Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, http://www.us.edu.pl Zarządzenie nr 70/2009 z dnia 29 maja 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych w ramach Umowy nr UDA-POIS.13.01-004/08/00. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont( z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późniejszymi zmianami). 2. Do dnia 31.12.2008 r. księgi rachunkowe prowadzone były z wykorzystaniem programu FK - UX KOMA autorstwa Koma S.A. Od dnia 01.01.2009 r. księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu ERP SAP. 3. Projekt Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych, zwany w dalszej części zarządzenia Projektem, realizowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz środków własnych Uniwersytetu Śląskiego. II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 2 1. Zasada wyodrębnienia środków pieniężnych. a) Do obsługi Projektu przeznaczone są dwa rachunki bankowe prowadzone w ING Banku Śląskim S.A. w Katowicach: 37 1050 1214 1000 0023 3972 9846 - wyodrębniony rachunek przeznaczony do obsługi dofinansowania, przekazywanego w formie zaliczki, zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu (rachunek oprocentowany, obciążony prowizjami bankowymi); Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych Infrastruktura i Środowisko, Oś priorytetowa XIII, Działanie 13.1 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
odsetki ( In +) podlegają zaliczeniu na poczet kolejnej transzy zaliczki, prowizje za prowadzenie rachunku bankowego oraz opłaty za przelewy są wydatkiem niekwalifikowanym, finansowanym ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego, - SAP - 13904300- do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków dofinansowania, 74 1050 1214 1000 0007 0000 7909 - bieżący rachunek bankowy Uniwersytetu Śląskiego, na który są przekazywane środki w formie refundacji poniesionych wydatków kwalifikowanych i z którego są finansowane wydatki niekwalifikowane, w rozumieniu umowy i kosztorysu do umowy, - KOMA - 1311 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków własnych, - SAP - 13110000 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków własnych. b) W przypadku braku środków na wyodrębnionym rachunku bankowym dofinansowanie Uniwersytet Śląski reguluje wszystkie zobowiązania związane z realizacją Projektu z bieżącego rachunku bankowego. Zwrot zaangażowanych środków własnych nastąpi na rachunek bieżący Uniwersytetu Śląskiego na podstawie złożonego wniosku o płatność, po akceptacji przez Instytucję Wdrażającą, do wysokości wydatków kwalifikowanych. 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z podziałem na konta: - środki trwałe w budowie / konto 080 syntetyka / obejmują koszty w ujęciu memoriałowym i ujmowane są analitycznie w rozbiciu na: a) nakłady/koszty / bezpośrednie przyszłego obiektu inwentarzowego, b) środki trwałe - pierwsze wyposażenie, c) wartości niematerialne i prawne, d) środki trwałe podlegające przekazaniu po realizacji Projektu innym jednostkom / np. przyłącza mediów/, e) pozostałe koszty np. wydatki na opracowanie studium wykonalności, promocja Projektu, audyt Projektu, f) koszty budowy niekwalifikowane konto 080*. 3. Zasada ewidencji rozrachunków. Ewidencja rozrachunków Projektu prowadzona jest według poszczególnych wykonawców /kontrahentów/ na wydzielonym dla potrzeb Projektu koncie, z wyodrębnieniem kont do ewidencji kwot zatrzymanych: - Koma - konto 200* - SAP - konto 20800000. 2
4. Zasada wydzielenia kont do ewidencji zobowiązań warunkowych. Ewidencja zobowiązań warunkowych zabezpieczających prawidłową realizację Projektu prowadzona jest na kontach: - Koma - konto 200* - SAP - konto 20210000. 5. Zasada wydzielenia konta do ewidencji wpływu środków. Ewidencja otrzymanych środków z Instytucji Wdrażającej - Ośrodek Przetwarzania Informacji, prowadzona jest na wydzielonym dla potrzeb Projektu koncie o charakterze rozliczeń międzyokresowych: - SAP - konto 84123000, MPK- 551606502/ w opisie należy wpisać zlecenie 08000003, /ZFIN 00000250 z rozliczeniem z funduszem zasadniczym. 6. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu ustala się, że zakres wydatków kwalifikowanych Projektu jest zgodny z umową o dofinansowanie Projektu i tylko koszty wymienione w załączniku: Harmonogram Realizacji Projektu kol.6 są wydatkami kwalifikowanymi. 2) Wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowanych są wydatkami niekwalifikowanymi i są ponoszone przez Uniwersytet Śląski. - SAP - zlecenie 08000003, /ZFIN00000250 - wydatki kwalifikowane zlecenie 08000003 /ZFIN00000240 - wydatki niekwalifikowane, finansowane ze środków własnych 7. Zasada postępowania z podatkiem VAT. Podatek VAT nie podlega odliczeniu i jest kosztem niekwalifikowanym w Projekcie, finansowanym ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego. 8. Zasada obsługi rachunku bankowego dofinansowanie. Koszty obsługi wyodrębnionego rachunku bankowego Projektu nr 37 1050 1214 1000 0023 3972 9846 dofinansowanie stanowią koszty niekwalifikowane Projektu i finansowane są ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego. 9. Zasada ewidencji przychodów z odsetek bankowych. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące z odsetek od środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy nr 37 1050 1214 1000 0023 3972 9846 dofinansowanie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu. 3
