_ Zapytanie ofertowe z dnia 03-09-2013r. dotyczące wynajmu dal dydaktycznych w ramach projektu Wiedza zbuduje Twój sukces I. ZAMAWIAJĄCY Krajowe Stowarzyszenie Inicjatyw 04-088 Warszawa, ul. Majdańska 9 lok. 62 e-mail: ksi@ksi.org.pl, tel./fax 22 771-81-89 Osoba upoważniona do kontaktów: Kinga Śliwińska II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się zasady konkurencyjności określonej w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 907 z póź. zm.) na podstawie art. 4 pkt. 8. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal dydaktycznych zlokalizowanych na terenie powiatów: pułtuskim, wołomińskim, wyszkowskim wraz ze sprzętem konferencyjnym oraz obsługą w ramach projektu Wiedza zbuduje Twój sukces. 2. Projekt, którego celem jest doskonalenie kwalifikacji zawodowych nauczycielek i nauczycieli z terenów wiejskich podczas 560h tj. 10 kursów x 56h każdy, realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.4 Wysoko wykwalifikowane kadry systemu oświaty i współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia obejmować będzie okres od 16-09-2013r. do 15-06-2014r. Wykonawca w tym okresie będzie świadczył usługi zgodnie z harmonogramem kursów opracowanym przez Zamawiającego. Zamawiający każdorazowo potwierdzi miejsce, termin oraz dokładną liczbę uczestników kursów, na co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem kursu. 4. Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie udostępnić Zamawiającemu dwa typy sal: salę dydaktyczną wykładową oraz salę dydaktyczną komputerową. Korzystanie z określonego typu sali uwarunkowane będzie tematyką kursów. W sali dydaktycznej wykładowej realizowane będą zajęcia przez Strona 1
_ 252h, a w sali dydaktycznej komputerowej realizowane będą zajęcia przez 308h. Zamawiający każdorazowo będzie potwierdzał potrzebny rodzaj sali, na co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem kursu. 5. Zajęcia realizowane będą w systemie 7spotkań x 8h dla każdego z 10 kursów, w dniach poniedziałek sobota, w godzinach 09.00-20.00. Wykonawca zobowiązany będzie udostępnić Zamawiającemu sale, co najmniej 1h przed rozpoczęciem zajęć i 1h po ich zakończeniu w każdym dniu zajęć. 6. Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie udostępnić Zamawiającemu sale dydaktyczne wykładowe o odpowiedniej wielkości przeznaczone do prowadzenia zajęć dla 16-20osób wyposażone w: 6.1 stoliki i krzesełka dla 16-20osób; 6.2 flipchart z papierem lub tablicę suchościeralną z mazakami, co najmniej w 4 kolorach; 6.3 ekran do rzutnika; 6.4 stolik pod rzutnik i laptop; 6.5 nagłośnienie z możliwością korzystania z mikrofonu. 7. Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie udostępnić Zamawiającemu sale dydaktyczne komputerowe o odpowiedniej wielkości przeznaczone do prowadzenia zajęć dla 16-20osób wyposażone w: 7.1 stanowiska komputerowe dla 17osób (jedna osoba jeden komputer) z systemem Windows i oprogramowaniem biurowym (MS Office); 7.2 dostęp do Internetu w ramach 17 stanowisk; 7.3 przedłużacze; 7.4 flipchart z papierem lub tablicę suchościeralną z mazakami co najmniej w 4 kolorach; 7.5 ekran do rzutnika; 7.6 stolik pod rzutnik i laptop; 8. Dodatkowo Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązuje się zapewnić: 8.1 obsługę techniczną sal w trakcie trwania zajęć; 8.2 oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę w zależności od pory roku, wymianę powietrza, zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem; 8.3 pomieszczenie, wyposażone w czajnik bezprzewodowy, stoliki i krzesełka, gdzie uczestnicy i uczestniczki kursów będą mogli skorzystać z poczęstunku; 8.4 pomieszczenie do przechowywania materiałów dydaktycznych; 8.5 szatnię dla uczestników i uczestniczek kursów; 8.6 miejsca parkingowe w ilości co najmniej 10 stanowisk. 9. Wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia ponosi Wykonawca i powinny one zostać ujęte w ofercie w tym m.in. koszty: udostępnienia pomieszczeń sanitarnych wraz ze środkami higienicznymi, dostawy i zużycia energii cieplnej, dostawy i zużycia energii elektrycznej, codziennego sprzątania, oznakowania wejścia i sal 10. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 11. W ramach zamówienia zostanie wybrany Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę cenową. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację przedmiotu zamówienia. 12. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) - 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne. Strona 2
_ IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. Posiadania wiedzy i doświadczenia Na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie. 2. Posiadają niezbędny potencjał techniczny oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Na potwierdzenie należy złożyć oświadczenie. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki podmiotowe Wykonawca spełnił. V. DOKUMENTY WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU. Wnioskodawca powinien przedstawić formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. VI. KRYTERIA OCENY OFERT, SPOSÓB OCENY KRYTERIÓW 1. Oceniając złożone oferty Zamawiający będzie kierował się najkorzystniejszą ofertą Wykonawcy spełniającego warunki określone z zapytaniu ofertowym. 2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone. 3. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak oferty, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. 4. Ocenie będą podlegały następujące kryteria: 4.1 Cena ofertowa waga 100%. Ocena według wzoru: C - liczba punktów za cenę: Najniższa oferowana Cena brutto C = ------------------------------------------------------ x 100 %. Cena brutto oferty badanej Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ilość punktów. Maksymalnie można uzyskać 100% (1%=1pkt.) Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z powyższymi zasadami, ze względu na złożenie ofert o tej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych lub zaprosić ich do negocjacji. Jeżeli złożona zostanie tylko jedna ważna oferta przewyższająca kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zamówienia. VII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1, w języku polskim, w formie pisemnej lub elektronicznej. Strona 3
_ 2. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. 3. Cena musi być podana w polskich złotych (cyfrowo i słownie), być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cena ta będzie obowiązującą przez cały okres trwania umowy. 4. Termin związania ofertą upływa po 30 dniach od terminu składania ofert. 5. Dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kserokopii. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone podpisem przez Wykonawcę (osobę/osoby upoważnione). Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. 6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. VIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę złożyć należy do dnia 11-09-2013r. do godz. 14.00. 1. osobiście - do biura projektu Krajowego Stowarzyszenia Inicjatyw, Zielonka (05-220), ul. Poniatowskiego 109 w godzinach od 8:30 do 17:00 od poniedziałku do czwartku oraz w piątek w godzinach od 8:30 do 14:30 2. za pośrednictwem poczty na adres: Krajowego Stowarzyszenia Inicjatyw, Warszawa (04-088), ul. Majdańska 9 lok. 62 (decyduje data i godzina wpływu), 3. dopuszcza się złożenie oferty za pośrednictwem faksu 22 771-81-89 lub poczty elektronicznej ksi@ksi.org.pl. IX. ODRZUCENIE OFERTY. OGŁOSZENIE O WYNIKACH POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: 1. Oferta Wykonawcy niezgodna będzie z zapytaniem. 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert. 3. Będzie zawierała rażąco niską cenę. 4. Podmiot składający ofertę nie spełnia warunków udziału w postepowaniu. Zamawiający poinformuje Wykonawców o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia wykorzystując jeden z wymienionych sposobów: telefonicznie, e-mailem oraz przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. X. INFORMACJA O POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. SPOSÓB PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Informacja o postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz publikacja zapytania ofertowego zostały ogłoszone na: 1. stronie internetowej Zamawiającego www.ksi.org.pl. Strona 4
_ 2. poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w biurze projektu. 3. zapytanie ofertowe zostało też skierowane do Wykonawców w liczbie co najmniej 3 w formie pisemnej, lub faksem, lub elektronicznie, odpowiednio na adres, numer faksu lub adres e-mailowy potencjalnego Wykonawcy. XI. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA I INFORMACJE 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcą, którym przekazano zapytanie ofertowe, zamieszcza na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 4. Zamawiający może na każdym etapie unieważnić postępowanie o udzielenia Zamówienia bez podania przyczyny. 5. Wszelkie informacje dotyczące zamówienia można uzyskać pod numerem telefonu: 22 771-81-89 lub mailem: ksi@ksi.org.pl 6. Wszystkie załączniki w wersji elektronicznej dostępne są na stronie www.ksi.org.pl. XII. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Projekt umowy Strona 5