AW-0941/03/07 Urząd Miasta Knurów Ul. Ogana 5 44-190 Knurów Załącznik Nr 1 Do Zarządzenia Nr OR-0151/397/2007 Prezydenta Miasta Knurów Z dnia 20.11.2007r PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2008 1
AW-0941/03/07 Urząd Miasta Knurów ul.ogana 5 44-190Knurów (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2008 1. Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 30 września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan audytu) 1. 2. Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny 3. Struktura organizacyjna jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny URZAD MIASTA KNURÓW Gmina Knurów jest jednostką sektora finansów publicznych, na której ciąży obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego, co wynika z faktu przekroczenia kwoty 40 mln złotych wydatków środków publicznych. Do zakresu działania Gminy należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów, w szczególności w zakresie: ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej, gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego, wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i utylizacji odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz, lokalnego transportu zbiorowego, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych, gminnego budownictwa mieszkaniowego, edukacji publicznej, kultury, w tym bibliotek gminnych i innych placówek upowszechniania kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami, kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, targowisk i hal targowych, zieleni gminnej i zadrzewień, cmentarzy komunalnych, porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego, utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych, polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki socjalnej, medycznej i prawnej, wspierania i upowszechniania idei samorządowej, promocji gminy, współpracy z organizacjami pozarządowymi, współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw. Kierownikiem Urzędu Miasta Knurów jest Prezydent, który wykonuje zadania przy pomocy Zastępców, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta. W skład Urzędu wchodzą wydziały, biura, referaty, samodzielne stanowiska. Schemat organizacyjny Urzędu Miasta Knurów stanowi załącznik Nr 1 do 2
4. 5. *) 6. *) 7. Wykaz jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Kwota środków publicznych (w mln zł) planowana do zgromadzenia przez jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu, * w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) * Planowana kwota wydatków i rozchodów środków publicznych jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu (w mln zł), * w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) * Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny, oraz łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Planu Audytu na rok 2008. Pracą Urzędu Miasta kieruje Prezydentów przy pomocy swoich Zastępców, Sekretarza i Skarbnika. Audytor zatrudniony jest na samodzielnym stanowisku, podporządkowanym bezpośrednio Kierownikowi jednostki Prezydentowi. 1. Urząd Miasta (UM) 2. Miejski Zespół Gospodarki Lokalowej i Administracji (MZGLiA) 3. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji (MOSiR) 4. Centrum Kultury (CK) 5. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej (MOPS) 6. Miejski Zespół Jednostek Oświatowych (MZJOś) 7. Miejskie Ognisko Pracy Pozaszkolnej (MOPP) 8. Miejskie Gimnazjum Nr 1 (MG Nr 1) 9. Miejskie Gimnazjum Nr 21 (MG Nr 2) 10. Miejskie Gimnazjum Nr 3 (MG Nr 3) 11. Miejskie Gimnazjum Nr 4 (MG Nr 4) 12. Miejska Szkoła Podstawowa Nr 1 (MSP Nr 1) 13. Miejska Szkoła Podstawowa Nr 2 (MSP Nr 2) 14. Zespół Szkolno Przedszkolny Miejska Szkoła Podstawowa Nr 4 (MSP Nr 4 15. Miejska Szkoła Podstawowa Nr 4 (MSP Nr 4 16. Miejska Szkoła Podstawowa Nr 6 (MSP Nr 6) 17. Miejska Szkoła Podstawowa Nr 7 (MSP Nr 7) 18. Miejska Szkoła Podstawowa Nr 9 (MSP Nr 9) 19. Miejskie Przedszkole Nr 2 (MP Nr 2) 20. Miejskie Przedszkole Nr 3 (MP Nr 3 21. Zespół Szkolno Przedszkolny Miejskie Przedszkole Nr 5 (MP Nr 5 22. Miejskie Przedszkole Nr 7 (MP Nr 7 23. Miejskie Przedszkole Nr 10 (MP Nr 10) 24. Miejskie Przedszkole Nr 12 (MP Nr 12) 25. Miejskie Przedszkole Nr 13 (MP Nr 13) 26. Żłobek Publiczny dochody 76,3 mln przychody 6,9 mln bd 85,4 mln bd 138 783 w tym: MZGLiA 41 MOPS 42 MOSiR 49 CK 41 MZJOŚ 24 MOPP 13 Oświata 573 3
