SYSTEM REJESTRACJI I KONTROLI CZASU PRACY Z OPCJONALNYMI FUNKCJAMI KONTROLOWANIA DOSTĘPU I OBSŁUGI WIZYT GOŚCI INSTRUKCJA OBSŁUGI PORTALU PRACOWNICZEGO DATA EVOLUTION LABS SP. Z O. O. ul. Czajkowskiego 75 lok. 7, 51-147 Wrocław Tel. 0-71 32 601 33, Fax 0-71 32 601 03 www.dels.pl, e-mail: office@dels.pl
SPIS TREŚCI WSTĘP.3 ROZDZIAŁ I. UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKÓW PORTALU... 3 a) Tryb tylko do podglądu... 4 b) Edycja skanowao i harmonogramów z koniecznością uzyskania ich autoryzacji... 4 c) Edycja skanowao i harmonogramów bez konieczności uzyskania ich autoryzacji... 4 ROZDZIAŁ II. FUNKCJE PORTALU... 5 a) Logowanie do systemu... 5 b) Zmiana PIN-u... 6 c) Skanowania personelu... 6 d) Harmonogram... 11 e) Widok podsumowujący... 14 f) Komunikaty i alarmy... 15 g) Zaplanowane nieobecności... 16 Autoryzowany partner: Strona 2 z 20
WSTĘP CS-PORTAL jest modułem systemu CS-Time, służącego do rejestracji i kontrolowania czasu pracy oraz kontroli dostępu do określonych obszarów lub stref w przedsiębiorstwie. Moduł ten realizuje funkcje, tzw. portalu pracowniczego. Pozwala autoryzowanemu personelowi na wprowadzanie poprawek skanowao, wnioskowanie o usprawiedliwienie nieobecności, uzyskanie zatwierdzenia lub odrzucenia próśb pracowników o urlop, dostosowywanie do bieżącej sytuacji zaplanowanego harmonogramu pracy, przeniesienia na inną zmianę, etc. Moduł umożliwia również komunikację pracowników z przełożonymi poprzez wysyłanie krótkich wiadomości systemowych. Dzięki wykorzystaniu technologii internetowej użytkowanie i obsługa systemu może odbywad się z komputera znajdującego się w dowolnej lokalizacji, posiadającego dostęp (w zależności od konfiguracji zainstalowanego systemu) do sieci LAN (Intranet) lub WAN (Internet) i przy wykorzystaniu jedynie przeglądarki stron www (np. Microsoft Internet Explorer lub Mozilla FireFox). Niniejsza instrukcja obsługi modułu CS-PORTAL została podzielona na II rozdziały. W rozdziale I zaprezentowano poziomy uprawnieo, które mogą byd przypisane pracownikom posiadającym dostęp do portalu. Natomiast rozdział II przedstawia i omawia wraz z podaniem przykładów, funkcje systemu dostępne i realizowane za pomocą modułu portalu. ROZDZIAŁ I. UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKÓW PORTALU Użytkownicy posiadający zezwolenie na korzystanie z funkcji portalu mogą mied przydzielony jeden z trzech możliwych poziomów uprawnieo definiowanych przez Administratora lub Użytkownika Zaawansowanego, którym może byd, np. ich przełożony. UWAGA: Przedstawione powyżej uprawnienia konfigurowane są w module zarządzania personelem, którego opis nie wchodzi w zakres niniejszego opracowania i znajduje się w odrębnej instrukcji. Autoryzowany partner: Strona 3 z 20
Uprawnienia do użytkowania i obsługi portalu konfiguruje się za pomocą pól wyboru, tzw. checkbox-ów określających takie funkcje systemu, jak: Portal dostępny Skanowania/harmonogramy - tylko podgląd Edytowane dane nie wymagają zatwierdzenia Dzięki odpowiednim kombinacjom wyżej wymienionych znaczników uzyskujemy następujące trzy poziomy uprawnieo: a) Tryb tylko do podglądu Portal dostępny Skanowania/harmonogramy - tylko podgląd Edytowane dane nie wymagają zatwierdzenia Użytkownicy z uprawnieniami obsługi portalu zdefiniowanymi na tym poziomie mają jedynie dostęp do oglądania wyników rejestracji swoich skanowao