1 (Pobrane z slow7.pl) Zanim przejdziemy dalej kilka słów wstępu i uwag ogólnych. Ustalmy, że w przykładach będziemy operować na dacie w formacie: rok-miesiąc-dzień. Oznacza to, że przykładowa data 12 luty 1980r przyjmie postać: 1980-02-12 (jak zmienić format daty pokażę w dalszej części wpisu). Aby móc operować na datach w pierwszej kolejności musimy zrozumieć jak Excel intrepretuje datę. Dla programu data jest po prostu liczbą. Liczba ta bądź tzw. numer seryjny odpowiada liczbie dni jaka upłynęła od daty początkowej, którą ustalono na dzień 0 stycznia 1900 roku. Niektórym po przeczytaniu ostatniego zdania od razu zapali się czerwona lampka - przecież taka data jak 0 stycznia 1900 rok nie istnieje. Oczywiście jest to prawda, ale trzeba było przy operowaniu datami (a raczej jak już wiesz kolejnymi numerami sekwencyjnymi) wykorzystać liczbę 0. Tak więc fikcyjna data 1900-01-00 odpowiada liczbie 0, a każda kolejna data jest związana ze zwiększaniem numeru sekwencyjnego o 1. Dla przykładu numer seryjny równy 1 to dzień 1 stycznia 1900 roku, numer seryjny równy 2 to dzień 2 stycznia 1900 roku itd. Aby sprawdzić w działaniu efekt wykorzystania kolejnych numerów sekwencyjnych w dowolnej komórce arkusza wpisujemy liczbę i zmieniamy format wyświetlania. Proces ten możemy wykonać dwojako: wybieramy format z rozwijanej listy w naszym przypadku Data krótka bądź Data długa, po kliknięciu na komórkę PPM z menu kontekstowego wybieramy Formatuj komórki a następnie na karcie Liczby w sekcji Kategoria interesujący nas format daty.
2 (Pobrane z slow7.pl) Excel potrafi operować na datach z zakresu od 1 stycznia 1900 r. do 31 grudnia 9999 r. (numer seryjny 2 958 465). Każda inna data nie mieszcząca się w tym zakresie zostanie sformatowana jako tekst. Poniżej przedstawiono kilka sposobów na wprowadzenie daty do arkusza. 80-2-12 1980-2-12 12 lut 1980 12-luty-1980 80/2/12 1980/2/12 80/2-12 1980/2/12 lut 12 12 lut 2/12 2-12 12 luty 1980 12 luty 1980 12 luty 1980 12 luty 1980 12 luty 1980 12 luty 1980 12 luty 1980 12 luty 1980 12 lutego bieżącego roku 12 lutego bieżącego roku 12 lutego bieżącego roku 12 lutego bieżącego roku
3 (Pobrane z slow7.pl) Możliwe jest zastosowanie skrótów miesiąca. Oznacza to, że gdy wpiszemy trzy pierwsze litery miesiąca zostanie to zinterpretowane przez program jako nazwa miesiąca. Zasada ta nie dotyczy miesiąca sierpnia - by skorzystać ze skrótu należy użyć: sier Ale data to nie tylko dzień, miesiąc i rok, ale również godziny, minuty oraz sekundy. Excel umożliwia nam również pracę na danych reprezentujących czas. Czas w Excelu jest reprezentowany poprzez wartość dziesiętną, która jest dodawana do numeru seryjnego. Oznacza to, że w przypadku wpisania numeru seryjnego 42186, numer ten zostanie zinterpretowany (oczywiście po zmianie formatowania) jako data: 1 lipca 2015, godzina zostanie ustawiona na północ. Poszerzenie liczby o wartość dziesiętną spowoduje dodanie do daty informacji o czasie. Do tego samego numeru sekwencyjnego 42186 dodajemy połówkę - 42186,5 - Excel tak wyrażoną liczbę po sformatowaniu (format Data długa) będzie traktował jako datę: 1 lipca 2015, godzina 12.00 Poniżej przedstawiono przykładowe wartości dziesiętne określające czas (w pierwszej kolumnie wartość godziny): 3 6 9 12 15 18 21 0,125 0,25 0,375 0,5 0,625 0,75 0,875 Lecz co w przypadku gdy chcemy skorzystać z czasu w formie bardziej zaawansowanej tak by móc określić czas w obrębie pojedynczych minut? Oczywiście zadanie to sprowadza się do wpisania odpowiedniej wartości, która jest wyliczana przy wykorzystaniu formuły: =1/(24*60). Uzyskana wartość 0,00069444 odpowiada jednej minucie. Np. chcąc uzyskać datę: 1 lipca 2015 godzina 11:32 należy użyć wartości: 42186,48056. Obliczenie konkretnej wartości czasu może okazać się nieco problematyczne, gdyż należy uważać na zaokrąglenia wartości. Dodatkowo, by w ten sposób zacząć wprowadzać czas, w którym będą uwzględnione sekundy, trzeba posłużyć się wartością: 0,00001157 (formuła: =1/(24*60*60) - 1/(godziny*minuty*sekundy), która odpowiada jednej sekundzie. Na przykład dacie: 2015-12-31 23:59:59 odpowiada wartość: 42369,9999884259. Aby do arkusz wprowadzić informację o czasie tak, by Excel poprawnie zinterpretował te dane, można skorzystać z jednego przedstawionych poniżej formatów wprowadzania czasu: 10:30:00 am 10:30 AM