8. 9. Liczba osób zatrudnionych na stanowisku: audytor wewnętrzny Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki 1 W 2007 roku dokonano reorganizacji struktury organizacyjnej Urzędu w wyniku której z Wydziału Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Restrukturyzacji i Ochrony Środowiska wyodrębniono Referat Inwestycji i utworzono Wydział Inwestycji Miejskich., podlegający Zastępcy Prezydenta P2. Utworzono także samodzielne stanowisko Pełnomocnika ds Bezpieczeństwa Ind\formacji podlegające Sekretarzowi Miasta. 2. Analiza obszarów ryzyka 1. Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym 2. Opis metody analizy ryzyka Obszar audytu wewnętrznego to obszar działania jednostki, wyodrębniony ze względu na przedmiot działalności, zaangażowane komórki organizacyjne, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadań audytowych. Obszary ryzyka to procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu. Do analizy ryzyka zastosowano metodę matematyczną. Punktem wyjścia w tej metodzie jest wybór zadań audytowych, określenie kategorii ryzyk, ustalenie priorytetów kierownictwa oraz dat ostatnich audytów / kontroli poszczególnych zadań. Przyjęto następujące kategorie ryzyk: Materialność na ocenę ma wpływ wielkość przepływów finansowych, ilość operacji, ryzyko straty w pojedynczej operacji, poziom kosztów jednostkowych, poziom jakości produktu 1) 1 brak implikacji finansowych 2) 2 niewielkie implikacje finansowe 3) 3 istotne implikacje finansowe 4) 4 kluczowy system finansowy Wrażliwość wpływ konsekwencji wynikających z niezrealizowania lub niekorzystnego zrealizowania podjętych działań, np. utrata lub uszkodzenie majątku, niewykryty błąd, nieprzychylna opina publiczna, utrata dobrego imienia. Na ocenę wrażliwości wpływa np. poufność danych, wpływ błędu na inne sfery działania, znaczenie polityczne, podatność na naciski korupcyjne. 1) 1 mała 2) 2 umiarkowana 3) 3 wrażliwa 4) 4 bardzo wrażliwa Kontrola wewnętrzna występowanie zasad, procedur, zabezpieczeń fizycznych a także zaangażowanie i kwalifikacje kierownictwa i pracowników. Na ocenę systemu kontroli wewnętrznej wpływają m.in. przestrzeganie procedur i zasad, rozdział obowiązków, jakość i morale pracowników, rotacja pracowników a także wnioski z poprzednich kontroli i audytów. 1) 1 bardzo wysoka 2) 2 wysoka 3) 3 zadowalająca 4) 4 słaba Stabilność - podatność na zmiany systemu i wszelkich uregulowań prawnych, na podstawie których realizowane są zadania, zależy od ilości zmian prawnych i organizacyjnych zachodzących i planowanych w systemie oraz ich zakresu 1) 1 bardzo stabilny 2) 2 stabilny 3) 3 znaczące zmiany 4) 4 system nowo wdrażany Złożoność - Stopień skomplikowania zależy od stopnia skomplikowania procedur i zasad, liczby subsystemów, ilości komórek zaangażowanych w daną działalność. 1) 1 niski 2) 2 umiarkowany 3) 3 wysoki 4) 4 - bardzo wysoki Wymienionym wyżej kategoriom przyporządkowano, według osądu audytora, wagi, które w sumie dają jedność (100%). I tak materialności przypisano wagę 0,25, wrażliwości 0,25, kontroli wewnętrznej 0,20, stabilności / podatności na zmiany 0,15 a złożoności 0,15. Priorytet kierownictwa ustalony został na podstawie ankiet wypełnionych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta oraz Skarbnika. W ankietach 4
