Ewidencja analityczna podstawowych środków trwałych powinna zawierać co najmniej:

Transkrypt

1

2 Jak wygląda ewidencja środków trwałych o niskiej wartości... 2 Na jakich kontach księgować nabycie środków trwałych... 3 Jak ewidencjonować ulepszenie środka trwałego... 7 W jaki sposób ujmować likwidację składnika majątku... 8 Jednostki oświatowe są zobowiązane ewidencjonować swój majątek rzeczowy na kontach zespołu 0 Majątek trwały. Na jakich kontach należy ujmować nabycie, sprzedaż lub przekazanie środka trwałego albo zwiększenie jego wartości? Ewidencja podstawowych środków trwałych (o wartości początkowej powyżej zł) jest prowadzona w ujęciu ilościowo-wartościowym. Do tego celu wykorzystuje się konto księgowe 011 Środki trwałe, jak również księgi pomocnicze (ewidencja analityczna) prowadzone w formie indywidualnych kart środków trwałych, księgi inwentarzowej lub elektronicznie z zastosowaniem odpowiedniego programu komputerowego. Księgi pomocnicze zawierają znacznie więcej informacji niż konto księgowe, dlatego stanowią jego uzupełnienie. Ewidencja analityczna podstawowych środków trwałych powinna zawierać co najmniej: nazwę środka trwałego, datę przyjęcia do użytkowania, podstawę przyjęcia (faktura, protokół przekazania, umowa darowizny), wartość początkową, opis środka trwałego (np. cechy charakterystyczne, numery seryjne), symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, stawkę amortyzacyjną, wartość dotychczasowego umorzenia i kwotę umorzenia narastająco, w przypadku likwidacji również jej datę i sposób likwidacji (dokument LT, protokół przekazania). Ewidencja analityczna środków trwałych pozwala na ustalenie wartości poszczególnych składników majątkowych oraz wartości ich zwiększeń lub zmniejszeń, a także umożliwia określenie wartości poszczególnych grup składników majątkowych zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. 1

3 Pozostałe środki trwałe, o wartości początkowej do zł, ewidencjonuje się: ilościowo-wartościowo w książce inwentarzowej wyposażenia i równocześnie na koncie księgowym 013 Pozostałe środki trwałe, ilościowo tylko w książce inwentarzowej wyposażenia. Decyzję co do wyboru metody ewidencjonowania środków trwałych o wartości początkowej do zł podejmuje dyrektor jednostki lub organ prowadzący jednostkę. Można również przyjąć metodę mieszaną ewidencjonowania składników majątku, w której część składników będzie ewidencjonowana ilościowo-wartościowo, a część tylko ilościowo. Decydować będzie wartość jednostkowa tego składnika lub jego rodzaj. Podobnie jak w przypadku podstawowych środków trwałych, ewidencja pozostałych środków trwałych w księdze inwentarzowej stanowi uszczegółowienie zapisów konta 013 i powinna zawierać co najmniej: datę przychodu i rozchodu, podstawę przyjęcia (faktura, protokół przekazania, umowa darowizny) lub rozchodu (dokument LT, protokół przekazania), nazwę i ilość, wartość (w przypadku prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej), opis środka trwałego (np. cechy charakterystyczne, numery seryjne), miejsce użytkowania środka trwałego. Środki trwałe ulegają amortyzacji. W tym celu dokonuje się odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) w wysokości właściwej dla danego środka trwałego. Odpisy umorzeniowe mogą być: rozłożone w czasie według stawek zawartych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych albo ustalonych przez dysponenta części budżetowej lub organ prowadzący jednostkę oświatową, jednorazowe w wysokości 100% wartości środka trwałego, w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego. 2

