PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury

1.1. Uruchomienie aplikacji Aplikacja uruchamiana jest przez uruchomienie skrótu umieszczonego na pulpicie ekranu komputera użytkownika. Aby rozpocząć pracę z aplikacją, należy: W polu <Operator> podać nazwę użytkownika przyznaną przez administratora. W polu <Hasło> podać hasło przyznane przez administratora. Wcisnąć przycisk Akceptuj. Proces uruchomienia kończy się przedstawieniem okna głównego aplikacji. 2. Praca z aplikacją Rysunek 1. Okno główne aplikacji Moduł Kancelaria służy do rejestrowania dokumentów przychodzących do firmy i kontrolowania ich obiegu. Wprowadzony dokument jest natychmiast widoczny w całym systemie, nie ma więc potrzeby ponownego wprowadzania go w innym dziale firmy i w innym module systemu. Wydając dokument odpowiedniej osobie rejestruje się ten fakt w systemie, dzięki czemu w każdej chwili wiadomo, gdzie fizycznie znajduje się dany dokument i kto za niego odpowiada. W module obsługiwane są wszystkie dokumenty zarejestrowane w systemie, które zostaną dodane do obiegu dokumentów poprzez opcję Dodaj na oknie Wpływ dokumentu lub poprzez odpowiednie opcje na innych oknach obsługi dokumentów poszczególnych kategorii. Schemat blokowy elektronicznego obiegu faktury zakupu.

KANCELARIA OGÓLNA - rejestracja faktury w systemie MAX (skanowanie?) - skierowanie faktury do odpowiedniego realizatora REALIZATOR - potwierdzenie zakupu z wcześniejszym zamówieniem - weryfikacja zakupu z ustawą pzp - skierowanie faktury do jednostki zamawiającej - opis merytoryczny - zatwierdzenie kosztów JEDNOSTKA ZAMAWIAJĄCA - zatwierdzenie kosztów (do ustalenia) DZIAŁ NAUKI / BIURO PROJEKTÓW UNIJNYCH - weryfikacja i zatwierdzenie kosztów zgodnie z kosztorysami/wnioskami grantów/projektów (odpowiednio dla 505,506,507 / 508) KSIĘGOWOŚĆ / FINANSE - dekretowanie - weryfikacja pod względem formalnym i rachunkowym - przygotowanie do zatwierdzenia zapłaty KWESTOR / KANCLERZ - ostateczne zatwierdzenie wydatków - wydruk metryczki KSIĘGOWOŚĆ - księgowanie 2.1. Definiowanie statusów w obiegu dokumentów

Statusy obiegu dokumentów definiowane są dla każdego typu dokumentu niezależnie. Statusy obiegu dokumentów dla faktury przedstawia poniższa tabelka: Rysunek 2. Statusy obiegu dokumentów Przedstawionej wyżej ścieżce odpowiada zaprezentowany na rysunku 2 rysunku wykaz statusów obiegu dokumentu zdefiniowany w systemie.. Ważne! Dokument dodany na oknie Wpływ dokumentu, bezpośrednio po dodaniu (przed pierwszym wydaniem), jest przypisywany do statusu o najmniejszym numerze (najmniejszej, alfabetycznie, wartości w polu Status). Aby uzyskać dostęp do okna Wpływ dokumentów, należy w menu głównym aplikacji wybrać opcję Kancelaria -> Wpływ dokumentów. Rysunek 1. Wpływ dokumentów Dokumenty wprowadzane w kancelarii uporządkowane są w odwrotnym porządku chronologicznym, tzn.

na pierwszej pozycji jest zawsze dokument wprowadzony jako ostatni. Wyświetlane są wszystkie dokumenty wprowadzone nie później niż w dniu określonym w polu Data. Operator może indywidualnie dla siebie ustalić liczbę ostatnio wprowadzonych dokumentów, które wyświetlane są na przeglądzie (klikając prawym klawiszem myszki na jednej z pozycji przeglądu). Może też indywidualnie dla siebie ustalić, które kolumny przeglądu i w jakiej kolejności mają być pokazywane (prawy klawisz myszki na linii zawierającej tytuły kolumn przeglądu). Z menu Raporty można wykonywać zdefiniowane uprzednio raporty. W kartotece Wpływ dokumentów istnieje możliwość grupowej obsługi dokumentów (wydanie, przyjęcie, przypisanie, cofnięcie). 2.1.1. Wprowadzanie dokumentów Aby dodać nowy dokument należy: W oknie Wpływ dokumentów wybrać ikonę Dodaj lub z menu Dane wybrać opcję Dodaj. Rysunek 4. Dodanie dokumentu Wcisnąć przycisk Zapisz. Dodać pozycje dokumentu i wcisnąć przycisk Akceptuj. Wprowadzony dokument otrzymuje status, który dla typu dodawanego dokumentu ma najmniejszą wartość (alfabetycznie) w polu status. W przykładowej ścieżce podanej we wcześniejszym rozdziale nowo dodane dokumenty będą otrzymywały status Nowa.

