Świadczenie urlopowe Zakaz dyskryminacji po zmianach z 2017 r. w zatrudnieniu przydatna jak je wypłacać strategia, orzecznictwo i czym różni sądów się pracy od dopłaty do urlopu 1
Bardzo długa umowa terminowa zawarta jeszcze przed r.22 lutego r. co może pracodawca Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 jak je2016 wypłacać i czym różni się... Prawo pracy dla specjalistów WYJĄTKOWE EBOOKI ZA DARMO DLA CIEBIE Pracujesz w kadrach, płacach? Interesuje Cię prawo pracy i wynagrodzenia pracowników? Pobierz darmowe ebooki. CZAS PRACY Ruchomy czas pracy obliczyć ZakazJak dyskryminacji wynagrodzenie w zatrudnieniu w miesiącu, w którym Rada pracowników i inna nieobecność powoływanie i zasady funkcjonowania przydatna strategia, wystąpiła choroba orzecznictwo sądów pracy Ruchomy Zakaz dyskryminacji pracy wczas zatrudnieniu przydatna strategia, orzecznictwo sądów pracy cena: 24,90 zł OR 1 Jeśli: j esteś specjalistą ds. personalnych, ds. płac, zarządzasz działem kadr, płac, chcesz wiedzieć, co dzieje się w prawie pracy i płacach i jakie są skutki zmian w praktyce, chcesz znać interpretacje bieżących problemów poprzez stanowiska urzędów oraz orzeczenia. KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki! 2
Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor: Szymon Sokolik ISBN 978-83-269-6040-6 Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Triograf Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 3
WYNAGRODZENIE I SKŁADKI DORADCA KADROWEGO Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 roku kto je wypłaca i czym różni się od dopłaty do urlopu Agnieszka Fulara-Jaroszyńska prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy Od 2017 roku pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników mogą zamiast tworzenia funduszu socjalnego wypłacać tzw. świadczenia urlopowe. (dotąd taką możliwość mieli tylko pracodawcy zatrudniający do 19 osób). Świadczenie urlopowe często bywa jednak mylone z dopłatą do wypoczynku pracownika wypłacaną z funduszu socjalnego. Różnica jest zasadnicza, ponieważ świadczenie urlopowe jest roszczeniowe (można go żądać po spełnieniu określonych przesłanek), a przy jego wypłacie nie stosuje się tzw. kryteriów socjalnych. Jak w praktyce wypłacać świadczenie urlopowe, a jak dofinansowanie do urlopu? Sprawdź. Z tego tekstu dowiesz się m.in.: ``W jakiej sytuacji pracodawca powinien wypłacać swoim pracownikom świadczenie urlopowe... 5 ``Czy świadczenie urlopowe jest opodatkowane... 6 ``Jak wyznaczyć wysokość świadczenia urlopowego... 8 ``Jaki jest termin na wypłatę pracownikowi świadczenia urlopowego... 9 ``Kto może otrzymać dofinansowanie wypoczynku z ZFŚS... 12 ``Co powinien zawierać wniosek pracownika o dofinansowanie wypoczynku... 14 ``Co bierzemy pod uwagę rozpatrując wniosek... 18 4
W dniu 1 stycznia 2017 r. zmieniła się granica, od której pracodawcy są zobowiązani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Obecnie ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 (a nie jak wcześniej 20) pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsi pracodawcy mogą wybrać: czy chcą tworzyć ZFŚS, czy wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą też całkiem zrezygnować z działalności socjalnej, ale wówczas: z jeśli dotąd mieli ZFŚS, mogą z niego zrezygnować w każdym czasie; przy czym środki zgromadzone na koncie funduszu muszą być do końca wydane na cele socjalne, z jeśli nie mieli ZFŚS, lecz wypłacali świadczenia urlopowe, zrezygnować z jego wypłacania pod warunkiem przekazania pracownikom informacji w tej sprawie. A zatem, jeśli pracodawca zatrudniający od 20 do 50 pracowników ma nadal obowiązujący ZFŚS, utworzony w poprzednich latach, to obecnie nadal może go mieć i wówczas nie wypłaca świadczeń urlopowych. Może jednak zamienić ZFŚS na świadczenia urlopowe lub całkiem zrezygnować z działalności socjalnej. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty może również zrezygnować z ZFŚS (wydając jego środki do końca na cele socjalne), ale nie może w zamian wypłacać świadczeń urlopowych. Wszystkie te zasady ukazuje tabela. Rezygnacja z ZFŚS po 1 stycznia 2017 r. Gdy pracodawca zatrudnia 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty* Pracodawca może: z zamiast ZFŚS rozpocząć wypłacanie świadczeń urlopowych** albo z całkiem zaprzestać prowadzenia działalności socjalnej (nie mieć ZFŚS i nie wypłacać świadczeń urlopowych)**. Rezygnacja z ZFŚS następuje: z poprzez stosowne postanowienia w układzie zbiorowym pracy Gdy pracodawca zatrudnia 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty* Pracodawca może całkiem zrezygnować z prowadzenia działalności socjalnej (ZFŚS), ale nie może zastąpić funduszu świadczeniem socjalnym**. Rezygnacja z ZFŚS następuje poprzez stosowne postanowienia w układzie 5
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... 6 Gdy pracodawca zatrudnia 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty* lub regulaminie wynagradzania, jeśli pracodawca jest nimi objęty (ten pracodawca nie musi już mieć regulaminu wynagradzania, jeśli jednak regulamin ten nadal obowiązuje, wciąż stosuje się ten tryb rezygnacji); zmianę regulaminu trzeba uzgodnić ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę. Można tego dokonać z dowolną datą (pamiętając jednak, że zmiany w regulaminie wchodzą po 2 tygodniach od ogłoszenia), nawet po 31 stycznia, z poprzez informację przekazywaną, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, do 31 stycznia danego roku jeśli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym ani regulaminem wynagradzania. Gdy pracodawca zatrudnia 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty* zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania; zmiana regulaminu jest uzgadniana z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi, a w razie ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę w trybie przyjętym w zakładzie. * Jednostki budżetowe tworzą ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników i nie mogą z niego zrezygnować. ** Niewykorzystane środki pozostałe na koncie zlikwidowanego ZFŚS trzeba wydać na cele socjalne. Dlatego jeśli pracodawca zatrudniający do 50 osób zamiast ZFŚS będzie wypłacać świadczenia urlopowe, to np. teoretycznie możliwe jest równoległe wypłacanie świadczeń urlopowych oraz dopłaty do wczasów z ZFŚS, jeśli były one przewidziane w regulaminie ZFŚS. Jednak byłyby to środki wypłacane na ten sam cel, zatem warto w takiej sytuacji zmienić regulamin ZFŚS. Opracowanie tabeli: Katarzyna Wrońska-Zblewska Świadczenie urlopowe Na czym polega świadczenie urlopowe? Świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne do wysokości odpisu podstawowego (w 2017 roku będzie to kwota 1.185,66 zł dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach), czyli nie odprowadzamy od niego składek do ZUS.
Świadczenie urlopowe nie korzysta natomiast ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, a więc jest opodatkowane na zasadach ogólnych. Wydatkami na wypłatę świadczeń urlopowych dla pracowników pracodawca może obciążyć koszty działalności swojej firmy. W rozumieniu przepisów podatkowych wydatki te stanowią bowiem koszty uzyskania przychodu firmy. Bez osobnego konta Pracodawca nie ma obowiązku tworzenia odrębnego konta, na którym deponowałby świadczenia urlopowe. Na odrębnym rachunku bankowym gromadzone są bowiem tylko środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Uwaga: świadczenia urlopowego nie należy mylić z dopłatą do urlopu z ZFŚS czy tzw. wczasami pod gruszą, które wypłacane są ze środków ZFŚS. Świadczenie urlopowe wypłacane jest bowiem zgodnie z poniżej przytoczonymi zasadami przez pracodawcę zatrudniającego na dzień 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat, który nie tworzy ZFŚS. Natomiast wczasy pod gruszą są formą wypoczynku organizowanego przez samego pracownika, a dopłata do takich wczasów finansowana jest ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oba świadczenia wypłaca się na innych zasadach, które opisujemy kolejno poniżej. Potrzeba co najmniej 14 dni urlopu Świadczenie urlopowe wypłacamy pracownikom, którzy korzystają z co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Kodeks pracy stanowi, że jeżeli urlop wypoczynkowy dzielony jest na części, trzeba udzielić pracownikowi urlopu tak, żeby przynajmniej jedna jego część obejmowała 14 dni wypoczynku. Jeśli zaś w zakładzie pracy obowiązuje plan urlopów co najmniej tyle urlopu trzeba zaplanować. 7 przykład Co się dzieje ze świadczeniem w przypadku przerwania urlopu? Pracownik miał zaplanowany w planie urlopów wypoczynek na 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wybrał się na niego, pracodawca wypła-
