Polska. EANCOM w handlu i transporcie. www.gs1pl.org The global language of business

Polska EANCOM w handlu i transporcie www.gs1pl.org The global language of business

Wprowadzenie... 3 Historia EANCOM... 3 Handel a transport z punktu widzenia EDI... 5 Ogólny model przepływu danych... 7 Przykłady zastosowań komunikatów... 12 Odnośniki w komunikatach handlowych i transportowych... 14 Strony wymiany w EANCOM... 15 Definicje... 16 All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 2 z 22

Wprowadzenie Niniejsza broszura stanowi wprowadzenie do wdrażania komunikatów EANCOM przeznaczonych do stosowania w handlu i transporcie. Zakup towarów (wymiana handlowa) zawsze związana jest z przepływem towarów przez łańcuch transportowy, lokalny w obrębie danego kraju bądź międzynarodowy, który obejmuje jeden lub więcej środków transportu na drodze od miejsca pochodzenia towaru do miejsca jego przeznaczenia. Między handlem i transportem występują istotne różnice w sposobie podejścia do samej transakcji handlowej. Kupujący towary inicjuje transakcję handlową poprzez zakup określonych towarów od dostawcy, podczas gdy zadaniem przewoźnika jest fizyczny transport określonej liczby jednostek transportowych (np. palet) do ich miejsca przeznaczenia, tam gdzie rzeczywiście potrzebuje ich kupujący. Celem tej broszury jest wyjaśnienie różnic w punktach widzenia i terminologii stosowanej przez partnerów w danej transakcji handlowej, w zależności od tego czy działają w obszarze handlu czy transportu. Omawia ona różne role i funkcje jakie strony pełnią w transakcji, różnice w zapotrzebowaniu na dane w zależności od pełnionych odmiennych ról, co w efekcie prowadzi do konieczności stosowania różnych komunikatów EANCOM (posiadających odmienne funkcje) i różnych scenariuszy, do których te komunikaty mogą być zastosowane. Od 1987 roku organizacja GS1 aktywnie pracuje nad opracowaniem przewodnika do wdrażania komunikatów EDIFACT dla swoich członków. Tradycyjnie, główne zainteresowanie organizacji koncentrowało się na komunikatach związanych z zawieraniem transakcji typowo handlowych (zamówienia, faktury itp.). Zainteresowanie komunikatami transportowymi wyniknęło z potrzeb zgłaszanych przez przedsiębiorstwa, członków GS1, którzy chcą rozszerzyć zakres stosowania EDI o swoich partnerów odpowiedzialnych za transport towarów. Świadczy to o ich wiodącej roli we wdrażaniu EDI, a w szczególności EDIFACT. Zadaniem tej broszury nie jest zastąpienie szczegółowo opracowanych wytycznych wdrażania poszczególnych komunikatów, zawartych w EANCOM, ale uzupełnienie ich o dodatkowe przykłady i wyjaśnienia oraz modele przepływu danych, bez wdawania się w techniczne szczegóły dotyczące sposobu tworzenia komunikatu czy sposobu transferu danych. Historia EANCOM W 1987 roku Zgromadzenie Ogólne GS1, w odpowiedzi na zapotrzebowanie zgłaszane przez swoich członków, podjęło uchwałę o konieczności opracowania EANCOM, podstandardu międzynarodowego standardu EDI UN/EDIFACT, zatwierdzonego i rekomendowanego przez ONZ. EANCOM, zgodnie z wolą Zgromadzenia powinien stać się standardem międzynarodowej wymiany informacji między członkami organizacji. Ponadto te organizacje, które nie określiły jeszcze swojej polityki wdrażania EDI lub nie opracowały własnego, krajowego standardu, powinny zaadaptować EANCOM jako swój standard EDI. Od tego momentu GS1 wspierało aktywnie prace związane z rozwojem EDIFACT, a obecnie GS1 uczestniczy we wszystkich grupach roboczych na rożnych szczeblach, które zajmują się tym zagadnieniem. Przy opracowywaniu EANCOM przyjęto trzy podstawowe zasady, którymi ten standard powinien się charakteryzować: prostota przedstawienie standardu UN/EDIFACT w sposób prosty do zrozumienia i łatwy do wdrożenia, wykorzystanie numerów GS1 wykorzystanie numerów GS1 do identyfikacji produktów i miejsc lokalizacji, w celu ułatwienia automatycznego przetwarzania danych, stabilność wydania każde wydanie EANCOM jest oparte tylko na jednym katalogu UN/EDIFACT (ang. EDIFACT directory). Od pierwszego wydania EANCOM w lipcu 1990, które zawierało siedem opracowanych komunikatów, ich liczba wzrosła obecnie do 42 i obejmuje ona zarówno komunikaty typowo handlowe, jak i transportowe oraz finansowe. Listę komunikatów stosowanych w handlu i transporcie przedstawiono w tabelach 1 i 2. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 3 z 22

Tabela 1. Komunikaty handlowe EDIFACT/EANCOM Etykieta Nazwa angielska Nazwa polska COACSU Commercial Account Summary Wyciąg z bilansu handlowego COMDIS Commercial Dispute Spór handlowy CONTRL Syntax and Service Report Komunikat kontrolny DELFOR Delivery Schedule Harmonogram dostaw DESADV Despatch Advice Awizo wysyłki GENRAL General Message Komunikat ogólny INSDES Instruction to Despatch Instrukcja do wysyłki INVOIC Invoice Faktura INVRPT Inventory Report Raport o zapasach MSCONS Metered Services Consumption Report Raport zużycia wg licznika ORDCHG Purchase Order Change Request Zmiany w zamówieniu ORDERS Purchase Order Zamówienie ORDRSP Purchase Order Response Odpowiedź na zamówienie OSTENQ Order Status Enquiry Zapytanie o status zamówienia OSTRPT Order Status Report Raport o statusie zamówienia PARTIN Party Information Informacja adresowa PRICAT Price/Sales Catalogue Katalog/cennik PRODAT Product Data Dane o produkcie PROINQ Product Inquiry Zapytanie o produkt QUALTY Quality Test Report Raport z testu jakościowego QUOTES Quotation Oferta cenowa RECADV Receiving Advice Awizo przyjęcia REMADV Remittance Advice Awizo przelewu REQOTE Request For Quotation Prośba o ofertę cenową RETANN Announcement For Returns Zawiadomienie o zwrotach RETINS Instructions For Returns Instrukcja dla zwrotów SLSFCT Sales Forecast Report Prognoza sprzedaży SLSRPT Sales Data Report Raport o sprzedaży TAXCON Tax Control Kontrola podatków Tabela 2. Komunikaty transportowe EDIFACT/EANCOM Etykieta Nazwa angielska Nazwa polska HANMOV Cargo/Goods Handling and Movement Przeładunek przesyłki/towarów IFCSUM Multiple Consignment Transport Instruction Instrukcja transportowa dla zróżnicowanej przesyłki IFTMAN Arrival Notice Zawiadomienie o przybyciu IFTMBC Booking Confirmation Potwierdzenie rezerwacji IFTMBF Firm Booking Stała rezerwacja IFTMIN Transport Instruction Instrukcja transportowa IFTSTA Transport Status Status transportu All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 4 z 22

