Zapytanie ofertowe na wykonanie internetowej aplikacji umożliwiającej złożenie wniosku o poręczenie leasingu, obsługującej proces udzielania poręczeń leasingu oraz generującej dokumentację związaną z udzieleniem poręczenia PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Zaprojektowanie oraz wykonanie internetowej aplikacji umożliwiającej złożenie wniosku o poręczenie leasingu, obsługującej proces udzielania poręczeń leasingu oraz generującej dokumentację związaną z udzieleniem poręczenia. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Śląski Regionalny Fundusz Poręczeniowy Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o przesłanie oferty cenowej na wykonanie internetowej aplikacji obsługującej proces udzielania poręczeń leasingu oraz generującej dokumentację związaną z udzieleniem poręczenia leasingu i współpracującej z elektronicznym formularzem wniosku o udzielenie poręczenia. GŁÓWNE ZADANIA APLIKACJI: - możliwość złożenia elektronicznego wniosku o poręczenie leasingu przez wybranych, zarejestrowanych pracowników współpracujących z Funduszem instytucji finansujących, - pracownik instytucji finansującej ma mieć możliwość wprowadzania danych za pomocą formularza zbudowanego w oparciu o zakładki, w szczególności: Dane o wnioskodawcy, Bilans (aktywa), Bilans (pasywa), Rachunek Zysków i Strat, Ocena jakościowa, Pytania otwarte, Załączniki, - możliwość przesłania w/w informacji w postaci plików w formacie ustalonym przez Fundusz i instytucję finansującą (odpowiadającym strukturze bazy danych systemu), a następnie zapisania ich automatycznie przez system umożliwiając dalszą edycję, - każda z zakładek będzie składać się z kilkunastu pól edycyjnych, pól wyboru jednokrotnego, bądź pól wyboru wielokrotnego uzupełnianych przez użytkownika, - umożliwienie dodawania dokumentów do wniosku w dowolnym formacie z wykorzystaniem dodatkowej zakładki, - umożliwienie administratorowi i wybranym użytkownikom systemu edycji oraz uzupełnienia zawartych w formularzu danych,
- umożliwienie administratorowi systemu pobierania przesłanych danych w formie uzupełnionego szablonu w formacie XLS, - pobranie danych analitycznych z bazy danych, - weryfikacja danych analitycznych zgromadzonych w bazie danych, - udostępnianie formularza uzupełnienia brakujących danych analitycznych dla Analityka, - utworzenie systemu rejestracji wniosków wraz z kartą wniosku, na której będą znajdowały się informacje o brakach w dokumentacji, wnioski z analizy prawnej, notatki z rozmów telefonicznych itp., - udostępnianie formularza uzupełniania uwag i komentarzy Analityka (z systemem podpowiedzi), - stworzenie kreatora zmiany statusów wniosku, - wynik analizy musi zostać zapisany w formacie Microsoft Excel 5, oraz musi istnieć możliwość jego pobrania w formacie PDF i EXCEL na szablonach odpowiednich dla Funduszu, - umożliwienie równoległego, lecz niezależnego procesowania wniosku przez pracowników Funduszu, - umożliwienie pracy zespołowej z podziałem na role, w tym zatwierdzanie wniosku do decyzji Zarządu oraz możliwość edytowania dodatkowych pól wniosku w zależności od osoby edytującej, - przydzielanie uprawnień do zarządzania wnioskami poszczególnym użytkownikom aplikacji, - rejestracja wszystkich akcji wykonywanych przez użytkowników z uwzględnieniem czasu ich wykonywania, nazwy użytkownika oraz z możliwością podglądu dla poszczególnych użytkowników, - pobieranie danych osobowych podmiotu aplikującego oraz zapisywanie ich z możliwością pobrania w formacie PDF i EXCEL, - generowanie kart decyzji podjętych przez Zarząd w formacie PDF z możliwością późniejszego wydruku, - przygotowywanie umów o udzielenie poręczenia, umów poręczenia, oświadczeń poręczyciela, weksli lub/i innych dokumentów z możliwością późniejszej edycji, - przygotowywanie umów o udzielenie poręczenia, umów poręczenia, oświadczeń poręczyciela, weksli lub/i innych dokumentów po edycji do druku, - możliwość edycji szablonów dokumentów generowanych przez system,
- powiadomienia mailowe oraz sms o wybranej grupie zdarzeń do wybranej grupy użytkowników, - archiwizowanie wniosków, danych, wyników analiz, sporządzonych dokumentów oraz załączników, - przygotowywanie faktur na podstawie danych wnioskodawcy wprowadzonych wcześniej do systemu oraz decyzji podjętych przez Zarząd wraz z możliwością późniejszego wydruku, - możliwość współpracy z systemami płatności online. PROCESOWY SCHEMAT DZIAŁANIA SYSTEMU: I Wprowadzanie danych przez pracowników instytucji finansującej - panel logowania dla pracowników współpracujących instytucji finansujących 1. Wprowadzanie danych: - pobieranie danych wnioskodawców w formacie przekazanym przez instytucje finansujące - załączanie plików wymaganych do analizy oraz dodatkowych w dowolnym formacie 2. Przeglądanie złożonych wniosków: - otrzymywanie informacji zwrotnej o stanie procedury realizacji wniosku o poręczenie i warunkach decyzyjnych ustalonych przez Fundusz II Analiza automatyczna - opracowanie algorytmu procedury oceny ryzyka na podstawie dostarczonej metodologii - automatyczne informowanie stron o wstępnej decyzji na postawie na przesłanych danych w oparciu o w/w algorytm III Obieg dokumentów w Funduszu 1. Poziom Administracja - przyjęcie wniosku do wstępnej weryfikacji formalno-prawnej - weryfikacja i zatwierdzanie załączonych dokumentów - przekazanie wniosku do kolejnych etapów związanych z procedurą udzielenia poręczenia
IV Analiza i opiniowanie wniosku 1. Poziom Analityk - formularz aplikacji poręczeniowej w postaci: a) pól opisowych b) pól wyboru - generowanie analizy w oparciu o następujące grupy wskaźników: a) płynności finansowej b) zadłużenia c) rentowności d) dynamiki e) oraz innych zawartych w procedurze oceny ryzyka - formularz rekomendacji: pozytywna / negatywna / warunkowa 2. Poziom Prawnik - formularz opinii prawnej w postaci: a) pól opisowych b) pól wyboru V Decyzja Zarządu 1. Poziom Zarząd: - pobieranie opinii Analityka i Prawnika - formularz decyzji - możliwość zwrotu do ponownej analizy i opinii - zatwierdzenie / zatwierdzenie warunkowe / odrzucenie wniosku
VI Przygotowanie dokumentacji 1. Generowanie dokumentacji związanej z finalizacją procedury udzielenia poręczenia a) umowa poręczenia (DOCX, PDF) b) umowa o udzielenie poręczenia (DOCX, PDF) c) porozumienie wekslowe (DOCX, PDF) d) weksel (DOCX, PDF) e) inne oświadczenia (DOCX, PDF) 2. Funkcjonalności dla pracowników instytucji finansującej a) pobranie wniosku o udzielenie poręczenia (PDF) b) pobranie wygenerowanych dokumentów wyszczególnionych w punkcie VI.1 VII Rejestr udzielonych poręczeń - raport przesłanych wniosków z wyszczególnieniem na przyjęte, odrzucone, rezygnacja klienta - raport wniosków ze względu na aktualne statusy ich realizacji - pozostałe raporty związane z procedurą udzielenia poręczeń DODATKOWE ZAŁOŻENIA: Aplikacja powinna działać na serwerze internetowym ŚRFP, zawierającym następujące oprogramowanie: - system operacyjny Linux, - serwer WWW przynajmniej Apache 2.2, - język skryptowy przynajmniej PHP 5.3, - serwer bazy danych przynajmniej MySQL 5.1, Aplikacja ponadto musi: - umożliwiać pracę z bezpieczną transmisją SSL, - być zgodna z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych, - umożliwiać współpracę i wymianę danych z obecnym systemem bazodanowym użytkowanym przez Fundusz (MySQL), - umożliwiać bezproblemową pracę za pomocą najnowszych (na dzień składania oferty) wersji popularnych przeglądarek internetowych, takich jak: Internet Explorer,
