Informatyzacja Przedsiębiorstw Symfonia Moduł Kadry i Płace lab5 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 1
Plan zajęć 1 Otwarcie okresu płacowego... 3 2 Dostosowanie ustawień modułu do eksportu wynagrodzeń... 3 3 Określenie sposobu księgowania elementów płacowych... 4 3.1 Definiowanie schematów księgowań... 5 3.2 Przypisywanie pozycji wynagrodzenia pracownika do schematów księgowań... 7 3.3 Przypisywanie kwot wynagrodzenia pracownika do schematów księgowań... 11 4 Eksport danych z modułu kadrowo-płacowego... 12 5 Ewidencja wynagrodzenia w module finansowo-księgowym... 14 6 Analiza zaimportowanych danych... 17 6.1 Analiza Bilansu... 19 6.2 Analiza Rachunku zysków i strat... 20 Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 2
1 Otwarcie okresu płacowego Zmiana i operowanie na wynagrodzeniach możliwe jest tylko dla otwartego okresu płacowego. W menu Okres należy sprawdzić, czy okres początkowy jest otwarty. Jeśli okres jest zamknięty, klikamy prawy przycisk myszy, a następnie Otwórz okres. 2 Dostosowanie ustawień modułu do eksportu wynagrodzeń W menu Ustawienia Komunikacja Współpraca z FK określamy szczegóły współpracy z modułem finansowo-księgowym Symfonii. Wybieramy odpowiedni format pliku wymiany danych i wskazujemy katalog, do którego mają być zapisywane eksportowane dane. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 3
3 Określenie sposobu księgowania elementów płacowych Chcemy, aby poszczególne składniki wynagrodzenia naliczonego dla pracownika, były księgowane na konkretne konta księgowe według poniższego rysunku. W tym celu zdefiniujemy w module KP schematy księgowań, które będą łączyć korespondujące ze sobą konta. Schematy księgowań zostaną następnie przypisane do poszczególnych składników wynagrodzenia pracownika, co umożliwi wyeksportowanie danych księgowych do pliku tekstowego. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 4
3.1 Definiowanie schematów księgowań Należy zdefiniować następujące schematy: Nazwa schematu Skrót Wn Ma Równoległe Wn Równoległe Ma skł.na ub. społ. Prac. ZUS 230-001 220-301 220-301 100-001 zaliczka na pod.dochod. Prac. US 230-001 220-201 220-201 100-001 skł.zus za prac. ZUS za pra 406-001 220-301 220-301 100-001 kwota brutto Nal.wyn. 405-001 230-001 kwota netto Wypł.wynag 230-001 100-001 Menu Kartoteki Schematy księgowań Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 5
Jeśli w schemacie ma być księgowanie równoległe, to dwa razy dodajemy wpis, za drugim razem zaznaczając opcję księgowanie równoległe Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 6
3.2 Przypisywanie pozycji wynagrodzenia pracownika do schematów księgowań Pracownik zakładka Płace Lista płac rozbudowana Przypisujemy kolejno wybrane elementy wynagrodzenia do odpowiednich schematów: np.: stajemy na pozycji składka na ub. społ. finans. przez ubezpieczonego i PFRON, wciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy Edycja elementu Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 7
Na zakładce Księgowanie dodajemy schemat księgowania, do którego ma być przypisana pozycja, zapisujemy (na komunikaty klikamy Tak, Tak ). np.: dla pozycji składka na ub. społ. finans. przez ubezpieczonego i PFRON wybieramy schemat Prac. ZUS Zapisujemy. Opcja Element może być księgowany powinna być zaznaczona. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 8
Przypisujemy wszystkie pozycje z poniższej tabelki: UWAGA: pozycję kwota brutto pobieramy z Pracownika z zakładki PłaceWynagrodzenie, a pozostałe pozycje z zakładki Płace Lista płaclista płac rozbudowana. Jak odnaleźć i przypisać do schematów księgowania kwoty składek na FGŚP i FP opisane jest pod tabelką. Nazwa pozycji wynagrodzenia nazwa schematu kwota konto Wn konto Ma konto R-Wn konto R-Ma kwota brutto nal. Wyn. 4 000,00 405-001 230-001 kwota netto Wypł.wynag 2 853,96 230-001 100-001 składka na ub. społ. fin przez ubezpieczonego i PFRON prac.zus 548,40 230-001 220-301 220-301 100-001 składka na ub. Zdr. (um. o pracę) prac.zus 310,64 230-001 220-301 220-301 100-001 zaliczka na podatek doch. Prac.US 287,00 230-001 220-201 220-201 100-001 suma: 4000,00 sk. na ub. społ. finansowana przez płatnka ZUS za prac 722,40 406-001 220-301 220-301 100-001 FGŚP ZUS za prac 4,00 406-001 220-301 220-301 100-001 FP ZUS za prac 98,00 406-001 220-301 220-301 100-001 suma: 824,40 całkowity koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego 4 000zł brutto: 4824,40 zł Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 9
