Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach kultury ewidencja księgowa

Profesjonalne publikacje dla instytucji kultury Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach kultury ewidencja księgowa PROFESJONALNE PUBLIKACJE DLA INSTYTUCJI KULTURY

Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor prowadząca: Renata Kajewska ISBN 978-83-269-4778-0 Nr produktowy 1BC144 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2016 2

Spis treści Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach kultury ewidencja księgowa... 4 Obowiązkowa wyodrębniona ewidencja księgowa... 4 Zasady ewidencji dotacji... 5 Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości... 6 2016 3

Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach... Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach kultury ewidencja księgowa Instytucje kultury mogą pozyskiwać środki finansowe na realizację programów operacyjnych, które otrzymują w formie dotacji. Głównym elementem systemu rozliczania dotacji są przede wszystkim zapisy umowy o dofinansowanie, kwalifikowalność wydatków, wnioski o płatność, monitorowanie realizacji inwestycji oraz archiwizacja dokumentacji projektowej. Niemniej ważna jest ewidencja księgowa projektów realizowanych przy współudziale środków Unii Europejskiej. Obowiązkowa wyodrębniona ewidencja księgowa Dotacje otrzymywane z funduszy Unii Europejskiej stanowią bezzwrotną pomoc finansową udzielaną ze środków publicznych. Środki te instytucja kultury otrzymuje w postaci zaliczki lub jako refundację poniesionych wcześniej kosztów. Instytucja kultury jako beneficjent jest zobowiązana do wprowadzenia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem (art. 60d rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności). Polega to na wyodrębnieniu operacji w zakresie wykorzystania funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie do zakładowego planu kont odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby można było spełnić wymagania w zakresie sprawozdawczości i kontroli. WAŻNE Wymóg zapewnienia odrębnego systemu ewidencji księgowej albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej, a nie odrębnych ksiąg rachunkowych. Zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej wykonania projektu każda instytucja kultury ustala indywidualnie. Powinny one znaleźć odzwierciedlenie w zasadach (polityce) rachunkowości (art. 10 uor). 2016 4

Profesjonalne publikacje dla instytucji kultury Zasady ewidencji dotacji W zależności od przeznaczenia dotacji i jej związku z działalnością operacyjną instytucji kultury środki finansowe klasyfikuje się do odpowiedniej grupy przychodów. A zatem otrzymane środki pieniężne zalicza się do: przychodów z podstawowej działalności statutowej, gdy mają bezpośredni związek z działalnością statutową i są jednym z bezpośrednich źródeł jej finansowania, rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli zostały przeznaczone na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie (art. 41 ust. 1 uor), pozostałych przychodów operacyjnych, jeśli mają pośredni związek z działalnością operacyjną instytucji kultury (art. 3 ust. 1 pkt 32g uor). Warto pamiętać, że środki pieniężne zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów będą stopniowo zwiększać pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych. PRZYKŁAD Ośrodek kultury otrzymał środki unijne na zakup środka trwałego. Ewidencja księgowa przebiega następująco: 1. Wpływ środków pieniężnych z Unii Europejskiej 60.000 zł Wn 133 Rachunek bankowy środków UE Ma 840 Rozliczenia międzyokresowe przychodów (analitycznie: Środki z UE) 2. Zakup środka trwałego 60.000. zł Wn 010 Środki trwałe Wn 221 VAT naliczony kwota VAT podlegająca odliczeniu, Ma 200 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami (analitycznie: Rozrachunki projektu imienne konto kontrahenta) 3. Zapłata za środek trwały 60.000 zł Wn 200 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami (analitycznie: Rozrachunki projektu imienne konto kontrahenta), Ma 133 Rachunek bankowy środków UE. 4. Miesięczny odpis amortyzacyjny (12.000 zł 20%) : 12 mies. = 200 zł Wn 400 Amortyzacja, Ma 070 Odpisy umorzeniowe środków trwałych. równolegle Wn 840 Rozliczenia międzyokresowe przychodów (analitycznie: Środki UE), Ma 760 Pozostałe przychody operacyjne (analitycznie: Środki UE). 2016 5

Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach... Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości W przypadku gdy ze środków z dotacji dokonywano zakupów środków trwałych, można rozbudować ich ewidencję w zespole 0 następująco: 010 Środki trwałe 010-1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 010 1 1 Działalność podstawowa 010 1 2 Projekt A 010-2 Budynki i lokale 010-3 Urządzenia techniczne i maszyny 010-3-1 Działalność podstawowa 010-3-2 Projekt A Podobnie należy rozwinąć analitykę konta Umorzenie środków trwałych. Innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych. W taki sam sposób można dostosować także dane kosztowe dotyczące danego projektu. PRZYKŁAD Dom kultury realizuje projekt finansowany ze środków unijnych dotyczący organizacji festiwalu folkloru. Instytucja prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym. 1. Faktura zakupu materiałów wykorzystanych w ramach festiwalu Wn 401-1-9 Zużycie materiałów i energii Zużycie materiałów Projekt A wartość netto, Wn 221 VAT naliczony kwota VAT podlegająca odliczeniu, Ma 201 9 Rozrachunki z dostawcami Projekt A wartość brutto 2. Zapłata za zakup materiałów Wn 201 9 Rozrachunki z dostawcami Projekt A, Ma 133 Rachunek bankowy UE 3. Wynagrodzenia według listy płac dotyczące projektu Wn 430 9 Wynagrodzenia Projekt A, Ma 230-9 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Projekt A 4. Faktura za transport uczestników, sprzętu Wn 402 2-9 Usługi obce usługi transportowe Projekt A Wn 221 VAT naliczony Ma 201 9 Rozrachunki z dostawcami Projekt A. 2016 6

Profesjonalne publikacje dla instytucji kultury Rozliczanie projektów unijnych to nie tylko dostosowanie polityki rachunkowości i poprawne ujmowanie związanych z tym przychodów i kosztów w księgach rachunkowych instytucji kultury. Trzeba także odpowiednio opisywać dokumenty księgowe potwierdzające poniesione w ramach projektu wydatki, prawidłowo oznakować materiały i dokumenty. WAŻNE Dysponenci unijnych środków pomocowych podczas przeprowadzania kontroli szczególną uwagę zwracają na poprawność dokumentacji kosztowej. Uchybienia mogą skutkować zakwestionowaniem wydatku jako kosztu kwalifikowanego,czego konsekwencją może być obowiązek zwrotu dotacji do wysokości zakwestionowanego wydatku, a nawet całej kwoty dotacji. Ewa Ostapowicz ekonomistka Podstawa prawna Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. UE L.210 z 31 lipca 2006 r.). Art. 3 ust. 1 pkt 32g, art. 10, art. 41 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). 2016 7

Dotacje podmiotowe i celowe w instytucjach... nowość dla instytucji kultury już na rynku Nowość dla instytucji kultury Rozliczenia księgowe w kulturze. Jedyne w Polsce pismo w pełni sprofilowane dla działów księgowości jednostek kultury. Warto sprawdzić, jak stosować w praktyce najnowsze zmiany dotyczące podatku VAT, CIT i PIT, rachunkowości, sprawozdawczości oraz dotacji. Dzięki tej publikacji będą Państwo wiedzieć, jak pozyskać i rozliczyć środki finansowe, tak aby instytucja kultury miała płynność finansową i mogła się rozwijać. W pierwszym numerze przeczytają Państwo m.in.: Jak stosować w praktyce nowe przepisy w VAT dotyczące proporcji Które zmiany w ustawie o działalności kulturalnej wymagają ujęcia w sprawozdaniu finansowym za 2015 rok Jak zaksięgować refundację kosztów projektu realizowanego przez instytucję kultury Aby odebrać swój bezpłatny numer, skontaktuj się z Osobistym Opiekunem 22 429 43 03 redakcja@rozliczeniawkulturze.wip.pl DOŁĄCZ DO GRONA NAJEFEKTYWNIEJ ROZLICZANYCH JEDNOSTEK KULTURY 2016 8