ZASADY EWIDENCJI I ROZLICZANIA PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z UDZIAŁEM ŚRODKÓW POCHODZĄCYCH Z BUDŻETU UNII EUROPEJSKIEJ

Transkrypt

1 ZASADY EWIDENCJI I ROZLICZANIA PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z UDZIAŁEM ŚRODKÓW POCHODZĄCYCH Z BUDŻETU UNII EUROPEJSKIEJ Rozdział I Zasady ewidencji środków 1 1. Dochody z funduszy pomocowych stanowią dochody budżetu Gminy i są ujmowane w uchwale budżetowej. 2. Wpływy środków z funduszy pomocowych oraz wydatki związane z realizacją projektów współfinansowanych z tych środków kwalifikuje się do odpowiedniego działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 3. Wyróżnikiem środków pomocowych jest czwarta cyfra paragrafu wskazująca źródło finansowania tj: a) 7 wydatki finansowane lub współfinansowane z budżetu środków europejskich, b) 9 środki tworzące wkład krajowy przekazany na współfinansowanie programów, są to m.in. środki budżetu państwa lub inne, c) 0 koszty projektu poza umową i/lub wydatkowane ze środków własnych. 4. Dochody i wydatki związane z projektami finansowanymi z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej podlegają wyodrębnieniu przez zastosowanie odpowiednich paragrafów klasyfikacji budżetowej. 5. Ewidencję księgową prowadzi się zgodnie z zasadami rachunkowości, dla każdego projektu odrębnie, by możliwe było wykazanie pełnej ewidencji każdego projektu. 6. Wyodrębnienie środków następuje poprzez: a) odrębne rachunki bankowe, na których gromadzone są środki dla danego zadania w przypadku gdy umowa wymaga wyodrębnienia konta, b) odrębny system rachunkowości wyodrębnione konta syntetyczne i analityczne zgodnie z planem kont i obowiązującą klasyfikacja budżetową, c) odrębny zbiór dokumentów oryginały dowodów księgowych dotyczące poszczególnych projektów są przechowywane zgodnie z zasadami rozdziału VI niniejszej instrukcji. strona 1 / 19

2 7. Podstawą ewidencji zdarzeń gospodarczych są dowody księgowe oryginały. 8. W ewidencji organu jak i jednostki zdarzenia gospodarcze związane z realizacją projektu księgowane będą chronologicznie, na podstawie kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. 9. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy FK 2000 firmy TENSOFT z Opola. Rozdział II Kontrola i obieg dowodów księgowych 2 1. Procedura dokonywania płatności za wykonane roboty i usługi w ramach realizowanego projektu obejmuje etapy: a) rejestrację wpływu faktury (z protokołem odbioru) lub innego dowodu księgowego i oznaczenie daty wpływu, b) kontrolę merytoryczną (rzeczową) która polega na sprawdzeniu, czy: dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego, dokonana operacja gospodarcza była celowa, dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, została zawarta umowa (zlecenie) na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym, zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami (zleceniami) lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem, a w szczególności z ustawą prawo zamówień publicznych, c) kontrolę formalno-rachunkową faktury lub innego dowodu księgowego która polega na sprawdzeniu czy dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy oraz czy ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. Polega ona w szczególności na sprawdzeniu, czy: dowód księgowy odpowiada wymogom określonym w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych która stanowi załącznik obowiązującej dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, faktura została wystawiona zgodnie z zasadami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008r. Nr 212, poz. 1337), strona 2 / 19