10:30:00 AM 10:30 pm 10:30 17:30 4 (Pobrane z slow7.pl) 10:30 AM 10:30 PM 10:30 17:30 Podczas procesu wprowadzania dat do arkusza kalkulacyjnego należy być bardzo uważnym, gdyż format daty, do której najczęściej jesteśmy przyzwyczajeni: dzień:miesiąc:rok nie zostanie poprawnie zinterpretowany przez program jako data. Na szczęście możemy to zmienić. By dokonać tej zmiany musimy przejść do Panelu sterowania, a następnie do Region bądź Opcje regionalne i językowe (zależne od posiadanej wersji systemu Windows). W nowo otwartym oknie, na karcie Formaty, wybieramy Ustawienia dodatkowe. W kolejnym oknie Dostosowywanie formatu, na karcie Data, w sekcji Formaty daty określamy obowiązujący format (punkt 1). Format daty definiujemy za pomocą znaków: d - dzień; M - miesiąc; r - rok. Chcąc by obowiązującym formatem daty był zapis np. 23.04.1980 format musimy zdefiniować jako: dd.mm.rrrr W przypadku definiowania daty dodatkową uwagę należy zwrócić na sytuację, w której rok podajemy jako zapis dwucyfrowy. Excel dwucyfrowe daty lat z zakresu od 00 do 29 traktuje jako lata XXI
5 (Pobrane z slow7.pl) wieku, zaś daty lat z zakresu od 30 do 99 zostaną potraktowane jako lata wieku XX. By zmienić to ustawienie należy przejść do tego samego okna, w którym definiowaliśmy obowiązujący format daty i w sekcji Kalendarz zdefiniować podział wieku (punkt 2). By przypisać wszystkie dwucyfrowe daty lat do wieku XXI należy w polu do wpisać wartość 2100 (wartość 00 będzie traktowana jako rok 2100). Po tym krótkim wstępie teoretycznym przejdziemy do zadań związanych z datami i czasem. Pierwszą z funkcji, którą chciałbym zaprezentować jest funkcja: DZIŚ(). Zadaniem tej funkcji jest wyświetlenie bieżącej daty, przy czym wyświetlana data nie jest związana z czasem wstawienia funkcji do arkusza. Oznacza to, że funkcja ta będzie automatycznie korygować bieżącą datę. Gdy otworzymy arkusz 1 kwietnia 2015 roku zostanie wyświetlona ta data, zaś gdy ten sam arkusz otworzymy dzień później data zmieni się na 2 kwietnia 2015 roku. Funkcja ta nie posiada żadnych paramentów, tak więc by jej użyć stosujemy zapis: =DZIŚ() Możliwe jest połączenie funkcji DZIŚ z tekstem. Aby np. wyświetlić zapis: Dzisiaj jest: 13-10-2015 (wtorek) należy użyć formuły: ="Dzisiaj jest: "&TEKST(DZIŚ(); "d-mm-rrrr (dddd)") Do wyświetlenia tej formułki została dodatkowo użyta funkcja TEKST, której działania wybacz Czytelniku w tym wpisie nie będę tłumaczył (funkcjami tekstowymi zajmiemy się wkrótce). Z funkcją DZIŚ możemy stosować dodatkowo operatory dodawania (+) oraz odejmowania (-), np. zapis: =DZIŚ()+3 spowoduje wyświetlenie daty o trzy dni do przodu. Analogicznie, by do arkusza wprowadzić informację o czasie, należy użyć funkcji: TERAZ. Formuła: =TERAZ() spowoduje wyświetlenie bieżącej daty w połączeniu z aktualną godziną. Funkcja TERAZ również zaktualizuje czas po ponownym otwarciu arkusza (by ręcznie wymusić aktualizację czasu wciśnij klawisz F9). W tej funkcji również możliwe jest użycie operatorów dodawania (+) oraz odejmowania (-). Aby wprowadzić datę i czas można posłużyć się dodatkowo skrótami: aby wstawić bieżącą datę, naciśnij kombinację klawiszy CTRL+; (średnik). aby wstawić bieżącą godzinę, naciśnij kombinację klawiszy CTRL+SHIFT+;
6 (Pobrane z slow7.pl) (średnik). aby wstawić bieżącą datę i godzinę, naciśnij kombinację klawiszy CTRL+; (średnik), naciśnij klawisz spacji, a następnie naciśnij kombinację klawiszy CTRL+SHIFT+; (średnik). Dowolną datę możemy również wprowadzić do arkusza z wykorzystaniem funkcji: DATA. Przykładowy zapis formuły: =DATA(1980;4;21) wprowadzi do arkusza datę 21 kwietnia 1980 roku. Oczywiście zamiast definiowania konkretnej wartości daty w definicji formuły możemy użyć odwołania do komórek, tak jak na poniższym przykładzie. Analogicznie działa funkcja: CZAS. Zapis formuły: =CZAS(14;34;15) spowoduje wprowadzenie do arkusza godziny 14 minut 34 i 15 sekund. I tu również zamiast definiować stałe wartości możemy je pobrać z określonych komórek. Aby uzyskać wartość liczbową konkretnej daty możemy posłużyć się funkcją DATA.WARTOŚĆ Funkcja ta zamienia wprowadzony tekst spełniający wymogi formatu data na jej numer sekwencyjny. Poniżej na zrzucie przedstawiono zamianę daty 2000-01-01 na jej odpowiednik liczbowy.