Rysunek 2. Dodany dokument W dowolnym momencie można poprawić wprowadzony uprzednio dokument. 2.1.2. Wydanie dokumentu Wprowadzony dokument można wydać do opisu. Aby wydać dokument należy: Z menu Operacje wybrać opcję Wydaj dokument. Określić następujące dane: datę wydania dokumentu (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca), status uzyskiwany przez dokument po wykonaniu tej operacji. Status dokumentu jest podpowiadany zgodnie z definicją statusów obiegu dokumentu dla typu wydawanego dokumentu. operatora i / lub jednostkę organizacyjną, której dotyczy dokument (domyślnie podpowiadana jest jednostka organizacyjna,, do której przypisany jest operator, do którego wydawany jest dokument. Jeśli operator, do którego wydawany jest dokument, nie jest przypisany do żadnej jednostki, lub ma możliwość wyboru jednostki, do której się loguje, wówczas jednostka nie jest podpowiadana wg operatora).

Rysunek 3. Wydanie dokumentu Nota! Zaznaczona opcja Widok publiczny powoduje, że dokument jest widoczny dla wszystkich, którzy są zalogowani do jednostki (do której jest dokument) lub jednostek podległych. Wcisnąć przycisk Akceptuj. Wydany dokument otrzymuje status zgodny ze zdefiniowaną ścieżką statusu dokumentów. Nota! Zaznaczenie opcji czy wysłać powiadomienie o przypisaniu dokumentu spowoduje wyświetlenie odpowiedniego komunikatu u operatora, do którego został przypisany dokument. Rysunek 4. Komunikat Użytkownik dostaje też powiadomienie o wydaniu/przypisaniu dokumentu na e-maila. 2.1.3. Przypisanie dokumentu Dokument wydany do opisu można przypisać do osoby / jednostki, nie zmieniając jego statusu. Aby przypisać dokument należy:

Z menu Operacje wybrać opcję Przypisz dokument. Określić następujące dane: datę wydania dokumentu (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca), operatora i / lub jednostkę organizacyjną, której dotyczy dokument (domyślnie podpowiadana jest jednostka organizacyjna przypisana pracownikowi). Rysunek 5. Przypisanie dokumentu Wcisnąć przycisk Akceptuj. Przypisany dokument nie zmieni poprzedniego statusu. 2.1.4. Przyjęcie dokumentu Wydany wcześniej dokument można przyjąć. Aby przyjąć dokument, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Przyjmij dokument. Określić następujące dane: datę przyjęcia (powrotu) dokumentu (domyślnie podpowiadana jest bieżąca data), status, który uzyskuje dokument (zwykle jest to jeden ze statusów: odrzucona, zwrócona firmie, opisana, zaakceptowana).

Wcisnąć przycisk Akceptuj. Rysunek 6. Przyjęcie dokumentu Przyjęty dokument otrzymuje odpowiedni status. Aby zmienić lub poprawić status dokumentu, wystarczy ponownie wykonać operację Przyjmij dokument, ustalając nowy status dokumentu. W szczególności w ten właśnie sposób dokonuje się akceptacji faktury, wprowadzając ją w status zaakceptowana. 2.1.5. Cofnięcie dokumentu Wydany wcześniej dokument można cofnąć w obiegu do statusu i operatora poprzedniego. Aby cofnąć dokument, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Cofnij dokument. Obowiązkowo uzupełnić pole Uwagi. Wcisnąć przycisk Akceptuj. Rysunek 7 Cofnięcie dokumentu Cofnięcie dokumentu jest realizowane wyłącznie jeśli obieg dokumentów jest realizowany wg operatorów a nie wg osób odpowiedzialnych.

Operacja cofnięcia dokumentu może być wykonywana kolejno, co spowoduje cofnięcie dokumentu do początku ścieżki obiegu. Przykładowo, jeśli dokument jest dodany przez operatora a i kolejno wydawany do b, c i d, to operator d cofając dokument cofnie go do operatora c. Gdy następnie operator c cofnie dokument, to cofnie go do operatora b. 2.1.6. Wyszukiwanie dokumentów Jeżeli należy wyszukać jakiś dokument w oknie Wpływ dokumentów (np. po to, aby go przyjąć z opisu lub zaakceptować), należy posłużyć się filtrem. Jeżeli operator chce zobaczyć wszystkie faktury wybranego kontrahenta, to wówczas należy wprowadzić w polu Kontrahent lub wybrać ze słownika symbol wybranej firmy, a następnie wcisnąć przycisk Akceptuj. Jeżeli operator chce zobaczyć wszystkie faktury o wybranym statusie (np. wszystkie faktury wydane do opisu), to wówczas w polu Status należy go wybrać, po czym, podobnie jak w powyższym przypadku wcisnąć przycisk Akceptuj. Oczywiście można połączyć oba filtry, aby uzyskać wszystkie faktury wybranego kontrahenta znajdujące się w określonym statusie (np. wszystkie faktury od firmy MAX Elektronik będące w statusie Opisana). Należy wówczas wpisać lub wybrać ze słownika symbol danej firmy, wybrać pożądany status oraz wcisnąć przycisk Akceptuj. Aby wyłączyć filtrowanie, należy wyczyścić pola Kontrahent i Status oraz wcisnąć przycisk Akceptuj. 2.1.7. Historia dokumentu Aby wyświetlić historię dokumentu, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Historia dokumentu. W oknie Historia dokumentu wyświetlą się operacje wykonywane na dokumencie.

