Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia Zasady opracowywania procedur systemu zarządzania bioz część 2
DOKUMENTY/ZAPISY Opis szbioz 1.Monitorowanie należy Procedura P23.11. przeprowadzać zgodnie z Monitorowanie procedurą P23.11. 1. Cel 2. Auditowanie należy 2. Zakres przeprowadzać zgodnie 3. Tryb z postępowania procedurą 3.1. Monitorowanie obejmuje identyfikacje zagrożeń 3. Wyniki monitorowania i ocenę ryzyka zawodowego 3.2. Identyfikację zagrożeń. i 4... i ocenę zagrożeń dokonuje się zgodnie z instrukcją I23.11.234. 5... 3.3. Analizę przyczyn 13. 6... wypadków 3.4... Instrukcja I23.11.234. Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka zawodowego 1. Identyfikację zagrożeń. 2... Formularz 12. Wyniki identyfikacji i oceny F23.11.234.A należy wpisać na formularz F23.11.234.A.
Przykłady dokumentów szbioz: Polityka bhp Plany ukierunkowane na realizację celów ogólnych i szczegółowych Plan wdrożenia szbioz Opis szbioz Wewnętrzne zarządzenia (np. dyrektora) Procedury operacyjne szbioz (np. Procedura monitorowania zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego) Instrukcje załączone do procedur operacyjnych lub przywołane w tych procedurach
Przykładowe zapisy szbioz Zapisy sporządzone podczas identyfikacji zagrożeń (wykaz zagrożeń lista kontrolna) Informacje dotyczące szkodliwości stosowanych procesów (art. 220 KP ocena procesu) oraz stosowanych i produkowanych substancji i preparatów niebezpiecznych (art. 221 KP - karty charakterystyki) Zapisy dotyczące wyników oceny ryzyka zawodowego (np.. Raport oceny ryzyka zawodowego) Dokumentacje techniczne maszyn i urządzeń (DTR) Instrukcje (np. bhp) Zapisy dotyczące szkoleń bhp (zaświadczenia) Zapisy dotyczące profilaktycznych badań lekarskich (zaświadczenia lekarskie) Protokoły z badania okoliczności i przyczyn wypadków Rejestr chorób zawodowych Plany i raporty z auditów wewnętrznych (np. protokoły z przeglądów wewnętrznych) Zapisy dotyczące wyników kontroli inspekcji (np. PIP, SANEPID)
Zasady opracowywania procedur Wszystkie procedury powinny posiadać jednolitą formę: Ramka nagłówkowa: Nazwa organizacji, symbol procedury, tytuł procedury, numer strony (3 z 5, liczba załączników), data wydania, numer i data aktualizacji, nr nadzorowanego egzemplarza Spis i zawartość: Cel, zakres, dokumenty związane, definicje, opis postępowania, odpowiedzialność i uprawnienia, wykaz załączników, informacje o zatwierdzeniu do stosowania Forma opisowa lub diagramu: Opis postępowania Diagram
Przykład ramki procedury Fabryka ABC S.A. Symbol: P 23.11 Procedura systemu zarządzania bezpieczeństwem i ochroną zdrowia (BIOZ) Strona 1 z 5 Data aktualizacji: 14.3.2005 Procedura monitorowania zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego Wydanie: 1 Data wydania: 14.3.2004 Nr kopii: 3 Koordynator procedury: Służba bhp Wystarczy na pierwszej stronie Na wszystkich stronach
Podstawowe elementy procedury cel, zakres, dokumenty związane, definicje, opis postępowania, odpowiedzialność i uprawnienia, wykaz załączników, informacje o zatwierdzeniu do stosowania.
Cel procedury Odpowiedź na pytanie: Jaki jest cel działań ujętych w procedurze? Jakie są zakładane efekty stosowania procedury dla organizacji?
Zakres procedury Określenie obszaru organizacji do której stosuje się procedurę (całej organizacji lub wybranych komórek) Określenie elementu systemu ujętego procedurą Wskazówki (ewentualne) dotyczące obszarów wyłączonych z niniejszej procedury (np. objętych innymi procedurami)
Dokumenty związane z procedurą Inne dokumenty związane z daną procedurą (równoważnej lub niższej rangi, np. inne procedury) Zapisy związane z daną procedurą Przepisy prawne, normy
Definicje terminów użytych w procedurze Definicje specyficznych terminów stosowanych w procedurze, których uściślenie jest istotne dla prawidłowej realizacji procedury Znaczenie skrótów stosowanych w procedurze
Opis postępowania Opis wszystkich czynności związanych z osiągnięciem celu procedury Opis postępowania powinien być podzielony na kolejne etapy z zachowaniem ich logicznej sekwencji Postępowanie w danej procedurze może być przedstawione w formie opisu słownego lub w formie diagramu W poszczególnych etapach procedury należy wskazać osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ewentualnie określać zakres ich uprawnień Tam gdzie to ma zastosowanie i gdzie jest to możliwe, należy podawać odniesienia do odpowiednich punktów przepisów prawnych, dokumentów normatywnych, innych dokumentów szbioz, załączników
Opis postępowania w formie diagramu Przykładowe elementy: Początek lub koniec Działanie lub zadanie Dokument Dokument złożony Wejście lub wyjście Blok decyzyjny Łącznik
Przykład procedury Autor: CIOP
Odpowiedzialność i uprawnienia Odpowiedzialność i uprawnienia odpowiednich komórek organizacyjnych lub osób powinny być określone bezpośrednio przy opisie czynności wykonywanych przez te komórki lub osoby W celu bardziej efektywnego przekazywania informacji wszystkim odpowiednim komórkom organizacyjnym i osobom, a także innym użytkownikom procedury, zaleca się podsumowanie wszystkich odpowiedzialności i zakresów uprawnień w formie dodatkowego punktu procedury
Wykaz załączników i załączniki Należy podać wykaz wszystkich załączników do procedury w kolejności ich numeracji Jednym z załączników powinien być rozdzielnik nadzorowanych egzemplarzy procedury Jednym z załączników może być karta zmian procedury Strony załączników powinny być ponumerowane niezależnie od siebie i procedury
Zatwierdzanie procedury W procedurze (najlepiej na pierwszej lub ostatniej stronie procedury lub w oddzielnym załączniku do procedury) należy umieścić wykaz komórek (z nazwy) i osób (imiennie) które są objęte jakimkolwiek postanowieniem podanym w danej procedurze Wykaz powinien posiadać miejsce umożliwiające wpisanie (podpis) osoby zapoznającej się z procedurą (potwierdzenie zapoznania się z procedurą)
Ćwiczenie Opracować procedurę dotycząca identyfikacji zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego.
Ramka
1 Cel
3 Zakres
4 Dokumenty związane
5 Definicje 23
6 Opis postępowania
6.4. Przekazanie informacji o wynikach oceny
7 Odpowiedzialność i uprawnienia
8 Wykaz załączników
9 Informacje o zatwierdzeniu do stosowania
Załącznik 1 Rozdzielnik procedury:
Załącznik 2 Karta zmian procedury:
Załącznik 3 Instrukcje: -. -. -. -.
Załącznik 3.2
Załącznik 3.3
Załącznik 4 Formularze:
Załącznik 4.1
Załącznik 4.2