umieszczone zostały poszczególne zadania audytowe, którym należało przyporządkować znaczenie: duże (odpowiadała mu waga 0,3), średnie (waga 0,15) lub niskie (waga 0). Obliczono średnie wagi dla zadań audytowych, które wprowadzono do tabeli. Do określenia daty ostatniej kontroli / audytu posłużono się następującymi wagami: 2007r 0,0 (0%) 2006r 0,1 (10%) 2005r 0,2 (20%) przed 2004r 0,3 (30%) Ocenę ryzyka obliczono według następujących algorytmów: ocena po uwzględnieniu kryteriów: [(waga materialność x liczba punktów) + (waga wrażliwość x liczba punktów) + (waga kontrola wewnętrzna x liczba punktów) + (waga stabilność / podatność na zmiany x ilość punktów) + (waga złożoność x ilość punktów)] / 4 4 maksymalna ilość punktów jaką można przyznać dla danego kryterium ocena końcowa (wartości wyrażone w %): (ocena ryzyka po uwzględnieniu kryteriów + priorytet kierownictwa (średni) + data ostatniego audytu / kontroli) / 160% 3. Wyniki analizy obszarów ryzyka 160% - maksymalna wartość w analizie ryzyka jaką może uzyskać zadanie audytowe Dla wyznaczenia priorytetu audytu zastosowano 3 stopniową skalę: - priorytet wysoki - ocena ryzyka w granicach powyżej 80% - priorytet średni - ocena ryzyka w granicach od 60 % do 80 % - priorytet niski - ocena ryzyka poniżej 60 % W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka ustalono hierarchię obszarów, w których ze względu na stopień ryzyka powinien być przeprowadzony audyt. Obszary, których ryzyko oszacowane zostało przez audytora na poziomie wysokim i średnim zostały przedstawione jako zadania, które w pierwszym rzędzie powinny być uwzględnione w planie. W w/w grupie znalazły się 44 obszary. W czterech, z grupy o najwyższym stopniu ryzyka, zostanie przeprowadzony audyt w 2008roku. Szczegółowa analiza ryzyka znajduje się w załączniku Nr 2. 4. Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Lp. Obszar ryzyka Poziom ryzyka (wysoki/średni/niski) 1. Realizacja zadań z Wieloletniego Programu Inwestycyjnego Wysoki 2. Wydatki bieżące Średni 3. Proces tworzenia i wykonywania budżetu Średni 4. Zarządzanie zasobami ludzkimi (w tym polityka szkoleniowa) Średni 5. Straż Miejska Średni 6. Najem lokali mieszkalnych Średni 7. Gospodarka kadrowo - płacowa Średni 8. E-urząd Średni 9. Planowanie przestrzenne Średni 10. Funkcjonowanie szkół samorządowych Średni 11. Gospodarka odpadami i ochrona środowiska Średni 12. Działania w zakresie promocji miasta Średni 13. Funkcjonowanie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Średni 14. Funkcjonowanie przedszkoli i żłobka Średni 15. Sprzedaż nieruchomości Średni 5
16. Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu Średni 17. Zabezpieczenie danych w systemach informatycznych Średni 18. Zabezpieczenie majątku Średni 19. Pozyskiwanie środków z UE Średni 20. Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków z UE Średni 21. Nadzór nad miejskimi instytucjami kultury Średni 22. Zarządzanie miejskimi obiektami sportowymi Średni 23. Prowadzenie ksiąg rachunkowych Średni 24. Przyznawanie i wypłacanie świadczeń socjalnych Średni 25. Wydawanie koncesji na alkohol Średni 26. Dzierżawa gruntu Średni 27. Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych Średni 28. Inwentaryzacja Średni 29. Gospodarka kasowa Średni 30. Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Średni 31. Utrzymanie i remonty dróg Średni 32. System komunikacji międzywydziałowej Średni 33. Użytkowanie wieczyste i trwały zarząd Średni 34. Przydział, wynajem i zamiana lokali mieszkalnych Średni 35. Gospodarka wodno - ściekowa Średni 36. Przeprowadzanie zamówień publicznych Średni 37. Realizacja programu współpracy z organizacjami pozarządowymi Średni 38. Sprawozdawczość Średni 39. Nabywanie i wykup nieruchomości przez Gminę Średni 40. Wydawanie decyzji w dziedzinie architektoniczno-budowlanej Średni 41. Podatek od środków transportowych Średni 42. Regulacja stanów prawnych