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... cił mu, zgodnie z przepisami, świadczenie urlopowe. A następnie po 4 dniach pracownik zachorował, przerywając tym samym urlop (albo np. pracodawca odwołał go z urlopu). Pracownik nie ma obowiązku zwrotu świadczenia. Pracownik spełnił bowiem wszystkie przesłanki uprawniające go do otrzymania świadczenia: udał się na urlop, który następnie został mu przerwany, a to uniemożliwiło mu jego wykorzystanie przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. A zatem, pracodawca nie może ubiegać się o jego zwrot. Jak ustalać wysokość świadczenia? Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy o ZFŚS, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. W związku z tym świadczenie urlopowe może być niższe niż wysokość odpisu podstawowego. To pracodawca decyduje, jaka będzie w danym roku kalendarzowym wysokość tego świadczenia w firmie. Ustawodawca określił bowiem jedynie górną jego granicę. Aby właściwie ustalić wysokość świadczenia urlopowego, należy więc najpierw zapoznać się z wysokością odpisu podstawowego. Kwoty odpisów i zwiększeń na ZFŚS w 2017 r. Podstawa ustalenia odpisu 3.161,77 zł Na jednego zatrudnionego (37,5% podstawy wymiaru) 1.185,66 zł Na jednego zatrudnionego w szczególnie uciążliwych 1.580,89 zł warunkach (50% podstawy wymiaru) Na jednego pracownika młodocianego: z w pierwszym roku nauki (5% podstawy wymiaru) z w drugim roku nauki (6% podstawy wymiaru) z w trzecim roku nauki (7% podstawy wymiaru) Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (wysokość odpisu na te osoby może wynieść 43,75% podstawy wymiaru) Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy (wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25%) 158,09 zł 189,71 zł 221,32 zł 1.383,27 zł 197,61 zł 8
Otrzymane wyniki stanowią jednocześnie maksymalną kwotę świadczenia urlopowego w 2017 roku dla poszczególnych kategorii pracowników. Ile razy wypłacamy świadczenie i w jakim terminie? Świadczenie urlopowe pracownik może otrzymać jedynie raz w roku kalendarzowym u danego pracodawcy. Pracodawca wypłaca je pracownikowi najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez niego urlopu. przykład Dwóch kolejnych pracodawców a świadczenie urlopowe W czerwcu 2017 roku pracownik zmienił pracodawcę. W swoim pierwszym zakładzie pracy wykorzystał już w tym roku kalendarzowym 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku i otrzymał świadczenie urlopowe. Drugi pracodawca również wypłaca świadczenie urlopowe. Czy jeżeli pracownik spełni wszystkie przesłanki, drugi pracodawca powinien mu również to świadczenie wypłacić? Czy może mu odmówić, ponieważ otrzymał już w tym roku jedno świadczenie urlopowe? Drugi pracodawca również powinien wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe, jeżeli pracownik wykorzysta u niego 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie ma przy tym znaczenia fakt, iż jedno świadczenie pracownik już w tym roku otrzymał u innego pracodawcy. Przepisy stanowią bowiem, iż pracownik może otrzymać świadczenie urlopowe tylko raz w roku u danego pracodawcy. A zatem, pracownik nie może otrzymać dwóch świadczeń urlopowych u jednego pracodawcy. Nie wyłącza to jednak możliwości uzyskania dwóch świadczeń u dwóch różnych pracodawców, jeżeli tylko pracownik spełni wymóg 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu. 9 Pracodawca nie powinien czekać na wniosek pracownika o wypłatę świadczenia urlopowego. A zatem, jeżeli pracownik składa wniosek o urlop, z którego wynika, że będzie wypoczywał przez 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie czekając na prośbę pracownika, najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypłacamy mu świadczenie urlopowe w odpowiedniej dla niego kwocie.
