Zapytanie ofertowe dotyczy wykonawcy usługi organizacji szkolenia menedżerskiego dla kadry zarządzającej jednostek samorządu terytorialnego (sala, wyżywienie) dla Uczelni Łazarskiego w ramach projektu Kompetencje i Przejrzystość JST kluczem do rozwoju lokalnego projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 70.22.00.00 usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Uczelnia Łazarskiego ul. Świeradowska 43 02-662 Warszawa 1
Warszawa, 14.05.2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE z zachowaniem zasady konkurencyjności Wykonanie usługi organizacji szkolenia menedżerskiego dla kadry zarządzającej jednostek samorządu terytorialnego (sala, wyżywienie) I. Pełna nazwa zamawiającego oraz nazwa, adres, telefon i fax jednostki wnioskującej Uczelnia Łazarskiego, ul Świeradowska 43, 02-662 Warszawa jako realizator projektu Kompetencje i Przejrzystość JST- kluczem do rozwoju lokalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego poszukuje wykonawcy usługi organizacji szkolenia menedżerskiego dla kadry zarządzającej jednostek samorządu terytorialnego (sala, wyżywienie). Siedziba zamawiającego: Uczelnia Łazarskiego ul. Świeradowska 43 Warszawa 02-662 II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Miejsce i termin wykonania zamówienia: Kraków 20-22 czerwca 2012 r. 2. Liczba osób: 26 uczestników/czek 3. Szczegółowy zakres usługi: 1. Zakres przedmiotowy dotyczy usługi organizacji szkolenia obejmującej: Wynajem Sali konferencyjnej na 3 dni w terminie 20-22 czerwca 2012r. mieszczącej 26 osób. Niezbędne wymagania dotyczące sali szkoleniowej: sala powinna gwarantować optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach 26-osobowych + trener, czyli pomieszczenie z zapewnionym zapleczem do prowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; ustawienie stołów i krzeseł w podkowę lub teatralnie z możliwością podania serwisu kawowego w sali lub w jej bliskim sąsiedztwie; zapewnić odpowiednie oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia Sali podczas prezentacji multimedialnej; sala powinna posiadać klimatyzację/ogrzewanie; sala musi być dostępna w godzinach 9.00 a 18.00, na minimum 8-godzin w każdym dniu szkolenia. Wyżywienie dla 26 osób w dniach 20-22 czerwca 2012r.: 3 x obiad (zupa, 1 danie główne, deser, zimne i gorące napoje); 2 x kolacja w tym jedna uroczysta 2
(1 danie główne, zimne przekąski, deser, zimne i ciepłe napoje); 1 x popołudniowy lunch (kanapki, napoje, ciasto); Całodniowy serwis kawowy: kawa, herbata, soki, woda, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, posiłek serwowany będzie poza salą szkoleniową, wszystkie posiłki oraz serwis kawowy muszą być wydawane na zastawie wielorazowego użytku, wykonawca musi zapewnić różnorodność posiłków. III. Procedura i kryteria oceny oferty Zamówienie udzielone jest w trybie zapytania ofertowego. Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny oferty Cena brutto-waga 100% Oceny oferty w zakresie kryterium CENA zostanie dokonana zgodnie z wzorem : W = C min/cn x 100, gdzie: W-wartość punktowa, C-min najniższa cena spośród ofert ważnych, Cn - cena oferty badanej. IV. Metodologia wyboru najlepszej oferty: Zamówienie zostanie udzielone temu oferentowi, który przedstawi najkorzystniejszą cenowo ofertę. V. Przy zawarciu umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej. Jeżeli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści oferty. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 dni od dnia zakończenia negocjacji. VI. Warunki wykluczenia z udziału w postępowaniu: Wykluczeni z udziału w postępowaniu zostaną oferenci, którzy: 1. Nie akceptują treści zapytania złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania bez zastrzeżeń. 2. Nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz nie dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na:: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć: a) Dostarczyć osobiście lub przesłać na adres: Uczelnia Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa, z dopiskiem: Projekt Kompetencje i Przejrzystość JST kluczem do rozwoju lokalnego b) W wersji elektronicznej (skan podpisanych i opieczętowanych dokumentów) na e- mail: n.wlodarczyk@lazarski.edu.pl W ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania ofertowego, nie później jednak niż do 08.06.2012 r. do godziny 12:00. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: a) Wypełniony (i podpisany) formularz oferty (Załącznik nr 1) b) Oświadczanie wykonawcy (Załącznik nr 2) c) Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3) 1. Zaproponowana cena powinna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją organizacji szkolenia menedżerskiego dla kadry zarządzającej jednostek samorządu terytorialnego (sala, wyżywienie). 2. Dopuszcza się drogę korespondencji elektronicznej (skan). 3. Składać oferty mogą Wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytanie, przedstawienia informacji nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 6. Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań dotyczących wyjaśnienia treści zapytania ofertowego. 7. Pytania powinny być zgłoszone w nieprzekraczalnym terminie dwóch dni od dnia opublikowania na stronie internetowej projektu zapytania ofertowego. 4
