TOUCAN Team Evaluator OPIS FUNKCJONALNOŚCI
SPIS TREŚCI Funkcje... 4 Ocena celów... 4 Definicja celów... 4 Procesowy model akceptacji -... 5 Ocena stopnia realizacji celu... 5 Ocena kompetencji... 5 Definicja kompetencji stanowiska... 5 Kompetencje ogólne i menadżerskie... 6 Ocena 360 o... 6 Ocena kompetencji... 6 Ocena podwładnego przez przełożonego... 7 Ocena przełożonego przez podwładnego... 7 Ocena przez współpracowników... 8 Plan rozwoju pracownika... 8 Definicja planów rozwojowych... 8 Ocena realizacji planu... 8 Raporty... 8 Wyszukiwarka arkuszy... 8 Indywidualna karta oceny... 8 Zbiorczy raport ocen pracownika... 9 Zbiorczy raport zespołu... 9 Premie... 10 Automatyczne wyliczanie premii... 10 Sterowanie wagami algorytmu... 10 Panel administracyjny... 11 Definicja okresów oceny... 11 Definicja kompetencji... 11 Definicja skali ocen... 11 Aktualności... 12 Kontakt... 12 str. 2
Aplikacja TOUCAN służy do kompleksowej oceny pracowników metodą 360 stopni. Realizuje filozofię zarządzania przez cele swoim użytkownikom gwarantuje zdobywanie rzetelnych informacji zwrotnych na temat własnych osiągnięć i kompetencji, a także pomaga planować i kontrolować indywidualne ścieżki rozwoju pracowników. str. 3
Funkcje Ocena celów Aplikacja wspomaga realizację celów strategicznych przedsiębiorstwa oraz pozwala ocenić postępy w ich realizacji na poszczególnych stanowiskach. Definicja celów przełożony oraz pracownik na początku okresu podlegającego ocenie wspólnie określają cele do realizacji. Muszą one zostać zaakceptowane przez obie strony. Po akceptacji celów pracownik jest zobowiązany do ich realizacji bez możliwości zmian. Każdy z celów ma określoną indywidualną wagę. Tak zdefiniowane cele pozwolą zarówno pracownikowi na ukierunkowanie swoich działań, jak i jego przełożonemu na kontrolę postępów ich realizacji. Dodatkowo, pracownik ma wpływ na definiowanie jego celów do realizacji. Dzięki temu są one lepiej dopasowane do jego indywidualnych umiejętności oraz wymagań przełożonego. Nadawanie wag poszczególnym celom jest pomocne przy późniejszym priorytetyzowaniu celów. str. 4
Procesowy model akceptacji - cele w danym okresie rozliczeniowym muszą zostać zaakceptowane przez pracownika i jego bezpośredniego przełożonego. Poprzez informację mailową pracownicy oraz ich przełożony są informowani o zaakceptowaniu definicji poszczególnych celów oraz o zmianie statusu ocen. Tylko cele zaakceptowane mogą być realizowane, a stopień ich realizacji jest oceniany przez przełożonego na koniec okresu objętego oceną. Taki model pozwala przełożonemu na pełną kontrolę zakresu celów do realizacji dla poszczególnych pracowników. Pracownik ma również wgląd do oceny swoich celów, a do momentu akceptacji może, po konsultacji ze swoim przełożonym, zaproponować modyfikację ich treści. Ocena stopnia realizacji celu poziom realizacji zdefiniowanych celów podlega ocenie przez przełożonego według określonej skali po zakończeniu okresu objętego oceną. Dostępny jest także status pokazujący aktualny stopień realizacji celów oraz skala ocen. Po skończonej ocenie obie strony mają dostępny podgląd wyników oceny. Dzięki tej funkcjonalności pracownik może na bieżąco ocenić swoją pracę oraz poziom realizacji założonych celów. Po przeprowadzeniu oceny pracownik może wprowadzić zmiany do sposobu realizacji swoich celów jeśli wynik jest dla niego niezadowalający. Ocena kompetencji Aplikacja wspomaga ocenę kluczowych kompetencji każdego pracownika, niezbędnych do pracy na danym stanowisku. Definicja kompetencji stanowiska dla każdego stanowiska w przedsiębiorstwie istnieje możliwość zdefiniowania oraz opisania wymaganego zestawu kompetencji, które następnie podlegają ocenie dla każdego pracownika pracującego na danym stanowisku. str. 5