4 Umarzaniu jednorazowemu mogą podlegać środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza kwoty ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (tj zł). Natomiast bez względu na wartość początkową mogą być umarzane jednorazowo: książki i inne zbiory biblioteczne, pomoce dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu, odzież i umundurowanie, meble i dywany, inwentarz żywy. Wybór metody ewidencjonowania środków trwałych o wartości do zł oraz sposób naliczania odpisów umorzeniowych środków trwałych powinny mieć swoje odzwierciedlenie w odpowiednich zapisach ujętych w polityce rachunkowości jednostki. Majątek rzeczowy jednostki służy przede wszystkim wykonywaniu jej zadań statutowych. Aby zadania te mogła realizować w sposób właściwy, niezbędne jest uzupełnianie zużytego i zniszczonego wyposażenia, a czasem również jego wymiana na sprzęt nowocześniejszy. W takich sytuacjach jednostki oświatowe pozyskują środki trwałe głównie poprzez: nieodpłatne otrzymanie, na podstawie decyzji organu prowadzącego lub od innej jednostki albo w drodze darowizny, zakup albo z inwestycji realizowanej przez organ prowadzący lub samą jednostkę. Nabyte środki trwałe ewidencjonuje się w cenie zakupu, w wysokości poniesionych nakładów inwestycyjnych lub w wartości wynikającej z decyzji organu prowadzącego albo protokołu przekazania. Natomiast w przypadku darowizny od innych podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych środki trwałe wycenia się w wartości rynkowej albo w wartości wynikającej z umowy darowizny. Jeżeli dokumenty przekazania zawierają informację o wysokości dotychczasowego umorzenia, wartość tę należy również wprowadzić do ksiąg rachunkowych, wykorzystując konto 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku środków trwałych o wartości do zł umorzenie ewidencjonuje się na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. 3

5 Ewidencja nabycia środków trwałych 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości 011 Środki trwałe niematerialnych i prawnych 800 Fundusz jednostki 1) (2b (1 2a) (2a 2b) (4c 3) (4c 4a) Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków 130 Rachunek bieżący 201 Rozrachunki z odbiorcami europejskich oraz środki jednostki i dostawcami z budżetu na inwestycje (4b 4b) (4a 4c) Pozostałe przychody operacyjne (3 Operacje gospodarcze: 1) PT (protokół przekazania przejęcia środka trwałego) zakończonej inwestycji realizowanej przez organ prowadzący na rzecz jednostki : zł. 2) PT otrzymanego środka trwałego od innej jednostki budżetowej: a) wartość nieumorzona: zł, b) dotychczasowe umorzenie: zł. 4

6 3) Umowa darowizny środka trwałego od podmiotu gospodarczego : zł. 4) Zakup nowego środka trwałego (podatek VAT nie podlega odliczeniu): a) faktura zakupu: zł, b) wyciąg bankowy zapłata za fakturę: zł, c) równowartość wydatków inwestycyjnych: zł. Ewidencja nabycia pozostałych środków trwałych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości 760 Pozostałe przychody 013 Pozostałe środki trwałe niematerialnych i prawnych operacyjne 1a) (1b (1a 2a) (2b (2a 3a) (3b 130 Rachunek bieżący 201 Rozrachunki z odbiorcami 401 Zużycie materiałów jednostki i dostawcami i energii 800 (3c 3c) (3a 1b) b) b) 800 Operacje gospodarcze: 1) PT składnika wyposażenia otrzymanego od innej jednostki: a) wartość początkowa:2.000 zł, b) umorzenie: zł. 2) Umowa darowizny środka trwałego umarzanego jednorazowo: a) wartość początkowa: zł, 5