i obliczonych parametrów dotyczących przepracowanego czasu w postaci podsumowanej oraz zapoznania się z zaplanowanym dla nich harmonogramem czasu pracy. Z funkcji pozwalających na wprowadzanie danych dostępna jest tylko możliwośd zmiany własnego numeru PIN służącego do autoryzacji i logowania w systemie oraz wnioskowanie i informowanie o planowanych nieobecnościach, które muszą uzyskad zgodę i potwierdzenie przełożonego. b) Edycja skanowao i harmonogramów z koniecznością uzyskania ich autoryzacji Portal dostępny Skanowania/harmonogramy - tylko podgląd Edytowane dane nie wymagają zatwierdzenia Wyższy niż poprzednio opisany poziom uprawnieo, który pozwala pracownikom na ręczne rejestrowanie nowych skanowao i edycję danych zapisanych dla dotychczasowych, np. w celu usprawiedliwienia nieobecności. Ponadto pracownik może dodatkowo wnioskowad wprowadzanie poprawek w zaplanowanym dla niego wcześniej harmonogramie. W obydwu przypadkach wprowadzone zmiany muszą byd jednak autoryzowane przez przełożonego. Pracownik za pomocą specjalnych statusów informowany jest o stanie realizacji rozpatrywania prośby, np. zatwierdzona, odrzucona, w trakcie rozpatrywania (oczekiwanie na podjęcie decyzji). c) Edycja skanowao i harmonogramów bez konieczności uzyskania ich autoryzacji Portal dostępny Skanowania/harmonogramy - tylko podgląd Edytowane dane nie wymagają zatwierdzenia Najwyższy poziom uprawnieo dla użytkowników portalu, przewidziany, np. dla osób decyzyjnych lub stanowiących wyselekcjonowaną i uprawnioną kadrę zarządzającą. Osoby przydzielone do tej grupy użytkowników mogą bez konieczności uzyskania autoryzacji przełożonych wprowadzad zmiany i korekty zarówno w swoich skanowaniach, jak i zaplanowanych harmonogramach pracy. UWAGA: Jeżeli osoby z kierownictwa, którym zostały przydzielone uprawnienia opisane w punkcie c, chciałyby mied możliwości zarządzania skanowaniami i harmonogramami podległego im personelu, wówczas Autoryzowany partner: Strona 4 z 20
muszą uzyskad uprawnienia do użytkowania innych funkcjonalności systemu CS-Time na poziomie użytkowników zaawansowanych lub Administratorów. W dalszej części instrukcji omawiającej szczegółowo funkcje portalu i sposób korzystania z nich, użyto przykładowych danych użytkowników, którzy posiadają uprawnienia zgodne z wcześniej omówionymi: a) Roman Malinowski identyfikator: 3333 (tylko podgląd danych) b) Stanisław Nowak identyfikator: 2222 (dozwolona edycja danych z konieczną autoryzacją) c) Jan Kowalski identyfikator: 1111 (edycja danych dozwolona bez konieczności autoryzacji) ROZDZIAŁ II. FUNKCJE PORTALU Aby rozpocząd pracę systemu CS-Time należy uruchomid przeglądarkę internetową i wpisad do niej uzyskany od administratora adres strony www systemu (przykładowo, może to byd: www.cstime.domenafirmy.pl, http://80.53.205.123:8091, http://localhost:8091, etc). Można również uruchomid odpowiedni skrót umieszczony na pulpicie, jeżeli został tam wcześniej utworzony i poprawnie skonfigurowany, np. a) Logowanie do systemu lub Po uruchomieniu strony logowania osoba chcąca dostad się do funkcji portalu proszona jest o podanie nazwy użytkownika i hasła dostępu. W tym celu jako pierwszą z wymaganych danych podaje swój numer ID przypisany w systemie CS-Time, a jako hasło wprowadza swój numer PIN zdefiniowany wcześniej w systemie, np. w trakcie pierwszej rejestracji danych pracownika. Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych i uzyskaniu autoryzacji na ekranie pojawia się strona startowa, na której dzięki zdefiniowanym danym pracownik jest już identyfikowany za pomocą imienia i nazwiska. Autoryzowany partner: Strona 5 z 20