Handel a transport z punktu widzenia EDI Celem tego rozdziału jest przedstawienie sposobu podejścia do transakcji handlowej przedsiębiorstw typowo handlowych i transportowych oraz dzielących ich różnic. Zdarza się bowiem, że przedsiębiorstwa handlowe i transportowe stosują różne określenia na te same czynności lub rzeczy, bądź posługują się identycznym słownictwem, ale o odmiennym znaczeniu. Handel i transport można przedstawić w postaci okręgów jak to pokazano na rysunku 1, z których każdy reprezentuje dany sektor, charakteryzujący się odrębnymi funkcjami, celami oraz zakresem odpowiedzialności. Pełna realizacja transakcji handlowej wymaga współdziałania przedsiębiorstw handlowych i transportowych, w związku z czym okręgi te zachodzą na siebie, co ilustruje ich wspólna część. Stanowi ona ten obszar działania, gdzie następuje interakcja i wymiana informacji między sektorem handlu i transportu. Części nie zachodzące na siebie reprezentują obszary działania niezależnego. Jaki rodzaj informacji jest ważny dla kupującego, a jaki dla przewoźnika? Kupujący towary inicjuje transakcję handlową poprzez złożenie zamówienia u dostawcy, podczas gdy zadaniem przewoźnika jest fizyczny transport określonej liczby jednostek transportowych (np. palet) do ich miejsca przeznaczenia, tam gdzie rzeczywiście potrzebuje ich kupujący. Dla kupującego najważniejszy jest towar (identyfikowany przy pomocy numeru towarowego GS1), natomiast przewoźnik jest zainteresowany głównie charakterystyką jednostki wysyłkowej (wraz z jej seryjnym numerem identyfikacyjnym SSCC ang. Serial Shipping Container Code). Strony trzecie, uczestniczące w transakcji, np. urzędy celne mogą być zainteresowane w obu typach informacji, zarówno o towarach, jak i jednostkach wysyłkowych czy transportowych. Okręgi przedstawione na rysunku 1 można zinterpretować odpowiadając na następujące pytania: 1. Jaka jest funkcja partnera/strony w wymianie? 2. Jaki typ komunikatów należy zastosować? 3. Jaki rodzaj informacji odnosi się do każdego z obszarów? STRONY I ICH FUNKCJE W TRANSAKCJI HANDEL TRANSPORT Dostawca Kupujący Producent Dystrybutor Centrum dystrybucji Magazyn Dostawca usług logistycznych Skład celny Przewoźnik Stacja kontenerowa Zarząd portu Rys. 1. Strony i ich funkcje w transakcji Na rysunku 1 strony uczestniczące w realizacji pełnej transakcji handlowej zostały przyporządkowane do odpowiedniego obszaru. Generalnie zarówno producent, dostawca, jak i kupujący zazwyczaj nie mają do czynienia z łańcuchem transportowym. Zostali oni umieszczeni wyłącznie w części handlowej okręgu. Podobnie firmy świadczące wyłącznie usługi przewozowe (transport samochodowy, kolejowy lub morski) zostały umieszczone wyłącznie w części transportowej. Przedsiębiorstwami, które działają w obu obszarach są centra dystrybucji, firmy oferujące usługi magazynowe (np. chłodnie składowe, składy celne), czy dostawcy usług logistycznych. Przykładowo: dany magazyn może w imieniu kupującego lub dostawcy zawierać bezpośrednio z przewoźnikiem transakcje dotyczące transportu towarów w określone miejsce. W części wspólnej okręgów znajdzie się także spedytor zajmujący się organizacją całego transportu (np. wyborem środków transportu, przewoźnika, przygoto waniem odpowiedniej dokumentacji przewozowej czy importowo/eksportowej). Spedytor świadczy w takiej sytuacji usługi zarówno dla sektora handlu, jak i transportu. Przedsię biorstwa, które działają wyłącznie w obszarze transportu i są zaznaczone All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 5 z 22

w odpowiednim fragmencie okręgu, to przykładowo: stacje przeładunku kontenerowców, przedsiębiorstwa sztauerskie, stacje kontenerowe (przechowujące puste kontenery), kontenerowe stacje wysyłkowe (rozładowujące towar i załadowujące go do kontenerów), czy przewoźnicy, odpowie dzialni wyłącznie za transport. Każda strona uczestnicząca w wymianie EDI w standardzie UN/EDIFACT jest rozróżniana poprzez funkcję jaką pełni w transakcji. Funkcja ta jest podawana w segmencie NAD. Czasami jedno przedsiębiorstwo może pełnić kilka różnych funkcji, np.: sprzedający może oferować usługi składowania, a także być odpowiedzialny za transport towaru, a więc pełnić funkcje przewoźnika i spedytora, producent może być spedytorem, funkcja przewoźnika morskiego może być połączona z funkcją spedytora oraz kontenerowej stacji wysyłkowej. Przedsiębiorstwa wymienione na rysunku 1 to te strony, które wymieniają informacje i dokumenty, a więc i komunikaty EDI. Podobnie jak rodzaje przedsiębiorstw, również komunikaty można pogrupować na występujące wyłącznie w obszarze handlu lub transportu oraz takie, które łączą oba te obszary. Ilustruje to rys. 2. Komunikaty handlowe EANCOM, które nie dotyczą sektora transportu, takie jak zamówienie czy faktura są zaznaczone w tej części okręgu handlowego, która nie nakłada się z okręgiem opisującym sektor transportu. Analogicznie komunikaty typowo transportowe, które są wymieniane wyłącznie między przedsiębiorstwami transportowymi, takie jak manifest przewozowy czy wstępne awizo przybycia, zaznaczono w części opisującej sektor transportu. HANDEL TRANSPORT Oferta cenowa Zamówienie Awizo wysyłki Awizo przyjęcia Faktura Instrukcja transportowa Przeładunek przesyłki Status transportu Deklaracja celna Plan rozmieszczenia ładunku Specyfikacja niebezpiecznego ładunku Manifest przewozowy Wstępne awizo przybycia Rys. 2. Komunikaty w handlu i transporcie Oprócz odmiennych rodzajów przesyłanych komunikatów, istotne różnice występują także w charakterze przekazywanych danych. Ilustruje to rysunek 3, na którym pokazano przykład wymiany informacji dotyczącej zakupu i transportu odzieży. Dostawca i kupujący potrzebują szczegółowych informacji na temat poszczególnych towarów, ich rozmiarów, kolorów, fasonów i uzgadniają między sobą ilości oraz ceny. Przewoźnika nie interesują dane o pojedynczych rodzajach towarów, ale o efekcie całej transakcji zakupu, tj. liczbie opakowań przeznaczonych do transportu, ich wadze i wymiarach oraz ogólnej charakterystyce przewożonego towaru (np. odzież). Przykład na rysunku 3 pokazuje sytuację, w której trzy artykuły jednego rodzaju (różne koszulki) tworzą jedną jednostkę transportową (zawierającą 20 kartonów z odzieżą). All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 6 z 22