7 (Pobrane z slow7.pl) Podczas pracy z Excelem często zachodzi potrzeba wypełnienia komórek sekwencją dat. Daty te z reguły różnią się od siebie jakimś stałym odstępem czasowym, np. dniami czy miesiącami. Aby wygenerować taką sekwencję dat możemy posłużyć się mechanizmem autowypełnienia. Generowanie dat sprowadza się do wpisania pierwszej daty, a następnie na kliknięciu PPM na uchwyt wypełnienia (dla przypomnienia kwadracik w dolnym lewym rogu komórki) i wybraniu interesującego nas interwału. Do dyspozycji mamy cztery opcje: wypełnij dniami; wypełnij dniami powszednimi; wypełnij miesiącami oraz wypełnij latami.
8 (Pobrane z slow7.pl) Niestety Excel nie oferuje nam wypełnienia serią dat, których interwał obejmowałby tydzień. Ale jest i na to rada gdyż by rozwiązać ten problem możemy posłużyć się odpowiednią formułą. Aby daty były odległe od siebie o 7 dni możemy użyć o to takiej formuły: =C1+7 Oczywiście w komórce C1 umieszczamy datę początkową. Aby daty odległe były od siebie o jeden miesiąc użyj formuły: =DATA(ROK(C1);MIESIĄC(C1)+1;DZIEŃ(C1)) Zaś by otrzymać serię dat z interwałem wynoszącym rok: =DATA(ROK(C1)+1;MIESIĄC(C1);DZIEŃ(C1))
9 (Pobrane z slow7.pl) Serię dni tygodnia bez weekendów (sobót i niedziel) wygenerujesz za pomocą funkcji (początkowy dzień nie może być ani sobotą ani niedzielą): =JEŻELI(DZIEŃ.TYG(C1)=6;C1+3;C1+1) Całkiem innym zagadnieniem jest gdy daty importujemy z np. pliku tekstowego, który jest wynikiem utworzenia np. z jakiegoś systemu pomiarowego. Aby zamienić przykładowy tekst reprezentujący datę na format daty akceptowalny przez Excela można wykorzystać taką oto formułę (data w formacie tekstowym to: 29082015): =DATA(PRAWY(C1;4);FRAGMENT.TEKSTU(C1;3;2);LEWY(C1;2))
10 (Pobrane z slow7.pl) Oczywiście różnych wariantów reprezentacji daty może być wiele ale wtedy wystarczy zmodyfikować powyższą formułę. Do zbudowania formuły zostały użyte funkcje tekstowe PRAWY, LEWY, FRAGMENT.TEKSTU Działanie tych funkcji wykracza poza temat wpisu więc by zrozumieć ich działanie odsyłam do pomocy. Poniżej przedstawiam kilka modyfikacji przedstawionej formuły: Dla daty 20150809 - formuła: =DATA(LEWY(C1;4);FRAGMENT.TEKSTU(C1;5;2);PRAWY(C1;2)) Dla daty 2015 08 09 - formuła: =DATA(LEWY(C1;4);FRAGMENT.TEKSTU(C1;6;2);PRAWY(C1;2))
11 (Pobrane z slow7.pl) Dla daty 29/08/2015 - formuła: =DATA(PRAWY(C1;4);FRAGMENT.TEKSTU(C1;4;2);LEWY(C1;2)) Częstym zadaniem, które wykonujemy jest obliczenie ilości dni pomiędzy datami i tak naprawdę by wykonać tę czynność jedyne co musimy wykonać jest to wykonanie operacji odejmowania. Już wiesz Czytelniku, że Excel datę uważa jako liczbę tak więc wynikiem działania będzie odjęcie od liczby reprezentującej datę początkową liczby przypisanej do daty końcowej. Tak więc obliczenie dni pomiędzy datami 2015-03-21 a 2015-02-19 da nam liczbę 30 dni.
