PROGRAM GROMADZENIA DZIEŁ ZWARTYCH

61-614 Poznań, ul.mołdawska 18 tel. 0-61 656 44 10 adres do korespondencji: os. Stefana Batorego 13/27 60-969 POZNAŃ 60, skr. 40 Leszek Masadyński Marek Wesołowski PROGRAM GROMADZENIA DZIEŁ ZWARTYCH Klient TCP/IP Instrukcja obsługi Poznań, lipiec 2005

Spis treści 1. Wstęp...3 1.1. Przeznaczenie programu...3 1.2. Przygotowanie wdrożenia programu... 3 1.3. Podstawowe okno programu...4 2. Rejestr dostawców...5 2.1. Wprowadzanie i modyfikowanie danych dostawców...5 3. Rejestr dostaw... 6 3.1. Wprowadzanie dostawy...7 4. Rozdysponowanie dostawy... 11 4.1. Pozycje do rozdysponowania...11 4.2. Rozdysponowanie automatyczne...12 4.3. Rozdysponowanie ręczne... 14 5. Inne operacje... 16 5.1. Cofnięcie rozdysponowania...16 5.2. Zatwierdzenie dokumentu wpływu...17 5.3. Cofnięcie zatwierdzenia dokumentu wpływu...17 5.4. Wydruki i zestawienia... 17 1

1. Wstęp 1.1. Przeznaczenie programu Podstawowym zadaniem Programu Gromadzenia Dzieł Zwartych jest rejestrowanie dokumentów nabycia nowych materiałów bibliotecznych (faktury, dary, depozyty, itp.) i wprowadzanie tych materiałów do inwentarza biblioteki. W programie prowadzona jest także kartoteka dostawców. Program współpracuje z serwerem aplikacji SOWA, z którym komunikuje się protokołem TCP/IP. Dzięki temu program może być eksploatowany zdalnie, np. przez odległe filie biblioteczne, pracujące na centralnym katalogu zasobów. Program łącznie z wydrukami dostarczanymi z Programem Obsługi Inwentarzy znacznie przyspiesza opracowanie nowych pozycji, zwłaszcza w bibliotekach z filiami i zakupem centralnym. 1.2. Przygotowanie wdrożenia programu W Zintegrowanym Systemie Zarządzania Biblioteką SOWA podstawą rozpoznawania jednostek inwentarzowych jest unikalny w ramach katalogu, zazwyczaj dwunastocyfrowy identyfikator. Na książce ma on postać kodu kreskowego na naklejce umieszczonej na okładce lub w innym dobrze widocznym miejscu. Identyfikator zawiera kod rodzaju zbiorów (zazwyczaj trzycyfrowy) oraz numer inwentarzowy (zazwyczaj sześciocyfrowy). Wprowadzanie danych inwentarzowych odbywa się w ramach procesu katalogowania przy pomocy Programu Katalogowania, Programu Retrokonwersji lub Programu Gromadzenia. W Programie Gromadzenia wprowadzamy wyłącznie dane nowo nabytch egzemplarzy, a ich identyfikatory mogą być nadawane automatycznie. Przed wdrożeniem programu administrator systemu ustala następujące elementy (parametry i słowniki): data rozpoczęcia używania Programu Gromadzenia (blokuje możliwość dopisania nowych identyfikatorów przez inne programy systemu); kody źródeł wpływu (sposoby nabycia); oznaczenia inwentarzy podlegających akcesji (pozwala na określenie inwentarzy, które podlegają rejestracji zakupów przez Program Gromadzenia); sposób numerowania dokumentów wpływu. Konieczne jest też nadanie osobom pracującym z tym programem uprawnienia gromadzenie pozwalającego na dostęp do programu. Listę użytkowników przygotowuje administrator systemu, nadając każdemu z nich nazwę logowania oraz stosowne uprawnienia. Hasła nadają użytkownicy samodzielnie, po pierwszym zalogowaniu z pustym hasłem. 2