PRZEKAZYWANE DANE HANDEL TRANSPORT 140 koszulek T-shirt - rozmiar 38 - napis He-Man - cena 15 zł 120 koszulek T-shirt - rozmiar 40 - napis He-Man - cena 12 zł 20 kartonów -225 kg - odzież 300 koszulek T-shirt - rozmiar 38 - napis P&C - cena 10 zł Rys. 3. Przykład wymienianych danych W obszarze handlu towary są identyfikowane przy pomocy numeru GS1. Numer ten stanowi klucz do bazy danych zawierającej kompletny zbiór informacji na temat danego towaru. W obszarze transportu jednostki wysyłkowe (transportowe) mogą zawierać wiele różnych towarów i zazwyczaj do ich oznaczenia stosuje się seryjny numer jednostki wysyłkowej, tzw. numer lub kod SSCC (ang. Serial Shipping Container Code). Kod ten zapewnia jednoznaczną identyfikację danej przesyłki przez cały okres jej istnienia, który zazwyczaj trwa od momentu utworzenia jej przez dostawcę lub przewoźnika (w zależności od tego kto jest odpowiedzialny za kompletację i pakowanie) aż do chwili, gdy zostanie otwarta i rozpakowana przez stronę otrzymującą towar. Typowe różnice w rodzaju przesyłanych danych przez firmy handlowe i transportowe przedstawia tabela 3. Tabela 3. Dane w komunikatach handlowych i transportowych Handel towary fakturowane numer towaru EAN cena/ilość charakterystyka (rozmiar, kolor, itp.) data pakowania Transport towary transportowane oznaczenia i numery SSCC liczba i rodzaj opakowań rozmiary, masa opis towarów Ostatnia zasadnicza różnica, jaka występuje między komunikatami używanymi w obszarze handlu i transportu dotyczy segmentów otwierających części szczegółowe komunikatów i identyfikujących poszczególne pozycje towarowe. W komunikatach handlowych jest to segment LIN (pozycja towarowa). Segment ten umożliwia identyfikację zamawianego (fakturowanego itp.) towaru poprzez specyfikację jego numeru identyfikacyjnego (np. numeru GS1), podanie nazwy oraz numeru pozycji, który stanowi jednoznaczny odnośnik do odpowiedniego rekordu w bazie danych, zawierającego informacje o towarze. W komunikatach transportowych tym segmentem jest GID (szczegóły pozycji towarowej), który służy do podania opisu wyglądu ładunku, numeru przesyłki (umożliwiającego identyfikację towarów wewnątrz) oraz wymienienia liczby transportowanych przesyłek (jednostek wysyłkowych) oraz typów opakowań. Ogólny model przepływu danych Standard EANCOM proponuje wdrażanie sekwencji komunikatów, w której każdy ma swoją określoną pozycję i spełnia odpowiednie funkcje. Bez względu jednak na liczbę rodzajów używanych komunikatów, All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 7 z 22

każdy zawiera informacje i powiązania wykorzystywane przez inne komunikaty EANCOM, przesłane wcześniej bądź później w cyklu wymiany EDI. Przepływ informacji w EANCOM może rozpocząć się od wymiany komunikatu Informacja adresowa (PARTIN). Komunikat ten służy do przekazania danych dotyczących partnerów, którzy będą się następnie porozumiewać przy pomocy EDI. Informacje wymieniane w tym komunikacie zwykle rzadko ulegają zmianom gdyż są to stałe dane typu: nazwa firmy, adres, numer lokalizacyjny EAN, nazwa i numer konta bankowego, numer NIP itp. Informacje te, szczególnie numery identyfikacyjne stron, mają kluczowe znaczenie dla płynnej wymiany EDI między dwiema firmami. Wszystkie strony mogą być zidentyfikowane w tym komunikacie (np. kupujący, sprzedający, spedytor, przewoźnik, wystawca faktury, bank itp.), bez względu na to, czy są zaangażowane w transakcję handlową czy też nie. Znając numer lokalizacyjny dostawcy/producenta kupujący może przesłać komunikat Zapytanie handlowe (PROINQ). Komunikat ten jest prośbą o przekazanie informacji na temat produktu, który jest produkowany lub rozprowadzany przez odbiorcę komunikatu (producenta, dystrybutora, dostawcę). Strona wysyłająca Zapytanie handlowe (zazwyczaj potencjalny kupiec) może szczegółowo zidentyfikować towar, jeżeli wcześniej był on przed miotem transakcji handlowej między partnerami lub określić ogólne warunki, jakie musi spełniać poszukiwany towar, np. zakres cenowy czy specyficzne wymiary. Zazwyczaj odpowiedzią na takie zapytanie są komunikaty Katalog/Cennik (PRICAT) lub Dane o produkcie (PRODAT). Wybór komunikatu zależy od rodzaju informacji jakie mają być przesłane. Jeżeli kupującego interesują dane typowo handlowe i związane z identy fikacją towaru (np. numery towarowe, ceny, rabaty, ilości itp.), przesyłanym komunikatem będzie PRICAT. Komunikat PRODAT jest przesyłany wyłącznie wtedy gdy wymagane są szczegółowe dane o cechach towaru i jego składzie, np. o składnikach lub materiałach z jakich jest wykonany. Zarówno komunikat PRICAT, jak i PRODAT są używane głównie do wprowadzenia lub zaktualizowania informacji o towarze na poziomie jednostki konsumenckiej w bazie danych partnera handlowego. Komunikaty podają numery towarowe GS1, które służą do identyfikowania danego produktu w kolejnych wymianach. Oznacza to, że w kolejnych transmisjach nie trzeba już przesyłać całego zbioru informacji o danym produkcie, gdyż dane te są już zapisane i można do nich dotrzeć przy pomocy numeru GS1. Partnerzy handlowi, którzy wymienili dane umożliwiające wzajemną identyfikację oraz identyfikację towarów lub usług (numery lokalizacyjne GS1, numery towarowe GS1 itp.) mogą następnie wykorzystać komunikaty Zapytanie ofertowe (REQOTE) oraz Oferta cenowa (QUOTES). Komunikaty te umożliwiają kupującemu zażądanie i otrzymanie informacji o cenie i ewentualnych upustach oraz o warunkach dostawy dla wymienionych towarów. Wykorzystanie numerów towarowych i lokalizacyjnych GS1 tworzy powiązanie z plikami zawierającymi dane o parterze i towarach oraz minimalizuje objętość danych koniecznych do przesłania (np. warunki dostawy, wymagana ilość produktu, data dostawy, data dostępności itp.). All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 8 z 22