b) Zmiana PIN-u Jeżeli pracownik z dowolnych przyczyn chce samodzielnie zmienid swój kod PIN stanowiący hasło autoryzacyjne do portalu i terminala, wówczas może to uczynid w dowolnym momencie po zalogowaniu do portalu i wybraniu pozycji menu nazwanej Zmiana PIN-u. Należy wówczas wprowadzid stary - obecnie używany kod PIN, następnie wprowadzid nowy kod PIN i potwierdzid jego poprawnośd poprzez ponowne wprowadzenie tego numeru. UWAGA: Kod PIN może w sobie zawierad jedynie znaki numeryczne cyfry, a jego długośd nie może przekraczad 4 znaków. W przypadku, gdy pracownik zapomni obecny kod PIN, wówczas Administrator systemu lub Użytkownik Zaawansowany uprawniony do zarządzania grupą pracowników, do której należy wspomniana osoba, może w module zarządzania personelem wchodzącym w skład systemu CS-Time nadad nowy PIN dla pracownika. Po zatwierdzeniu i sprawdzeniu przez system wprowadzonego kodu PIN logowanie do portalu możliwe jest już za pomocą nowego kodu. c) Skanowania personelu Każdy z użytkowników portalu posiada uprawnienia do podglądu i wydrukowania własnych zarejestrowanych w systemie skanowao, obrazujących godziny pracy i wykonywania czynności przyporządkowanych odpowiednim typom podgrup czasowych. Istnieje możliwośd wyfiltrowania danych z dowolnie wybranego miesiąca i roku (oczywiście dotyczy to danych istniejących i zapisanych na serwerze). Podgląd szczegółowych informacji dotyczących zarejestrowanych w danym dniu skanowao oraz przypisanych im typów podgrup czasowych uzyskuje się po naciśnięciu (lewym przyciskiem myszki) kwadratu z interesującym nas dniem miesiąca. Wspomniany kwadrat znajduje się po lewej stronie wykresu obrazującego skanowania wybranego pracownika i wypełniony jest kolorem przypisanym do zmiany pracowniczej, obowiązującej w danym dniu. Autoryzowany partner: Strona 6 z 20
Zielone strzałki (skierowane w prawo) widniejące przy skanowaniach oznaczają rozpoczęcie wykonywania danej czynności (np. przyjście do pracy), natomiast czerwone strzałki (skierowane w lewo) symbolizują zakooczenie czynności i opuszczenie firmy (np. zakooczenie pracy). Dwie zazębiające się strzałki w kolorze zielonym i czerwonym informują o zmianie wykonywanych czynności, które nie wymagały opuszczania zakładu pracy. Przykładowy widok zarejestrowanych skanowao i wyświetlanych tylko w trybie podglądu bez możliwości ich edytowania przedstawiono na poniższym rysunku. Autoryzowany partner: Strona 7 z 20
Osoby posiadające uprawnienia na poziomie określonym w rozdziale I w podpunktach b oraz c mają dodatkowo możliwośd wnioskowania o dodanie i zarejestrowanie nowych skanowao lub edycję danych już istniejących, w tym usunięcie błędnych i niepotrzebnych. Pracownicy mogą dodatkowo załączad komentarze wyjaśniające. W przykładzie znajdującym się poniżej zaprezentowano wniosek pracownika o usprawiedliwienie nieobecności spowodowanej wykonywaniem okresowych badao lekarskich. Jest to prośba o zarejestrowanie skanowania potwierdzającego powrót z badao o godzinie 15:00 i wyjście do domu zakooczenie pracy o godzinie 17:00. Pokazany powyżej przykład przedstawiono dla pracownika, którego