w sprzedaży wyłącznie z jednym z podstawowych pulpitów (Pracownika, Klienta Biura Rachunkowego, Kontrahenta). Ile licencji należy zakupić chcąc pracować w połączeniu: Pulpit Workflow i Pulpit pracownika - wymagana ilość licencji dla Workflow w pulpitach: min. 1 licencja WF Platyna(standard), taka sama ilość licencji WF w pulpitach jak ilość licencji na pulpit pracownika Pulpit Workflow a Pulpit kontrahenta - wymagana ilość licencji dla Workflow w pulpitach: min. 1 licencja WF Platyna (standard), taka sama ilość licencji WF w pulpitach jak ilość licencji na pulpit kontrahenta Pulpit Workflow a Pulpit kierownika - wymagana ilość licencji dla Workflow w pulpitach: min. 1 licencja WF Platyna (standard), taka sama ilość licencji WF w pulpitach jak ilość licencji na pulpit pracownika i kontrahenta (oddzielnie) Pulpit WF dla biura rachunkowego - wymagana ilość licencji dla Workflow w pulpitach BR: min. 1 licencja WF Platyna (standard), ilość licencji WF uzależniona od zarejestrowanych użytkowników (np. BR na 50 baz, średnio w bazie są dwa konta - rekomendowana ilość licencji WF = 100). Nie jest sprzedawany samodzielnie. Workflow rozszerza możliwości Pulpitu podstawowego o możliwość procesowania pracy wielu osób stąd procesy przetwarzane przez użytkowników pulpitowych mogą pracować tylko na wybranych typach danych: WfWorkflow, Task, WniosekUrlopowy, Delegacja, Zadanie (CRM), Urządzenie (CRM), DBItem. Przykłady zastosowania Workflow dotyczące wszystkich dozwolonych typów danych WfWorkflow, Task - Daje możliwość np. kontaktu przez formularz. WniosekUrlopowy - Pracownik zgłasza swoją nieobecność, kierownik otrzymuje powiadomienie o nowym wniosku do akceptacji, który może przebiegać wieloetapowo. Delegacja - Obsługa pełnego obiegu delegacji poprzez złożenie jej, przesyłania dokumentów dot. delegacji np. podczas jej trwania oraz samo rozliczenie delegacji. Zadanie (CRM), Urządzenie (CRM) - Tworzenie zgłoszeń serwisowych przez klienta, dodawanie zgłoszeń serwisowych dotyczących urządzeń. DBItem - Dołączanie dokumentów do rozliczenia do bazy danych w biurze rachunkowym przez klienta. Zasobnik dokumentów Zasobnik dokumentów w panelu użytkownika Wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały przypisane dla tego użytkownika. Dodatkowo na formularzu dokumentu została włączona flaga "Widoczny w pulpitach". 13/21
Pulpit klienta BR W skład modułu wchodzą następujące elementy: Bazy danych - lista baz danych do których zalogowany klient ma dostęp, Rozrachunki z biurem - rozrachunki z tytułu wystawionych faktur dla klienta, Zasobnik dokumentów klientów, Zasobnik dokumentów baz danych. Bazy danych Na zakładce Bazy danych wyświetlane są wszystkie bazy danych do których klient ma dostęp. Dla wskazanej daty aktualności (Aktualność) oraz wybranego zakresu (Okres) możliwe jest przeglądanie informacji o podatkach, rozrachunkach i innych wyświetlanych w kontekście wybranej bazy. W tym celu należny otworzyć wybraną bazę wyświetlaną na liście wybór Otwórz. Ogólne Na zakładce ogólne prezentowane są podstawowe dane z wybranej bazy dotyczące: Podatków (CIT, PIT, VAT); Podatków ZUS; Struktury wiekowej zobowiązań i należności; Prognozy stanu gotówki. 14/21
Podatki i ZUS Na zakładce Podatki i ZUS prezentowane są kwoty rozrachunków z urzędami z tytułu różnych podatków. Deklaracji podatkowych: Deklaracja VAT-7, Deklaracja CIT, Deklaracja PIT-4R, Deklaracja PIT-8AR, Zaliczka PIT-5/PIT-5L. Deklaracji ZUS: ZUS DRA społeczne, ZUS DRA zdrowotne, ZUS DRA FG i FRŚP, ZUS DRA FEP, ZUS DRA właścicieli. Handel Na zakładce Handel prezentowane są przychody ze sprzedaży i marża. Ewidencja ŚP Na zakładce Ewidencja ŚP prezentowane są: Struktura wiekowa zobowiązań, Struktura wiekowa należności, Prognoza przepływów, Prognozowane saldo gotówki. 15/21
Księgowość Na zakładce Księgowość znajdują się informacje o kwotach podatku dla deklaracji: VAT-7, VAT-UE, CIT, PIT-5/PIT-5L. Kwoty wyświetlane są na podstawie naliczonych deklaracji podatkowych. Dodatkowo w części Statystyki dokumentów wyświetlana zostaje informacja o ilościach dokumentów wg typu ewidencji, zapłat oraz dekretów. Sumowane są dokumenty dodane w ewidencji dokumentów bez znaczenia na stan dokumentu. Kadry i Płace Zakładka przedstawia dane z deklaracji kadrowych. Deklaracji ZUS: ZUS DRA społeczne, ZUS DRA zdrowotne, ZUS DRA FG i FRŚP, ZUS DRA FEP, ZUS DRA właścicieli. Podatkowych: Deklaracja PIT-4R, Deklaracja PIT-8AR. 16/21
Zasobnik dokumentów Wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały przypisane dla danej bazy. Rozrachunki z biurem Lista prezentuje rozrachunki wynikające z dokumentów wystawionych na rzecz zalogowanego klienta. rozrachunki z biurem Klient - wybór kontrahenta, Data - data aktualności, pozwala na przeglądanie stanu płatności na konkretny dzień, Okres - pozwala na odfiltrowanie listy wg dowolnego okresu, należy tylko prawidłowo określić zakres dat, Indeks - umożliwia wyświetlanie płatności rozliczonych i nierozliczonych (Wszystkie/ Nierozliczone/Rozliczone), Wartość -określa jakie wartości mają być prezentowane (Kwota/Do rozliczenia/rozliczono), Typ - pozwala na zawężenie listy do zobowiązań bądź należności (Razem/Należności/Zobowiązania), Rodzaj - na liście pokażą się tylko Płatności lub tylko Zapłaty Razem/Płatności/Zapłaty. Zasobnik dokumentów klienta Na tej zakładce istnieje możliwość załączenia dokumentów klienta, można tam umieścić dokumenty dotyczące współpracy z biurem np. umowy z biurem, dane kontaktowe itp. Aby dodać nowy załącznik do zasobnika należy wybrać Dodaj i wskazać miejsce na dysku skąd zostanie pobrany plik. 17/21
Zasobnik dokumentów baz danych Na tej zakładce istnieje możliwość załączenia dokumentów związanych z konkretną bazą danych (kontrahentem), można tu umieścić pliki dotyczące współpracy bieżącej tj. wyciągi bankowe, faktury itp. Aby dodać nowy załącznik do zasobnika należy wybrać Dodaj i wskazać miejsce na dysku skąd zostanie pobrany plik. U w a g a! Operator Biura Rachunkowego może przeglądać, analizować załączone dokumenty z poziomu Analiz Baz Danych. Po wejściu na okno danej bazy należy włączyć Asystenta zapisu. załączniki bazy danych z poziomu Asystenta zapisu 18/21
Najczęściej spotykane problemy w użytkowaniu i konfiguracji Pulpitu klienta BR 19/21
Po zalogowaniu brakuje części Pulpit KB Okno widoczne po zalogowaniu się do pulpitu I.Przyczyną może być brak dll do pracy na wielu bazach danych w konfiguracji dla serwera. Należy zweryfikować konfigurację serwera. II. Operator loguje się do niewłaściwej bazy. Do pulpitu zawsze logujemy się z poziomu bazy głównej (Master). 20/21
last-page Pomoc techniczna - 12 261 36 45, techniczne@enova.pl Pomoc Handel - 12 261 36 44, handel@enova.pl Pomoc Księgowość - 12 261 36 43, ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry Płace - 12 261 36 42, place@enova.pl Pomoc CRM - 12 261 36 48, crm@enova.pl Pomoc Workflow - 12 261 36 45, workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków, tel./fax +48 12 261 36 41, e-mail: info@enova.pl, www.enova.pl, www.enova365.pl