12 (Pobrane z slow7.pl) W przypadku wykonania działania odwrotnego uzyskamy wartość: -30 ponieważ odejmowaliśmy datę wcześniejszą od daty późniejszej. Aby uzyskać wynik dodatni możemy użyć funkcji: MODUŁ.LICZBY w takiej oto przykładowej formule: =MODUŁ.LICZBY(D5-D3) Tworząc wszelkiego typu raporty np. pracownicze w których prowadzimy ewidencję dni pracy pracowników często potrzebujemy wyliczyć liczbę dni lecz uzyskany wynik nie powinien obejmować weekendów, świąt oraz dni w których pracownik nie był obecny w pracy z jakichkolwiek innych przyczyn. W wyliczeniu dni w których pracownik wykonywał swoje obowiązki pomoże nam funkcja: DNI.ROBOCZE. W przykładzie poniżej w zakresie komórek E2:E4 umieszczono daty świąt czyli dni ustawowo wolnych oraz w zakresie E9:E10 zamieszczono daty nieobecności pracownika w pracy z jakichkolwiek innych przyczyn (np. L4, art. 188 czy urlop okolicznościowy) W następnym kroku został wyliczony okres dni obejmujący obecność pracownika. Ilość dni przepracowanych zostało wyliczone w dwóch przedziałach czasowych tj. od 2015-01-01 do 2015-01-07 oraz dla całego roku kalendarzowego. W wyliczeniu dni obecności zastosowano już wspomnianą funkcję DNI.ROBOCZE Ogólna składnia funkcji wygląda następująco =DNI.ROBOCZE(data_początkowa;data_końcowa;święta). W przykładzie poniżej dzień początkowy został wpisany do komórki F15 a dzień końcowy do komórki G15 natomiast w kolumnie E zostały wpisane święta oraz dni w których pracownika w pracy nie było. Po wywołaniu formuły: =DNI.ROBOCZE(F15;G15;E2:E11) liczba dni roboczych została ustalona na 3. Zdefiniowany parametr święta daje nam możliwość określenia dat dni dodatkowych, które powinny być w ustaleniu liczby dni roboczych pominięte, parametr święta jest opcjonalny. W całym roku kalendarzowym liczba dni roboczych została ustalona na 259. Czasem w niektórych firmach dzień weekendu jest ustalony na inne dni niż standardowo i funkcja DNI.ROBOCZE tu nam nie pomoże ale na szczęście istnieje jeszcze jedna funkcja, którą możemy użyć do obliczenia dni roboczych pracownika. Mowa tu o funkcji: DNI.ROBOCZE.NIESTAND Funkcja ta pozwala nam na określenie, które dni tygodnia są dniami weekendowymi. Ogólna
13 (Pobrane z slow7.pl) składnia funkcji to: =DNI.ROBOCZE.NIESTAND(data_początkowa;data_końcowa;weekend,święta). W składni funkcji został dodany jeden dodatkowy, opcjonalny argument weekend. Argument ten określa dni tygodnia będące dniami weekendowymi nieuwzględnianymi w liczbie pełnych dni roboczych między datą początkową i datą końcową. Argument ten określa się jako liczbę. Poszczególne liczby oznaczają: 1 lub pominięty - Sobota, niedziela 2 - Niedziela, poniedziałek 3 - Poniedziałek, wtorek 4 - Wtorek, środa 5 - Środa, czwartek 6 - Czwartek, piątek 7 - Piątek, sobota 11 - tylko niedziela 12 - Tylko poniedziałek 13 - tylko wtorek 14 - tylko środa 15 - tylko czwartek 16 - tylko piątek 17 - tylko sobota Poniżej przykład w którym została użyta funkcja DNI.ROBOCZE.NIESTAND lecz weekend został ustalony na dni czwartek i piątek. Aby określić większą liczbę dni weekendu i dni, które nie leżą bezpośrednio obok siebie można