1.3. Podstawowe okno programu Program uruchamiamy naciskając dwukrotnie lewym klawiszem myszki ikonę Gromadzenie, znajdującą się na pulpicie. Następnie należy wpisać nazwę użytkownika i hasło w oknie logowania. Rys.1.1. Okno logowania Po wpisaniu właściwych danych znajdujemy się już w podstawowym stanie pracy programu. Na ekranie powinien pojawić się obraz jak na rys. 1.2. Rys.1.2. Podstawowe okno programu Okno to jest zbliżone wyglądem do okna programu do katalogowania, posiada jednak dodatkowe zakładki odpowiadające rodzajom wpływu ( kupno, dary ), zakładkę dostawcy oraz zakładkę do rozdysponowania, wyświetlającą informację o materiałach zakupionych, ale nie wprowadzonych do inwentarza biblioteki. Ponadto w polu opisu dokumentu pojawia się odesłanie do numeru dostawy jeśli istnieją egzemplarze zakupione do wpisania do inwentarza biblioteki. 3

2. Rejestr dostawców Pierwszą czynnością wymaganą do sprawnej pracy z Programem Gromadzenia jest wprowadzenie danych dostawców, z których usług korzystamy najczęściej. Dostęp do tego rejestru jest możliwy po wybraniu zakładki dostawcy. 2.1. Wprowadzanie i modyfikowanie danych dostawców Wybranie zakładki dostawcy powoduje wyświetlenie na ekranie listy firm i osób dostarczających książki do biblioteki (wystawiających faktury). Oprócz nazwy i numeru, w okienku prezentowane są także numery dostaw zarejestrowanych w bibliotece od tego dostawcy. Kliknięcie na numer dostawy odsyła do konkretnej pozycji rejestru wpływów, zmieniając bieżącą zakładkę i uporządkowanie. Rys.2.1. Rejestr dostawców Modyfikacja danych dostawcy jest możliwa po wybraniu dostawcy i naciśnięciu ikony otwórz rekord, a dopisanie nowego po naciśnięciu ikony dodaj rekord. Na ekranie pojawia się wtedy formularz wprowadzania danych dostawcy. 4

Rys.2.2. Formularz wprowadzania dostawców. Pierwsze trzy pola służą do wprowadzenia nazwy dostawcy, w następne należy wprowadzić adres i numery telefonu. Można także wprowadzić dane dotyczące konta bankowego, numer NIP, indeks biblioteki u dostawcy i ewentualne uwagi. 3. Rejestr dostaw. W zależności od ustawień systemu Program Gromadzenia może wyświetlać różną liczbę zakładek określających sposób nabycia materiałów bibliotecznych. Domyślnie występuje kupno, dary, prenumerata i wymiana. Każdy sposób nabycia prezentowany jest w osobnym rejestrze dostaw, reprezentowanym przez zakładkę z nazwą rejestru. Rodzaje rejestrów, nazwy i oznaczenia określa ustawiany przy pomocy programu Administratora słownik 071 źródła wpływu egzemplarzy. 5

3.1. Wprowadzanie dostawy. Nową dostawę materiałów bibliotecznych wprowadzamy do programu po wybraniu właściwego rejestru dostaw, np. dla książek darowanych przez czytelnika wybieramy zakładkę dary, a dla książek kupionych zakładkę kupno. Widok rejestru zakupów widzimy na rysunku 3.1. Rys.3.1. Rejestr zakupów W rejestrze dostępne są za pomocą ikon operacje otwarcia rekordu, usunięcia go, wyświetlenia otwartych rekordów, dodania nowego rekordu i prezentacji powiązań. Możliwe jest również wyszukiwanie po numerze nabytku. Numer ten należy podawać bez dodatkowych znaków, w formacie rodzaj akcesji+ rok akcesji+numer np. K20010004. Kliknięcie ikony dodaj nowy rekord wyświetla listę rodzajów rekordów możliwych do wprowadzenia. Dla nowej dostawy należy wybrać Dokument wpływu. Rys.3.2. Lista rekordów możliwych do wprowadzenia. 6

Rys.3.3. Formularz prowadzania nowego wpływu. Następnie jest wyświetlany formularz wprowadzania danych o dostawie. Jest on podzielony na trzy części. Pierwsza dotyczy danych ewidencyjnych dokumentu wpływu, druga służy do wprowadzenia danych finansowych, a trzecia jest specyfikacją materiałów dostarczonych. W polu Rodzaj wpływu należy określić sposób nabycia wybierając go z listy. Pole Numer wpływu można wypełnić ręcznie wpisując numer kolejnej dostawy lub automatycznie przez naciśnięcie przycisku. Pole zostanie wtedy wypełnione numerem kolejnym dla danego rejestru. Program w momencie zapisu sprawdza unikalność tego numeru i w razie wystąpienia takiej wartości w bazie wyświetla komunikat o błędzie. Pole wypełnione ręcznie nie musi zawierać zer poprzedzających, ponieważ system automatycznie doda je przy zapisie. Data wpisu jest domyślnie ustawiana na bieżącą ale może być dowolnie zmodyfikowana. Następne pola to numer i data faktury, w których należy wprowadzić dane zewnętrzne dokumentu (numer i datę nadaną przez wystawiającego). Pole Dostawca wypełniamy przez wybranie z rejestru dostępnego po kliknięciu ikony na końcu pola. Okno rejestru dostawców pozwala na wyszukiwanie według numeru lub nazwy. Możliwe jest także, dodanie nowych lub zmodyfikowanie istniejący danych o dostawcach. Dostępny jest wtedy standardowy formularz edycji danych dostawcy (Rys.2.2). Uwaga! Pole Dostawca jest polem obowiązkowym i musi być wypełnione. W kolejnym polu Uwagi możemy wprowadzić dodatkową informację o tej pozycji rachunku. W części finansowej danych o dostawie wprowadzamy Wartość faktury (w przypadku daru będzie to wartość daru po wycenie), Koszty na fakturze (wartość składników faktury nie będących materiałami bibliotecznymi, np. koszty transportu), Opłaty poza fakturą (dodatkowe koszty poniesione przez bibliotekę, a nie umieszczone na fakturze np. koszt przesyłki kurierskiej). Pola Przedpłacono i Wpłacono służą do rejestrowania wcześniej wydanych pieniędzy w związku z tą dostawą (przedpłata, subskrypcja) i całej wartości 7

nabytku (suma wartości faktury i kosztów transportu dla zakupu lub tylko koszty dostawy dla daru). Pole Suma pozycji jest polem kontrolnym wyświetlającym wartość wprowadzonych pozycji na fakturze (powinna być równa wartości faktury pomniejszonej o koszty na fakturze) Rys.3.4. Rejestr dostawców jako podpowiedź na formularzu wpływu W specyfikacji dostarczonych materiałów wprowadzamy kolejne pozycje faktury wraz z liczbą egzemplarzy i ceną jednostkową. Opis bibliograficzny pozycji należy pobrać z katalogu biblioteki przez naciśnięcie ikony na końcu pola Opis bibliograficzny. Uwaga! Opis bibliograficzny musi być wcześniej wprowadzony do katalogu biblioteki za pośrednictwem programu katalogowania. Po naciśnięciu ikony wyświetla się okno katalogu z możliwością wyszukiwania według wszystkich indeksów dostępnych w systemie (jak na Rys.3.6.). Wskazanie pozycji powoduje wyświetlenie listy wydań w dolnej części okna. Rys.3.5. Lista wydań dokumentu. Wskazanie wydania i kliknięcie OK, lub podwójne kliknięcie na opisie wydania umieszcza wybrany opis katalogowy na dokumencie wpływu. Usunięcie go z dokumentu jest możliwe przez naciśnięcie ikony na końcu pola Opis bibliograficzny. Po rozdysponowaniu dokumentu usunięcie opisu nie jest możliwe. Oprócz opisu należy jeszcze w kolumnie L.egz. wprowadzić liczbę zakupionych egzemplarzy, a w kolumnie Cena jednostkowa cenę jednego 8

egzemplarza. W polu Uwagi można umieścić dodatkowe informacje, np. nazwisko darczyńcy czy zamawiającego. Pozostałe dwa pola Wartość zakupu i Do rozd. są polami wyliczanymi automatycznie i zawierają informacje o wartości zakupionej pozycji (liczba egzemplarzy razy cena jednostkowa) oraz liczbie egzemplarzy nie wprowadzonych do inwentarza. Po rozdysponowaniu zakupionej pozycji pola L.egz. i Cena jednostkowa zostają zablokowane do edycji (są prezentowane w kolorze szarym) Rys.3.6. Okno katalogu biblioteki. Po wprowadzeniu wszystkich dostarczonych pozycji zapisujemy dokument wpływu i pojawia się on w rejestrze wpływów. 9

4. Rozdysponowanie dostawy. Po zarejestrowaniu dostawy w rejestrze wpływu należy jeszcze wprowadzić nabyte pozycje do inwentarza biblioteki. W programie gromadzenia operacja ta jest nazwana Rozdysponowaniem. Wszystkie nowe pozycje nie będące w inwentarzu są widoczne w katalogu na zakładce do rozdysponowania. Są one też widoczne w innych uporządkowaniach przy opisie jest odsyłacz do numeru akcesji, kliknięcie go powoduje przejście na zakładkę do rozdysponowania. Rys.4.1. Pozycja do rozdysponowania w katalogu biblioteki. 4.1. Pozycje do rozdysponowania Na ekranie, oprócz opisu pozycji, prezentowany jest numer akcesji, numer pozycji na dokumencie wpływu, cena egzemplarza i data wpływu. Rys.4.2. Lista pozycji do rozdysponowania. Znając numer nabytku i numer pozycji na dokumencie wpływu wśród nierozdysponowanych pozycji można wyszukać pozycję konkretnej dostawy. Numery te należy podawać w formacie rodzaj akcesji+ rok akcesji+numer+numer pozycji czteroznakowo np. K20010004 1 (przed numerem pozycji należy dodać spacje by 10

składał się z czterech znaków). Każda nierozdysponowana pozycja jest oznaczona ikoną. Kliknięcie na nią pozwala na wybór sposobu rozdysponowania: ręczny lub automatyczny. 4.2. Rozdysponowanie automatyczne. Rys.4.3. Wybór sposobu rozdysponowania. Rys.4.4. Okno rozdysponowania automatycznego. Okno rozdysponowania automatycznego jest podzielone na dwie części - opisu dokumentu i opisu zasobu w inwentarzu. W części opisu dokumentu prezentowane są: numer dokumentu wpływu, cena i liczba egzemplarzy oraz opis dokumentu. Wszystkie te pola nie są modyfikowalne. Opis zasobu składa się z daty wpisu do inwentarza, sygnatury wspólnej, oznaczenia inwentarza, sygnatury indywidualnej, lokalizacji i oznaczenia płatnika. Data wpisu jest wspólna dla wszystkich rozdysponowywanych egzemplarzy. W momencie rozdysponowania porównywana jest z datami istniejącymi w inwentarzu, i nie może być od nich mniejsza. Nie może też być mniejsza od daty dostawy. Pole Sygnatura pozwala na wypełnienie kolumny Sygnatura jednakową wartością. Operacja ta jest wykonywana po naciśnięciu przycisku. Kolumny Inwentarz, Lokalizacja i Płatnik należy wypełnić przez wybór pozycji z listy rozwijanej po naciśnięciu przycisku. 11

Rys.4.5. Przykładowa lista dostępnych inwentarzy. Lista dostępnych inwentarzy jest definiowana słownikiem inwentarze kontrolowane przez akcesję oznaczonym kodem INA. Rys.4.6. Przykładowa lista miejsc przechowywania. Lista dostępnych miejsc przechowywania jest definiowana słownikiem podział lokalizacji oznaczonym kodem BIB. Lista płatników jest definiowana słownikiem kody źródeł finansowania oznaczonym kodem PLA. Rys.4.7. Przykładowo wypełniony formularz rozdysponowania. 12

Wypełnienie formularza rozdysponowania automatycznego ogranicza się do wyboru inwentarza, określenia liczby egzemplarzy w tym inwentarzu, sygnatury, lokalizacji i ewentualnie płatnika. W polu Razem zliczane są już rozdysponowane egzemplarze, program nie pozwala na przekroczenie ich liczby z dostawy. Indywidualne numery inwentarzowe zostaną nadane dopiero po naciśnięciu przycisku, co potwierdza komunikat z rys 4.8. 4.3. Rozdysponowanie ręczne. Rys.4.8. Komunikat kończący proces rozdysponowania. Rys.4.9. Formularz rozdysponowania ręcznego. Okno rozdysponowania ręcznego jest podzielone na dwie części - opisu dokumentu i opisu zasobu w inwentarzu. W części opisu dokumentu prezentowane są informacje o numerze dokumentu wpływu, cena i liczba egzemplarzy oraz opis dokumentu. Wszystkie te pola nie są modyfikowalne. Opis zasobu składa się z daty wpisu do inwentarza, oznaczenia inwentarza, sygnatury, lokalizacji i oznaczenia płatnika. Data wpisu jest w momencie rozdysponowania porównywana z datami istniejącymi w inwentarzu, i nie może być od nich mniejsza. Nie może też być mniejsza od daty dostawy. Pola Lokalizacja i Płatnik należy wypełnić przez wybór pozycji z listy rozwijanej po naciśnięciu przycisku. Prezentowane listy są zdefiniowane słownikami jak zostało to opisane przy rozdysponowaniu automatycznym. Inaczej niż w rozdysponowaniu automatycznym, pole Identyfikator musi być wypełnione pełnym, dwunastocyfrowym, numerem inwentarzowym. 13

Oznaczenie inwentarza można wybrać ze słownika dostępnego po naciśnięciu ikony. Rys.4.10. Przykładowa lista inwentarzy podlegających akcesji. Po wybraniu inwentarza pole jest automatycznie wypełniane pierwszym wolnym numerem inwentarzowym. Jeśli do rozdzielenia jest więcej niż jeden egzemplarz, to należy zwrócić uwagę na możliwość określenia sposobu numeracji kolejnych pozycji inwentarza. Pole Sekcja pozwala określić część identyfikatora, która ma być zwiększana w kolejnych egzemplarzach. Część ta jest wyświetlona w polu Wzorzec powielenia na niebiesko. Pole Skok umożliwia wpisanie egzemplarzy do inwentarza z przeskokiem numeracji np. przy kilku egzemplarzach książki trzytomowej stosujemy skok 3 i książki z pierwszego tomu zostaną wprowadzone z numerami różniącymi się o 3, a wprowadzając drugi i trzeci tom jako numer początkowy musimy przyjąć nie numer proponowany przez program, ale numer pierwszego egzemplarza pierwszego tomu odpowiednio +1 lub +2. W bibliotekach stosujących sygnaturę numeryczną możemy również określić sekcję zmienianą sygnatury. Podanie niewłaściwych wartości, bądź niewypełnienie pól obowiązkowych jest sygnalizowane jako błąd po naciśnięciu przycisku, a po prawidłowym rozdysponowaniu pojawia się komunikat z rys 4.8. 14

5. Inne operacje. Program Gromadzenia Dzieł Zwartych zawiera ponadto specjalne operacje na dostawach. Są one dostępne z menu Operacja Rys.5.1. Lista dostępnych operacji w programie gromadzenia. Z programu są również dostępne wydruki z Programu Obsługi Inwentarzy. 5.1. Cofnięcie rozdysponowania Operacja Usuń rozdysponowanie pozwala na wycofanie z inwentarza błędnie wpisanych egzemplarzy. Po jej wybraniu pojawia się okno określające parametry tej operacji. Podajemy w nim numer dokumentu wpływu (pola Rodzaj wpływu, Nr wpływu i Rok) oraz numer pozycji na tym dokumencie. Wybieramy również inwentarz, z którego wpisy mają być usunięte (można wybrać wszystkie inwentarze). Po kliknięciu przycisku Wykonaj egzemplarze są usuwane z inwentarza, chyba że są np. wypożyczone. Pojawia się wtedy informacja o odmowie wykonania operacji Rys.5.2. Okno parametrów operacji cofnięcia rozdysponowania. Rys.5.3. Komunikat odmowy wykonania operacji. 15

5.2. Zatwierdzenie dokumentu wpływu. W celu zablokowania dostępu do dokumentu w programie została przewidziana operacja zatwierdzenia. Wybranie z listy operacji Zatwierdź dokument wpływu powoduje wyświetlenie pytania o numer dokumentu do zatwierdzenia jak na rys.5.4. Rys.5.4. Okno parametrów operacji zatwierdzenia. Zatwierdzony może zostać tylko dokument w pełni rozdysponowany i zbilansowany. Po zatwierdzeniu dokument można przeglądać, ale nie można go edytować. 5.3. Cofnięcie zatwierdzenia dokumentu wpływu. W celu odblokowania dostępu do dokumentu w programie została przewidziana operacja cofnięcia zatwierdzenia. Wybranie z listy operacji Cofnij zatwierdzenie dokumentu powoduje wyświetlenie pytania o numer dokumentu jak na rys.5.5. 5.4. Wydruki i zestawienia. Rys.5.5. Okno parametrów operacji cofnięcia zatwierdzenia. Program może korzystać z wszystkich wydruków dostępnych w systemie. Ich lista jest widoczna po kliknięciu menu Zestawienie. Najbardziej przydatne są tu zestawienia z Programu Obsługi Inwentarza: wydruk księgi inwentarzowej, dowód wpływu, struktura wpływu, bilans wpływu. 16