E-Seminarium Seminarium: Zarzàdzanie finansami Internetowe rozwiàzania dla firm
Seminarium: Zarzàdzanie finansami Internetowe rozwiàzania dla firm 3 Powitanie 4 Cele 5 Zarzàdzanie finansami 6 Definicja zarzàdzania e-finansami 7 Rozwiàzania w zarzàdzaniu finansami 8 KorzyÊci 9 Warunki odniesienia sukcesu 10 Rozwiàzania techniczne 11 Wnioski
Powitanie Witamy na e-seminarium Internetowe rozwiàzania dla firm, poêwi conemu zarzàdzaniu finansami. Wykorzystanie strategii internetowych pozwala na uzyskanie w dowolnym momencie szczegó owego obrazu sytuacji finansowej przedsi biorstwa oraz szybsze i skuteczniejsze reagowanie na zagro enia i otwierajàce si mo liwoêci. Seminarium jest poêwi cone sposobom, w jakie systemy zarzàdzania finansami mogà pomóc firmie w szybszym i precyzyjniejszym gromadzeniu wa nych informacji finansowych oraz w procesie podejmowania decyzji finansowych. 3 of 12
Cele Podczas tego seminarium zostanà omówione aspekty biznesowe internetowych systemów zarzàdzania finansami. Na wst pie przedstawimy koncepcje zarzàdzania finansami. Nast pnie s uchacze poznajà korzyêci, jakie niosà firmom internetowe systemy zarzàdzania finansami. Na koniec omówimy implementacyjne aspekty systemów zarzàdzania finansami oraz warunki ich pomyêlnego wdro enia w przedsi biorstwie. 4 of 12
Zarzàdzanie finansami Przepraszam, czy móg bym zadaç pytanie? Prowadz firm, zatrudniajàca 70 pracowników. Czy kiedy mowa o systemach zarzàdzania finansami, nie chodzi czasem o kosztowne oprogramowanie finansowe u ywane w wielkich korporacjach? To niestety wcià charakterystyczne dla wielu osób podejêcie do zarzàdzania finansami. Istnieje jednak wiele odmian aplikacji internetowych o ró nej skali, w tym tak e systemy zarzàdzania finansami dost pne dla ma ych i Êrednich firm. Aha, zapewne chodzi o arkusze kalkulacyjne i bazy danych? Nie, mówimy tu o prawdziwych systemach zarzàdzania finansami, obejmujàcych ca à firm i automatyzujàcych czynnoêci i procesy finansowe we wszystkich aspektach. Pozwolà one udost pniç kierownictwu firmy aktualne informacje finansowe o znaczeniu krytycznym i zastàpià tradycyjne, r czne i czasoch onne sporzàdzanie d ugich i szybko dezaktualizujàcych si raportów. Ponadto, okreêlone informacje finansowe mogà byç rozsy ane drogà elektronicznà do konsultantów, banków, klientów i dostawców, w dowolne miejsce i w dowolnym czasie. 5 of 12
Definicja zarzàdzania e-finansami Czyli nie chodzi tylko o wyliczanie i tworzenie zwyk ych sprawozdaƒ finansowych firmy? Nie. Internetowe zarzàdzanie finansami, nazywane czasem e-finansami, mo e obejmowaç znacznie wi cej: zarzàdzanie bud etami firm, bie àce wskaêniki finansowe, wewn trzne i zewn trzne procesy finansowe oraz stan Êrodków pieni nych w firmie. Sà cztery kluczowe obszary dzia aƒ, w zakresie zarzàdzania finansami w firmie: Podstawowe procesy finansowe obejmujà przechowywanie rejestrów oraz czynnoêci ksi gowe. Planowanie i analizy obejmujà takie dzia ania, jak prognozowanie, sporzàdzanie bud etów i zarzàdzanie wynikami finansowymi. Zarzàdzanie Êrodkami pieni nymi to optymalizowanie stanu Êrodków pieni nych w przedsi biorstwie. Zarzàdzanie przychodami i kredytami klientów odnosi si do wszelkich dzia aƒ zwiàzanych z nale noêciami przedsi biorstwa. 6 of 12
Rozwiàzania w zarzàdzaniu finansami No dobrze, ale wcià nie wiem, co móg by robiç system zarzàdzania finansami, czego nie robià systemy, których u ywamy obecnie. Nie opieramy si wy àcznie na papierowych dokumentach, u ywamy komputerów i oprogramowania, np: programu ksi gowego. Istniejà ró ne rodzaje internetowych systemów zarzàdzania finansami, zale nie od rodzaju dzia aƒ finansowych, które obs ugujà. Systemy te ró nià si od tradycyjnych aplikacji do zarzàdzania finansami tym, e wykorzystujà mo liwoêci sieci i internetu. Istniejà rozwiàzania obs ugujàce procesy finansowe, planowanie i analizy, zarzàdzanie Êrodkami pieni nymi oraz zarzàdzanie przychodami, w tym rozrachunkami i windykacjà. Sieciowy aspekt tych rozwiàzaƒ umo liwia wewn trznym dzia om przedsi biorstwa, na przyk ad dzia om sprzeda y, administracji i zaopatrzenia, uzyskanie bezpoêredniego dost pu do danych w czasie rzeczywistym. Dane sà gromadzone z ró nych êróde i przekszta cane w format odpowiedni dla ka dego autoryzowanego u ytkownika. Pozwala to na podejmowanie kontrolowanych i bezpiecznych dzia aƒ przez kierownictwo firmy i uprawnionych pracowników ze wszystkich dzia ów. 7 of 12
KorzyÊci Có, te aplikacje mogà byç ca kiem interesujàce, ale jakie, wnoszà one korzyêci oprócz adnych wykresów? Po pierwsze, systemy do zarzàdzania finansami mogà obni yç koszty przedsi biorstwa, zwi kszajàc produktywnoêç dzia u finansowego i zmniejszajàc ryzyko pope niania b dów. Poprawiajà one tak e mo liwoêci w zakresie planowania, pokazujàc ka demu, kto tego potrzebuje, aktualny co do minuty obraz sytuacji finansowej przedsi biorstwa. Z pomocà tych u ytecznych narz dzi dzia y finansowe mogà eliminowaç nieefektywne decyzje finansowe i wykorzystywaç pojawiajàce si mo liwoêci, zwi kszajàc zyski firmy. Poza tym, poniewa informacje finansowe sà w ka dej chwili gromadzone z ró nych dzia ów oraz prezentowane w formie przejrzystych danych, wykresów i raportów, podejmowane decyzje sà trafniejsze i skuteczniejsze. 8 of 12
Warunki odniesienia sukcesu Rozumiem. Jednak w dalszym ciàgu sceptycznie podchodz do zmian moich sprawdzonych procedur finansowych. Obawiam si, e wprowadzenie nowego systemu zak óci ich prac. Co mo na zrobiç, aby tego uniknàç? Racja, zanim zacznie si wprowadzaç jakiekolwiek zmiany w systemie zarzàdzania finansami, trzeba bardzo dok adnie rozwa yç wszelkie aspekty implementacji. Po pierwsze, konieczne jest pe ne zrozumienie procesów finansowych oraz ich reorganizacji. Zmienià si procesy i metody w dziale finansowym, a tak e interakcje pomi dzy tym dzia em a innymi dzia ami. Od strony technicznej potrzebna b dzie niezawodna, skalowalna, bezpieczna sieç komputerowa z mo liwoêciami zarzàdzania, która obs u y systemy zarzàdzania finansami i umo liwi zdalny dost p. Aby profesjonalnie zaplanowaç i zrealizowaç implementacj systemów, trzeba podejêç do zmian wed ug metodologii zarzàdzania projektami. Kluczowe znaczenie b dzie mieç szczegó owe przygotowanie operacji przejêcia, przeszkolenie personelu finansowego oraz serwis i pomoc techniczna. Ponadto, absolutnie niezb dne jest zaanga owanie kierownictwa firmy i przekonanie wszystkich pracowników majàcych do czynienia z aplikacjami i procesami finansowymi. Ich obowiàzki i zakresy czynnoêci zmienià si bowiem w znacznym stopniu. 9 of 12
Rozwiàzania techniczne A co to oznacza w aspekcie oprogramowania i sprz tu? Systemy zarzàdzania finansami ró nià si wielkoêcià i stopniem z o onoêci. Wi kszoêç z nich opiera swe dzia anie na przynajmniej jednym serwerze wewn trznym oraz systemie baz danych. Systemy zarzàdzania finansami wymagajà sprawnej wewn trznej sieci firmowej. Prze àczniki sieci LAN zapewniajà àcznoêç pomi dzy wszystkimi dzia ami, które majà zwiàzek z finansami; sprzeda à, zaopatrzeniem, produkcjà, ksi gowoêcià i oczywiêcie z kierownictwem przedsi biorstwa. Prze àczniki te b dà obs ugiwaç wewn trzny ruch sieciowy o du ym nat eniu, dlatego muszà si charakteryzowaç niezawodnoêcià i skalowalnoêcià. Router z funkcjami zapory po àczy firmowà sieç z Internetem. Poniewa dane finansowe sà ÊciÊle tajne, najwy szy priorytet ma bezpieczeƒstwo sieci. Dzi ki zastosowaniu zabezpieczeƒ oferowanych przez technologi wirtualnych sieci, zdalni pracownicy, klienci lub zewn trzni kooperanci b dà mieli bezpieczny dost p do systemu finansowego lub b dà mogli realizowaç okreêlone transakcje. Wi cej informacji na temat tych technologii mo na uzyskaç na e-seminariach poêwi conych rozwiàzaniom technicznym. 10 of 12
Wnioski Âwietnie! MyÊl, e ju rozumiem, co mogà zaoferowaç internetowe systemy zarzàdzania finansami. Wspaniale. Podsumujmy zatem najistotniejsze aspekty systemów zarzàdzania finansami. Wykorzystanie internetowych narz dzi do usprawnienia procesów zarzàdzania finansami mo e poprawiç skutecznoêç zarzàdzania finansami, zredukowaç koszty administracyjne oraz umo liwia b yskawiczne przedstawianie kierownictwu bie àcych danych finansowych. JeÊli zajdzie taka potrzeba, mo na bezpiecznie rozszerzyç system poza firm, tak aby objà konsultantów, dostawców, partnerów i klientów. W celu pomyêlnego wdro enia tych systemów niezb dne sà dzia ania w zakresie kultury korporacyjnej i istniejàcych procesów finansowych. Kluczem do tego skutecznego wdro enia b dzie uwa ne zarzàdzanie projektem, a warunkiem niezb dnym jest bezpieczna i niezawodna sieç komputerowa. 11 of 12
Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA World Wide Web URL: http://www.cisco.com Tel.: 408 526-4000 800 553-NETS (6387) Fax: 408 526-4100 Cisco Systems 9-11 New Square Bedfont Lakes Feltham Middlesex, TW14 8HA Tel.: +44 (0)20 8824 1000 Fax: +44 (0)20 8824 1001 Cisco Systems Poland Sp z o.o. Al. Jerozolimskie 146 C 02-305 Warszawa Polska Tel.: (022) 5722700 Fax: (022) 5722701 Cisco Systems ma ponad 200 biur w wymienionych poni ej krajach. Ich adresy oraz numery telefonów i faksów zosta y zebrane w systemie informacyjnym Cisco Connection Online pod adresem http://www.cisco.com Argentyna Australia Austria Belgia Brazylia Chile ChRL Czechy Dania Filipiny Finlandia Francja Hiszpania Holandia Indie Indonezja Irlandia Izrael Japonia Kanada Kolumbia Korea Kostaryka Malezja Meksyk Niemcy Norwegia Nowa Zelandia Polska Portugalia Rosja RPA Singapur Szwajcaria Szwecja Tajlandia Tajwan Wenezuela W gry Wielka Brytania W ochy Zjednoczone Emiraty Arabskie Copyright (C) 1998 Cisco Systems Inc. Wszystkie prawa zastrze one. Wydrukowano w Polsce. Cisco IOS jest znakiem towarowym, natomiast Cisco, Cisco Systems, logo Cisco Systems, sà znakami handlowymi nale àcymi do Cisco Systems, Inc lub jego filii, zastrze onymi w USA i niektórych innych paƒstwach. Pozosta e nazwy marek i produktów wymienione powy ej mogà byç znakami handlowymi lub zarejestrowanymi znakami handlowymi innych firm.