14 (Pobrane z slow7.pl) skorzystać z opcjonalnego sposobu zdefiniowania dni weekendowych. Dni te określa się za pomocą ciągu o długości siedmiu znaków, z których każdy reprezentuje jeden dzień tygodnia, zaczynając od poniedziałku. Cyfra 1 oznacza dzień wolny, natomiast cyfra 0 oznacza dzień roboczy. W tym ciągu dozwolone są tylko znaki 1 i 0. Użycie ciągu 1111111 zawsze spowoduje zwrócenie ciągu 0. Tak więc jeśli dniami weekendowymi byłby dni środa i niedziela ciąg przyjmie postać 0010001. W definicji funkcji ciąg ten należy umieścić w cudzysłowie. Przykładowa funkcja mogłaby by przyjąć postać: =DNI.ROBOCZE.NIESTAND(M15;N15;"0010001";L2:L11) W pracy z funkcjami daty bardzo często przydaje się obliczenie wieku danej osoby aby wykonać tę czynność można skorzystać z funkcji: DATA.RÓŻNICA W przykładzie poniżej obliczono wiek osoby urodzonej w dniu 17.02.1980 (wiek osoby obliczono odnośnie daty 29.20.2015) Funkcja DATA.RÓŻNICA jest dość zagadkową funkcją bo nic na jej temat nie znajdziemy w pomocy programu Excel, nie widnieje na liście funkcji ani nie pojawia się na liście podczas procesu wpisywania funkcji do komórki arkusza. By z niej skorzystać musimy ją w całości wprowadzić ręcznie. Ogólna składnia funkcji jest następująca: = DATA.RÓŻNICA(data_początkowa;data_końcowa;"jednostka") Funkcja DATA.RÓŻNICA oprócz obliczenia lat pomiędzy dwoma datami potrafi również obliczyć liczbę dni czy miesięcy. Wszystko zależy od tego jaką jednostkę daty wybierzemy. Jednostkę tę definiujemy za pomocą zmiennych: y - liczba pełnych lat, m - liczba pełnych miesięcy, d - liczba dni, md - różnica między wartościami dni - miesiące i lata nie są uwzględniane, ym - różnica między miesiącami - lata i dni nie są uwzględniane, yd - różnica między dniami - lata nie są uwzględniane. Aby wyliczyć dokładny wiek osoby z dodatkowym uwzględnieniem ilości miesięcy i dni można posłużyć się funkcją: =DATA.RÓŻNICA(K4;K5;"y")&" lat "&DATA.RÓŻNICA(K4;K5;"YM")&" miesięcy "&DATA.RÓŻNICA(K4;K5;"MD")&" dni"
15 (Pobrane z slow7.pl) Jak widać powyżej wiek osoby został ustalony na 35 lat 8 miesięcy i 12 dni. Kolejne przykłady funkcji pozwalają nam na wyliczenie dnia roku, ilości dni które do końca roku pozostały oraz do określenia daty podanego dnia roku. Dwa pierwsze przykłady zostały wykonane dla daty 2015-10-29 trzeci zaś dla 67 dnia roku 2015. przykład pierwszy: podana data, którym jest dniem roku? - funkcja: =F5DATA(ROK(F5);1;0) przy założeniu, że data znajduje się w komórce F5, dla daty dzisiejszej: =DZIŚ()-DATA(ROK(DZIŚ());1;0), przykład drugi: ile pozostało dni do końca roku? - funkcja: =DATA(ROK(F5);12;31)-F5 przy założeniu, że data znajduje się w komórce F5, dla daty dzisiejszej: =DATA(ROK(DZIŚ());12;31)-DZIŚ() przykład trzeci: chcemy znać datę określonego dnia roku: funkcja: =DATA(D9;1;F9) przy założeniu, że w komórce D9 znajduje się rok a w komórce F9 szukany dzień roku. Aby wyznaczyć dzień tygodnia należy posłużyć się funkcją: DZIEŃ.TYG Po określeniu daty, funkcja zwraca nam jako wynik liczbę od 1 do 7. Numer ten oznacza kolejny dzień tygodnia. Domyślnie pierwszym dniem tygodnia jest niedziela. Poniżej dla daty 2015-10-29 (czwartek) została wywołana funkcja DZIEŃ.TYG w pierwszym przykładzie funkcja zwraca wartość 5 gdyż domyślnie czwartek jest piątym dniem tygodnia (funkcja: =DZIEŃ.TYG(R5)) natomiast w drugim przykładzie uzyskano wynik 4 ponieważ funkcja DZIEŃ.TYG pozwala nam na zmianę domyślnego numerowania początku tygodnia. W drugim przykładzie tydzień rozpoczyna się od poniedziałku (funkcja:
16 (Pobrane z slow7.pl) =DZIEŃ.TYG(R10;2)) Definicja początku tygodnia odbywa się poprzez podanie odpowiedniej wartości parametru zwracany_typ. Aby zwrócić dzień tygodnia jako tekst możemy posłużyć się następującą funkcją: =TEKST(M19;"dddd") Funkcja zadziała jeśli w komórce M19 będzie znajdować poprawnie wprowadzona data. Rozwiązaniem, które też jest możliwe jest połączenie funkcji DZIEŃ.TYG oraz WYBIERZ Wypisanie dnia tygodnia zrealizuje oto taka funkcja: =WYBIERZ(DZIEŃ.TYG(M19;2);"Poniedziałek";"Wtorek";"Środa";"Czwartek";"Piątek";"Sob ota";"niedziela")
17 (Pobrane z slow7.pl) Aby wyznaczyć numer tygodnia w roku należy posłużyć się funkcją: NUM.TYG Dla daty 2015-10-29 uzyskamy wynik 44 Przykładowa funkcja może przyjąć postać: =NUM.TYG(K5) - przy założeniu, że w komórce K5 została wpisana data. Aby wyznaczyć pierwszy dzień tygodnia po określonej dacie można posłużyć się formułą: =D17+F17-DZIEŃ.TYG(D17;2)+(F17<DZIEŃ.TYG(D17;2))*7 Formuła ta zadziała jeśli: w komórce D17 umieścimy datę. w komórce F17 określimy dzień tygodnia - kolejno dla poniedziałku 1 natomiast dla niedzieli 7 Dla daty 2015-10-29 data pierwszego poniedziałku to 2015-11-02. W niektórych sytuacjach do określonej daty musimy dodać odpowiednią liczbę miesięcy (bądź od daty odjąć daną liczbę miesięcy). Sytuacja ta jest trochę problematyczna ponieważ miesiące mają różną liczbę dni. Ale na szczęście z pomocą przychodzi nam funkcja: NR.SER.DATY (funkcja ta została wprowadzona w Excel 2010 zastępując funkcję EDATE, funkcja EDATE dostępna jest po instalacji dodatku Analysis ToolPak). Wystarczy, że do komórki wpiszemy formułę: =NR.SER.DATY(M32;1) której zadaniem jest do daty umieszczonej w komórce M32 dodanie jednego miesiąca. Wynikiem dodania do dnia 2015-10-31 jednego miesiąca jest dzień 2015-11-30 ponieważ listopad 2015 roku liczy 30 dni. Aby odjąć miesiące w formule należy zdefiniować ujemną liczbę reprezentującą ilość odejmowanych miesięcy np. =NR.SER.DATY(M32;-2)
18 (Pobrane z slow7.pl) Aby wyznaczyć ostatni dzień miesiąca należy skorzystać z funkcji NR.SER.OST.DN.MIES (funkcja ta została wprowadzona w Excel 2010 zastępując funkcję EOMONTH, funkcja ta dostępna jest po instalacji dodatku Analysis ToolPak). Zadaniem funkcji jest wyliczenie ostatniego dnia miesiąca, w którym wystąpi data podana jako pierwszy argument zwiększona o liczbę miesięcy podanych jako argument drugi. Poniżej przykład użycia funkcji odnośnie daty 2015-10-29, zadaniem zastosowanej formuły jest wyświetlenie ostatniego dnia przyszłego miesiąca. Wszystko fajnie ale co w przypadku w którym będziemy chcieli operować na datach przed rokiem 1900. Niestety program Excel w przypadku tego typu dat nie pozwoli nam na operacje, które przedstawiłem powyżej. Ale na szczęście można ze strony: http://j-walk.com/ss/excel/files/xdate.htm pobrać dodatek XDATE, który z datami sprzed 1900 rokiem sobie poradzi. Dodatek tak naprawdę jest zestawem makr, których zadaniem jest umożliwienie użytkownikowi na operowaniu na datach sprzed roku 1900. Autorem dodatku jest John Walkenbach. Po pobraniu odpowiednich plików należy je zainstalować tak by Excel mógł obsłużyć funkcje oferowane przez ten dodatek. W tym celu przechodzimy do Opcji programu (Plik Opcje) i w nowo otwartym oknie wybieramy Dodatki a następnie w dolnej części okna wybieramy Przejdź
19 (Pobrane z slow7.pl) W nowym oknie wybieramy Przeglądaj i lokalizujemy ściągnięty plik: xdate.xla (plik znajduje się w archiwum, należy go uprzednio rozpakować).