Kompetencje ogólne i menadżerskie - jest to zdefiniowana lista kompetencji ogólnofirmowych, tj. obowiązujących wszystkich pracowników wykonawczych na danym stanowisku, oraz kompetencji menadżerskich. Na kompetencje menadżerskie składają się zarówno kompetencje ogólne jak i dodatkowe wymagania niezbędne do pełnienia funkcji menadżerskich. Ten element oceny pomaga sprawdzić jakie kompetencje posiadają pracownicy oraz które z nich powinni jeszcze udoskonalić. Przełożony ma okazję sprawdzić swoje kompetencje w zakresie zarządzania zespołem oraz to jaki jest odbiór jego pracy przez podwładnych. Ocena 360 o Działanie aplikacji TOUCAN w dużym stopniu opiera się o system oceny 360 o, w którym pracownicy są oceniani przez swoich przełożonych, podwładnych oraz wybranych współpracowników. Ocena kompetencji w ramach oceny 360 o ocenie podlegają kompetencje ogólne oraz menadżerskie danego pracownika. Oceniane są one pod koniec okresu oceny, według wcześniej przyjętej skali ocen. str. 6
Dzięki temu dostarczany jest feedback od współpracowników i pracownicy przedsiębiorstwa na tej podstawie mogą wyznaczyć dla siebie i swoich podwładnych cele dotyczące rozwoju niezbędnych kompetencji. Ocena podwładnego przez przełożonego kompetencje pracowników są oceniane przez ich bezpośrednich przełożonych. Każdy pracownik może zaakceptować wystawioną mu ocenę lub ją odrzucić z podaniem uzasadnienia, które jest prezentowane przełożonemu w karcie pracownika. Taki system oceny pozwala na uzyskanie wiedzy o tym jak praca danej osoby jest oceniana przez przełożonego. Pracownik ma możliwość wysłania informacji zwrotnej na temat swojej oceny co może pomóc przy wspólnym ustalaniu ścieżki rozwoju kariery. Ocena przełożonego przez podwładnego - pracownicy mogą ocenić pracę oraz kompetencje swojego przełożonego. Po zakończonej ocenie widzi on na swoim koncie uśrednioną, anonimową ocenę. str. 7
Dzięki temu przełożony ma szasnę na uzyskanie oceny dotyczącej swoich kompetencji i wprowadzenie udoskonaleń do sposobu zarządzania zespołem. Ocena przez współpracowników przełożony ma możliwość wyboru osób spośród innych pracowników przedsiębiorstwa, które mogą ocenić jego podwładnego. Ocena pracownika jest dokonywana anonimowo. Oceniana osoba widzi tylko ile osób dokonało oceny oraz jaka jest jej średnia wartość. Wskazany współpracownik może odrzucić zaproszenie do oceny poprzez podanie powodu dlaczego nie chce lub nie może jej dokonać. Plan rozwoju pracownika TOUCAN daje możliwość wyznaczenia w przejrzysty sposób celów rozwojowych dla pracowników. Definicja planów rozwojowych - przełożony ma możliwość ustalania dla swoich pracowników planów rozwojowych do realizacji w wybranym cyklu oceny okresowej. Zakres planów jest ustalany wspólnie z podwładnym, jednak możliwość edycji jest zastrzeżona wyłącznie dla przełożonego. Dzięki temu pracownik ma wpływ na kształt swoich planów rozwojowych i wspólnie z przełożonym może ustalać swoje kierunki rozwoju na najbliższy okres. Ocena realizacji planu - realizacja planów rozwojowych, mimo, że nie podlega bezpośredniej ocenie, stanowi dodatkowy czynnik wpływający na ewaluację danego pracownika. Raporty Wszystkie zgromadzone w aplikacji dane są dostępne w postaci raportów zbiorczych z oceny celów i kompetencji, oceny 360 o oraz planów rozwojowych. Wyszukiwarka arkuszy - w tej sekcji systemu można wyszukać arkusze oceny pracowników ze wszystkich dotychczasowych cykli oceny okresowej. Wyszukiwarka wyświetla arkusze tylko tych pracowników, których ocena została zakończona. Przełożony ma dostęp wyłącznie do arkuszy swoich podwładnych. Indywidualna karta oceny istnieje możliwość wygenerowania raportu w formacie PDF zawierającego oceny wybranego pracownika w konkretnym okresie oceny. Przełożeni mogą dodatkowo generować raporty dla grupy podległych im pracowników. str. 8