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... przykład Czy można wypłacać świadczenie dopiero po urlopie? Pracodawca zdecydował, że będzie wypłacał świadczenie urlopowe dopiero po powrocie pracownika z 14-dniowego wypoczynku. Postąpił nieprawidłowo. Przepisy ustawy o ZFŚS jasno wskazują, iż wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego pracownika. Otrzymane w ten sposób pieniądze mają bowiem pozwolić pracownikowi w pewien sposób zaplanować wypoczynek. Odmienne postępowanie pracodawcy narazi go na zarzut nieprzestrzegania przepisów ustawy o ZFŚS. Jak ustalić świadczenie urlopowe dla zatrudnionego na część roku lub na część etatu? Ustalenie wysokości i wypłata świadczenia urlopowego w przypadkach typowych, gdy pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i przez cały rok oraz w normalnych warunkach, nie jest zbyt skomplikowane. Jednak zdarzają się sytuacje, które są problematyczne. Na przykład przypadek, gdy pracownik jest zatrudniony przez część roku. W takim przypadku nadal obowiązuje warunek 14 dni wypoczynku. Jeśli pracownikowi uda się je uzbierać, otrzyma pełne świadczenie urlopowe, niezależnie od okresu zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego. Natomiast w przypadku niepełnoetatowca wysokość świadczenia urlopowego zmniejszamy proporcjonalnie do wymiaru etatu. 10 przykład Praca przez część roku a świadczenie urlopowe Jak ustalić wysokość świadczenia urlopowego dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia do 7 czerwca 2017 r. na pełen etat? Czy wówczas to świadczenie przysługuje pracownikowi? Warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest korzystanie przez pracownika z urlopu w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Na jego wypłatę nie ma natomiast wpływu okres zatrudnienia u pracodawcy w danym roku kalendarzowym. Nie ma także znaczenia, czy pracownik pozostawał w zatrudnieniu u tego pracodawcy 1 stycznia tego roku.
Pracownikowi, który pracuje jedynie przez część roku kalendarzowego w pełnym wymiarze czasu pracy i skorzystał z co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu, trzeba więc wypłacić świadczenie urlopowe w pełnej wysokości. przykład Jak ustalić świadczenie urlopowe dla niepełnoetatowca? Pracownik jest zatrudniony na 1/4 etatu w normalnych warunkach (2 dni w tygodniu). Jak oblicza się jego urlop, by była ciągłość 14 dni? W jakiej wysokości przysługuje mu świadczenie? W 2017 roku świadczenie urlopowe dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi maksymalnie 1.185,66 zł, zatem dla pracownika zatrudnionego na 1/4 etatu może wynosić maksymalnie 296,41 zł. Aby wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe, pracodawca nie musi udzielać mu 14 dni urlopu. Wystarczy, że urlop zostanie udzielony tak, aby pracownik w sumie (razem z dniami wolnymi od pracy wynikającymi z jego rozkładu czasu pracy) miał 14 kolejnych dni wolnego. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu świadczy pracę 3 dni w tygodniu: w poniedziałki i wtorki po 8 godzin oraz w czwartki 4 godziny. Jeżeli wykorzystał urlop np. w dniach: 6, 7, 9 oraz 13, 14, 16 lutego 2017 r. (6 dni roboczych), pracodawca musiał wypłacić mu świadczenie urlopowe. Świadczenie urlopowe jest roszczeniowe i nie wiąże się z kryteriami socjalnymi Jeśli pracownik spełni warunki do uzyskania świadczenia urlopowego, to może domagać się jego wypłaty. Tym m.in. świadczenie urlopowe różni się od dopłaty do urlopu z ZFŚS (wczasów pod gruszą). Świadczenia z ZFŚS nie przysługują bowiem automatycznie, lecz muszą być przyznane np. przez pracodawcę czy komisję socjalną. I co najistotniejsze, jeśli skończą się środki na koncie ZFŚS, to pracodawca nie ma obowiązku wypłacania wczasów pod gruszą. O świadczenie urlopowe nie trzeba wnioskować, wystarczy spełnić kryteria jego nabycia. Natomiast aby otrzymać świadczenia z funduszu socjalnego zasadniczo pracownik, powinien wystąpić o nie we wniosku. 11