Rysunek 12. Historia dokumentu 2.1.8. Załączniki dokumentu Aby wyświetlić załączniki dokumentu, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Załączniki dokumentu. W oknie Załączniki dokumentu można dodawać, filtrować, pozycjonować, wyświetlać, poprawiać i usuwać dodane załączniki dokumentu. W załącznikach multimedialnych jest rejestrowana informacja o operatorze oraz datach i czasie ostatniej modyfikacji załącznika. Na oknie prezentowana jest nazwa operatora dodającego lub modyfikującego jako ostatni dany załącznik oraz datę i czas tego dodania/modyfikacji. Ponadto w kolumnie Def.rap. prezentowane jest oznaczenie, czy dodanie wykonane było metodą definiowanych raportów (zaznaczone) czy też nastąpiło wskutek zmiany na oknie dodania załącznika (niezaznaczone). Można dodać dowolną liczbę załączników. Załączniki mogą posiadać takie same nazwy (w tym wypadku w kolumnie Wersja nadawana jest kolejna wersja dokumentu).

Rysunek13. Załączniki dokumentu - widok tabeli 2.1.8.1. Dodawanie załącznika Aby dodać załącznik do dokumentu, należy: Rysunek 8. Załączniki dokumentu - widok drzewa

Z menu Operacje wybrać opcję Załączniki dokumentu. W oknie Załączniki dokumentu z menu Dane wybrać opcję Dodaj. Rysunek 9. Dodawanie załączników multimedialnych W oknie Dodawanie załączników multimedialnych wypełnić pola: <Wybór załącznika/ów> - wcisnąć przycisk wcisnąć przycisk Otwórz., wskazać ścieżkę do zapisanego pliku załącznika i Rysunek 10. Wybór załącznika <Symbol> - wcisnąć przycisk, wskazać rodzaj załącznika i wcisnąć przycisk Wybierz.

Rysunek 11. Rodzaj załącznika multimedialnego <Opis> - wprowadzić opis załącznika i wcisnąć przycisk Akceptuj. Rysunek 12. Dodawanie załączników multimedialnych Załącznik zostanie dodany. 2.1.9. Wyświetlenie informacji dokumentu Aby wyświetlić informacje dokumentu, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl informacje dokumentu. W oknie Wyświetlenie informacji o dokumencie wyświetlą się informacje.

2.1.10. Wyświetlenie powiązań dokumentu Rysunek 13. Informacje o dokumencie Aby zobaczyć wszystkie powiązania dokumentu w obiegu, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl powiązania dokumentu. Ukazany zostanie wtedy sam dokument wraz ze wszystkimi przelewami, które były do niego wykonane i innymi powiązanymi dokumentami. Rysunek 14. Wyświetlenie powiązań dokumentu 2.1.11. Zmiana okresu obrotowego Aby zmienić okres obrotowy dla dokumentu w obiegu, należy: Z menu Operacje wybrać opcję Zmień okres obrotowy.

Rysunek 15. Zmiana okresu obrotowego Wcisnąć przycisk, nowy okres obrotowy i wcisnąć przycisk Wybierz. Rysunek 16. Wybór okresu obrotowego W oknie Zmiana okresu obrotowego wcisnąć przycisk Akceptuj. Nota! Nie jest możliwe przeniesienie dokumentu do innego okresu obrotowego, gdy dokument jest w paczce księgowej lub kolejce dokumentów. 2.1.12. Wyświetlenie rozliczeń dokumentu Aby zobaczyć rozliczenia dokumentu w obiegu, należy:

Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl rozliczenia dokumentu. Ukazane zostaną rozliczenia dokumentu, np. dyspozycje przelewów. 2.1.13. Wyświetlenie dokumentu Aby wyświetlić dokument w obiegu, należy: Rysunek 17. Wyświetlenie rozliczeń dokumentu Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl dokument.

Rysunek 18. Wyświetlenie dokumentu 2.1.14. Historia dokumentu w obiegu - raport Aby wywołać raport pokazujący historię dokumentu w obiegu, należy: Z menu Raporty wybrać opcję Historia dokumentu w obiegu. W oknie Parametry raportu wyświetlą się operacje wykonywane na dokumencie. Rysunek 19. Historia dokumentu 2.2. Raporty 2.2.1. Definiowanie raportów 2.2.2. Wykonywanie raportu Aby wykonać raport, należy: Opcjonalnie wybrać rekord kartoteki, której raport ma dotyczyć. Z menu Raporty wybrać odpowiedni raport lub wskazać raport w grupie raportów definiowanych i wcisnąć przycisk Wykonaj (lub Generuj). Opcjonalnie podać wymagane parametry w celu zawężenia zakresu danych i wcisnąć przycisk Akceptuj. Czekać, aż system wygeneruje podgląd wydruku raportu. Wybrać sposób dystrybucji raportu.