Zbiorczy raport ocen pracownika - aplikacja daje przełożonym oraz pracownikom możliwość wygenerowania plików.xls (MS Excel) zawierających raporty oceny zbiorczej pracownika. Pozwala to na przyjrzenie się wynikom jakie osiągnął dany pracownik w celu określenia dalszych procesów rozwojowych i porównania postępów w stosunku do poprzedniego okresu oceny. Zbiorczy raport zespołu aplikacja daje przełożonym możliwość wygenerowania plików.xls (MS Excel) zawierających zbiorczy raport oceny całego podległego zespołu na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej. Ta funkcja aplikacji pozwala na przeanalizowanie i porównanie wyników jakie osiągnęli wszyscy podlegli pracownicy. str. 9
Premie TOUCAN znacząco ułatwia zarządzanie systemem premiowym w firmie dzięki prostym i ujednoliconym zasadom. Automatyczne wyliczanie premii funkcjonalność pozwala na stworzenie przejrzystego systemu premiowego. Premie mogą być wyliczane w aplikacji w sposób automatyczny poprzez wcześniejsze ustalenie wag i priorytetów poszczególnych ocen jednostkowych wykorzystywanych w algorytmie obliczania wysokości premii. Sterowanie wagami algorytmu w trakcie dokonywania oceny istnieje możliwość nadawania odpowiednich wag poszczególnym ocenom, co znajduje przełożenie w wysokości otrzymanej premii. W każdym okresie oceny wagi te mogą być różnie definiowane. Dzięki temu przełożeni mogą ustalać, które cele czy kompetencje są w tym okresie najistotniejsze w procesie oceny, a pracownicy wiedzą na jakich czynnikach powinni się skupić i rozwijać je w najbliższym czasie. str. 10
Panel administracyjny Dostęp do panelu administracyjnego posiadają tylko wyznaczeni użytkownicy aplikacji. Z poziomu panelu mają możliwość zarządzania podstawowymi ustawieniami aplikacji. Definicja okresów oceny każda z ocen jest dokonywana w wyznaczonym okresie czasu (np. rok, kwartał). Na poziomie panelu administracyjnego jest możliwe określenie okresów czasu, których ma dotyczyć ocena. Pozwala to na elastyczne dopasowanie długości okresów oceny do specyfiki przedsiębiorstwa. Definicja kompetencji na poziomie panelu administracyjnego istnieje możliwość nadawania nazw oraz definiowania poszczególnych kompetencji, a także podziału na kompetencje ogólnofirmowe oraz menadżerskie. Dodatkowo istnieje opcja przypisywania tych kompetencji do konkretnych stanowisk. Dzięki temu kompetencje podlegające ocenie można w prosty sposób dostosować do specyfiki firmy, danego stanowiska czy pracownika. Definicja skali ocen - dla każdego okresu oceny odrębnie definiuję się skalę ocen realizacji celów, przypisuje wagi niezbędne do wyliczenia premii, a także opisuje się poszczególne oceny. str. 11
Pomaga to pracownikom nie tylko priorytetyzować swoje cele, ale także jest kluczowe przy obliczaniu wysokości premii. Aktualności - z poziomu panelu administracyjnego możliwe jest dodawanie aktualności, które informują o ważnych wydarzeniach związanych z systemem oceny lub firmą. Pracownicy widzą je na pulpicie w części frontowej aplikacji. Jest to prosty sposób na komunikowanie się ze wszystkimi pracownikami firmy. Kontakt Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat aplikacji TOUCAN Team Evaluator skontaktuj się z naszym Działem Sprzedaży lub skorzystaj z formularza kontaktowego na stronie internetowej toucan.janmedia.pl. Marcin Pasternak Tel: (71) 320 79 41 Email: toucan@janmedia.pl str. 12