3 dowód jest wolny od błędów rachunkowych, dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą, dokonano w sposób prawidłowy przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia). d) zatwierdzenie dowodów księgowych - po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe uznane za prawidłowe kieruje się do akceptacji. Akceptacji dokonuje Skarbnik Gminy lub Główny księgowy oraz Wójt lub Sekretarz Gminy. e) dokonanie płatności prawidłowo opisane, sprawdzone i zatwierdzone dowody księgowe są przekazywane do kasy w celu sporządzenia dyspozycji przelewu. Płatność następuje w terminie określonym w umowie w formie elektronicznej przy zastosowaniu programu Home Banking po zatwierdzeniu przelewów zgodnie z kartą wzorów podpisów. f) dekretację dowody podlegają dekretacji i zaksięgowaniu zgodnie z obowiązującą w gminie dokumentacją opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. 2. Wszystkie dowody księgowe dotyczące projektu muszą być szczegółowo opisane przez pracownika merytorycznie odpowiadającego za realizację projektu i zawierać co najmniej: a) nazwę projektu i nr umowy, b) nazwę programu, w ramach którego projekt jest współfinansowany, c) kategorie wydatku i wskazanie podziału finansowania na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane, d) informację jaka kwota wydatków finansowana jest ze środków pomocowych a jaka ze środków własnych. 3. Jeżeli wytyczne danego programu pomocowego określają szczegółowe zasady w zakresie opisywania dokumentów księgowych wówczas w zakresie opisywania tych dokumentów nie stosuje się zasad określonych w ust. 2 tylko zasady wynikające z wytycznych dla danego programu pomocowego. 4. Kontroli merytorycznej dokonuje Wójt Gminy oraz inne osoby do tego upoważnione, wskazane w załączniku do Zarządzenia Wójta Gminy Kobylnica w sprawie przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 5. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli pod względem formalnorachunkowym stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji Kontroli i Obiegu Dokumentów Księgowych, która stanowi załącznik obowiązującej dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. 6. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w 1 ust. 5 i 6 Instrukcji Kontroli i Obiegu Dokumentów Księgowych, która stanowi załącznik obowiązującej dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. strona 3 / 19

4 7. Fakt dokonania wszystkich form kontroli musi być potwierdzony datą i podpisem osoby uprawnionej do dokonania kontroli. 8. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane należy je zwrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia. 9. W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, kontrolujący zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty wystawcy lub właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami. Rozdział III Plan kont dla budżetu Gminy 3 1. Ewidencja szczegółowa wszystkich kont prowadzona jest z podziałem na poszczególne projekty. 2. Konta w ewidencji księgowej projektu oznacza się poprzez dopisanie do numeru konta nazwy projektu. 3. Wykaz kont bilansowych w organie służących do ewidencji operacji dofinansowanych z funduszy pomocowych: 133 Rachunek budżetu 134 Kredyty bankowe 137 Rachunki środków funduszy pomocowych 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 227 Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych 228 Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych 240 Pozostałe rozrachunki 260 Zobowiązania finansowe 901 Dochody budżetu 902 Wydatki budżetu 907 Dochody z funduszy pomocowych 908 Wydatki z funduszy pomocowych 909 Rozliczenia międzyokresowe 961 Niedobór lub nadwyżka budżetu 967 Fundusze pomocowe strona 4 / 19

5 4. Zasady funkcjonowania kont : Konto 133 Rachunek bankowy służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Zapisy księgowe na tym koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych. Na stronie Wn konta 133 ujmuje się: wpływy środków pieniężnych z tytułu refundacji wcześniej poniesionych wydatków zrealizowanych z dochodów budżetu, podlegających refundacji ze środków pomocowych w korespondencji z kontem 137, wpływ dotacji na finansowanie projektów w korespondencji z kontem 901. Na stronie Ma konta 133 ujmuje się: wypłaty bezpośrednie związane z realizacją projektu w ramach wkładu własnego lub dotacji w korespondencji z kontem 902, środki na realizacje projektu przelane na wyodrębniony rachunek projektu w wysokości kosztów nie podlegających refundacji lub na rachunek innej jednostki budżetowej realizującej projekt w korespondencji z kontem 223, przelewy środków na wyodrębniony rachunek przeznaczony do finansowania wszystkich operacji związanych z projektem w korespondencji z kontem 137. Konto 134 Konto 137 Służy do ewidencji kredytów pomostowych na realizację projektów, spłacanych po otrzymaniu dotacji celowych i refundacji wcześniej poniesionych wydatków ze środków pomocowych oraz kredytów na sfinansowanie wydatków w ramach wkładu własnego. Na stronie Wn konta 134 ujmuje się: spłaty kredytów, w korespondencji z kontem 133 lub 137. Na stronie Ma konta 134 ujmuje się: kredyt pomostowy na finansowanie projektów, w korespondencji z kontem 133 lub 137. Ewidencja analityczna do konta 134 umożliwia stan środków poszczególnych wykorzystanych kredytów z podziałem na banki finansujące. Konto przeznaczone jest do ewidencji środków pieniężnych na realizację wyodrębnionych zadań projektów lub programów w zakresie których umowa lub przepis określają konieczność wydzielania środków pomocowych na wyodrębnionym rachunku bankowym. Konto to służy do ewidencji po stronie Wn: środków pieniężnych otrzymanych w ramach realizacji zadań z funduszy pomocowych, w korespondencji z kontem 907 lub wpływy z tytułu zwrotów uprzednio przekazanych środków pomocowych przekazanych jednostkom realizującym programy pomocowe, w korespondencji z kontem 228, dochodów na rachunek środków pomocowych, dokonane przez jednostki, które realizowały dochody, w korespondencji z kontem 227, strona 5 / 19