8. Zamawiający odpowie na pytania najpóźniej na dwa dni przed terminem składania ofert, zamieszczając odpowiedzi na stronie internetowej na której zostało zamieszczone zapytanie ofertowe oraz przekaże je Wykonawcy, który zadał pytanie. 9. Jeśli pytania wpłyną do zamawiającego po terminie określonym w pkt. 7 zamawiający nie ma obowiązku odpowiadania na nie. Zapytanie ofertowe zatwierdził: Miejscowość: Warszawa, dn. 21.05.2012 r. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie projektu WWW. Zapytanie ofertowe zamieszczono na tablicy informacyjnej w budynku Uczelni Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa, sektor D, III piętro Do niniejszego zapytania ofertowego są załączone i stanowią integralna część niniejszej oferty, następujące dokumenty: 1. Załącznik 1 - Wzór formularza oferty. 2. Załącznik 2 Wzór oświadczenia wykonawcy. 3. Załącznik 3 Wzór oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym. 4. Załącznik 4 Wzór umowy 5
Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Projekt Kompetencje i Przejrzystość JST kluczem do rozwoju lokalnego FORMULARZ OFERTOWY Usługa organizacji szkolenia menedżerskiego dla kadry zarządzającej jednostek samorządu terytorialnego (sala, wyżywienie) Nazwa oferenta wraz z podaniem danych rejestrowych: Adres oferenta: Imię i nazwisko osoby podpisującej formularz: Zajmowane stanowisko: 6
Lp. Wyszczególnienie Liczba sztuk/dni Cena jednostkowa netto Wartość netto VAT(%) Wartość jednostkowa brutto Wartość brutto 1. Wynajem Sali konferencyjnej 20-22.06.2012 r 3 2. Wyżywienie 20-22.06.2012 r. 26/3 3. Serwis kawowy 20-22.06.2012 r. 26/3 Razem.. Podpis i pieczęć Miejscowość i data:.. Załącznik 2 - Oświadczenie wykonawcy 7
Oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawa nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia. 3. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielaniu zamówienia publicznego z powodu: 4.1. Otwarcia w stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości; 4.2. zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnieni, odroczenie, rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymane w całości wykonanie decyzji właściwego organu; 4.3. Złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik powadzonego postępowania. Miejscowość, data:. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy: 8
Załącznik nr 3 - Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo* z Zamawiającym, tj. Uczelnią Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data i miejsce Podpis i pieczęć osoby upoważnionej *Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. 9
Załącznik nr 4 - Wzór umowy UMOWA Uczelnia Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa, reprezentowana przez Juliusza Madeja, zwany dalej: Zamawiającym", i. reprezentowaną przez, zwana dalej: Wykonawcą, zwanymi dalej łącznie Stronami, ustaliły, co następuje: 1. Zamawiający, na podstawie przetargu z dnia, (dalej: Umowa ), zleca Wykonawcy wykonanie usług określonych w niniejszym Zleceniu i na zasadach w nim zawartych. 2. Wykonawca wykona usługi w następującym zakresie: organizacja szkolenia menedżerskiego dla kadry zarządzającej JST w dniach 20-22 czerwca 2012 r. w Krakowie: Wynajem Sali konferencyjnej na 3 dni w terminie 20-22 czerwca 2012r. mieszczącej 26 osób. Niezbędne wymagania dotyczące sali szkoleniowej: sala powinna gwarantować optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach 26-osobowych + trener, czyli pomieszczenie z zapewnionym zapleczem do prowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; ustawienie stołów i krzeseł w podkowę lub teatralnie z możliwością podania serwisu kawowego w sali lub w jej bliskim sąsiedztwie; zapewnić odpowiednie oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia Sali podczas prezentacji multimedialnej; sala powinna posiadać klimatyzację/ogrzewanie; sala musi być dostępna w godzinach 9.00 a 18.00, na minimum 8-godzin w każdym dniu szkolenia. 10
Wyżywienie dla 26 osób w dniach 20-22 czerwca 2012r.: 3 x obiad (zupa, 1 danie główne, deser, zimne i gorące napoje); 2 x kolacja w tym jedna uroczysta (1 danie główne, zimne przekąski, deser, zimne i ciepłe napoje); 1 x popołudniowy lunch (kanapki, napoje, ciasto); Całodniowy serwis kawowy: kawa, herbata, soki, woda, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, posiłek serwowany będzie poza salą szkoleniową, wszystkie posiłki oraz serwis kawowy muszą być wydawane na zastawie wielorazowego użytku, wykonawca musi zapewnić różnorodność posiłków. 3. Czas wykonania Zlecenia w dniach 20-22.06.2012 roku. 4. Wynagrodzenie za usługi objęte Zleceniem wynosi PLN. PLN brutto (słownie:. złotych brutto). Płatne na podstawie wystawionej faktury VAT w terminie 7 dni roboczych. Wynagrodzenie za usługę współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne: 1. w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia brutto opisanego w pkt. 4 umowy za niewykonania lub nienależyte wykonanie niniejszej umowy. 2. w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia brutto opisanego w pkt. 4 umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 6. Zamawiający niezależnie od kar umownych określonych w pkt. 5 może żądać od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego zastrzeżone kary umowne. 7. Wykonawca oświadcza, ze ma odpowiednie doświadczenie wymagane do wykonania niniejszej umowy i zobowiązuje się do jej wykonania z najwyższą starannością i profesjonalizmem. 8. Strony składając podpis na niniejszym dokumencie oświadczają, że znają swoje obowiązki wynikające z Umowy. 9. Ewentualne spory wynikające z realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Strony w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez Strony porozumienia wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 10. Wszelkie zmiany niniejszego Zlecenia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11
11. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. Zamawiający:. Wykonawca:... 12