prośby i wnioski muszą zostad zatwierdzone i autoryzowane przez przełożonego. Z tego powodu aż do tego czasu pracownik posiada przypisaną nieobecnośd nieusprawiedliwioną (bordowy pasek), natomiast jasnożółty indykator wyświetlany dla całego dnia informuje o wnioskowanych zmianach w zarejestrowanych skanowaniach i oczekujących na rozpatrzenie tej prośby. Po zatwierdzeniu prośby użytkownik jest powiadamiany o akceptacji, przydzielane są odpowiednie typy podgrup czasowych i widok skanowao dla omawianego przykładu wygląda następująco: Autoryzowany partner: Strona 8 z 20
Pracownik ma możliwośd wydrukowania raportu przedstawiającego jego skanowania. Po naciśnięciu przycisku Drukuj zostanie wygenerowane zestawienie zapisane w pliku o formacie PDF programu Adobe Acrobat Reader. Każde skanowanie widoczne na raporcie jest wyrażone za pomocą trzech parametrów przedstawionych w następującym układzie: TGC_ID STATUS HH:MM gdzie: TGC_ID numeryczny identyfikator zeskanowanego/przypisanego typu podgrupy czasowej, który jest zdefiniowany w systemie CS-Time (np. 3 oznacza urlop) UWAGA: Jedyny wyjątek w oznaczeniu występujący w postaci ciągu znaków jest używany dla typowego czasu pracy, który systemowo ma przypisany identyfikator 0. STATUS specjalny kod pozwalający zidentyfikowad oraz wyjaśnid sposób wprowadzenia skanowania lub okoliczności, które wystąpiły w jego trakcie. Znaczenie poszczególnych kodów podano w tabeli umieszczonej na następnej stronie. Autoryzowany partner: Strona 9 z 20
STATUS P K CTC CTT ITT TTU NSH NSC POL AD PI UUKF UUR CI CU INID RU ZNACZENIE Rozpoczęcie danego typu podgrupy czasowej (np. początek pracy). Duża litera oznacza skanowanie rzeczywiste zarejestrowane w terminalu lub czytniku. Mała litera występuje, gdy skanowanie zostało wprowadzone ręcznie w portalu przez pracownika lub przełożonego Zakooczenie danego typu podgrupy czasowej (np. koniec pracy). Znaczenie wielkości liter, takie samo jak przedstawione powyżej. Zbyt krótka przerwa pomiędzy skanowaniami Zmiana typu podgrupy czasowej Nieprawidłowy typ podgrupy czasowej Nieznany typ podgrupy czasowej Brak przypisanej zmiany Brak przypisanego harmonogramu Pracownik na zwolnieniu (np. lekarskim) Brak dostępu Nieprawidłowy kod PIN Nieautoryzowane użycie klawiatury terminala do zarejestrowania skanowania Nieautoryzowane użycie czytnika Nieaktywna karta zbliżeniowa lub magnetyczna Nieznana karta zbliżeniowa lub magnetyczna Wprowadzono nieprawidłowy identyfikator pracownika Nieznany czytnik lub terminal HH:MM dokładny czas rejestracji skanowania lub wystąpienia w jego trakcie określonego zdarzenia systemowego (np. 16:30) Przykładowy wygląd raportu przedstawia poniższy rysunek: Autoryzowany partner: Strona 10 z 20
d) Harmonogram Pracownik zalogowany do portalu posiada możliwośd zapoznania się z zaplanowanym dla niego w danym okresie harmonogramem pracy. Przykładowy widok przedstawiono na poniższym rysunku. Z ekranu pokazującego zaplanowane harmonogramy istnieje możliwośd wygenerowania wydruku, co stanowid może znaczne ułatwienie dla pracownika w planowaniu i organizacji czasu pracy. Funkcja szczególnie istotna dla osób, które pracują w trybie zmianowym lub mają na pewien okres przydzielony inny - opcjonalny harmonogram pracy, np. spowodowany zastępowaniem w tym czasie innego pracownika. Widok przykładowego raportu pokazano na rysunku umieszczonym na kolejnej stronie. Przedstawia on harmonogram dla osoby, której w roku 2009 w ramach zastępstwa przypisano w okresie od 1 lutego do 15 maja pracę w systemie zmianowym, zamiast typowego czasu pracy dla tego pracownika. Autoryzowany partner: Strona 11 z 20