6 ewentualnych zwrotów środków pomocowych przekazanych wcześniej jednostkom na realizację programów pomocowych w korespondencji z kontem 228, naliczonych przez bank odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym w korespondencji z kontem 227 lub 240, dodatnie różnice kursowe występujące na dzień bilansowy przy wycenie środków w walutach obcych w korespondencji z kontem 967, wpływu środków pieniężnych z zaciągniętych kredytów i pożyczek pomostowych, kredytów lub pożyczek na finansowanie wkładu własnego w korespondencji z kontem 134 lub 260, Po stronie Ma ujmuje się: wydatki projektu sfinansowane ze środków pomocowych lub środków własnych podlegających refundacji ze środków pomocowych, w korespondencji z kontem 908, spłaty kredytów pomostowych z otrzymanych środków pomocowych lub w ramach dofinansowania z budżetu państwa, w korespondencji z kontem 134, spłaty pożyczek pomostowych z dofinansowania otrzymanego z budżetu państwa w formie dotacji celowej, w korespondencji z kontem 260, przekazanie środków na wyodrębniony rachunek bankowy projektu lub dla jednostki realizującej zadania (projekty) finansowe ze środków pomocowych, w korespondencji z kontem 228, przelewy na podstawowy rachunek bankowy budżetu otrzymanych środków pomocowych w postaci refundacji wydatków poniesionych ze środków własnych w korespondencji z kontem 133, ujemne różnice kursowe występujące na dzień bilansowy przy wycenie środków w walutach obcych w korespondencji z kontem 967. Konto 223 Służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu dokonywanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się: środki przelane z rachunku bieżącego budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się: wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek w korespondencji z kontem 902. Ewidencja analityczna prowadzona jest dla poszczególnych jednostek realizujących projekty, która umożliwia ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu przelanych na rachunki jednostek środków na pokrycie wydatków związanych z realizacją projektu. Saldo Wn konta 223 oznacza stan przelanych lecz nie wykorzystanych środków. Na koniec roku konto 223 nie wykazuje salda. strona 6 / 19

7 Konto 227 Konto 228 Konto 240 Służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu zrealizowanych dochodów dotyczących funduszy pomocowych. Po stronie Wn konta 227 ujmuje się: dochody zrealizowane przez jednostkę (w tym odsetek) realizującą projekt w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek w korespondencji z kontem 907, Na stronie Ma konta 227 ujmuje się: przelewy dochodów (w tym odsetek naliczonych przez bank) na rachunek środków pomocowych, dokonane przez jednostki, które realizowały dochody, w korespondencji z kontem 137. Konto 227 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan dochodów zrealizowanych przez jednostkę i objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nie przekazanych na rachunek środków funduszy pomocowych. Saldo Ma konta 227 oznacza stan dochodów przekazanych przez jednostkę na rachunek środków funduszy pomocowych, lecz nieobjętych okresowymi sprawozdaniami. Służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu dokonywanych przez nie wydatków ze środków funduszy pomocowych, w przypadku gdy wydatki związane z realizacją projektu nie są bezpośrednio płacone z wyodrębnionego rachunku bankowego budżetu ale przekazywane na wyodrębniony rachunek jednostki. Na stronie Wn konta 228 ujmuje się: przekazanie środków (własnych podlegających refundacji lub otrzymanych pomocowych) z rachunku środków funduszy pomocowych na pokrycie wydatków jednostek w korespondencji z kontem 137. Na stronie Ma konta 228 ujmuje się: wydatki dokonane przez jednostki w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek w korespondencji z kontem 908, wpływy z tytułu zwrotów środków pomocowych przekazanych uprzednio jednostkom realizującym programy pomocowe w korespondencji z kontem 137. Na koncie tym dokonuje się ewidencji operacji obrazujących stan rozliczeń z instytucją pośredniczącą z tytułu wydatków podlegających refundacji ze środków unijnych, poniesionych z własnych środków (odsetki od środków pomocowych przekazane na rachunek instytucji pomocowej oraz zwroty niewykorzystanych środków pomocowych zarachowanych do zwrotu w roku budżetowym, a dokonane w roku następnym). Na stronie Wn konta 240 ujmuje się: zwrot środków uzyskanych tytułem dochodów (w tym odsetek) z realizacji programu na rachunek przekazującego środki pomocowe, w korespondencji z kontem 137, ustalenie należności budżetu od środków funduszy pomocowych( równowartość wydatków sfinansowana ze środków własnych podlegająca refundacji), w korespondencji z kontem 909. strona 7 / 19