Jeżeli składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Pracy nie pojawią się na zakładce Płace Wynagrodzenia, to szukamy ich na zakładce PłaceSkładniki wynagrodzeń, Tam, w lewym oknie w Naliczeniach znajdziemy szukane składki. Na wybranej pozycji wciskamy prawy przycisk myszy, wybieramy Edycja... i dodajemy (tak jak poprzednio) odpowiedni schemat księgowania, do którego ma być przypisana pozycja. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 10
3.3 Przypisywanie kwot wynagrodzenia pracownika do schematów księgowań Pracownik zakładka Księgowanie. Jeśli jakieś pozycje nie są jeszcze wypełnione, to stojąc na nich, klikamy prawy przycisk myszy i przypisujemy odpowiedni schemat księgowania. Zapisujemy wprowadzone zmiany. Na zakładce Księgowanie w prawym górnym rogu można też zrobić Podgląd księgowań: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 11
4 Eksport danych z modułu kadrowo-płacowego Katalog pracowników prawy przycisk myszy Eksport do FK Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 12
Aby dane były wyeksportowane do pliku tekstowego, należy wybrać opcję Eksport do FK, następnie wskazać nazwę pliku, do którego mają zostać zapisane dane. Po eksporcie należy obejrzeć dane wyeksportowane do pliku tekstowego i zastanowić się nad koncepcją importu takich danych do innego systemu. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 13
5 Ewidencja wynagrodzenia w module finansowo-księgowym W przypadku użycia niezależnych modułów kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych wyliczone wynagrodzenia dekretujemy ręcznie lub półautomatycznie. W naszym przypadku dekretację płac wprowadzamy ręcznie za pomocą menu Działy Zarządzanie Finansami Księga główna Dzienniki główne. Z listy szablonów dziennika głównego wybieramy Dziennik PK. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 14
Wprowadzamy poniższe pozycje dziennika dla wynagrodzenia od kwoty 4 000 zł : Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 15
Wprowadzone zapisy można zweryfikować poprzez raport. W tym celu wybieramy w zakładce Akcje Raport testowy... Podgląd. Po sprawdzeniu, księgujemy wpisy dziennika: przycisk Księguj (F9). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 16
6 Analiza zaimportowanych danych Po zaksięgowaniu zapisów wynagrodzenia dla pracownika w planie kont możemy zweryfikować powstałe zapisy. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 17
Należy również przeanalizować saldo na wybranych kontach np. kwoty na koncie 406-001 (Ubezpieczenia społeczne) dla pracownika zarabiającego 4 000 zł brutto, zakład pracy (płatnik składki) odprowadza: 4,00 zł na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 98,00 zł na Fundusz Pracy 722,40 zł składki na ubezpieczenia społeczne Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 18
6.1 Analiza Bilansu DziałyZarządzanie finansami Analizy i raporty Arkusze kont BILANS Opłaciliśmy z kasy wynagrodzenie i ubezpiecz. społeczne dla pracownika, zatem pozycja Bilansu Środki pieniężne w kasie powinna być pomniejszona o koszty jakie ponieśliśmy na pracowników, ale to zaburza równowagę między Aktywami i Pasywami. Należy uzupełnić definicję Bilansu, by Aktywa były równe Pasywom! W celu sprawdzenia poprawności obliczeń przed uruchomieniem Arkusza kont przy użyciu Filtra daty (zakładka Akcje przycisk Drukuj zakładka Opcje) można sprawdzić stan kasy przed zaksięgowaniem dekretu wynagrodzenia oraz po zaksięgowaniu: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 19
6.2 Analiza Rachunku zysków i strat DziałyZarządzanie finansami Księga główna Analizy i raporty Arkusze kont RZiS Pozycja Wynagrodzenia powinna obejmować sumaryczną wartość wypłat brutto dla pracowników Pozycja Ubezpieczenia społeczne powinna obejmować sumaryczną kwotę pozostałych kosztów na pracowników związaną ze składami na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika i składkami na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Pozycja Wynik (zysk/strata) ze sprzedaży powinna być umniejszona (w stosunku do wartości przed zaksięgowaniem wynagrodzeń) o sumaryczną kwotę kosztów na wynagrodzenia pracowników. Dodatkowo należy się pamiętać, że Wynik (zysk/strata) ze sprzedaży na RZiS musi być równy pozycji Zysk (strata) netto z Bilansu, jeśli firma miała koszty/przychody tylko z podstawowej działalności operacyjnej. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 20