nieruchomości Średni 43. Gospodarka środkami trwałymi i materiałami Niski 44. Funkcjonowanie programu Przejrzysta Polska Niski 45. Dokształcanie i szkolenie nauczycieli Niski 46. Ewidencja majątku Niski 47. Miejski Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Niski 48. Utrzymanie czystości i porządku w Gminie Niski 49. Gospodarka transportowa i podróże służbowe Niski 50. Zarządzanie kryzysowe Niski 51. Dzierżawa i najem lokali użytkowych Niski 52. Podatki od czynności cywilnoprawnych Niski 53. Utrzymanie cmentarzy Niski 54. Utrzymanie zieleni miejskiej Niski 55. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Niski 56. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości Niski 57. Pozostałe podatki lokalne (rolny, leśny, od psów) Niski 58. Dodatki mieszkaniowe i pozostałe świadczenia pieniężne Niski 59. Usługi związane z ewidencją ludności Niski 60. Dokumentacja geodezyjna i kartograficzna Niski 61. Sprawozdawczość budżetowa Niski 62. Usługi związane z ewidencją działalności gospodarczej Niski 6
63. Opłaty targowe Niski 64. Organizacja wyborów i referendów (dokumentacja i rozliczanie) Niski 65. Podatek od nieruchomości Niski 66. Wydawanie dowodów osobistych Niski Lp. 3. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego Temat audytu wewnętrznego 1 Realizacja zadań z Wieloletniego Programu Inwestycyjnego 2 Dochody z najmu gminnych lokali mieszkalnych 3 Planowanie budżetu Gminy 4 Zarządzanie zasobami ludzkimi w Urzędzie Miasta Proponowany termin przeprowadzen ia audytu wewnętrznego Niezbędne zasoby (liczba osobodni) Obszar ryzyka I kwartał 2008 35 Realizacja zadań z Wieloletniego Programu Inwestycyjnego II kwartał 2008 30 Najem lokali mieszkalnych III kwartał 2008 25 Proces tworzenia i wykonywania budżetu IV kwartał 2008 30 Zarządzanie zasobami ludzkimi (w tym polityka szkoleniowa) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi Lp. 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Planowany rok Obszar ryzyka przeprowadzenia audytu wewnętrznego 1. 2009 Wydatki bieżące 2. 2009 Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych 3. 2009 E-urząd 4. 2009 Straż Miejska 5. 2010 Zabezpieczenie majątku 6. 2010 Gospodarka kadrowo - płacowa 7. 2010 Zabezpieczenie danych w systemach informatycznych 8. 2010 Planowanie przestrzenne 9. 2011 Utrzymanie i remonty dróg 10. 2011 Gospodarka odpadami i ochrona środowiska 11. 2011 Działania w zakresie promocji miasta 12. 2011 Gospodarka kasowa 13. 2012 Funkcjonowanie przedszkoli i żłobka 14. 2012 Sprzedaż nieruchomości 15. 2012 Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu 16. 2012 Inwentaryzacja 17. 2013 Funkcjonowanie szkół samorządowych 18. 2013 Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 19. 2013 Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków z UE 20. 2013 Nadzór nad miejskimi instytucjami kultury Uwagi 7
5. Organizacja pracy audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego Lp. Zadania audytora wewnętrznego Zasoby ludzkie [liczba Zasoby rzeczowe osobodni] 1 Przeprowadzenie zadań audytowych 120 Komórka Audytu Wewnętrznego wyposażona jest w komputer stacjonarny, drukarkę, telefon, ma dostęp do internetu, kserokopiarki oraz faksu. 2 20 Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego 3 Przeprowadzenie czynności 5 sprawdzających 4 Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 5 5 Czynności organizacyjne w tym plan 20 i sprawozdawczość 6 Szkolenia i rozwój zawodowy 10 7 Urlopy / czas dostępny 32 Uwagi 8 Inne działania, w tym audyt wewnętrzny 40 poza planem, sprawy organizacyjne, zadania związane z SEKAPem Suma 252 /15.11.2007/ (data) /AUDYTOR WEWNĘTRZNY Alicja Jureczko-Wyżgolik/ (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego) /PREZYDENT MIASTA /20.11.2007/ (data) Adam Rams/ (pieczątka i podpis kierownika jednostki) *) Należy podać wielkości prognozowane 8