ZMIANA STAWEK VAT Poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Spis treści Wstęp...3 Omówienie problematyki...3 Założenia tego dokumentu...3 Kto powinien zapoznad się z tym dokumentem...3 Co osoba czytająca powinna wiedzied?...4 Opisy i Przypisy...4 Opis i ważnośd symboli...4 Definiowanie nowych stawek w systemie...5 Definicja podatku VAT...5 Definicja dodatkowych kodów transakcji...6 Definicja szczegółów podatku...7 Edycja kodów transakcji i podpięcie nowych stawek VAT...9 Wydruki po zmianie stawek VAT... 10 Zmiany na potwierdzeniach rezerwacji i kartach meldunkowych... 10 Procedury operacyjne... 13 Obciążenie z góry za dobę 31.12.2010... 13 Zmiana nazw kodów transakcji... 14 Edycja Grup kodów transakcji... 14 Edycja kodów aranżacji... 15 Przedpłaty... 16 2 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Wstęp Omówienie problematyki Zmiany stawek podatkowych planowane przez Ustawodawcę wynikają z zakończenia okresu karencji na niższe stawki VAT wynegocjowanego w 2007 roku. Na dzień tworzenia tego dokumentu nie były znane dokładne szczegóły planowanych zmian a jedynie założenia do ustawy, dlatego więc pewne wartości poszczególnych podatków w finalnej wersji ustawy nie muszą dokładnie odpowiadać podanym w tym dokumencie wartościom. Założenia tego dokumentu Założeniem tego dokumentu jest przedstawienie, w miarę przystępny i przejrzysty sposób zakresu działań jakie należy podjąć w chwili przejścia na nowe stawki VAT z dniem 01-01-2011.Opisane w tym dokumencie czynności mają uświadomić administratorom zakres prac oraz ich ważność, jak również wskazać potencjalne niebezpieczeństwa związane z brakiem lub błędem w wykonaniu zmian w pewnych newralgicznych miejscach systemu. Kto powinien zapoznać się z tym dokumentem Osobami które powinny w szczególności zapoznać się z treścią tego dokumentu są: Administratorzy systemów Pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za politykę cenową Księgowi i kontrolerzy finansowi Osoby dokonujące rozliczeń Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 3
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Co osoba czytająca powinna wiedzieć? Aby dokładnie zrozumieć złożoność podanych w tym dokumencie informacji należy: zapoznać się z treścią wprowadzonej ustawy określić zakres zmian stawek podatkowych dla poszczególnych kodów transakcji znać system Fidelio Suite8 z poziomu administratora znać system Fidelio Suite8 z poziomu użytkownika obsługa PMS znać procedury rozliczeniowe i kontrolne systemu Znajomość powyższych tematów pozwoli na dokładne zrozumienie zagadnień opisanych w tym dokumencie a tym samym dokładniejsze przygotowanie się do wykonania opisanych poniżej czynności. Opisy i Przypisy Opis i ważność symboli UWAGA: takim znakiem oznaczane będą miejsca gdzie zawarto uwagi dotyczące wykonywanych działań lub miejsca gdzie należy wykonać jakieś czynności wstępne. PORADA: tym znakiem oznaczone zostaną miejsca w których zawarto podpowiedzi dotyczące wykonania jakichś czynności, sugestie lub porady ALARM: miejsca oznaczone tym znakiem informują o konieczności zwrócenia szczególnej uwagi na wykonywane czynności, gdyż popełnienie błędu w tym miejscu będzie skutkowało długoterminowymi, lub nieodwracalnymi zmianami w bazie danych 4 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Definiowanie nowych stawek w systemie Definicja podatku VAT UWAGA: Aby zmienić lub dodać stawki podatkowe użytkownik musi posiadać uprawnienia do zakładki Konfiguruj w górnym menu. Przed rozpoczęciem pracy upewnij się że posiadasz takie uprawnienia, w przeciwnym razie skontaktuj się z lokalnym administratorem systemów lub z serwisem systemu Fidelio Suite8 pl-fidelio-support@micros.com Zmiana w konfiguracji polega na utworzeniu nowych podatków Vat i na dopisaniu ich do istniejących kodów transakcji z datą ważności od 01/01/2011. Po zmianie stawek Vat konieczna będzie modyfikacja nazw kodów transakcji i zamiana w opisach nazw starych podatków na nowe. Podobne działanie należy wykonać na grupownikach. Sprawdzić należy wszystkie pakiety zdefiniowane w systemie. Zmiany dotyczące podpięcia nowych kodów Vat do istniejących kodów transakcji może odbyć się wcześniej. Z lewej strony klikamy na plusik przy Kasa Definicja Podatku: Definiujemy nowe stawki VAT klikając na Nowy z prawej strony, ALARM: Ważne jest by w polu Pozycja SFTX wpisywać odpowiednio dla 23%- 1; 8%-2; 5%-4 Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 5
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Definicja dodatkowych kodów transakcji Kasa Kody transakcji: Definiujemy dodatkowe 3 kody transakcji o numerach 6 V23; 7 V5; 8 V8 klikając na Nowy z prawej strony: 6 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 PORADA: Po zdefiniowaniu pierwszego kodu transakcji można posłużyć się klawiszem Kopiuj z prawej strony i w odpowiednich polach zmienić tylko wpis. Definicja szczegółów podatku Kasa Szczegóły podatku: Definiujemy nowe szczegóły podatku klikając na Nowy Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 7