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... Jest jeszcze jedna różnica między dopłatą do wypoczynku z ZFŚS a świadczeniem urlopowym. Świadczenia z ZFŚS przyznaje się według tzw. kryteriów socjalnych, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (więcej na ten temat w kolejnym rozdziale). Dlatego świadczenia z ZFŚS przyznaje się tylko niektórym pracownikom albo różnicuje się ich wysokość, w zależności od kryteriów socjalnych. A tymczasem, świadczenia urlopowe wypłaca się na zasadzie wszystkim po równo (z wyjątkiem niepełnoetatowców). 12 Dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS Jeżeli pracodawca ma zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz przewidział w treści obowiązującego u niego regulaminu ZFŚS pomoc w postaci dofinansowania do wypoczynku, pracownicy mogą ubiegać się o to dofinansowanie ze środków zgromadzonych na koncie funduszu. W tym celu muszą złożyć wniosek o sfinansowanie lub dofinansowanie wypoczynku ze środków ZFŚS. W takim wniosku pracownik ubiega się o pomoc w pokryciu kosztów wypoczynku własnego, całej swojej rodziny lub dziecka (dzieci). Dokument ten, rozpatrzony pozytywnie przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, stanowi podstawę do wypłaty pracownikowi określonej kwoty dofinansowania. Poniżej przedstawiamy, krok po kroku procedurę dofinansowywania wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kto składa wniosek? Wniosek o dofinansowanie wypoczynku składa osoba uprawniona do otrzymania świadczenia z ZFŚS. Do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są uprawnieni pracownicy, czyli osoby świadczące pracę, w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, na podstawie: z umowy o pracę: na czas określony (w tym także na czas zastępstwa), na czas nieokreślony, na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy, z powołania,
z mianowania, z wyboru, z spółdzielczej umowy o pracę. Uwaga: pracownicy przebywający na urlopach macierzyńskich, wychowawczych itd. zachowują większość uprawnień pracowniczych i w związku z tym mogą się ubiegać o dofinansowanie wypoczynku z ZFŚS, na takich samych zasadach jak osoby wykonujące pracę. Prawo korzystania ze środków ZFŚS przysługuje również: z członkom rodzin pracowników (w tym współmałżonkom oraz dzieciom), z emerytom i rencistom, a więc byłym pracownikom oraz członkom ich rodzin, a także z osobom, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania z funduszu, np. członkom rodzin po zmarłych pracownikach oraz zmarłych emerytach lub rencistach zakładu (w szczególności ich dzieciom) oraz osobom pobierającym świadczenia przedemerytalne (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS). Tylko wskazane powyżej osoby mają prawo zwrócić się do pracodawców tworzących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z wnioskiem o dofinansowanie wypoczynku. Jaka jest forma wniosku? Przepisy nie wskazują, jaka powinna być forma wniosku o dofinansowanie wypoczynku. Ze względów dowodowych, wniosek taki powinien jednak mieć formę pisemną. Najlepiej, jeżeli pracodawca utworzy jednolity wzór takiego wniosku i umieści go w regulaminie ZFŚS, jako załącznik. Jeżeli pracodawca ustali w regulaminie, iż wnioski o dofinansowanie mają być składane w formie pisemnej, a pracownik formy takiej nie zachowa, może to skutkować nierozpatrzeniem takiego wniosku przez pracodawcę. Wniosek o dofinansowanie wypoczynku powinien zawierać przede wszystkim: z wskazanie wnioskodawcy; z określenie formy wypoczynku, o której dofinansowanie pracownik się ubiega; z wskazanie postanowienia regulaminu ZFŚS, uprawniającego do ubiegania się o dane świadczenie; z koszt wypoczynku; z załączone dokumenty, określone w regulaminie ZFŚS, potwierdzające dokonanie zakupu wypoczynku oraz wskazanie organizatora. Jest to bardzo 13
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... ważne do celów podatkowych, część organów skarbowych jest bowiem zdania, że zorganizowany wypoczynek dla dzieci i młodzieży, zakupiony lub sfinansowany w całości przez zakład, a nie przez podatnika (pracownika) nie podlega zwolnieniu podatkowemu, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych); z umotywowanie wniosku (wskazanie przez pracownika konkretnych powodów, z uwagi na które pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć jego prośbę); z oświadczenie zawierające wskazanie dochodu, jaki przypada na jednego członka rodziny pracownika lub też wskazanie przedziału, w jakim się mieści ten dochód (jeżeli pracownik nie złożył wcześniej takiego dokumentu); z podpis pracownika. WNIOSEK O DOFINANSOWANIE WYPOCZYNKU (PRZYKŁAD 1) wzór Adam Nowak Warszawa, 1 lipca 2017 r. młodszy specjalista ds. produkcji ARTECH sp. z o.o. ul. Wilanowska 17 00-422 Warszawa WNIOSEK O DOFINANSOWANIE WYPOCZYNKU Z ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH Na podstawie 8 regulaminu ZFŚS, uprzejmie proszę o przyznanie dofinansowania do wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w związku z korzystaniem przeze mnie z urlopu wypoczynkowego w dniach od 1 lipca do 10 lipca 2017 r. Jednocześnie oświadczam, że przeciętny dochód przypadający na jednego członka w mojej rodzinie z ostatnich trzech miesięcy poprzedzających datę złożenia wniosku o świadczenie wynosi 900 zł netto na osobę. Z poważaniem Adam Nowak Przyznaję dofinansowanie w wysokości 700 zł zgodnie z regulaminem ZFŚS. Anna Kamińska kierownik działu kadr 14
WNIOSEK O DOFINANSOWANIE WYPOCZYNKU (PRZYKŁAD 2) wzór Adam Nowak Warszawa, 1 lipca 2017 r. młodszy specjalista ds. produkcji ARTECH sp. z o.o. ul. Wilanowska 17 00-422 Warszawa WNIOSEK O DOFINANSOWANIE WYPOCZYNKU Z ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH Na podstawie 10 regulaminu ZFŚS, uprzejmie proszę o dofinansowanie ze środków ZFŚS wczasów moich i mojej żony Alicji Nowak, organizowanych w Sopocie w okresie od 3 lipca do 10 lipca 2017 r. Całkowity koszt wypoczynku wynosi 1.800 zł. W załączeniu przedstawiam fakturę zakupu tej formy wypoczynku, wystawioną przez Biuro Turystyczne Rejs, które ma uprawnienia do organizowania wypoczynku osób dorosłych w rozumieniu odpowiednich przepisów podatkowych. Prośbę swą motywuję trudną sytuacją socjalną mojej rodziny, która nie pozwala mi na samodzielne sfinansowanie wypoczynku. OŚWIADCZENIE Jednocześnie oświadczam, że przeciętny dochód przypadający na jednego członka w mojej rodzinie z ostatnich trzech miesięcy poprzedzających datę złożenia wniosku o świadczenie wynosi 900 zł netto na osobę. Z poważaniem Adam Nowak 15
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... Jakie mogą być rodzaje i formy wypoczynku? Ustawa o ZFŚS dopuszcza finansowanie z funduszu różnych form wypoczynku, świadczonych zarówno na terenie Polski, jak i za granicą. Zgodnie z ustawą o funduszu świadczeń socjalnych, ze środków tego funduszu można finansować różne formy wypoczynku, nie określono jednak dokładnie rodzaju tych form. Wypoczynek pracowników może więc obejmować przykładowo: z wczasy, z wczasy profilaktyczne, z pobyt w sanatorium, z kolonie, z obozy, z zimowiska, z zielone szkoły, z zielone przedszkola, z oazy, z rajdy dla dzieci i młodzieży, z wycieczki, z wypoczynkowe lub rekreacyjne wyjazdy weekendowe (np. grzybobranie), z wypoczynek organizowany przez pracownika we własnym zakresie (np. wczasy pod gruszą, wczasy turystyczne). Przepisy ustawy o ZFŚS nie określają form wypoczynku, które można finansować ze środków funduszu. A zatem, formy wypoczynku mogą być uregulowane w firmowym regulaminie ZFŚS. Dla osoby uprawnionej do korzystania z funduszu podstawą prawną do ubiegania się o świadczenia socjalne jest zakładowy regulamin, a nie ustawa o ZFŚS. Pracodawca może też dopuścić wszelkie formy wypoczynku, tzn. nie uzależniać dofinansowania od wyboru określonej formy tzw. wczasy pod gruszą. 16 przykład Forma wypoczynku wskazana przez pracodawcę Krzysztof S., pracownik firmy SERT Sp. z o.o. wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o dofinansowanie pobytu swojego syna na zielonej szkole. Pracodawca odmówił, ponieważ w obowiązującym w firmie regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie przewi-