7 b) umorzenie: zł. 3) Zakup nowego środka trwałego umarzanego jednorazowo (podatek VAT nie podlega odliczeniu): a) faktura zakupu: 800 zł, b) umorzenie: 800 zł, c) wyciąg bankowy zapłata za fakturę: 800 zł. Do ewidencjonowania nabycia środków trwałych można również wykorzystywać konto księgowe 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje). Na koncie tym ujmuje się koszty poniesione na wytworzenie, nabycie i montaż nowych środków trwałych lub na ulepszenie już istniejących składników majątku. W przypadku zakupu gotowych środków trwałych na koncie 080 można ujmować np. koszt zakupu i transportu nabytego składnika majątku. Ewidencja zakupu środka trwałego (zastosowanie konta 080) 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) 011 Środki trwałe 800 Fundusz jednostki 1) (5 5) (3b 2) (4b 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków 130 Rachunek bieżący 201 Rozrachunki z odbiorcami europejskich oraz środki jednostki i dostawcami z budżetu na inwestycje (3a 3a) (1 3b) (4a 4a) (2 4b)

8 Operacje gospodarcze: 1) Faktura za zakup środka trwałego: zł. 2) Faktura za transport zakupionego środka trwałego: zł. 3) Zapłata faktury za zakup: a) WB (wyciąg bankowy) płatność faktury: zł, b) równowartość wydatków inwestycyjnych: zł. 4) Zapłata faktury za transport: a) WB zapłata faktury: zł, b) równowartość wydatków inwestycyjnych: zł. 5) Przyjęcie środka trwałego do używania: zł. Dyrektor jednostki jest zobowiązany m.in. do dbania o stan techniczny powierzonego mu mienia oraz utrzymanie go w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem normalnego zużycia. Bieżące przeglądy, naprawy i remonty są też niezbędne ze względu na bezpieczeństwo przebywających w jednostce osób. Przez naprawę czy remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym środku trwałym robót polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remontem będzie np. malowanie ścian w pomieszczeniach, a naprawą wymiana zepsutej części maszyny. Koszty poniesionego remontu nie zwiększają wartości podstawowego środka trwałego. Klasyfikowane są do wydatków bieżących jednostki i ujmowane na konie 402 Usługi obce. Użytkowane środki trwałe wymagają czasem również nakładów związanych z ich przebudową, rozbudową, modernizacją lub rekonstrukcją. Takie prace stanowią ulepszenie środka trwałego. Warunkiem jest jednak to, aby poniesione nakłady na ulepszenie spowodowały, że wartość użytkowa środka trwałego po zakończeniu ulepszenia przewyższy posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Ulepszeniem będzie np. adaptacja budynku powodująca zmianę jego przeznaczenia. 7

9 Ewidencja zwiększenia wartości środka trwałego na skutek ulepszenia 011 Środki trwałe 800 Fundusz jednostki 1a) (1c 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków 130 Rachunek bieżący 201 Rozrachunki z odbiorcami europejskich oraz środki jednostki i dostawcami z budżetu na inwestycje (1b 1b) (1a 1c) Operacje gospodarcze: 1) Faktura dokumentująca nakłady inwestycyjne związane z modernizacją środka trwałego: a) Faktura zakupu: zł, b) WB zapłata za fakturę: zł, c) równowartość wydatków inwestycyjnych: zł. Zużyte (zniszczone, zepsute) lub zbędne (przekazane innej jednostce) środki trwałe są zdejmowane ze stanu majątku. Kiedy można zlikwidować środek trwały Likwidacja ze względu na zużycie lub przekazanie składników majątku trwałego innej jednostce na podstawie decyzji dyrektora będą możliwe tylko wówczas, gdy pełnomocnictwo dyrektora jednostki obejmuje zbywanie środków trwałych. Jeżeli dyrektor nie posiada odpowiedniego pełnomocnictwa, czynności zdjęcia ze stanu składników majątkowych może dokonać tylko zarząd jednostki samorządu terytorialnego, gdyż samorządowe 8

10 jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (szkoły, przedszkola) nie dysponują majątkiem własnym, lecz majątkiem gminy. Dokumenty likwidacyjne lub protokół przekazania, powodujące jednocześnie zdjęcie środka trwałego ze stanu majątku jednostki, powinny być poprzedzone protokołem komisji likwidacyjnej (kasacyjnej) funkcjonującej w jednostce, który stwierdza, że dany składnik majątku jest zużyty lub zbędny. Protokół taki należy opatrzyć podpisem dyrektora jednostki. Zdjęcie środka trwałego ze stanu majątku następuje na podstawie różnych dokumentów, w zależności do przyczyny: protokół likwidacji (LT) w przypadku likwidacji w związku ze stanem zużycia środka trwałego, gdy jest on przestarzały lub zepsuty, a jego naprawa jest nieopłacalna, protokół przekazania (PT) w przypadku przekazania zbędnego środka trwałego innej jednostce. Ewidencja likwidacji środka trwałego na skutek jego zużycia 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości 011 Środki trwałe niematerialnych i prawnych 800 Fundusz jednostki (1a 1b) a) (1b 2) a) (2 3b) (3a (3b Operacje gospodarcze: 1) LT spisanie ze stanu majątku zużytego środka trwałego o wartości początkowej zł (środek trwały częściowo umorzony): a) wartość nieumorzona środka trwałego: zł, b) dotychczasowe umorzenie: zł. 2) LT spisanie ze stanu majątku zużytego środka trwałego o wartości początkowej zł (środek trwały całkowicie umorzony). 3) LT spisanie ze stanu zużytej części składowej środka trwałego (zestaw komputerowy o wartości początkowej zł składa się z komputera o wartości zł, monitora o wartości zł oraz 9

11 drukarki o wartości zł; spisaniu ze stanu podlega drukarka, która uległa zniszczeniu; zestaw był umarzany przez dwa lata stawką 30% rocznie): a) wartość nieumorzona drukarki: zł, b) dotychczasowe umorzenie: zł. Ewidencja przekazania środka trwałego innej jednostce 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości 011 Środki trwałe niematerialnych i prawnych 800 Fundusz jednostki (1a 1b) a) (1b Operacje gospodarcze: 1) PT przekazanie środka trwałego o wartości początkowej zł (środek trwały częściowo umorzony): a) wartość nieumorzona środka trwałego: zł, b) dotychczasowe umorzenie: zł. 10

12 Ewidencja sprzedaży środka trwałego 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości 011 Środki trwałe niematerialnych i prawnych 800 Fundusz jednostki (2a 2b) a) (2b 130 Rachunek bieżący 201 Rozrachunki z odbiorcami 760 Pozostałe przychody Jednostki i dostawcami operacyjne 3) ) ( (1 Operacje gospodarcze: 1) Fa sprzedaży środka trwałego: zł. 2) LT spisanie ze stanu sprzedanego środka trwałego: c) wartość netto: zł, d) dotychczasowe umorzenie: zł. 3) Zapłata za fakturę: zł. Warto zapamiętać podstawowe środki trwałe (o wartości początkowej powyżej zł) ewidencjonuje się na koncie 011 Środki trwałe oraz w księgach pomocniczych (ewidencja analityczna); pozostałe środki trwałe (o wartości początkowej do zł) należy zaksięgować w książce inwentarzowej wyposażenia i na koncie 013 Pozostałe środki trwałe (metoda ilościowowartościowa) albo tylko w książce inwentarzowej (metoda ilościowa); wyboru metody ewidencjonowania tych składników majątku dokonuje dyrektor jednostki lub organ prowadzący tę jednostkę; 11

13 odpisy umorzeniowe środków trwałych mogą być rozłożone w czasie (według odpowiednich stawek) albo jednorazowe (w wysokości 100% wartości środka trwałego, w miesiącu oddania do używania); księguje się je na kontach 071 lub 072 w zależności od wartości środka trwałego. PODSTAWA PRAWNA: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 760). Autor: Anna Żyła specjalista ds. finansów i rachunkowości samorządowych jednostek oświatowych 12

14 Redaktor: Lidia Pogodzińska ISBN: E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0609 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon , faks , cok@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa