Oświadczenie o stanie kontroli zarz ądczej Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego za rok 2014

Transkrypt

1 Oświadczenie o stanie kontroli zarz ądczej Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego za rok 2014 (rok, za który sk ładane jest o świadczenie) DzialI Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarz ądczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególno ści dla zapewnienia: - zgodno ści działalno ści z przepisami prawa i procedurami wewn ętrznymi, - skuteczno ści i efektywno ści działania, - wiarygodno ści sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego post ępowania, - efektywno ści i skuteczno ści przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, o świadczam, że w kierowanym/kierowanych przeze mnie dziale/dzia łach administracji rządowej/w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych Starostwie Powiatowym w Radomsku oraz w podleglych powiatowych jednostkach organizacyjnych Powiatu Radomszcza ńskiego Część A (nazwa/nazwy dzia ła/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych) W wystarczaj ącym stopniu funkcjonowa ła adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola Część B W ograniczonym stopniu funkcjonowa ła adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. 1

2 Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarz ądczej wraz z planowanymi dzia łaniami, które zostan ą podj ęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II o świadczenia. Część C Nie funkcjonowa ła adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarz ądcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarz ądczej wraz z planowanymi dzia łaniami,.sj_aflap.caan.yy. Ifle-p.ta"p..t ba 7S S _Lat..a. rat..s.t!u T Ęfl Ii.s s.r e,nr,a fl a. rarar.sflar-p.. jflflflwafl. b WT V JjjW_kAfl fl!1* 8fl Łfl! Część D Niniejsze o świadczenie opiera si ę na mojej ocenie i informacjach dost ępnych w czasie sporządzania niniejszego o świadczenia pochodzących z: monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarz ądczej, systemu zarz ądzania ryzykiem, audytu wewn ętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewn ętrznych, Jednocze śnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczno ści, które mog łyby wpłynąć na tre ść niniejszego o świadczenia. Dzial II I. Zastrze żenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarz ądczej w roku ubieg łym. brak (Należy opisać przyczyny z łożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarzqdczej, np. istotn ą słabość kontroli zarzqdczej, istotn ą nieprawidłowość wfunkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zosta ły zrealizowane, niewystarczaj ący monitoring kontroli zarz ądczej, wraz z podaniem, je żeli to możliwe, elementu, którego zastrze żenia dotyczą, w szczególno ści: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczno ści i efektywno ści dzia łania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego post ępowania, efektywno ści i skuteczno ści przepływu informacji lub zarz ądzania ryzykiem.) 2

3 2. Planowane działania, które zostaną podj ęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej - bieżące monitorowanie wdra żania i realizowania procedury kontroli zarz ądczej, - bieżące monitorowanie zarejestrowanych procedur kontroli zarz ądczej, - bieżące monitorowanie celów i zada ń stanowiących podstawę identyfikacji ryzykiem, - samoocena w zakresie realizacji standardów kontroli zarządczej* * terminy realizacji poszczególnych dzialaíl wynikaj ą ze stosownych zarządzeń (Nalezy opisa ć kluczowe dzia łania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarzqdczej w odniesieniu do z łożonych zastrze żeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.) Dział III Działania, które zosta ły podj ęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy o świadczenie: - bieżące monitorowanie wdrażania i realizowania procedury kontroli zarz ądczej, - bieżące monitorowanie zarejestrowanych procedur kontroli zarz ądczej, - opracowanie celów i zada ń stanowiących podstawę identyfikacji ryzykiem, - realizacja procesu zarz ądzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Radomsku i powiatowych jednostkach organizacyjnych Powiatu Radomszcza ńskiego, - przeprowadzenie II samooceny wed ług metody CAF 2006 w Starostwie Powiatowym w Radomsku: Zarządzeniem Nr 13/2014 Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego z dnia 6 maja 2014 r. powołano zespó ł II samooceny CAF, który przeprowadzi ł ocenę według następuj ących kryteriów: 1)kryterium 1: Przywództwo, 2) kryterium 2: Strategia i planowanie, 3) kryterium 3: Pracownicy, 4) kryterium 4: Partnerstwo i zasoby, 5) kryterium 5: Procesy, 6) kryterium 6: Wyniki dzia łalności w relacjach z obywatelami/klientami, 7) kryterium 7: Wyniki dzia łalności w relacjach z pracownikami,

4 8) kryterium 8: Spo łeczne wyniki działalności, 9) kryterium 9: Kluczowe wyniki dzia łalno ści. Przedstawiono sprawozdanie z wyników samooceny CAF, który stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia samooceny w Urz ędzie. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metod ą CAF Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencja łu i wyników. Na podstawie wyników oceny okre ślono działania wymagaj ące poprawy oraz mocne strony Urz ędu. Zarządzeniem nr 25/2014 z dnia r. Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego przyj ęto plany doskonalenia w zwi ązku z przeprowadzeniem II samooceny CAF. Na podstawie wyników II samooceny przeprowadzonej w oparciu o metod ę CAF 2006 oraz zidentyfikowanych w procesie samooceny obszarów wymagaj ących poprawy, ustalone zostały priorytety działań doskonalących, służących poprawie funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Radomsku. Plan doskonalenia zosta ł opracowany w uzgodnieniu z kierownictwem Urz ędu oraz podlega ł jego akceptacji. Do wdro żenia rekomendowane zosta ły następuj ące projekty usprawnie ń zarządczych: Projekt 1: Opracowanie misji, wizji, Polityki Jako ści Starostwa Powiatowego w Radomsku na lata oraz sporz ądzenie sprawozdania z realizacji misji, wizji, Polityki Jako ści Starostwa w latach " Celem projektu jest opracowanie i wdro żenie strategii dla urzędu z udziałem stron zainteresowanych uwzgl ędniaj ącej doskonalenie jako ści oraz opracowanie metody jej aktualizacji, ewaluacji. Opracowa ć i wprowadzić misj ę, wizj ę, Politykę Jako ści na kolejne lata przy udziale pracowników urz ędu. Projekt 2: Przeprowadzenie ponownej Samooceny CAF" Celem projektu jest przeprowadzenie ponownej Samooceny CAF, sprawdzenie wykonania planów doskonalenia z II Samooceny CAF, sporządzenie sprawozdania w tym zakresie oraz raportu porównuj ącego wyniki z II i III Samooceny CAF. Projekt 3: Przegl ąd standardów zarz ądzania jako ścią CAF w Starostwie Powiatowym w Radomsku, wspó łuczestnictwo w procesie budowy systemu po świadczania CAF opartego na idei benchlearning" oraz podj ęcie działań zmierzaj ących do uzyskania Po świadczenia Skutecznego U żytkownika CAF" Celem projektu jest potwierdzenie wprowadzenia systemu zarządzania jako ścią według modelu Europejskiego Instytutu Administracji Publicznej (EIPA) - Common Assessment Framework (CAF). 4

5 Projekt 4: Poprawa wizualizacji siedziby Starostwa Powiatowego w Radomsku" Celem projektu jest wdro żenie przejrzystego, ujednoliconego oznakowania urz ędu, wykonanie remontów w celu ułatwienia wewnętrznej komunikacji klientom urzędu. Przyj ęte projekty usprawnie ń będą wdrażane do 30 czerwca 2016 roku. Stan ich realizacji będzie na bieżąco monitorowany - informacje o post ępie we wdrażaniu planu doskonalenia przekazywane b ędą kierownictwu i pracownikom Urz ędu. O zrealizowanych projektach i osiągniętych rezultatach zostan ą poinformowani klienci Urz ędu. W okresie r. przeprowadzono w Urz ędzie badanie satysfakcji pracowników Starostwa. Zarządzeniem Nr 5/2014 Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego z dnia roku powo łano Zespó ł ds. badania satysfakcji pracowników urz ędu. Zarządzeniem Nr 9/2014 Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego z dnia 17 marca 2014 roku wprowadzono metody badania satysfakcji pracowników Starostwa Powiatowego w Radomsku. których celem jest analiza stopnia zadowolenia, zaanga żowania i motywacji pracowników. Badanie satysfakcji pracowników Starostwa Powiatowego w Radomsku odbywała się poprzez zbieranie i analiz ę anonimowych ankiet. Zarządzeniem Nr 34/2014 Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego z dnia 3 października 2014 roku powo łano zespó ł zadaniowy do wdrażania usprawnień wynikaj ących ze zdiagnozowania słabych stron organizacji ustalonych na podstawie przeprowadzonych bada ń satysfakcji pracowników Starostwa Powiatowego w Radomsku. Zarządzeniem Nr 4/2014 Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego z dnia roku powołano Zespó ł ds. przeprowadzenia badania satysfakcji klienta. Przedstawiono Raport z wyników badania satysfakcji klienta Starostwa Powiatowego w Radomsku. Zarządzeniem Nr 55/2014 Starosty Powiatu Radomszcza ńskiego z dnia 19 grudnia 2014 roku wdrożono systemu do monitorowania oraz analizowania satysfakcji obs ługi klienta wraz ze wspomagaj ącym narzędziem IT w Starostwie Powiatowym w Radomsku oraz powo łano zespół roboczy do wykonywania czynno ści wynikaj ących z procedury zarz ądzania Systemem do monitorowania oraz analizowania satysfakcji obs ługi klienta wraz ze wspomagaj ącym narzędziem JT w Starostwie Powiatowym w Radomsku. 5

6 - Uchwałą Rady Powiatu Radomszcza ńskiego Nr Uli/370/2014 z dnia 13 listopada 2014 r. przyj ęto Strategi ę Powiatu Radomszczańskiego Zakończono tym samym proces budowy strategii w wyniku prac interdyscyplinarnej grupy zespo łu projektowego wyłonionego z zasobów kadrowych Starostwa i ekspertów zewn ętrznych - samoocena w zakresie realizacji standardów kontroli zarz ądczej (Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze o świadczenie w odniesieniu do planowanych dzia łań wskazanych w dziale II o świadczenia za rok poprzedzaj ący rok którego dotyczy niniejsze o świadczenie) 2. Pozostałe działania: brak (Należy opisać najistotniejsze dzia łania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzaj ący rok, którego dotyczy niniejsze o świadczenie, je żeli takie dzia łania zostały podjęte) Radomsko, 27 kwietnia 2015 r. N.