10. Zasada dokumentowania kosztów na realizację Projektu. 1) Wszelkie koszty muszą być udokumentowane fakturami VAT lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. 2) Wszelkie zakupy urządzeń/sprzętu/dostaw/robót budowlanych lub wykonanie prac muszą być potwierdzone protokołami odbioru. 11. Sprawozdawczość. 1. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec Instytucji Wdrażającej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. 2. W ramach obowiązków sprawozdawczych Uniwersytet Śląski składa do Instytucji Wdrażającej wnioski o płatność oraz raporty z osiągniętych efektów zgodnie z procedurą opisaną w 9 umowy o dofinansowanie Projektu. 12. Archiwizacja. 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie Śląskim przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca poinformuje Uniwersytet Śląski o dacie zamknięcia PO IiŚ. 2. Dokumentacja dotycząca Projektu przechowywana jest w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych PO IiŚ oraz zgodne z 14 umowy o dofinansowanie Projektu. 3. Oryginał umowy Projektowej, dokumentacja Projektu, wnioski o płatność oraz korespondencja z Instytucją Wdrażająca, w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po jego zakończeniu, przechowywane są w Dziale Rozwoju i Modernizacji Infrastruktury Uczelnianej. 4. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu w Kwesturze, w Dziale Księgowości Głównej w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych oraz w Dziale Księgowości Majątkowej. 5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Projektu segregatorach, teczkach. 7. Po upływie okresów, o których mowa w ust. ust. 3, 4, 5 i 6 całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu. 4
III. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 1. Wpływ środków od Instytucji Wdrażającej na rachunek Projektu: 3 KOMA 2. Faktury od wykonawców: SAP WN 139 04300 Ma 841 23000,MPK... w opisie zlecenie 08000003, /ZFIN00000250 Wn konto 080 inwestycja ( środki trwałe w budowie ) analityka wg Wn 080 00000 na zlecenie o nr 8 000 0003 rodzajów nakładów Ma konto 200 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka wg Ma 208 00000 kontrahentów ) 3. Zapłata za fakturę dotyczącą nakładów: a) w przypadku wydatków kwalifikowanych: b) w przypadku wydatków niekwalifikowanych: Wn 208 00000 Ma 139 04300 Wn 208 00000 Ma 131 1000 4. Prowizje i opłaty bankowe od wyodrębnionego rachunku bankowego Nr 37 1050 1214 1000 0023 3972 9846: Wn 080 00000 na zlecenie 8000003 Ma 131 1000 5. Odsetki z tytułu oprocentowania środków na rachunku bankowym Nr 37 1050 1214 1000 0023 3972 9846 Wn 139 04300 Ma 841 23000 6. Pozostałe: a) pozostałe nakłady/koszty/kwalifikowane Projektu: Wn konto 080 Wn 080 00000 na zlecenie 8000003 Ma konto 131*1 Ma 139 04300 b) nakłady/koszty/niekwalifikowane Projektu: Wn konto 080* Wn 080 00000 na zlecenie 8 000 003 Ma konto 200 Ma 208 00000 Wn konto 200 Wn 208 00000 Ma konto 131*1 Ma 131 10000 Koszty niekwalifikowane nie ujęte we wniosku o płatność bądź przekraczające zabudżetowaną we wniosku kwotę, zwiększają wartość środka trwałego. 5
7. Przeksięgowanie środków otrzymanych z dotacji na zwiększenie funduszu zasadniczego Uczelni w dacie zakończenia i oddania do użytkowania inwestycji ( środka trwałego): Wn konto 846 Wn 841 23000 Ma konto 802 Ma 802 19000 IV. ROZLICZANIE BUDOWY ŚRODKA TRWAŁEGO PROJEKTU 4 1. Przyjęcie do eksploatacji środka trwałego: OT Wn 010 01000 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 003 2. Przyjęcie samoistnie działających środków trwałych: OT Wn 010 01 000 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 003 3. Przekazanie z mocy prawa obiektów zakończonych ( przyłącza mediów innym jednostkom): Wn 761 Wn 802 19 000 Ma 080 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 003 4. Odpisanie w koszty kosztów budowy bez efektu gospodarczego: Wn 802 19000 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 003 5. Przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych pozyskanych w wyniku zakończenia budowy: OT Wn konto 020 Wn 020 00000 Ma konto 080 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 003 V. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 1. Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunkach bankowych dotyczących realizacji Projektu oraz sald należności i zobowiązań. 5 2. Wycena środka trwałego w budowie: środki trwałe w budowie wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich wytworzeniem, pomniejszonych o odpis z tytułu trwałej utraty wartości. 3. Ogół nakładów na budowę środka trwałego na dzień bilansowy inwentaryzowany jest metodą weryfikacji salda poprzez szczegółową identyfikację kosztów i porównania z zapisami na koncie środki trwałe w budowie, a potwierdzenie weryfikacji następuje w protokole potwierdzonym przez inspektora nadzoru, odpowiedzialnego za realizację zadania. 6
VI. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej są opisywane i zatwierdzane zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem. 2. Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: 6 - opis zamówienia, którego dotyczył wydatek, - numer i datę ( lub tylko datę, jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z wykonawcą z tytułu którego poniesiono wydatek, - numer umowy o dofinansowanie /decyzji, - jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji - nazwę Programu Operacyjnego, - numer działania, - w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej - kategorię wydatku oraz podkategorię na podstawie RPD, - w każdym innym przypadku, niż wskazany w tiret 6 - kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu-przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane), - jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw - dane identyfikujące ten dokument (numer, data sporządzenia), - kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; dodatkowo, jeżeli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowaną, - w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość. 3. Opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 4. Faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać informację o przeprowadzonej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz powinny być zatwierdzone przez osobę upoważnioną w jednostce. 5. Wzór opisu dokumentu księgowego w zakresie wydatków kwalifikowanych stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 6. Wzór opisu dokumentu księgowego w zakresie wydatków niekwalifikowanych stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 7 Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. 7
Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 8 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 29 maja 2009 r. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 8