Dodatkowo osoby posiadające uprawnienia na poziomie określonym rozdziale I w podpunktach b oraz c mają możliwośd wpisywania próśb i sugestii dotyczących wprowadzenia zmian w dotychczas zaplanowanym harmonogramie. W tym celu po naciśnięciu przycisku Edycja należy zaznaczyd odpowiednie dni lub okresy, zmienid widok z Zaplanowanych zmian na Domyślne podgrupy czasowe a następnie wybrad właściwy typ podgrupy czasowej, której użycie jest wnioskowane. Można także dodad komentarz wyjaśniający lub uzasadniający. UWAGA: Aby zmiany zostały przyjęte i uwzględnione w ostatecznej wersji harmonogramu muszą zostad zatwierdzone i zaakceptowane przez przełożonego lub administratora systemu CS-Time. Przykładowy widok opisywanej funkcjonalności przedstawia rysunek na następnej stronie. Autoryzowany partner: Strona 12 z 20
Autoryzowany partner: Strona 13 z 20
e) Widok podsumowujący Po wybraniu tej opcji menu pracownik ma możliwośd wygenerowania raportu zawierającego podsumowane wyniki i parametry dotyczące jego pracy w wybranym okresie, które przedstawione są w ujęciu statystycznym oraz graficznie w odniesieniu do ilości godzin należnych do przepracowania. Raport przygotowywany jest na podstawie danych obliczonych na bazie zapisanych skanowao oraz zaplanowanych nieobecności. Przykładowy widok takiego raportu przedstawiono na poniższym rysunku. Autoryzowany partner: Strona 14 z 20
f) Komunikaty i alarmy Widok przedstawiający komunikaty i alarmy służy do poinformowania o różnego rodzaju zdarzeniach systemowych (alarmy), które wystąpiły w systemie oraz stanie realizacji rozpatrywania wniosków i próśb (komunikaty). Przykładowy widok okna z komunikatami i alarmami przedstawiono na rysunku. Dla wygody wyszukiwania i przeglądania listy powstałych zdarzeo zostały one pogrupowane zgodnie z ich kategorią, co między innymi pozwala na szybkie filtrowanie grup zdarzeo za pomocą wybierania odpowiednich znaczników. Użytkownik portalu ma możliwośd podglądu następujących grup zdarzeo (zaznaczonych na rysunku literami w kolorze czerownym): A. Niejednoznaczności - przedstawiają nieprawidłowości zarejestrowane w systemie, takie jak np. brak skanowania B. Zmiany w harmonogramie pokazują status rozpatrywania próśb (akceptacja, w trakcie, odrzucenie), zgłoszonych przez pracownika odnośnie zmian w jego harmonogramie C. Prośby o edycję skanowań dotyczą przedstawienia stanu rozpatrywania prośby pracownika o przesunięcie (w wyniku edycji danych) czasów dla zarejestrowanych skanowao lub dodanie nowych skanowao, np. usprawiedliwiających nieobecnośd D. Status zaplanowanych nieobecności informacje przypisane do tej grupy pozwalają na kontrolowanie stanu rozpatrywania wniosków pracownika o akceptację planowanej nieobecności spowodowanej, np. urlopem, wykonywaniem pracy poza firmą lub szkoleniem zewnętrznym Zdarzenia pozwalają na pełną identyfikację daty ich utworzenia i daty lub okresu, którego dotyczą. Po najechaniu kursorem myszki na piktogram przedstawiający ołówek (umieszczony w prawym górnym rogu każdego zdarzenia) i naciśnięciu lewego klawisza pracownik ma możliwośd zapoznania się z bardziej precyzyjnymi szczegółami opisującymi zdarzenie lub powód jego wygenerowania. Autoryzowany partner: Strona 15 z 20
g) Zaplanowane nieobecności Każdy z pracowników posiadających dostęp do portalu ma możliwośd planowania swoich nieobecności. Muszą jednak zostad one zaakceptowane lub odrzucone przez przełożonego, aby mogły byd uwzględniane lub pomijane w raportach skanowao, harmonogramach, czy też obliczeniach i wynikach parametrów czasu pracy. Do czasu podjęcia decyzji przez przełożonego planowana przez pracownika nieobecnośd jest traktowana jak prośba znajdująca się w trakcie rozpatrywania. W ramach planowania swojej nieobecności pracownik może wnioskowad o zaplanowanie nieobecności uwzględniających całe dnie (np. urlopy, delegacje, etc.), jak również poszczególne godziny w trakcie konkretnego dnia pracy (np. szkolenia, badania lekarskie, etc.). Zaplanowane nieobecności mogą byd dodatkowo opatrzone przez pracownika komentarzem wyjaśniającym ich powód. Sposób zaplanowania przez pracownika nieobecności: 1. Należy wybrad opcję Zaplanowane nieobecności w menu portalu. 2. Po pojawieniu się na ekranie okna o takim tytule trzeba w polu Nazwa (lista rozwijana) wybrad pozycję Nowy i tryb edytowania danych (przycisk EDYCJA). 3. Po wpisaniu w polu tekstowym unikalnej nazwy określającej planowaną nieobecnośd i określeniu jej przyczyny oraz okresu występowania należy zachowad wprowadzone informacje (przycisk ZAPISZ). Jeżeli użytkownik nie chce dokonad zapisu danych, wówczas należy wybrad przycisk ANULUJ. 4. Po wykonaniu operacji opisanej w punkcie 3 nazwa wprowadzonej i zgłaszanej nieobecności pojawia się w liście rozwijanej. Po jej zaznaczeniu można kontrolowad stan realizacji rozpatrywania prośby przez przełożonego i wyniku autoryzacji (akceptacja, odrzucenie). Na kolejnych stronach przedstawiono rysunki obrazujące dwa przykłady dotyczące planowanych przez pracownika nieobecności i ich obsługi za pomocą portalu. Dla ułatwienia zrozumienia i przedstawienia różnic można je podzielid na II niezależne przypadki. PRZYPADEK I Pracownik planuje nieobecnośd spowodowaną wyjazdem na delegację w celu wykonania wdrożenia systemu w terminie od 9 do 13 II. Ze względu na pokrywające się z tym okresem czasowe przydzielenie opcjonalnego harmonogramu pracy (praca zmianowa) - wynikające z zastępowania nieobecnego pracownika, prośba pracownika została przez przełożonego odrzucona. PRZYPADEK II Pracownik planuje udział w szkoleniu zewnętrznym trwającym 5 godzin w dniu 22 stycznia. Ponieważ nie koliduje to z innymi obowiązkami przełożony zaakceptował prośbę, co zostało uwidocznione w planowanym harmonogramie pracy i skanowao. Autoryzowany partner: Strona 16 z 20
PRZYPADEK I graficzne zobrazowanie omawianej sytuacji zaplanowanie nieobecności przez pracownika informacja o odrzuceniu przez przełożonego Autoryzowany partner: Strona 17 z 20
widok planowanych skanowao brak zaznaczenia odrzuconych przez przełożonego nieobecności w planowanym okresie od 9 do 13 II. Autoryzowany partner: Strona 18 z 20
PRZYPADEK II graficzne zobrazowanie omawianej sytuacji zaplanowanie nieobecności przez pracownika informacja o zaakceptowaniu przez przełożonego Autoryzowany partner: Strona 19 z 20
widok planowanych skanowao nieobecnośd zaakceptowana przez przełożonego zaznaczona w planowanym dniu (22 I) w godzinach od 9:00 do 14:00 Autoryzowany partner: Strona 20 z 20