dziano dofinansowania takiej formy wypoczynku. Pracodawca miał prawo podjąć taką decyzję, ponieważ regulamin ZFŚS uwzględniał dofinansowanie jedynie kolonii i obozów dzieci pracowników. W jakim terminie składa się wniosek i go rozpatruje? Wniosek o dofinansowanie wypoczynku pracownik wypełnia i składa w formie oraz trybie określonym w regulaminie ZFŚS. Zwykle uzupełnia on obowiązujący w danym zakładzie wzór wniosku o świadczenie, będący załącznikiem do regulaminu. Dowody właściwego wykorzystania środków z ZFŚS Z datą złożenia przez pracownika wniosku o dofinansowanie wypoczynku wiąże się kwestia kontroli przez pracodawcę prawidłowości wykorzystania środków z funduszu. Pamiętajmy o tym, że: 1. Jeśli pracownicy będą składać wnioski po powrocie z wypoczynku, wówczas będą od razu dysponowali rachunkami, które będą mogli okazać. Będzie to stanowiło potwierdzenie, że pracownik lub jego dziecko faktycznie przebywali na danym wypoczynku zorganizowanym. 2. Jeżeli natomiast podejmiemy decyzję, że pracownicy powinni składać wnioski przed udaniem się na wypoczynek, warto w treści regulaminu ZFŚS zobowiązać ich, aby takie rachunki dostarczali po powrocie. Pomoże to w prawidłowym rozliczeniu się z wykorzystanych środków funduszu, a zarazem będzie stanowiło dowód na to, że pracownik faktycznie wykorzystał otrzymane dofinansowanie zgodnie z jego przeznaczeniem. Przepisy nie precyzują, kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o dofinansowanie wypoczynku. W związku z tym, to regulamin ZFŚS wyznacza ten termin. 17
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... W praktyce, w zależności od formy wypoczynku (wypoczynek tzw. zorganizowany lub organizowany przez pracownika we własnym zakresie tzw. wczasy pod gruszą) regulaminy wprowadzają wymóg złożenia samego wniosku o świadczenie, czyli tzw. zapotrzebowania, przed datą skorzystania z usługi wypoczynkowej. Umożliwia to pracodawcy przygotowanie organizacyjne (obsługa kasowa) do zwiększonych w sezonie urlopowym operacji finansowych. Natomiast data złożenia wniosku o świadczenie nie jest tożsama z terminem wypłaty samego świadczenia. Przyjęcie praktyki składania wniosków oraz ich rozpatrywania i wypłaty dofinansowania z funduszu przed rozpoczęciem wypoczynku przez pracowników pozwala na osiągnięcie celu ustawy, jakim jest udzielanie im pomocy socjalnej. Ostatecznie przepisy ustawy nie określają, w jakim terminie należy rozpatrzyć wniosek o dofinansowanie wypoczynku pracownika lub innej uprawnionej osoby. Dlatego też również warto, aby ten problem rozstrzygał regulamin ZFŚS. Co bierzemy pod uwagę, rozpatrując wniosek? Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków ZFŚS (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). W praktyce stosowanie wspomnianych, wyłącznie socjalnych kryteriów, warunkujących przyznawanie świadczeń oraz ustalanie ich wysokości, sprawia, że musimy uzyskać informacje o kondycji socjalnej pracownika i jego rodziny. W trakcie jej oceniania szczególną uwagę należy zwrócić na sytuację materialną osoby ubiegającej się o świadczenie. Pamiętajmy jednak, aby uwzględnić dochód przypadający na członka rodziny lub gospodarstwa domowego osoby uprawnionej, a nie samą wysokość wynagrodzenia pracownika. Można wymagać od pracownika, aby umotywował złożony przez siebie wniosek o określone świadczenie z ZFŚS. Pomoże to podjąć decyzję w kwestii dofinansowania. Jeszcze raz bowiem warto podkreślić, że wszystkie świadczenia z ZFŚS są świadczeniami uznaniowymi i o ich przyznaniu decydują wyłącznie kryteria socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy). Prawidłowo ocenimy sytuację socjalną osoby ubiegającej się o dofinansowanie tylko wtedy, gdy będziemy dysponować dokładnymi 18
informacjami na temat jej sytuacji socjalnej. Część takich informacji posiadamy już w dokumentacji wewnętrznej, np. odnośnie do liczby posiadanych przez pracownika dzieci. Takie informacje nie zawsze jednak właściwie obrazują sytuację materialną pracownika i jego rodziny. W praktyce najczęściej spotykanym sposobem zdobycia informacji na temat sytuacji materialnej uprawnionych do dofinansowania wypoczynku jest oświadczenie o dochodzie przypadającym na 1 członka rodziny, składane przez osobę ubiegającą się o pomoc. Obowiązek złożenia takiego oświadczenia nie wynika z przepisów. Wydaje się to jednak właściwą praktyką pozwalającą pracodawcy na prawidłową ocenę sytuacji materialnej pracownika i podjęcie właściwej decyzji odnośnie do przyznania świadczenia. Oświadczenie to może zostać złożone raz w roku kalendarzowym lub też w momencie ubiegania się o świadczenie z funduszu. W regulaminie ZFŚS można przesądzić, kiedy pracownik powinien je złożyć. Można umieścić takie oświadczenie w treści stosowanego wzoru wniosku o dofinansowanie określonego świadczenia z funduszu. Wówczas pracownicy będą zobowiązani do określenia swojej sytuacji socjalnej każdorazowo, ubiegając się o dofinansowanie. przykład Prośba o uzupełnienie oświadczenia Pracownik składając wniosek o dofinansowanie wypoczynku swojego dziecka, złożył jednocześnie oświadczenie o dochodzie, jaki przypada na jednego członka jego rodziny. W oświadczeniu tym pracownik uwzględnił tylko swoje wynagrodzenie. Pracodawca rozpatrując wniosek pracownika, zwrócił się do niego z prośbą o ponowne złożenie oświadczenia, które będzie uwzględniało wszystkie osiągane przez niego i jego żonę dochody. Dopiero wtedy będzie mógł bowiem właściwie ocenić jego sytuację socjalną, od której zależy przyznanie świadczenia i wysokość dofinansowania. 19
Świadczenie urlopowe po zmianach z 2017 r. jak je wypłacać i czym różni się... Wnioski poza aktami Wnioski o dofinansowanie wypoczynku, składane przez pracowników, nie powinny być przechowywane w aktach osobowych. Możemy założyć w tym celu np. oddzielny segregator lub teczkę i tam przechowywać wszystkie wnioski. Pytania kontrolne TAK NIE Czy kwota świadczenia urlopowego przekraczająca wysokość odpisu podstawowego na dany rok jest wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne? Czy w celu otrzymania świadczenia urlopowego pracownik powinien złożyć wniosek na piśmie? Czy pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim może ubiegać się o dofinansowanie z ZFŚS wypoczynku swojego najstarszego, 15-letniego syna? Czy można finansować zagraniczny wypoczynek pracowników? Czy w regulaminie funduszu trzeba określić, które formy wypoczynku osób uprawnionych będą dofinansowywane, a które nie? Czy rozpatrując wniosek pracownika o dofinansowanie wypoczynku, mozemy uwzględnić inne kryteria niż socjalne? Czy wniosek o dofinansowanie wypoczynku powinniśmy przechowywać w aktach osobowych pracownika? Prawidłowe odpowiedzi: 1. Tak, 2. Nie, 3. Tak, 4. Tak, 5. Tak, 6. Nie, 7. Nie. 20
Podstawa prawna: z art. 154 2, art. 162 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666), z ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.), z rozporządzenie z 9 marca 2009 w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudz nionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1994 r. nr 43, poz. 349 ze zm.), z ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), z rozporządzenie z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.), z art. 20, art. 21, art. 24, art. 25, art. 26 i art. 27 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.), z ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2015 r. poz. 1881 ze zm.), z wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (sygn. akt K 40/04, Dz.U. z 2007 r. nr 69, poz. 467). 21
1BC0267 ISBN 978-83-269-6040-6 23