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 ALARM: Ważne jest pole Kolejność, dla 23% - 1; dla 8% - 2; dla 5% - 4. Należy również zaznaczyć okienko z lewej strony przy Zawarto Podczas definiowania nowych szczegółów podatku klikamy na okno: pojawi się potem klikamy na szczegóły podatku: i OK. Następnie definiujemy pozostałe 8 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Edycja kodów transakcji i podpięcie nowych stawek VAT Kasa Kody Transakcji: Edytujemy każdą usługę w której należy zmienid stawkę VAT zaznaczając ją i klikając na Edytuj z prawej strony W polu Podatek edytujemy istniejącą stawkę VAT klikając dwukrotnie Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 9
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 zmieniamy datę zakooczenia na 31.12.2010 OK. Przez Nowy dodajemy nową stawkę VAT Wybieramy zakres dat od 01.01.2011 do 2050.12.31 i obowiązującą stawkę VAT dla tej usługi po nowym roku, następnie klikamy OK. Wydruki po zmianie stawek VAT UWAGA: Część wydruków może być zmodyfikowana przez użytkownika jak potwierdzenia rezerwacji, karty pobytu, karty meldunkowe itp. Pozostałe raporty: Rejestr VAT, Rejestr VAT-korekty, itp. jak również związane z nimi widoki zostaną podegrane wcześniej przez pracownika Micros Fidelio Polska. Na wykonanie tej usługi otrzymają Państwo ofertę. Raporty sprzedaży zafiskalizowanej generowane po 01.01.2011 będą pokazywały usługi z obowiązującą nową stawką VAT nawet jeśli wybór dat na raporcie będzie za poprzedni rok. Żeby po zmianie VAT generować raport sprzedaży zafiskalizowanej ze starymi stawkami (wstecz) należy stworzyć nowy raport Sprzedaż zafiskalizowana za rok 2010. Zmiany na potwierdzeniach rezerwacji i kartach meldunkowych Z górnego menu wybieramy Różne - Raporty: 10 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Z lewej strony wybieramy: Z prawej strony zaznaczmy potwierdzenie rezerwacji i klikamy Edytuj: Klikamy na zakładkę Plik Raportu i Edytuj: Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 11
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Tam gdzie jest informacja o stawce VAT zmieniamy ją na właściwą: Po dokonaniu zmian klikamy na dyskietkę zapisz zamykamy dokument i UWAGA: Zmian dokonujemy na wszystkich potwierdzeniach edytując każde z nich. Aby dokonad zmian na kartach meldunkowych postępujemy tak samo tylko z lewej strony wybieramy: 12 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Procedury operacyjne ALARM: Wszystkie pokoje należy obciążyć z góry w dniu 31.12.2010 za jedną noc. Ze wszystkich obciążeń należy wystawić rachunki i faktury. Żadne otwarte salda nie mogą przejść na nowy rok z uwagi na nowe stawki Vat. Należy wzmocnić obsługę na noc sylwestrową z uwagi na dużą ilość obowiązków. Obciążenie z góry za dobę 31.12.2010 Otwieramy rachunek gościa opcje wymeldowania odciążenia z góry. Na pytanie Czy chcesz obwieścid (obciążyd) wszystkie dni klikamy NIE Pojawi się okno z informacją: System wówczas obciąży gościa z góry za dobę 31.12.2010. Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 13
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Zmiana nazw kodów transakcji Klikamy na opcje wymeldowania rachunek wcześniejszy i wystawiamy fakturę. ALARM: Zmianę kodów transakcji i związane z nimi czynności wykonujemy zaraz po programie nocnym z 31.12.2010 na 01.01.2011. Z górnego menu wybieramy: Kasa Kody Transakcji: Edytujemy każdą usługę w której należy zmienid nazwę, zaznaczając ją i klikając na Edytuj z prawej strony Jeśli usługi w nazwie mają informację o VAT np. Usługa gastronomiczna 7% to zmieniamy na Usługa gastronomiczna 8% itp. Edycja Grup kodów transakcji Kasa Grupy kodów transakcji: 14 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Tam gdzie jest grupa kodu transakcji o opisie VAT 22%, 7%, 3% np.: poprzez Edycję zmieniamy na nowe właściwe opisy np. V7 VAT7% na V8 VAT8% ; Gastronomia22% - Gastronomia23% itp. UWAGA: Grupa Główna pozostaje bez zmian Edycja kodów aranżacji Kasa Kody aranżacji: Jeśli w nazwach kodów aranżacji występują stare stawki VAT np. Gastronomia 22, Gastronomia 7 to poprzez Edycję zmieniamy je na nowe Gastronomia 23, Gastronomia 8 Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 15
- poradnik dla administratorów systemu Fidelio Suite8 Przedpłaty ALARM: Wszystkie przedpłaty przyjęte w roku 2010 na rezerwacje realizujące się w roku 2011 należy skorygować do zera wystawiając korektę. Wyszarzane usługi przedpłatowe z rezerwacji należy przetransferować na wcześniej przygotowane do tego celu konto finansowe Przedpłaty 2010 (data zameldowania konta musi być na przyszłość np. 31.01.2011). Po dniu 01.01.2011 przyjąć je na nowo wystawiając z poszczególnych rezerwacji z nowymi stawkami VAT i fiskalizując. Korekty przedpłat mogą być wystawiane wcześniej niż w dniu 31.12.2010. 16 ZMIANA STAWEK VAT -