8 Na stronie Ma konta 240 ujmuje się: przeksięgowanie w dacie refundacji wydatków ze środków funduszy pomocowych (równowartość wydatków sfinansowana ze środków własnych podlegająca refundacji), w korespondencji z kontem 909. wpływy z tytułu odsetek lub środków pomocowych które zostały przypisane do zwrotu na rachunek instytucji przekazującej środki pomocowe, w korespondencji z kontem 137. Konto 260 Konto 901 Służy do ewidencji pożyczek zaciągniętych na finansowanie wydatków związanych z realizacją projektu. Pożyczki spłacane z dofinansowania ze środków unijnych lub z budżetu państwa w formie dotacji określa się mianem pożyczek pomostowych. Środki z pożyczek pomostowych i środki z pożyczek na finansowanie wkładu własnego jednostki samorządu terytorialnego są przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy, założony dla potrzeb finansowania projektu. Spłata pożyczek zaciągniętych na realizację projektu może być dokonana z wyodrębnionego rachunku bankowego lub podstawowego rachunku bankowego budżetu. Na stronie Wn konta 260 ujmuje się: wartość spłaconych pożyczek w korespondencji z kontem 137 (pożyczki spłacane ze środków unijnych, dotacji celowych, przelanych na wyodrębniony rachunek) lub z kontem 133 (pożyczki na finansowanie wkładu własnego w okresie realizacji projektu przekazanych na rachunek budżetu). Na stronie Ma ujmuje się: wartość zaciągniętych pożyczek w korespondencji z kontem 137 lub 133 (jeżeli z umowy pożyczki wynika, że zostanie przekazana na podstawowy rachunek budżetu). Służy do ewidencji dochodów otrzymanych z budżetu państwa w formie dotacji celowych na dofinansowanie projektów realizowanych z udziałem środków unijnych. Na stronie Wn konta 901 ujmuje się: przeniesienie z końcem roku sumy osiągniętych dochodów przez gminę, na konto 961. Na stronie Ma ujmuje się: wartość dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na dofinansowanie projektów realizowanych z udziałem środków unijnych, w korespondencji z kontem 133. Konto 902 Służy do ewidencji wydatków kwalifikowanych projektu w części finansowanej wkładem własnym budżetu Gminy, wydatków projektu objętych dofinansowaniem z budżetu państwa oraz wydatków niekwalifikowanych projektu. Na stronie Wn ujmuje się: w/w wydatki związane z realizacja projektów, w korespondencji z kontem 133, jeżeli wpłaty są dokonywane bezpośrednio z rachunku budżetu lub z kontem 223 na podstawie okresowych sprawozdań, jeżeli środki na takie wydatki są przekazywane na rachunki jednostek realizujących projekt. strona 8 / 19