Kolejnym krokiem w przepływie informacji jest komunikat Zamówienie (ORDERS). Wysyła go kupujący do sprzedającego, w celu zamówienia dostawy określonej ilości towaru lub usługi, zgodnie ze szczegółami podanymi w komunikacie. Ponownie numery lokalizacyjne GS1 i numery towarowe GS1 służą do identyfikowania stron w wymianie towarów, których dotyczy zamówienie. W komunikacie przekazuje się informacje dotyczące wyłącznie tej transakcji, np. ilość, żądaną datę dostawy, miejsce dostawy itp. Ponadto komunikat powinien zawierać numery referencyjne komunikatów przesłanych wcześniej, a zawierających już uzgodnione informacje, np. ceny w Katalogu/Cenniku. Służy to do stworzenia połączeń między zamówieniem a wcześniejszymi ustaleniami. Jeżeli kupujący chce wprowadzić zmiany do uprzednio wysłanego zamówienia, może to zrobić przy pomocy komunikatu Zmiana w zamówieniu (ORDCHG). Komunikat taki zawiera numer referencyjny zamówienia, do którego się odnosi oraz tylko te informacje, które podlegają zmianie. Po otrzymaniu komunikatu Zamówienie lub Zmiany w zamówieniu sprzedający musi ocenić czy na podstawie posiadanych zapasów może zrealizować dostawę zamawianych towarów. Swoją odpowiedź przekazuje przy pomocy komunikatu Odpowiedź na zamówienie (ORDRSP). Służy on dostawcy lub producentowi do potwierdzenia przyjęcia zamówienia lub zaproponowania zmian, np. nowego terminu dostawy. Kupujący musi potwierdzić akceptację tych zmian przez wysłanie komunikatu Zmiany w zamówieniu. Informacje zawarte w tym komunikacie można ograniczyć do minimum, tj. w przypadku pełnej akceptacji wystarczy przesłać wyłącznie nagłówek komunikatu, a w przypadku zmian nagłówek i te segmenty, które uległy zmianie. Akceptacja zamówienia przez dostawcę inicjuje przepływ materiałów, który od tej pory będzie towarzyszyć dotychczasowemu łańcuchowi przepływu informacji. Transport towarów od miejsca wysyłki do miejsca przeznaczenia może być zorganizowany z wykorzystaniem usług przewoźnika lub strony trzeciej spedytora. Zaangażowanie przewoźnika lub spedytora w transakcji handlowej powoduje, że pojawiają się w tym momencie różnice w spojrzeniu na podmiot transakcji, czyli towar. W obszarze handlu każdy towar posiada swoją charakterystykę (np. kody, opis, wymiary, rodzaj opakowania), które łącznie w pełni opisują i identyfikują dany produkt. W obszarze transportu taka pełna charakterystyka nie jest w ogóle istotna, gdyż towary są charakteryzowane w sposób ogólny, np. jako sprzęt elektroniczny, żywność itp. Wykorzystywane dane dotyczą opisu towarów dla celów transportu i obejmują przykładowo: wymiary opakowania czy informacje dotyczące przeładunku oraz opakowań. Przyczyną tych różnic jest fakt, że partnerzy handlowi powinni mieć możliwość kompletnego opisu towaru dla celów sprzedaży, podczas gdy firma odpowiedzialna za transport chce wiedzieć wyłącznie ile miejsca i jakich warunków oraz środków wymaga transport zamawianych towarów. W obszarze handlu zbiór komunikatów obsługujących zamówienie służy do zakupu określonego towaru. W szczegółowych częściach tych komunikatów (tam, gdzie poszczególne produkty są identyfikowane) wykorzystuje się segmenty LIN, które umożliwiają podanie dokładnych numerów towarowych. Komunikaty te nie są przydatne dla zamawiania usług transportowych, gdzie wymagana jest identyfikacja ogólna towarów, a nie poszczególnych pozycji (patrz rozdział 8). W komunikatach transportowych towary identyfikowane są na wyższym poziomie ogólności przy pomocy segmentu GID. Do zamawiania usług transportowych służy komunikat Instrukcja transportowa (IFTMIN). Zawiera ona numery lokalizacyjne GS1, wcześniej przekazane w komunikacie PARTIN, które umożliwiają identyfikację stron wymieniających komunikat. Należy zauważyć, że Instrukcja transportowa powinna być wysyłana tylko przez jedną stronę wymiany handlowej (zazwyczaj kupującego lub dostawcę) w każdej transakcji. Podobnie All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 9 z 22

jak w przypadku samych towarów, w obszarze handlu i transportu używa się często innych określeń na zdefiniowanie tych samych uczestników transakcji. W rozdziale 7 zamieszczono spis wszystkich używanych określeń. Wszystkie informacje związane z fizycznym przemieszczaniem towarów, takie jak waga, wymiary, środek transportu, warunki dostawy itp. mogą być przekazane w komunikacie instrukcja transportowa. W celu powiązania fizycznego opakowania z całą przesyłką zaleca się stosowanie Seryjnego Numeru Jednostek Wysyłkowych SSCC. Kody SSCC są przyporządkowywane do każdego opakowania w ramach przesyłki. Tworzenie powiązania między towarami identyfikowanymi dla celów transportowych a daną pozycją towarową jest realizowane poprzez powtarzanie kodu SSCC w następnym komunikacie Awizo wysyłki (DESADV). Kod SSCC jest przydzielany zazwyczaj przez stronę wysyłającą towary. Ponadto dostawca lub kupujący może współpracować z dostawcą usług logistycznych, który dla niego dokonuje np. przepakowania towaru, magazynowania, oznaczenia etykietami i przygotowania do wysyłki. Zlecenie realizacji tych usług można przekazać przy pomocy komunikatu Przeładunek przesyłki/towarów (HANMOV). Komunikat ten powinien być poprzedzony przesłaniem szczegółowych informacji o towarach, których dotyczą zlecane usługi, przy pomocy komunikatu PRICAT lub PRODAT. W momencie gdy zamówione towary są gotowe do wysyłki, dostawca informuje o tym kupującego przy pomocy komunikatu Awizo wysyłki (DESADV). Komunikat ten zawiera szczegółowe informacje na temat przesyłanych towarów, spodziewaną datę i godzinę dostawy, sposoby identyfikacji przesyłek. Ponadto zaleca się podawanie w tym komunikacie kodu SSCC w celu identyfikacji seryjnych numerów umieszczonych na opakowaniach. Dzięki temu strona otrzymująca towary będzie dokładnie wiedziała jakie towary zawiera dane opakowanie. Szczegółowe dane zawarte w Awizie wysyłki powinny dokładnie odzwierciedlać wszelkie uzgodnienia poczynione w trakcie zamawiania towaru. Informacja o statusie zamówienia w danym momencie może być czasami ważną informacją dla stron uczestniczących w transakcji, szczególnie wtedy, gdy dostawa się opóźnia. Kupujący może otrzymać tę informację wysyłając w dowolnym momencie komunikat Zapytanie o status zamówienia (OSTENQ). Komunikat wysłany jest w przypadku, gdy nie otrzymano żadnej odpowiedzi na wcześniej wysłane zamówienie lub gdy zamówienie zostało uzgodnione, ale dostawca nie przysłał awiza wysyłki, albo gdy po wysłaniu komuni katu HANMOV nie otrzymano potwierdzenia kompletacji dostawy. W komunikacie można podać szczegóły zamówienia, do którego się odnosi oraz, o ile jest to konieczne, także numery towarowe. Nie ma potrzeby powtarzania wszystkich danych z oryginalnego zamówienia. Odpowiedzią na takie zapytanie jest komunikat Raport o Statusie Zamówienia (OSTRPT). Komunikat ten przekazuje informacje na temat całego zamówienia lub posz czególnych jego części. W zależności od ustaleń komunikat może być przekazywany w regularnych odstępach czasu lub wyłącznie jako odpowiedź na zapytanie. Dla określenia zamówienia, którego dotyczy podaje się w nim informacje o dokumentach referencyjnych lub, jeśli to konieczne, o poszczególnych pozycjach w tych dokumentach. Strony w wymianie i produkty są identyfikowane przy pomocy wcześniej przesłanych numerów lokalizacyjnych All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 10 z 22