20 (Pobrane z slow7.pl) Po kliknięciu na OK w oknie Dodatki powinna pojawić się nowa pozycja Extended Date Functions Od tej pory możemy korzystać z funkcji zawartych w tym dodatku. Poniżej został pokazany przykład arkusza w którym zostały użyte daty sprzed roku 1900 z użyciem funkcji zawartych w dodatku XDATE Dodatek oferuje nam następujące funkcje:
21 (Pobrane z slow7.pl) XDATE(rok;miesiąc,dzień,format): funkcja zwraca datę z podanego roku, miesiąca i dnia. Opcją dodatkową jest określenie formatu przedstawianej daty. XDATEADD(data;liczba_dni,format): dodanie do daty określoną liczbę dni. Opcją dodatkową jest określenie formatu przedstawianej daty. XDATEDIF(data_1,data_2): różnica dni pomiędzy datami. XDATEYEARDIF(data_1,data_2): różnica pełnych lat między datami. XDATEYEAR(data): zwraca rok zawarty w dacie. XDATEMONTH(data): zwraca miesiąc zawarty w dacie. XDATEDAY(data): zwraca dzień zawarty w dacie. XDATEDOW(data): dzień tygodnia, wynikiem wywołania funkcji jest liczba z przedziału od 1 do 7 numeracja zaczyna się od niedzieli. Funkcje związane z datą mamy omówione przejdźmy zatem do funkcji związanych z czasem. Aby wstawić do arkusza bieżącą datę i czas należy skorzystać z funkcji: TERAZ() aby uzyskać sam czas stosujemy formułę: =TERAZ()-DZIŚ() (w przypadku uzyskania liczby komórkę formatujemy jako czas). Czas do komórek wprowadzamy z użyciem dwukropka (:) np. 7:45 ale można również użyć funkcji: CZAS W przykładzie poniżej w komórce B4 została wpisana godzina w komórce C4 minuta natomiast w komórce D4 sekunda. Aby połączyć czas z datą można użyć funkcji CZAS w połączeniu z funkcją DATA np.
22 (Pobrane z slow7.pl) =DATA(2015;10;29)+CZAS(7;30;0) Formuła ta zwraca liczbę 42306,3125, która oznacza godzinę 7:30 dnia 29 października 2015. Aby poznać numer seryjny, który odpowiada konkretnej godzinie możemy skorzystać z funkcji CZAS.WARTOŚĆ Funkcja ta zamienia tekst (tekst ten musi być zgodny z formatem czasu) na numer seryjny czasu. Np. formuła: =CZAS.WARTOŚĆ("7:45") zwraca liczbę 0,3229166667, numer ten odpowiada godzinie 7:45. Czas jak już wiesz jest reprezentowany za pomocą kolejnych numerów seryjnych tak więc podobnie jak data można wykonać odejmowanie czasu wcześniejszego od późniejszego. Powyżej w przykładzie za pomocą formuły: =B4-B5 wykonano odejmowanie od godziny 18:45 godzinę 12:30 uzyskany wynik to 6 godzin i 15 minut. Wykonanie działania odwrotnego czyli: =B5-B4 da wynik nieprawidłowy i Excel w takiej sytuacji wyświetli serię znaków: ######
23 (Pobrane z slow7.pl) Sytuacja taka ma miejsce ponieważ uzyskany wynik byłby liczbą ujemną (czas jest podany bez daty dlatego przyjmowane jest 0). Jeżeli zależy nam na wykonaniu takiego działania można użyć funkcji: MODUŁ.LICZBY Ale zastosowanie funkcji MODUŁ.LICZBY nie rozwiązuje wszystkich problemów. Prześledźmy o to taki przykład. Na zrzucie poniżej przedstawiono czas pracy pewnego pracownika jak widać czasy te są obliczone prawidłowo poza jednym przypadkiem obejmującym godziny od 23:00 do 6:00 W przypadku standardowego odjęcia otrzymujemy brak wyniku a zastosowanie funkcji MODUŁ.LICZBY daje wynik nieprawidłowy zamiast 7 godzin otrzymujemy 17. Ten problem wyliczenia czasu bardzo często pojawi się w sytuacji w której obliczany czas obejmuje północ. Aby poradzić sobie z tym problemem można zastosować oto taką funkcję: =JEŻELI(C7>D7;D7+1;D7)-C7 Cały trik z zastosowaną funkcją polega na dodaniu do godziny wartości 1 tak by po odjęciu wynik nie przyjmował wartości ujemnych. Dodanie jedynki następuje tylko w sytuacji w której czas początku pracy jest większy od czasu jej zakończenia.
24 (Pobrane z slow7.pl) Kontynuujmy nasz przykład i spróbujmy podliczyć czas spędzony w pracy przez pracownika i w tym celu wykonajmy operację sumowania. Jak widać po powyższym rysunku uzyskany czas pracy jest nieprawidłowy. Problem tkwi w sposobie formatowania komórki innymi słowy wynik jest prawidłowy lecz formatowanie komórki ucina nam informację o dniach. Rozwiązaniem problemu jest zastosowanie formatowania niestandardowego, wystarczy, że jako typ formatowania wprowadzimy: [g]:mm:ss. Umieszczenie symbolu godziny w nawiasie kwadratowym informuje Excela by czas traktować jako ciągłość.
25 (Pobrane z slow7.pl) W niektórych sytuacjach zachodzi potrzeba zaokrąglenia czasu tak więc zaokrąglenie możemy wykonać w zależności do określonej jednostki. zaokrąglenie do minuty: =ZAOKR(C4*1440;0)/1440 zaokrąglenie do kwadransa: =ZAOKR(C4*24/0,25;0)*(0,25/24) zaokrąglenie do pół godziny: =ZAOKR(C4*24/0,5;0)*(0,5/24) zaokrąglenie do godziny: =ZAOKR(C4*24;0)/24 I na koniec parę słów o formatowaniu daty i czasu. Prawidłowo wpisaną datę możemy sobie wyświetlić w wielu różnych formatach, to od nas zależy jak data czy czas mają być reprezentowane. Aby zdefiniować wyświetlany format daty bądź czasu z rozwijanego menu na zakładce Narzędzia główne wybieramy odpowiedni typ.
26 (Pobrane z slow7.pl) Bądź decydujemy się sami na zdefiniowanie sposobu wyświetlania. W tym celu z menu wybieramy z menu Więcej formatów liczb i w sekcji Typ definiujemy własny sposób wyświetlania daty bądź czasu.
27 (Pobrane z slow7.pl) W definiowaniu własnego formatowania pomocne nam będą następujące zmienne: Data: miesiąc jako 1-12 miesiąc jako 01-12 miesiąc jako Sty-Gru miesiąc jako Styczeń-Grudzień miesiąc jako pierwsza litera miesiąca dzień jako 1-31 dzień jako 01-31 dzień jako Nie-Sob dni jako Niedziela-Sobota lata jako 00-99 lata jako 1900-9999 m mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd rr rrrr Czas: godzina jako 0-23 godzina jako 00-23 minuta jako 0-59 g gg m
minuta jako 00-59 sekunda jako 0-59 sekunda jako 00-59 godzina jako AM (duże) godzina jako pm (małe) czas jako 5:15:09 p kontynuacja czasu w godzinach kontynuacja czasu w minutach kontynuacja czasu w sekundach ułamki sekund 28 (Pobrane z slow7.pl) mm s ss g AM/PM g:mm am/pm g:mm:ss a/p [g]:mm [mm]:ss [ss] g:mm:ss.00 Poniżej na zrzucie kilka przykładów różnych definicji formatu daty i czasu. Ostatnia porada, którą chciałbym zaprezentować jest funkcja znaleziona na stronie wyżej już wspominanego Johna Walkenbacha. Funkcja ta wstawia nam do arkusza kalendarz. Myślę, że dla osób często wykonujących operację na datach taki kalendarz umiejscowiony gdzieś w arkuszu naprawdę ułatwi sprawę (źródło: http://spreadsheetpage.com/index.php/file/yearly_calendar_with_holidays/).
29 (Pobrane z slow7.pl) Nasz kalendarz zaczniemy od wpisania w komórce H3 roku oraz komórce J3 numeru miesiąca. W scalonej komórce D5 została wprowadzona funkcja: =DATA(H3;J3;1), której zadaniem jest pobranie z komórki H3 oraz komórki J3 informacji o roku i miesiącu. Komórka D5 została sformatowana jako: mmmm tak by została wyświetlona nazwa miesiąca. Poniżej w komórkach od D6 do J6 zostały wpisane nazwy dni tygodnia. Następnie po zaznaczeniu kolejnych 5 wierszy (od D7 do J11) została wprowadzona funkcja tablicowa: {=JEŻELI(MIESIĄC(DATA(ROK(D5);MIESIĄC(D5);1))<>MIESIĄC(DATA(ROK(D5);MIESIĄ C(D5);1)(DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(D5);MIESIĄC(D5);1))-1)+{0;1;2;3;4;5}*7+{1\2\3\4\5\6\7}-1);"";DA TA(ROK(D5);MIESIĄC(D5);1)(DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(D5);MIESIĄC(D5);1))-1)+{0;1;2;3;4;5}*7+{1\2\3\4\5\6\7}-1)} Funkcję tą zatwierdzamy klawiszami CTRL+SHIFT+ENTER Po zatwierdzeniu komórki powinny wypełnić się serią numerów. Numery te odpowiadają, kolejnym dniom miesiąca. Aby kalendarz był kompletny komórki te formatujemy jako: d Kalendarz jest gotowy. I na tym chciałby zakończyć. Mam nadzieję, że po lekturze tego wpisu już nikt nie będzie miał problemów z prawidłową pracą z danymi jakimi są data i czas. BIBLIOGRAFIA: https://support.office.com/pl-pl/article/wstawianie-bie%c5%bc%c4%85cej-daty-i-godziny-do-kom%c 3%B3rki-b5663451-10b0-40ab-9e71-6b0ce5768138?ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL http://excelowiec.blogspot.com/2012/11/nowe-nazwy-funkcji-w-excel-2010.html http://j-walk.com/ss/excel/files/xdate.htm