9 Na stronie Ma konta 902 ujmuje się: przeniesienie z końcem roku wydatków projektów na konto 961. Konto 907 Konto 908 Służy do ewidencji osiągniętych dochodów z tytułu realizacji z tytułu realizacji funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta ujmuje się: przeniesienie z końcem roku sumy osiągniętych dochodów na konto 967, zwrot niewykorzystanych środków pomocowych, w korespondencji z kontem 137. Na stronie Ma ujmuje się: dochody osiągnięte z tytułu otrzymanego dofinansowania w korespondencji z kontem 137 oraz dochody osiągnięte z tytułu realizacji funduszy pomocowych zwiększające środki pomocowe, np. odsetki, w korespondencji z kontem 227. Na koniec roku konto 907 nie wykazuje salda. Służy do ewidencji dokonywanych wydatków w ciężar środków funduszy pomocowych, realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku dla potrzeb finansowania projektu lub wydatków jednostek realizujących projekt na podstawie okresowych sprawozdań. Na stronie Wn ujmuje się: wydatki projektu w korespondencji z kontem 137 lub z kontem 228 na podstawie sprawozdań jednostek z realizacji wydatków ze środków funduszy pomocowych, wydatki projektu w korespondencji z kontem 133 które są przejściowo finansowane ze środków własnych. Na stronie Ma konta 908 ujmuje się: przeniesienie z końcem roku sumy dokonanych wydatków na konto 967. Na koniec roku konto 908 nie wykazuje salda. Konto 909 Służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych. Ewidencja szczegółowa umożliwi ustalenie stanu rozliczeń wobec poszczególnych tytułów. Na stronie Wn ujmuje się: przeksięgowanie w dacie wpływu refundacji wydatków ze środków funduszy pomocowych, w korespondencji z kontem 240. Na stronie Ma konta 909 ujmuje się: równowartość wydatków sfinansowanych ze środków własnych lub zaciągniętych kredytów i pożyczek podlegające refundacji ze środków pomocowych, w korespondencji z kontem 240. Konto 961 Służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu za dany rok związanego z poniesieniem przez gminę, w ramach projektu objętego odrębną ewidencja księgową wydatków kwalifikowanych w ramach wkładu własnego i wydatków niekwalifikowanych projektu oraz wydatków projektu, objętych dofinansowaniem z budżetu państwa w formie dotacji celowej. strona 9 / 19

10 Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku wydatków budżetu w korespondencji z kontem 902. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu w korespondencji z kontem 901. W następnym roku budżetowym pod data zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu za rok poprzedni saldo konta 961 przenosi się na konto 960. Jeżeli zakończenie projektu w następnym roku budżetowym i związane z tym zamknięcie ksiąg rachunkowych nastąpi przed zatwierdzeniem sprawozdania z wykonania budżetu, to przeksięgowanie salda konta 961 za rok poprzedni na konto 960 następuje pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych danego projektu. Konto 967 Służy do ustalenia na koniec roku wyniku na operacjach, dotyczących projektu w części objętej dofinansowaniem ze środków pomocowych za okres od otwarcia odrębnych ksiąg rachunkowych do końca roku budżetowego, w którym projekt jest realizowany. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn ujmuje się saldo konta 908 przeniesienie wydatków sfinansowanych ze środków pomocowych lub podlegających refundacji wydatków projektu sfinansowanych środkami własnymi budżetu. Ponadto na stronie Wn konta 967 księguje się ujemne różnice kursowe od środków otrzymanych w walutach obcych, w korespondencji z kontem 137. Na stronie Ma na koniec roku ujmuje się saldo konta 907 przeniesienie otrzymanych w danym roku środków pomocowych na realizację projektu. Ponadto na stronie Ma konta 967 księguje się dodatnie różnice kursowe od środków otrzymanych w walutach obcych, w korespondencji z kontem 137. Jeżeli zamknięcie ksiąg rachunkowych projektu w związku z jego zakończeniem ma miejsce w trakcie roku budżetowego to przeniesienie sald 907 i 908 następuje pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych. Na dzień zakończenia prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej konto 967 nie wykazuje salda. 5. Przedstawione zasady funkcjonowania kont syntetycznych budżetu dotyczą kasowego wykonania, w zakresie wynikającym z realizowania danego projektu objętego odrębną ewidencją księgową. 6. Dla zapewnienia przejrzystości wydatkowanych środków w ramach poszczególnych projektów dopuszcza się tworzenie kont analitycznych bez konieczności zmiany niniejszego zarządzenia. strona 10 / 19

11 Rozdział IV Plan kont dla Urzędu Gminy 4 1. Ewidencja szczegółowa wszystkich kont prowadzona jest z podziałem na poszczególne projekty wynikające z wniosków o dofinansowanie realizacji projektu. 2. Konta w ewidencji księgowej oznacza się poprzez dopisanie do numeru konta nazwy projektu. 3. Na wyodrębnionych kontach Urzędu ewidencjonowane są operacje związane z dokonaniem wydatku oraz operacje poprzedzające ich powstanie tj. zobowiązania, koszty bieżące oraz koszty inwestycji, stanowiące efekty realizowanych projektów. 4. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadania z wykorzystaniem środków pomocowych w Urzędzie korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: 011 Środki trwałe 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) 130 Rachunek bieżący jednostki 137 Rachunek środków funduszy pomocowych 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 400 Koszty według rodzajów 750 Przychody i koszty finansowe 800 Fundusz jednostki 810 Dotacje budżetowe i środki z budżetu na inwestycje 5. Zasady funkcjonowania kont bilansowych : Konto 011 Konto 080 Służy do ewidencji zakupu gotowych środków trwałych dokonywanych w związku z realizacją projektu lub do ewidencji efektów w wyniku inwestycji prowadzonych w ramach danego projektu. Na stronie Wn ujmuje się: zakupy gotowych środków trwałych wartości wynikającej z faktury wystawionej przez dostawce, w korespondencji z 201, przyjęcie na stan środków trwałych prowadzonej w ramach projektu działalności inwestycyjnej w korespondencji z kontem 080. Służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych realizowanych w ramach projektu dofinansowanego z funduszy pomocowych. Na stronie Wn ujmuje się: wartość robót i usług w wartości wynikającej z otrzymanych faktur na realizacje zadania w korespondencji z kontem 201. strona 11 / 19

12 Na stronie Ma ujmuje się: wartość obiektów powstałych w wyniku realizowanego zadania, w korespondencji z kontami 011 lub 013 (przyjęcie do użytkowania środków trwałych), 020 (zakup wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej zł) lub 800. Wartość zsumowanych nakładów poniesionych na konkretny obiekt stanowi wartość środka trwałego przyjmowanego do eksploatacji. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych dotyczących danego projektu konto 080 nie powinno wykazywać salda. Konto 130 Konto to służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu, w związku z tym kasowe wykonanie dochodów i wydatków budżetowych znajduje odzwierciedlenie w ewidencji budżetu a zapisy równoległe do operacji kasowych ujęte na koncie 130 mają charakter memoriałowy. Konieczność dokonywania zapisów równoległych do operacji kasowych ujętych w ewidencji budżetu wynika z faktu ujmowania przypisów przychodów i należności z tytułu dochodów budżetowych oraz rejestracji zobowiązań, kosztów oraz zmian w rzeczowych i obrotowych składnikach aktywów. Na stronie Wn ujmuje się: wpływ dotacji celowej na realizacje programów pomocowych na rachunek budżetu i równoległe ujecie w księgach urzędu (równolegle do zapisu 133/901) w korespondencji z kontem 750, Na stronie Ma ujmuje się: równolegle do zapisu 902/133: wydatki majątkowe i bieżące na realizację projektów (finansowane wkładem własnym, wydatków niekwalifikowanych i objętych wkładem z budżetu państwa) - w korespondencji 201, Na koniec okresu sprawozdawczego nie występuje saldo na rachunku. Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków podlega przeksięgowaniu na konto 800: na podstawie kwartalnych sprawozdań Rb- 27S obroty strony Wn są przeksięgowywane na koniec okresu sprawozdawczego na stronę Wn konta 800, na podstawie kwartalnych sprawozdań Rb- 28S obroty strony Ma konta 130 są przeksięgowywane na koniec okresu sprawozdawczego na stronę Ma konta 800. Konto 137 Konto służy do ewidencji środków pieniężnych związanych z realizacją projektów finansowanych ze źródeł zagranicznych z wyodrębnionych rachunków pomocowych umiejscowionych w budżecie. Na koncie zapisy są prowadzone równolegle do zapisów Ma konta 137 w organie w zakresie wydatków ponoszonych bezpośrednio z budżetu. strona 12 / 19

13 Na stronie Ma ujmuje się: równolegle do zapisu budżetu 908/137: wydatki projektu sfinansowane ze środków pomocowych lub środków własnych podlegających refundacji ze środków pomocowych, w korespondencji z kontami zespołu 0,1,2,4,i,8, Saldo konta 137 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega przeksięgowaniu na konto 800:, na podstawie kwartalnych sprawozdań Rb- 28S obroty strony Ma konta 137 są przeksięgowywane na koniec okresu sprawozdawczego na stronę Ma konta 800. Konto 201 Służy do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług z dostawcami i wykonawcami dokonującymi sprzedaży związanej z realizacją projektu. Po stronie Wn konta 201 ewidencjonujemy: - zapłatę faktur dotyczących projektu, w korespondencji z kontem 137 (zapis równoległy do zapisu 908/137 w budżecie) - zapłatę faktur dotyczących realizacji projektu, w korespondencji z kontem 130 gdy wydatek nastąpił bezpośrednio w budżecie (zapis równoległy do zapisu 902/133 w budżecie) Po stronie Ma ujmuje się: - zobowiązania z tytułu otrzymanych faktur na realizacje zadania w korespondencji z kontem 400 w zakresie wydatków bieżących oraz kontem 080 (lub 011) w zakresie wydatków majątkowych, Do konta 201 prowadzona jest ewidencja szczegółowa która umożliwi wyodrębnienie rozrachunków z kontrahentami będącymi wykonawcami poszczególnych projektów. Konto 400 Służy do ewidencji kosztów prostych według rodzajów związanych z realizacją projektu. Po stronie Wn konta 400 ewidencjonujemy: - zobowiązania z tytułu otrzymanych faktur na realizacje zadania w korespondencji z kontem 221 w zakresie wydatków bieżących oraz kontem 080 (lub 011) w zakresie wydatków majątkowych, Po stronie Ma: - przeniesienie na koniec roku obrotowego kosztów rodzajowych na wynik finansowy w korespondencji z kontem 860. Konto 750 Służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych. Na stronie Wn ujmuje się: przeksięgowanie na koniec roku osiągniętych przychodów z tytułu zrealizowanych dochodów związanych z realizacją projektów ze środków pomocowych, w korespondencji z kontem 800, strona 13 / 19

14 Na stronie Ma ujmuje się: wpływ dotacji celowej na realizacje programów pomocowych na rachunek budżetu i równoległe ujecie w księgach urzędu w korespondencji z kontem 130. Konto 800 Służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn ujmuje się: przeksięgowanie salda Wn konta 130 na koniec roku z tytułu zrealizowanych dochodów związanych z realizacją projektów ze środków pomocowych w korespondencji z kontem 130, przeksięgowanie pod datą 31 grudnia równowartości środków budżetowych wydatkowanych na finansowanie inwestycji w ramach projektów unijnych w ramach rachunku budżetu, w korespondencji z kontem 810, przeksięgowanie na koniec roku osiągniętych przychodów z tytułu zrealizowanych dochodów związanych z realizacją projektów ze środków pomocowych, w korespondencji z kontem 750. Na stronie Ma ujmuje się: przeksięgowanie na koniec roku salda konta 130 lub 137 oznaczającego wartość wydatków związanych z realizacją projektów ze środków pomocowych zrealizowanego z rachunku budżetu lub rachunku środków pomocowych, przeksięgowanie salda Mn konta 130 na koniec roku z tytułu zrealizowanych wydatków związanych z realizacją projektów ze środków pomocowych w korespondencji z kontem 800, równowartość dokonanych wydatków inwestycyjnych w ramach projektów unijnych objętych planem urzędu, w korespondencji z kontem 810. Konto 810 Na koncie tym ujmuje się równowartość środków budżetowych wykorzystanych na finansowanie inwestycji. Ewidencja operacji stanowi dodatkowy zapis do wypłaty środków z rachunku budżetu. Na stronie Wn ujmuje się: równowartość dokonanych wydatków inwestycyjnych w ramach projektów unijnych, objętych planem urzędu, w korespondencji z kontem 800. Na stronie Ma ujmuje się: przeksięgowanie pod datą 31 grudnia równowartości środków budżetowych wydatkowanych na finansowanie inwestycji w ramach programów unijnych objętych planem urzędu, w korespondencji z kontem 800. strona 14 / 19