Zamawiający NIP 5213554877 REGON 142211994 ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Założenia Zgodnie z Zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w związku z realizacją projektu Fundamenty efektywności współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Poznaniu nr POKL.08.01.01-30-493/12-00, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na dostarczenie następujących usług: wynajem sal szkoleniowych, cateringu oraz noclegu, w zakresie przedstawionym w punkcie 4. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Każdy z Wykonawców może złożyć 1 ofertę. 2. Informacje o Zamawiającym PWB Grupa Szkoleniowa Spółka z o. o. jest dynamicznie rozwijającą się firmą z siedzibą w Warszawie, świadczącą usługi dla klientów indywidualnych oraz firm. Główne obszary działania to tworzenie i prowadzenie dedykowanych programów szkoleniowych, projektowanie i wdrażanie systemów monitorowania jakości, konsulting oraz analiza biznesowa, doradztwo ubezpieczeniowe w zakresie ubezpieczeń majątkowych oraz życiowych, a także doradztwo kredytowe dla klientów indywidualnych i biznesowych. 3. Informacje o projekcie Fundamenty Efektywności to projekt skierowany do 60 pracowników sektora małych i średnich przedsiębiorstw z branży finansowej i ubezpieczeniowej w województwie Wielkopolskim, mający na celu wspieranie rozwoju kwalifikacji oraz wzrost efektywności zawodowej. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Realizacja projektu Fundamenty Efektywności trwa od 1.03.2013 do 28.02.2014. W ramach projektu przewidzianych jest 12 dwudniowych warsztatów szkoleniowych przeprowadzonych dla grup 15 osobowych oraz indywidualny coaching dla każdego z uczestników. 4. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie następujących usług: a) wynajem sal szkoleniowych 1
b) zapewnienie cateringu c) zapewnienie noclegu zgodnie z przedstawionym poniżej zakresem. Świadczenie w/w usług odbywać się będzie zgodnie z opracowanym przez Zamawiającego harmonogramem w okresie 04.2013-01.2014 r. Szczegółowy zakres przedstawia się następująco: Lp. Usługa Opis usługi/minimalne wymagania Ilość 1. Wynajem sal szkoleniowych kod CPV 70220000-9 usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 2. Catering kod CPV 55270000-3 usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 3. Nocleg kod CPV 55110000-4 hotelarskie usługi noclegowe Sale szkoleniowe odpowiednie dla grup 15 osobowych, z możliwością prowadzenia zajęć ruchowych, Wyposażone w rzutnik multimedialny, Wyposażone w flipchart 1 zestaw obejmuje: 3 przerwy kawowe 2 obiady 1 kolację W trakcie pobytu grup szkoleniowych w ośrodku (2 dni/1 nocleg) Zakwaterowanie w pokojach 2 lub 3 osobowych w ośrodku minimum trzygwiazdkowym; 192 godziny 204 zestawy 204 noclegi Wyżej wymienione usługi powinny być realizowane w ramach jednego ośrodka/kompleksu dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych. Zamówienie będzie realizowane w okresie 04.2013-01.2014, zgodnie z terminami ustalonymi według harmonogramu dostarczonego przez Zamawiającego. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 5.1 W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykażą, że spełniają warunki dotyczące: posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2
dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 5.2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków. 5.2.1. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek dotyczący posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (załącznik nr 2). 5.2.2 Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (załącznik nr 2). 5.2.3 Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek dotyczący znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (załącznik nr 2). 5.2.4 Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek dotyczący niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli złoży oświadczenie o braku powiązań (załącznik nr 3). 6. Opis sposobu przygotowania oferty 6.1. Wykaz dokumentów składających się na ofertę. formularz ofertowy - załącznik nr 1; dokument uprawniający do składania podpisów w imieniu Wykonawcy (jeśli dotyczy); oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ofertowym załącznik nr 2; oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym załącznik nr 3. 3
6.2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6.3. Oferty składa się w jednym egzemplarzu w formie papierowej. 6.4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. 6.5. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 7. Termin i miejsce składnia ofert Oferty należy składać pisemnie na adres Biura Projektu, tj.: Biuro Projektu,, od dnia 27.03.2013 r. do dnia 12.04.2013 r. do godz. 16.00 8. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. Dokumenty, wnioski, zapytania oraz informacje Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną na adres e-mail: projektefs@pwb.pl Wszelką korespondencję dotyczącą niniejszego postępowania należy kierować do Zamawiającego z zapisem w nagłówku: Dotyczy: zapytania ofertowego. Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zawartych w niniejszym zapytaniu. Zamawiający udzieli wyjaśnień wszystkim zainteresowanym drogą elektroniczną w ciągu 2 dni roboczych, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do dnia 05.04.2013 r. do godz. 16.00. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach. W przypadku zmiany terminu Zamawiający zamieści informację na stronie internetowej Zamawiającego oraz wyśle ją do Wykonawców, do których wysłano zapytanie ofertowe. Osobą upoważnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pani Marta Kędzierska lub inna osoba wyznaczona przez Zamawiającego. 9. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: Najniższa cena 100% Sposób punktowania rozpatrywanych ofert wg wag podanych w niniejszym zapytaniu Najniższa cena 100% Cena = cena za całość zamówienia z formularza ofertowego Ilość punktów = cena najniższa spośród badanych ofert x 100/ cena badanej oferty Maksymalna ilość punktów za cenę 100,00 pkt. 4
5 Projekt Fundamenty efektywności współfinansowany ze środków Unii Europejskiej Przeliczenia punktów procentowych na punktację oceniającą: 1% = 1 pkt. Jeśli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą cenę, wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą zawierać ceny wyższej od ceny w ofercie pierwotnej. Wybrany Wykonawca zobowiązany jest do podpisania z Zamawiającym umowy na dostarczenie usług opisanych w pkt. 4 niniejszego zapytania w terminie 7 dni kalendarzowych od daty dokonania wyboru oferty. 10. Opis sposobu obliczenia ceny. Cena oferty, za całość zamówienia, musi być podana cyfrowo z wyodrębnieniem podatku VAT. Cena oferty winna być obliczona i zapisana zgodnie z formularzem ofertowym. Podatek VAT należy naliczyć zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 5 kwietnia 2004 r. nr 54, poz. 535 ze zm.). Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w walucie polskiej (złoty polski). Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. 11. Tryb ogłoszenia wyników postępowania Niezwłocznie o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców, poprzez zamieszczenie wyników na stronie internetowej: www.fundamentyefektywności.pwb.pl. Wszyscy Oferenci, którzy złożyli oferty zostaną poinformowani o wynikach postępowania drogą mailową. 12. Termin związania z ofertą: Wykonawcy pozostają związani ofertą przez okres 30 dni od ostatecznego upływu terminu do składania ofert. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz upływem terminu składania ofert. 13. Uwagi końcowe Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu wysłania niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie także prawo do modyfikacji przedmiotu zamówienia. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia dokumentów poświadczających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 5.1 niniejszego zapytania ofertowego. 14. Załączniki: 1. Formularz ofertowy; 2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ofertowym; 3. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym.