Ministerstwo Finansów System e-deklaracje Instrukcja użytkownika Wersja 1.00 1/21
SPIS TREŚCI I. INFORMACJE OGÓLNE...3 WYMAGANIA NIEZBĘDNE DO SKŁADANIA DEKLARACJI ZA POMOCĄ INTERAKTYWNYCH FORMULARZY...3 II. CZYNNOŚCI DO WYKONANIA...4 1. SKRÓCONA INSTRUKCJA WYSYŁANIA INTERAKTYWNYCH FORMULARZY:...4 2. SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA DLA INTERAKTYWNYCH FORMULARZY...5 3. SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA ODBIERANIA URZĘDOWEGO POŚWIADCZENIA ODBIORU DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGO (UPO) Z WYKORZYSTANIEM INTERAKTYWNEGO FORMULARZA...18 2/21
I. Informacje ogólne Formularze interaktywne przeznaczone są dla podatników, płatników, którzy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny i zgłosili do urzędu skarbowego zamiar składania deklaracji w formie elektronicznej. Wymagania niezbędne do składania deklaracji za pomocą interaktywnych formularzy: 1. Złożenie zawiadomienia ZAW-E1 - Jest to zawiadomienie o zamiarze składania przez podatnika lub płatnika deklaracji w formie elektronicznej oraz o wskazaniu osoby upoważnionej do ich składania i podpisywania. Składa się je w formie papierowej do naczelnika urzędu skarbowego. 2. Złożenie zawiadomienia ZAW E2 - Zgłoszenie od osoby upoważnionej wysłane drogą elektroniczną do systemu. 3. Wystawienie zaświadczenia ZAS E - zaświadczenie wystawiane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające zgodność dokumentów ZAW-E1 i ZAW-E2, wysyłane do podatnika lub płatnika. 4. Komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows (2000, XP lub Vista) i skonfigurowanym dostępem do Internetu. 5. Podłączony czytnik kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym. 6. Karta z kwalifikowanym podpisem elektronicznym włożona do czytnika. 7. Skonfigurowana baza certyfikatów (przynajmniej jeden certyfikat dodany do bazy). 8. Zainstalowane oprogramowanie Adobe Reader w wersji co najmniej 8.0 (może być wersja polska lub angielska) - wersja do pobrania na stronie www: http://www.adobe.com/pl lub http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. 9. Pobrana ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl i zainstalowana w systemie wtyczka do programu Adobe Reader. 10. Pobrane ze stron MF odpowiednie wzory formularzy interaktywnych i zapisane na dysku lokalnym (możliwe jest również otwarcie formularza bezpośrednio na stronie www.e-deklaracje.mf.gov.pl). 11. Posiadanie przez podatnika lub płatnika uprawnienień administratora systemu operacyjnego na danym komputerze. 3/21
II. CZYNNOŚCI DO WYKONANIA 1. Skrócona instrukcja wysyłania interaktywnych formularzy: 1. Instalacja wtyczki pobranej ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.p.l 2. Uruchomienie programu Adobe Reader i wczytanie wzoru formularza. 3. Wypełnienie formularza danymi. 4. Wybranie przycisku Podpisz dane i uruchomienie kreatora podpisywania i wysyłania deklaracji. 5. Wykonanie wszystkich czynności wskazanych przez kreatora. 6. Utworzenie na dysku komputera pliku tekstowego i zapisanie w nim numeru referencyjnego wysłanego dokumentu. Numer ten ukaże się na ekranie monitora zaraz po wysłaniu dokumentu. 7. W ciągu doby (od 1 godziny do 24 godzin - zależnie od polityk Centrów Certyfikacji dla posiadanego certyfikatu) wczytanie do programu Adobe Reader interaktywnego formularza, który służy do pobrania urzędowego poświadczenia odbioru ( UPO.pdf ). Wpisanie do formularza numeru referencyjnego dokumentu, do którego pobrane zostanie UPO (kopiujemy go z dokumentu utworzonego w punkcie 5) i wykonanie operacji pobrania UPO. 4/21
2. Szczegółowa instrukcja dla interaktywnych formularzy 1. Należy pobrać ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl plik wtyczka.zip, który następnie należy rozpakować do katalogu plug_ins. Lokalizacja folderu przy domyślnej instalacji Adobe Reader jest następująca: C:\Program Files\Adobe\Reader 8.0\Reader\plug_ins. W przypadku wypełniania formularza bezpośrednio w przeglądarce internetowej należy w pierwszej kolejności odpowiednio skonfigurować aplikacje Adobe Reader. W tym celu należy uruchomić program Adobe Reader i w preferencjach internetowych odznaczyć Wyświetl PDF w przeglądarce oraz Pozwól na szybki podgląd w Internecie. W tym celu należy wybrać z menu opcję Edycja -> Preferencje lub wcisnąć na klawiaturze komputera klawisze Ctrl+K. Kolejnym krokiem jest wybranie zakładki Internet, odznaczenie odpowiednich pól (zgodnych z rysunkiem poniżej ) i zatwierdzenie zmian poprzez kliknięcie OK. 5/21
2. Wypełnianie formularza zaczynamy od uruchomienia programu Adobe Reader i wczytania wzoru formularza. W tym celu należy wybrać z menu opcję Plik/ Otwórz lub wcisnąć na klawiaturze komputera klawisze Ctrl+O i w oknie Otwieranie zaznaczyć odpowiedni formularz. Aby otworzyć wybrany dokument lewym przyciskiem myszy należy kliknąć przycisk Otwórz. 6/21
3. Następnie należy wypełnić formularz danymi (w czerwonych ramkach zaznaczone są pola obowiązkowe, które muszą zostać wypełnione). 7/21
Uwaga: Formularze częściowo walidują/sprawdzają poprawność wprowadzanych danych. Sprawdzaniu podlega struktura wprowadzanych danych - w przypadku wykrycia niezgodności użytkownik zostaje powiadomiony odpowiednim komunikatem o błędzie. 8/21
4. Aby uruchomić kreatora podpisywania i wysyłania deklaracji z podmenu formularza wybieramy funkcję Podpisz dane. Na ekranie ukaże się okno kreatora pt. Podpisywanie danych. 9/21
5. Po wciśnięciu w tym oknie przycisku Następny wyświetlony zostanie dokument XML zawierający dane dokumentu do podpisu. Po weryfikacji danych wciskamy przycisk Następny i przechodzimy do kolejnego etapu podpisywania dokumentu. 10/21
6. W oknie kreatora zaznaczamy certyfikat do podpisania danych i klikamy przycisk Następny. 11/21
7. Zostaną wyświetlone szczegółowe Dane o wybranym certyfikacie. Aby podpisać dokument XML tym certyfikatem należy wybrać przycisk Podpisz. 8. Kolejnym krokiem jest wpisanie kodu PIN karty kryptograficznej w polu PIN/Hasło oraz zatwierdzenie go poprzez kliknięcie przycisku Ok'. 12/21
9. Przed wysłaniem podpisanego dokumentu XML do bramki MF następuje wyświetlenie podpisanego XML (w formacie XML Advanced Electronic Signature XAdES) oraz podpisanego XML w postaci zakodowanej (zgodnie z formatem base64binary). Po kliknięciu przycisku Wyślij następuje wysłanie przez internet podpisanego dokumentu XML w postaci zakodowanej. 13/21
10. W przypadku braku połączenia z serwisem internetowym jest wyświetlany poniższy komunikat. 14/21
11. Kolejnym etapem kreatora jest wyświetlenie w oknie Podpisywanie danych w polu Identyfikator dokumentu nadanego na bramce, unikalnego identyfikatora wysłanemu dokumentowi. 15/21
Po przesłaniu dokumentu do systemu wyświetlony zostanie komunikat techniczny Dokument wstępnie przetworzony. 16/21
12. Ten unikalny identyfikator wysłanego dokumentu użytkownik może zapisać w pliku tekstowym na dysku swojego komputera. W tym celu, w oknie Podpisywanie danych lewym klawiszem myszy należy kliknąć przycisk Zapisz. Wyświetli się okno, w którym należy wybrać lokalizację zapisania pliku, podać nazwę pliku, a następnie kliknąć lewym klawiszem myszy przycisk Zapisz. 13. Aby zakończyć pracę kreatora należy kliknąć przycisk Zakończ. 17/21
3. Szczegółowa instrukcja odbierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dokumentu elektronicznego (UPO) z wykorzystaniem interaktywnego formularza 1. By odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) uruchom program Adobe Reader i wczytaj interaktywny formularz Upo.pdf zgodnie z punktem 1 Szczegółowej instrukcji wysyłania interaktywnych formularzy. UPO jest dokumentem elektronicznym, wydawanym w przedziale czasowym od 1 godziny do 24 godzin. Czas ten jest zależny od polityk Centrów Certyfikacji z którego posiadamy certyfikat. W polu formularza należy wpisać unikalny identyfikator wysłanego dokumentu, który został zapisany zgodnie z punktem 13 Szczegółowej instrukcji wysyłania interaktywnych formularzy. Następnie kliknąć przycisk Pobierz UPO i poczekać na odpowiedź bramki MF i wyświetlenie, pod numerem dokumentu w polu Status - statusu przetworzenia złożonego dokumentu oraz 18/21
w lewym dolnym rogu formularza przycisku Wyświetl UPO (tylko dla dokumentów o statusie 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie). Podczas pobierania UPO mogą pojawić się komunikaty z bramki MF informujące o aktualnym statusie żądania: 100 - Niepoprawny komunikat SOAP, 102 Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO, 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, 300 - Brak dokumentu, 301 - Dokument w trakcie przetwarzania, 302 Dokument wstępnie przetworzony 400 - Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem 401 - Dokument niezgodny ze schematem xsd 402 - Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem 404 - Dokument z niepoprawnym certyfikatem 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką; 19/21
2. Sprawdzenie statusu UPO. Aby wyświetlić potwierdzenie należy wybrać przycisk Wyświetl UPO. 20/21
3. Wyświetli się dokument Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Dane można wydrukować lub zapisać na dysku komputera. 21/21