i towarowych GS1. Status całego dokumentu lub poszczególnych jego pozycji jest określany przy pomocy specjalnej listy kodów. W przypadku braku odpowiedniego kodu można status zdefiniować w formie zwykłego tekstu. Komunikat Raport o Statusie Zamówienia może być stosowany wyłącznie do przeka zania informacji na temat statusu zlecenia zakupu. Celem podania informacji dotyczących przebiegu dostawy zamówionych towarów należy zastosować komunikaty transportowe. Komunikat Status transportu (IFTSTA) służy do transmisji informacji dotyczącej stanu danej przesyłki, której transport był zlecony wcześniej przy pomocy Instrukcji transportowej. Komunikat jest wysłany przez przewoźnika lub spedytora do tej strony w wymianie, która zleciła transport. W zależności od potrzeb, może być wysyłany wg ustalonego harmonogramu, w odpowiedzi na zapytanie lub po wystąpieniu określonego wydarzenia. Informacja o statusie przesyłki w formie tekstu zakodowanego lub otwartego jest przekazywana w powiązaniu z innymi informacjami dotyczącymi statusu, np. razem z numerami rejestracyjnymi ciężarówek przewożących przesyłkę. Po nadejściu dostawy, strona odbierająca towar wykorzystuje seryjny numer jednostki wysyłkowej GS1 (kod SSCC) umieszczony na opakowaniach, do porównania czy otrzymane towary zgadzają się z wcześniejszym zamówieniem. Wszelkie niezgodności lub potwierdzenie ich braku przekazuje się stronie wysyłającej przy pomocy komunikatu Awizo przyjęcia (RECADV). Komunikat ten jest zwykle wysyłany przez kupującego do dostawcy i może służyć jako podstawa do wystawienia faktury. Powinien on zawierać odnośniki do wcześniej przesłanych komunikatów, takich jak: Katalog/Cennik (zawierający kody towarów i ceny), Zamówienie (precyzujące żądane ilości) czy Awizo wysyłki (wymieniające wysłane towary). Zaleca się aby obejmował on tylko informacje dotyczące dostarczonych towarów, a więc datę dostawy, ilość oraz numer identyfikacyjny SSCC. Dla dostawcy (towarów lub usług) ważnym elementem każdej transakcji jest wystawienie faktury za dostarczone towary lub usługi oraz, oczywiście, otrzymanie zapłaty. Proces płatności za towar jest uruchamiany poprzez wysłanie komunikatu Faktura (INVOIC) przez sprzedającego do kupującego. Komunikat ten, podobnie jak poprzednie, powinien być maksymalnie uproszczony i zamiast pełnych informacji zawierać odnośniki do poprzednich komunikatów, takich jak: Katalog/Cennik, Zamówienie czy Awizo przyjęcia. Należy unikać szczegółowych opisów towarów, stron w wymianie i warunków dostawy, ponieważ te informacje zostały już przekazane w komunikatach, na które powołuje się faktura. Po otrzymaniu faktury kupujący porównuje jej szczegóły z własnymi danymi na temat otrzymanych i przyjętych towarów w miejscu dostawy. Jeżeli dane te nie zgadzają się z wymie nionymi w fakturze, kupujący zgłasza zastrzeżenia i realizacja zapłaty zostaje wstrzymana. Jeżeli wszystkie szczegóły są zgodne, kupujący uruchamia proces płatności, a o jej szczegółach informuje dostawcę przy pomocy komunikatu Awizo przelewu (REMADV). W komu nikacie tym można uwzględnić informacje dotyczące wszystkich powiązanych faktur, not debetowych lub kredytowych i związanych z nimi kwot oraz ewentualnych poprawek i ich przyczyn. W sytuacji gdy jest to konieczne można dołączyć szczegółowe All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 11 z 22

informacje na temat poszczególnych pozycji towarowych, ale wtedy nie ma potrzeby uwzględniania numerów identyfikacyjnych. Dodatkowo strony mogą wymieniać między sobą dane na temat sprzedaży i stanu zapasów. Dane o wielkości sprzedaży można przekazać przy pomocy dwóch komunikatów: Raportu o sprzedaży (SLSRPT), Prognozy sprzedaży (SLSFCT). Komunikat Raport o sprzedaży służy do przekazania informacji o wielkości sprzedaży w danym punkcie. Wymienia się w nim wszystkie warunki sprzedaży w okresie, którego raport dotyczy, np. cenę sprzedaży detalicznej, realizowane akcje promocyjne, sprzedane ilości itp. Komunikat Prognoza sprzedaży służy do przekazania szacowanych wielkości sprzedaży na następne okresy, opracowywanych zazwyczaj na podstawie rzeczywistych informacji o sprzedaży. Identyfikacja stron i produktów powinna się opierać w tych komunikatach na podstawie wcześniej przesłanych numerów towarowych GS1 i numerów lokalizacyjnych. Obok raportów dotyczących aktualnej i przyszłej sprzedaży istnieje potrzeba przekazy wania informacji o planowanej lub rzeczywistej wielkości utrzymywanych zapasów. Do tego celu służy komunikat Raport o zapasach (INVRPT). Te dane mogą posłużyć do obliczenia wielkości zamówienia na konkretne produkty przeznaczone do różnych miejsc sprzedaży. Ostatnim opracowanym komunikatem, który może być wykorzystywany zarówno w obszarze handlu, jak i transportu jest Komunikat kontrolny (CONTRL). Służy on m.in. do potwierdzania przez odbiorcę otrzymania komunikatu EDIFACT lub wyszczególnienia ewentualnych błędów syntaktycznych, które wystąpiły w wymianie. Nie można go wykorzystywać do przekazywania informacji dotyczących bezpośrednio transakcji (danych handlowych). Jeżeli partnerzy korzystają z tzw. usług dodanych oferowanych przez sieci teleinformatyczne, wówczas taki komunikat może być generowany w ramach usług oferowanych przez tę sieć. Przykłady zastosowań komunikatów Poniżej przedstawione zostaną dwa scenariusze zastosowania komunikatów EANCOM w sytuacjach zlecania transportu zamawianych towarów. W pierwszym scenariuszu usługę transportu towarów zlecono przewoźnikowi lub spedytorowi. W drugim w przepływie towarów i informacji uczestniczy także dostawca usług logistycznych. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 12 z 22

W scenariuszu 1 kupujący zamawia towary od dostawcy, następnie dostawca przygotowuje towary do wysyłki i zleca usługi transportowe przewoźnikowi lub spedytorowi przy pomocy komunikatu Instrukcja transportowa. Kupujący lub odbiorca przesyłki jest informo wany o jej nadejściu przy pomocy komunikatu Awizo wysyłki. Dostawca lub nadawca przesyłki otrzymuje od przewoźnika komunikat Status transportu, powiadamiający go, że towary są w drodze. Kupujący lub odbiorca potwierdza otrzymanie towarów przy pomocy komunikatu Awizo przyjęcia, a ich dostawca wysyła komunikat Faktura. Przepływ komunikatów ilustruje rysunek 4. Kupujący/ Odbiorca Przewoźnik/ Spedytor Sprzedający/ Wysyłający Złożenie zamówienia Przygotowanie do przyjęcia towarów Zamówienie ORDERS Odpowiedź na zamówienie ORDRSP Awizo wysyłki DESADV Zamawiany transport Przyjazd ciężarówki Instrukcja Transportowa IFTMIN Status transportu IFTSTA Akceptacja zamówienia Towary gotowe do wysyłki Zlecenie transportu Kompletacja dostawy Towary w drodze Przyjęcie dostawy Awizo przyjęcia RECADV Faktura INVOIC Towary dostarczone i przyjęte Wystawienie faktury Rys. 4. Scenariusz 1 z uwzględnieniem przewoźnika lub spedytora Scenariusz 2 prezentuje przypadek, w którym dostawca wysyła towary wg ustalonego harmonogramu do dostawcy usług logistycznych, który jest odpowiedzialny za ich magazynowanie, przeładunek i kompletację. Transport jest realizowany przy pomocy przewoźnika z wykorzystaniem komunikatu Instrukcja transportowa. Kupujący okresowo transmituje do dostawcy komunikat Prognoza dostawy (DELFOR), w którym określa swoje długoterminowe zapotrzebowanie na określone produkty. Według ustalonego harmonogramu (regularnie) kupujący wysyła ostateczne zamówienie na określone towary, które muszą być zapakowane i oznakowane zgodnie z jego wymaganiami. Szczegółowe instrukcje w tym zakresie przesyła dostawca do dostawcy usług logistycznych przy pomocy komunikatu Przeładunek towarów/ładunku. Po skompletowaniu dostawy zgodnie z życzeniami dostawcy, dostawca usług logistycznych przekazuje komunikat Raport o statusie zamówienia, w którym informuje dostawcę o zakończeniu zadania. Następnie dostawca wysyła do kupującego komunikat Awizo dostawy, potwierdzający gotowość przesyłki do odbioru. W tym scenariuszu kupujący zleca transport gotowej przesyłki spedytorowi przy pomocy komunikatu Instrukcja transportowa, informując go, że przesyłkę należy odebrać od dostawcy usług logistycznych. Po otrzymaniu przesyłki i sprawdzeniu jej zawartości, kupujący potwierdza jej odbiór przy pomocy komunikatu Awizo przyjęcia. Komunikat ten wysyła do dostawcy. Po otrzymaniu tego komunikatu dostawca wystawia fakturę i żąda zrealizowania płatności przy pomocy komunikatu Faktura. Dodatkowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem, dostawca usług logistycznych może informować dostawcę o wielkości utrzymywanych zapasów przy pomocy komunikatu Raport o zapasach. Przepływ komunikatów ilustruje rysunek 5. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 13 z 22

Kupujący/ Odbiorca Dostawca usług logistycznych (DUL) Przewoźnik/ Spedytor Sprzedający/ Wysyłający Opracowanie prognozy Złożenie zamówienia Zlecenie transportu Towary dostarczone Zamawiany transport Załadunek ciężarówki Przyjazd ciężarówki Awizo wysyłki DESADV Instrukcja Transportowa IFTMIN Status transportu IFTSTA Awizo przyjęcia RECADV Harmonogram dostaw DELFOR Zamówienie ORDERS Odpowiedź na zamówienie ORDRSP Kompletacja, zapakowanie i przygotowanie do wysyłki Instrukcja transportowa IFTMIN Awizo przyjęcia RECADV Przeładunek przesyłki/towarów HANMOV Status zamówienia OSTRPT Zamawiany transport Dostawa skompletowana u DUL Faktura INVOIC Towary gotowe do wysyłki do DUL Towary przyjęte przez DUL Akceptacja zamówienia Zlecenie przeładunku Towary gotowe do wysyłki do kupującego Towary przyjęte Wystawienie faktury Rys. 5. Scenariusz 2 z uwzględnieniem dostawcy usług logistycznych i przewoźnika lub spedytora Odnośniki w komunikatach handlowych i transportowych Efektywne zastosowanie EDI zależy od wykorzystania odnośników, które umożliwiają redukcję ilości danych koniecznych do przesłania w danym komunikacie. Odnośniki umożliwiają stworzenie połączeń między różnymi zewnętrznymi informacjami, które były przekazywane niekoniecznie przy pomocy EDI. EDI działa w podobny sposób, wykorzystując segmenty RFF w komunikatach do podania numerów różnych dokumentów, bez konieczności ich przesyłania. Szereg dokumentów może pełnić funkcję łącznika między informacjami wymienianymi przez partnerów handlowych z fizycznym przepływem danego towaru. W niektórych przypadkach przewoźnik lub spedytor będzie zobowiązany dołączyć numery referencyjne dokumentów handlowych po to aby strona, która otrzymuje przesyłkę mogła zaakceptować dostawę. Najważniejszym odnośnikiem w obszarze handlu jest numer zamówienia. Numer ten jest zazwyczaj przydzielany przez kupującego i stanowi odniesienie do całej transakcji. W EANCOM numer ten jest wymieniany w szeregu komunikatów, które są przesyłane w dalszej kolejności, np. w Odpowiedzi na zamówienie, Awizie wysyłki, Awizie przyjęcia, Fakturze czy Awizie przelewu. Numer ten stanowi łącznik między różnymi komu nikatami EANCOM w ich przepływie między stronami transakcji. W obszarze transportu najważniejszym odnośnikiem jest numer referencyjny przesyłki, który przydziela jej nadawca i której transport jest zlecany przy pomocy instrukcji transportowej. Podobnie jak w przypadku numeru zamówienia, numer referencyjny przesyłki jest wymieniany w kolejnych komunikatach transportowych celem jej jednoznacznej identyfikacji. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 14 z 22

Zarówno w komunikatach handlowych, jak i transportowych mogą być podawane odnośniki tworzone przez partnera z drugiego obszaru. Umożliwia to dokładniejszy opis całej transakcji handlowej i transportowej. Przykładowo w instrukcji transportowej można powołać się na numer zamówienia, a w fakturze wymienić numer referencyjny przesyłki. ODNOŚNIKI W KOMUNIKATACH HANDLOWYCH I TRANSPORTOWYCH Kupujący ORDERS Numer "Zamówienia" Numer kontraktu IFTMIN Numer ref. przesyłki Numer "Zamówienia" Numer kontraktu RECADV Numer "Awiza przyjęcia" Numer "Zamówienia" Numer kontraktu Numer "Awiza wysyłki" Numer ref. przesyłki Dostawca IFTMIN Numer ref. przesyłki Numer "Zamówienia" Numer kontraktu DESADV Numer "Awiza wysyłki" Numer kontraktu Numer "Zamówienia" Numer ref. przesyłki INVOIC (towary/usługi) Numer "Faktury" Numer kontraktu Numer "Zamówienia" Numer "Awiza wysyłki" Numer "Awiza przyjęcia" Numer ref. przesyłki Spedytor/ Przewoźnik IFTSTA Numer "Statusu transp." Numer kontraktu Numer "Zamówienia" Numer ref. przesyłki INVOIC (transport) Numer "Faktury" Numer kontraktu Numer "Zamówienia" Numer ref. przesyłki Wysyłany przez Komunikat wysyłany przez jedną albo drugą stronę wymiany, np. komunikat IFTMIN może być wysyłany zarówno przez kupującego oraz dostawcę, ale nie jednocześnie przez obu. Wysyłany do Komunikat wysyłany do jednej lub drugiej strony wymiany, np. komunikat INVOIC (transportowy) może być wysłany do kupującego lub dostawcy, ale nie jednocześnie do obu. Wysyłany przez do Komunikat wysyłany przez daną stronę do drugiej, np. komunikat RECADV jest wysyłany przez kupującego do dostawcy. czcionka wytłuszczona podstawowy numer referencyjny danego komunikatu podawany w elemencie DE1004 segmentu BGM, czcionka normalna odnośniki do innych komunikatów lub dokumentów podawane w segmencie RFF. Strony wymiany w EANCOM EANCOM jest standardem wielobranżowym i z tego względu liczba stron identyfikowanych w wymianie może zmieniać się w zależności od środowiska, w którym jest używany. W handlu i transporcie często stosuje się różne nazwy na określenie tych samych partnerów wymiany. Funkcjonalna identyfikacja strony ma jednak ogromne znaczenie w wymianie i z tego względu różnice te muszą być utrzymane. Występowanie różnych określeń jest spowodowane rzeczywistą rolą jaką dana strona pełni w transakcji. Ta sama strona może pełnić odrębne role w zależności od obszaru (handel lub transport), którego dotyczy komunikat, lub w którym funkcjonuje. Poniżej w ujęciu tabelarycznym przedstawiono podstawowe funkcje pełnione przez strony w wymianie w obszarach handlu i transportu. Podstawowe funkcje są zdefiniowane na pierwszej pozycji obu kolumn. Przykładowo strona zdefiniowana jako kupujący w obszarze transportu funkcjonuje jako odbiorca (adresat) przesyłki. Dostawca w transakcji handlowej w sektorze transportu jest określany jako All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 15 z 22

nadawca przesyłki. Poniżej podstawowych funkcji w tabeli określono inne możliwe role jakie dana strona może pełnić. Pełne definicje wszystkich wymienionych stron w wymianie podane są w katalogu elementów danych i kodów EANCOM. Tabela 4. Strony w wymianie EANCOM HANDEL Kupujący Strona akceptująca Przedstawiciel kupującego Pełnomocnik spółki Odbiorca dostawy Importer Odbiorca faktury Zamawiający Płatnik TRANSPORT Odbiorca (adresat) Przedstawiciel odbiorcy Depozytariusz Końcowy klient Końcowy odbiorca Dostawca usług logistycznych Dostawca usług logistycznych Agencja celna Agencja celna Dystrybutor Dystrybutor Spedytor Spedytor Właściciel składu Właściciel składu Załadowujący Załadowujący Hurtownik Hurtownik Przewoźnik Przedstawiciel przewoźnika Spedytor Właściciel środków transportu Właściciel wyposażenia (sprzętu) Strona wysyłająca pusty sprzęt Strona odbierająca pusty sprzęt Strona akceptująca Załadowujący Przedsiębiorca przeładunkowy Urząd celny Dostawca Nadawca (wysyłający) Pełnomocnik spółki Załadowujący Strona wysyłająca Spedytor Dystrybutor Nadawca ładunku Eksporter Załadowujący Producent Zamawiający Sprzedający Płatnik Przedstawiciel dostawcy Definicje W codziennej praktyce zarówno w obszarze handlu, jak i transportu używa się szeregu pojęć, które są zrozumiałe dla tych, którzy je stosują. Pewne nieporozumienia mogą natomiast wyniknąć, gdy dane pojęcie All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 16 z 22

jest używane przez partnera z drugiego obszaru. Celem ich uniknięcia poniżej zamieszczono najczęściej stosowane pojęcia i ich wyjaśnienia. ADR (Articles Dangereux de Route) Agencja celna Agent Agent przewoźnika Akceptacja towaru Europejska umowa dotycząca międzynarodowego przewozu niebezpiecznych towarów transportem samochodowym. Pośrednik celny lub inny przedstawiciel odbiorcy przesyłki wyznaczony do załatwienia odprawy celnej dla odbiorcy (lub nadawcy) przesyłki i wszystkich formalności związanych z importem lub eksportem ładunku. Osoba lub organizacja uprawniona do działania na rzecz lub w imieniu innej osoby lub organizacji. Strona działająca w imieniu przewoźnika w uzgodnieniach z nadawcą lub odbiorcą przesyłki, dotyczących transportu towarów i samej umowy. Proces przyjęcia przesyłki od jej nadawcy obejmujący wystawienie odpowiedniego pokwitowania. Od tego momentu przewoźnik jest odpowiedzialny za przesyłkę. Bezpośrednia dostawa Przewożenie towarów bezpośrednio od sprzedającego do kupującego bez przejściowego magazynowania lub niepotrzebnych opóźnień w dystrybucji. Często stosowane, gdy strona trzecia pośredniczy miedzy dostawcą a kupującym. Centrum dystrybucji Przedsiębiorstwo (składające się z jednego lub więcej magazynów oraz urządzeń ładujących i rozładowujących), w których odbywa się przyjęcie towarów ich przechowywanie i dystrybucja (Centrum dystrybucji = magazyn + usługi spedycyjne). Data dostawy Data, kiedy dostawa do klienta/odbiorcy przesyłki zostanie zrealizowana lub musi być zrealizowana. Data przyjazdu Data, kiedy towary lub środek transportu ma przybyć na miejsce dostawy tego transportu. Deklaracja towarów niebezpiecznych Dokument celny Dostawa (zamówienie) na telefon Dostawca usług logistycznych Dokument wystawiany przez nadawcę przesyłki, zgodnie z obowiązującą konwencją lub regulacjami, opisujący niebezpieczne w transporcie towary lub materiały. Dokument ten stwierdza, że towary zostały opakowane i oznakowane zgodnie z postanowieniami odpowiedniej konwencji czy regulacji. Dokument stosowany przy odprawie celnej. Żądanie dostawy określonej części towarów, na określony dzień (lub w określonym przedziale czasowym), w ramach złożonego wcześniej zamówienia ogólnego. Strona świadcząca usługi logistyczne na rzecz drugiej strony (np. przepakowanie produktów), które mogą doprowadzić do wzrostu wartości dodanej danego produktu. Dostępna pojemność Pojemność określonego zasobu (np. środka transportu, magazynu), która w określonym czasie jest dostępna do wykorzystania (całkowita pojemność danego zasobu minus pojemność już zarezerwowana). Dowód dostawy Kwit podpisany przez adresata przesyłki po jej otrzymaniu. Dowód odbioru towarów Dokument wystawiany przez stronę otrzymującą towar, potwierdzający jego przyjęcie zgodnie z załączoną specyfikacją. Dystrybutor Przedsiębiorstwo, które samo nie produkuje wyrobów, ale kupuje je i odsprzedaje utrzymując zazwyczaj pewien zapas wyrobów gotowych. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 17 z 22

Embargo Rządowy zakaz wywozu z danego kraju lub przywozu określonych towarów. Faktura celna Dokument wymagany przez urzędy celne w kraju importera, w którym eksporter podaje cenę fakturowaną lub inną (np. cenę sprzedaży, cenę identycznych towarów) oraz wymienia koszty transportu, ubezpieczenia, opakowania itp., a także warunki dostawy i płatności w celu określenia wartości celnej przesyłki w kraju importera. Faktura handlowa Komunikat lub dokument żądający zapłaty za towary dostarczone na warunkach uzgodnionych między kupującym i sprzedającym. INCOTERMS Międzynarodowy standard opracowany przez Międzynarodową Izbę Handlową (International Chamber of Commerce) dotyczący szeroko stosowanych i akceptowanych terminów handlowych. Instrukcje odnośnie dostawy Dokument wystawiany przez kupującego, zawierający instrukcje dotyczące szczegółów w sprawie dostawy zamówionych towarów. Instrukcje przewozowe Instrukcje od sprzedającego/nadawcy przesyłki lub kupującego/odbiorcy przesyłki dla spedytora, przewoźnika lub ich przedstawicieli, dotyczące przemieszczania towarów i związanych z tym czynności. Mogą obejmować następujące elementy: przemieszczanie i przeładunek (wysyłka, spedycja, rozmieszczenie ładunku), formalności celne, dystrybucję dokumentów, alokację dokumentów (koszty przewozu i inne koszty związanych operacji), instrukcje specjalne (ubezpieczenie, niebezpieczne towary, wydanie towarów, dodatkowe wymagane dokumenty). (Synonim: instrukcje spedycyjne) Jednostka towarowa Zbiór produktów zgrupowany dla celów transportowych, np. 10 palet zawierających towary spożywcze. Konosament Kolejowy list przewozowy Konteneryzowane Koszty przewozu Kupujący Licencja eksportowa Dokument wystawiony przez przewoźnika, zazwyczaj kolejowego, potwierdzający przejęcie ładunku do przewozu, zawierający zobowiązanie przewiezienia tego ładunku i wydania go w miejscu przeznaczenia. Dokument posiada następujące funkcje: 1. Pokwitowanie za towary podpisane przez uprawnioną osobę w imieniu przewoźnika. 2. Dokument stwierdzający prawo własności do wymienionych w nim towarów. 3. Poświadczenie porozumienia i warunków odnośnie uzgodnionego przewozu między dwiema stronami. Wskazówka, że towary mają być załadowane (zapakowane) do kontenera. Koszty związane z przemieszczaniem towarów przy pomocy dowolnych środków transportu z jednego miejsca do drugiego, na warunkach określonych umową z przewoźnikiem. Obejmują one koszty samego transportu oraz dodatkowo mogą uwzględniać takie elementy jak: pakowanie, dokumentację, załadunek i rozładunek oraz ubezpieczenie w zakresie związanym z kosztami przewozu. Strona, której sprzedawany jest towar. Dokument udzielający pozwolenia na eksport wyszczególnionych towarów w określonym czasie. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 18 z 22

Licencja importowa Dokument zezwalający na import produktów lub materiałów do kraju, gdzie taka licencja jest konieczna. Licencje zależą od produktu, grupy produktu i kraju, w którym są wydawane. Wydawanie licencji wynika z potrzeb lub wymagań administracji rządowej w zakresie ograniczania i kontroli importu niektórych towarów. W niektórych krajach licencje wykorzystywane są wyłącznie do celów statystycznych. List przewozowy Dokument wystawiany przez przewoźnika lub w jego imieniu, potwierdzający przyjęcie towarów przez przewoźnika i potwierdzający umowę między nadawcą ładunku a przewoźnikiem, dotyczącą transportu towaru we wskazane miejsce dostawy. W zależności od środka transportu wyróżnia się lotnicze, kolejowe i morskie listy przewozowe. Lista (ceduła) przewozowa Dokument wystawiany w transporcie samochodowym, wymieniający towary przewożone danym pojazdem. Często powołuje się na załączone kopie listu przewozowego (samochodowego). Ładunek Towary transportowane lub przeznaczone do transportu. Ładunek (w transporcie) Ilość, która jest przewożona, wyrażona jako część całego ładunku danego środka transportu lub wyposażenia. To określenie zazwyczaj stosuje się w przypadku transportu drogowego lub kolejowego. Ładunek masowy Nieopakowany, homogenny, stały lub płynny ładunek, który jest transportowany luzem w określonym miejscu statku, np. paliwo lub ziarno. Magazyn Budynek przeznaczony do przyjmowania, magazynowania, przeładowywania i ponownego wysyłania sprzedawanych produktów. Magazyn celny Magazyn, w którym przechowywane są towary pod nadzorem urzędu celnego aż do momentu dokonania odprawy celnej lub innego ich zwolnienia. Manifest (w transporcie) Dokument zawierający szczegółowy wykaz ładunku statku podczas danego rejsu lub przewozu innym środkiem transportu, przesyłany przez armatora albo pośrednika z portu załadowania do ich agenta w porcie przeznaczenia. Miejsce dostawy Fizyczna lokalizacja, do której transportowane towary mają być ostatecznie dostarczone. Miejsce dostawy Miejsce, do którego dostarczana jest przesyłka i w którym kończy się odpowiedzialność przewoźnika za towary. Miejsce odbioru Miejsce, w którym odbierana jest przesyłka przez przewoźnika i od którego rozpoczyna się jego odpowiedzialność za towar. Miejsce odjazdu Port morski, lotniczy lub inne miejsce lokalizacji, z którego wyrusza środek transportu. Miejsce wysyłki Fizyczna lokalizacja, skąd są wysyłane towary do transportu. Nadawca przesyłki Strona zlecająca transport. Niebezpieczne towary Towary, które zostały zakwalifikowane jako niebezpieczne, szczególnie w transporcie, zgodnie z obowiązującymi regulacjami dla danego środka transportu, np. ADR dla transportu drogowego. Numer lokalizacyjny EAN 13-znakowy, nie znaczący numer referencyjny służący do identyfikacji jednostek prawnych (np. zarejestrowanych firm), jednostek funkcjonalnych (np. określonych oddziałów w jednostkach prawnych) oraz jednostek fizycznych (np. bramy magazynu). All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 19 z 22

Numer przesyłki Numer jednoznacznie identyfikujący daną przesyłkę. Numer ten dotyczy danej przesyłki przez cały okres jej życia. Odbiorca przesyłki Organizacja (strona), która ma przyjąć przesyłkę. Opłaty celne Opłaty nakładane na towary zgodnie z taryfą celną przy imporcie lub eksporcie. Paleta Pozioma platforma o minimalnej wysokości dopasowanej do wózków i podnośników paletowych oraz innych urządzeń przeładunkowych, służąca do przewożenia i magazynowania towarów. Paleta jednorazowego użytku Paleta przeznaczona do wyrzucenia po jednokrotnym wykorzystaniu. Paleta skrzyniowa Paleta z pokrywą lub bez, o strukturze składającej się przynajmniej z trzech stałych, usuwalnych lub składanych boków, które mogą być zbudowane z litych desek, deszczułek lub siatki. Paleta taka umożliwia układanie w stosy. Paleta w obrocie zamkniętym Paleta, która pozostaje w obiegu w jednej firmie lub w zamkniętym systemie dystrybucji. Plomba (w transporcie) Pieczęć lub znak na kontenerach, zamkach, ciężarówkach świadczący, że pozostawały zamknięte w trakcie transportu. Podstandard Skrócona wersja komunikatu EDIFACT stosowana w danej branży lub przedsiębiorstwie. Potwierdzenie rezerwacji Komunikat lub dokument wystawiany przez przewoźnika w celu potwierdzenia statusu bukowania, np. że bukowanie jest akceptowane (także, że zostało zarezerwowane miejsce w danym środku transportu). Pozycja towarowa Określony produkt identyfikowany i definiowany dla celów handlowych, np. karton mąki zawierający 24 paczki po 250 gram. Przejazd powrotny Powrotny przejazd środka transportu, wykorzystywanego do przewiezienia towarów tylko w jednym kierunku. Przeładunek Operacja w której towar jest przeładowywany z jednego środka transportu na drugi w trakcie transportu. Przesyłka Zbiór towarów transportowanych lub z przeznaczeniem do transportu z jednego lub wielu miejsc wysyłki do jednego lub wielu miejsc dostawy; od jednego nadawcy przesyłki do jednego odbiorcy przesyłki. Przewoźnik Strona zobowiązana umową zawartą z nadawcą przesyłki lub spedytorem do transportu towarów. Rodzaj transportu Sposób transportu zastosowany do przewiezienia towarów lub osób, np. kolej, droga lądowa, droga wodna. Rodzaj wyposażenia Rodzaj wyposażenia użyty w trakcie transportu, np. kontener morski, przyczepa, paleta itp. Seryjny numer jednostek wysyłkowych Spedycja Seryjny numer jednostek wysyłkowych (ang. Serial Shipping Container Code SSCC) jest nieznaczącym numerem, który jednoznacznie identyfikuje jednostki logistyczne w otwartym środowisku. Jednostką logistyczną jest każda fizyczna jednostka, dla której potrzebna jest indywidualna identyfikacja na każdym etapie łańcucha dostaw. Przewóz i dostawa towarów, wykonywane przez przedsiębiorstwo przewozowe. Obejmuje wszystkie sprawy związane z organizacją transportu, takie jak: trasa i środki transportu, przygotowanie odpowiednich dokumentów, odprawa celna itd. All contents copyright Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 20 z 22