Google Chrome, Mozilla Firefox. Wymagania stawiane oferentom: - do oferty musi zostać dołączone potwierdzenie doświadczenia osób, które będą wykonywały oprogramowanie, we wdrożeniu co najmniej jednego podobnego systemu dla instytucji finansowej udzielającej gwarancji lub poręczeń, - oferent winien wykazać się udokumentowanym doświadczeniem we wdrażaniu systemów obarczonych ryzykiem związanym z przesyłaniem danych wrażliwych, - w przypadku, gdy wykonawca zamierza zatrudnić podwykonawców, do oferty musi zostać załączony ich wykaz wraz z zakresem powierzonych im zadań, - w przypadku rozszerzenia listy podwykonawców na etapie prac, na każdą zmianę musi zostać uzyskana zgoda zamawiającego. OFERENT PO WYKONANIU OPROGRAMOWANIA BĘDZIE ZOBOWIĄZANY DO: 1. Przekazania na ŚRFP prawa do: - pierwokupu programu, - bezterminowego użytkowania oprogramowania, - udzielania sublicencji programu, - wyłączności na licencję programu oraz inne programy o podobnej charakterystyce, tj. o zbliżonym działaniu i wykonujących podobne czynności. 2. Przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej oprogramowania w oparciu o przedstawione założenia funkcjonalne z udziałem pracowników ŚRFP w łącznym wymiarze nie przekraczającym 40 roboczogodzin. 3. Wdrożenia, testowania oraz bieżących konsultacji zgodności oprogramowania ze specyfikacją zamówienia z pracownikami ŚRFP w siedzibie Funduszu w wymiarze 100 godzin roboczych. 4. Przeprowadzenia szkoleń powdrożeniowych dla wybranych przez Zamawiającego osób/instytucji w wymiarze 20 roboczogodzin w siedzibie Zamawiającego. 5. Przez okres 12 miesięcy od daty protokołu odbioru dokonywania poprawek i modyfikacji na życzenie ŚRFP, w łącznym wymiarze nie przekraczającym 200 godzin roboczych. 6. Udzielenia gwarancji technicznej na okres 12 miesięcy od daty protokołu odbioru. 7. Przygotowania instrukcji obsługi dla użytkowania w formie papierowej.
8. Udziału w audycie powdrożeniowym wykonywanym przez niezależną instytucję pod kątem zgodności ze specyfikacją zamówienia i zaleceniami Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W następstwie audytu, wdrożenie w ramach zamówienia, wszelkich zaleceń doprowadzających oprogramowanie do zgodności z wymogami prawa. 9. Zachowania poufności przekazanych mu danych tj. w szczególności w zakresie całościowej procedury analizy wniosku o poręczenie wraz z know-how Funduszu oraz w zgodności z polskimi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych na wszystkich etapach prac związanych z przedmiotowym oprogramowaniem. Przy składaniu oferty prosimy o wpisanie do niej powyższych zobowiązań, w przeciwnym wypadku oferta będzie uważana za nieważną. Ponadto oferent oprócz ceny musi podać szacowaną liczbę roboczogodzin, które będą wykorzystane do całościowych prac nad aplikacją, uwzględniających powyższe warunki zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian w specyfikacji na etapie prac i na etapie wdrożeniowym w zakresie 20% czasu pracy określonego przez zleceniobiorcę. Modyfikacja może dotyczyć rozszerzenia specyfikacji a tym samym zwiększenia czasu pracy. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Ofertę należy przesłać listownie lub złożyć osobiście (w zamkniętej kopercie) w siedzibie ŚRFP Sp. z o.o., ul. Astrów 10, 40-045 Katowice lub przesłać mailem na adres biuro@rfp.pl w terminie do dnia 27 grudnia 2013 r. do godziny 12.00 z dopiskiem: Oferta na wykonanie aplikacji umożliwiającej złożenie wniosku o poręczenie leasingu, obsługującej proces udzielania poręczeń leasingu oraz generującej dokumentację związaną z udzieleniem poręczenia. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się wyłącznie z wybranymi oferentami. Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty w tym również odstąpienia od realizacji projektu. Do zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.